CHƯƠNG 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
4.5. BIỂU ĐỒ, ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
4.5.1.1 Tạo biểu đồ mới
Để tạo mới một biểu đồ, bắt đầu bằng cách chọn vùng không chứa dữ liệu mà ta muốn vẽ đồ thị. Sau đó thực hiện theo một trong hai cách sau:
− Cách 1: Chọn Chart từ Menu Insert
− Cách 2: Nhấn vào nút Chart Wizard
Trang 98
ặXuất hiện hộp thoại Chart Wizard. Thực hiện lần lượt 4 bước:
o Bước 1: Chọn kiểu biểu đồ (Hình 4.23)
− Chọn kiểu biểu đồ mong muốn
− Nhấn nút Next để chuyển sang bước 2 o Bước 2: Xác định dữ liệu để vẽ biểu đồ
− Trong hộp thoại Chart Wizard Step 2 of 4, xác định vùng dữ liệu (Data Range) để vẽ biểu đồ. Xác định dữ liệu được tổ chức theo hàng (Rows) hay cột (Columns).
− Nhấn nút Next để chuyển sang bước 3 o Bước 3: Thiết lập các tùy chọn biểu đồ (Hình 4.24 – 4.26)
− Hộp thoại Chart Wizard –Step 3
of 4 bao gồm 6 tab. Hộp này là nơi hiển thị chi tiết các trục tọa độ của biểu đồ, kết hợp các tiêu đề với đồ thị và với các trục tọa độ, chú thích, nhãn… cho các điểm dữ liệu…
Hình 4.24 - Nhập các tiêu đề cho biểu đồ
− Các tiêu đề của biểu đồ:
Chart title: tên biểu đồ
Category (X) axis: tiêu đề cho trục X
Value (Y) axis: tiêu đề cho trục Y
− Hiển thị hoặc ẩn các trục tọa độ: Đối với một số dạng biểu đồ, đôi khi ta có thể làm biểu đồ bớt nhàm chán hơn bằng cách bỏ một hay nhiều hơn trục tọa độ thông thường.
Hãy lựa chọn có hay không các trục tọa độ bằng cách đánh dấu/bỏ đánh dấu đối với các trục. Các bước tiếp theo, chọn các thể hiện các thành phần sau:
− Hiển thị các đường kẻ lưới: Trên thẻ Gridlines cho hiện hoặc ẩn các đường lưới phía sau biểu đồ.
− Hiển thị hoặc ẩn phần chú giải: Thẻ Legend.
Hình 4.23 – Chọn loại biểu đồ
Trang 99
− Hiển thị các nhãn của dữ liệu: Thẻ Data Labels.
− Hiển thị bảng dữ liệu bên dưới biểu đồ: Trng thẻ Data Table chọn Show data table.
Hình 4.25 – Tùy chọn hiển thị các trục
Hình 4.26– Tùy chọn hiển thị bảng dữ liệu bên dưới biểu đồ
o Bước 4: Chọn nơi đặt biểu đồ (Hình 4.27)
Excel có thể đặt biểu đồ hoặc như một đối tượng trên bảng tính, hoặc trên một trang biểu đồ độc lập. Cũng có thể chèn biểu đồ vào các tập tin Word hay Powerpoint.
Hình 4.27 – Chọn nơi đặt biểu đồ
ặ Nhấn Finish để hoàn tất.
4.5.1.2 Thay đổi kích thước biểu đồ
- Kích hoạt biểu đồ cho xuất hiện 8 nút điều khiển màu đen.
- Đặt trỏ chuột vào một trong các nút đen đó và rê chuột để điều chỉnh kích thước.
Trang 100 4.5.1.3 Di chuyển biểu đồ
- Kích hoạt biểu đồ cho xuất hiện 8 nút đen.
- Đặt trỏ chuột vào biểu đồ sao cho có dạng mũi tên đó, rê chuột để chuyển biểu đồ tới vị trí mới.
4.5.1.4 Sao chép biểu đồ
- Kích hoạt biểu đồ cho xuất hiện 8 nút đen.
- Đặt trỏ chuột vào biểu đồ sao cho có dạng mũi tên ó, giữ phím CTRL và rê chuột để sao chép biểu đồ ở vị trí mới.
4.5.1.5 Xóa biểu đồ
- Kích hoạt biểu đồ cho xuất hiện 8 nút điều khiển màu đen.
- Nhấn phím Delete.
4.5.2 Định dạng trang và in ấn 4.5.2.1 Định dạng trang
Vào Menu File/chọn Page setup.
Xuất hiện hộp thoại Page setup (Hình 4.28). Thiết lập các thông số:
− Page: Các thông số trang giấy in.
o Orientation: hướng in.
o Scaling: tỷ lệ in.
o Paper Size: kích thước giấy in.
o Print Quality: chất lượng in.
o First Page Number: số trang bắt đầu cần đánh số.
− Margins: Các thông số lề trang in.
o Các thông số lề Top, Bottom, Left, Right: lề trên, dưới, trái, phải.
o From Edge/Header, Footer: khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang.
o Center on Page: in vào giữa trang theo chiều: Horizontally (ngang), Vertically (dọc).
− Header/Footer: Tiêu đề trang in (nếu cần thiết).
o Các thông số về tiêu đề được đưa vào tự động hoặc bằng tay khi nhấn các nút Customize Header hoặc Customize Footer.
o Left section, Center section, Right section: vị trí trình bày tiêu đề trong trang.
o Các nút phía trên dùng để: trình bày font chữ, chèn số trang, tổng số trang, ngày giờ hệ thống.
− Sheet: Các thông số về dữ liệu cần in trên bảng tính. o Print Area: chọn vùng dữ liệu cần in.
o Print Titles: tiêu đề hàng, cột của dữ liệu, trong đó:
Hình 4.28 – Định dạng trang
Trang 101
o Row to repeat at top: tiêu đề hàng. Các hàng được in ra ở mọi trang.
o Column to repeat at left: tiêu đề cột. Các cột được in ra ở mọi trang.
o Print: lựa chọn in
− Row and Column Heading: in tiêu đề hàng, cột của bảng tính.
− Gridlines: in ra lưới của các ô bảng tính.
− Comment: in chú thích.
− Draft Quality: in nhanh (bỏ qua format).
− Black and white: in đen trắng.
o Page Order: thứ tự in
− Down, then over: in từ trên xuống dưới trước, sau đó mới sang ngang.
− Over, then down: in sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới.
4.5.2.2 In ấn
Chọn một trong các cách sau để mở hộp thoại in:
− Cách 1: Click chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ
− Cách 2: Menu File / Print
− Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện (Hình 4.29)
Hình 4.29 – Hộp thoại in ấn
Chọn các thông số phù hợp rồi nhấn OK để tiến hành in.
Chọn máy in
Chọn trang in:
- All: In tất cả các trang.
- Page(s): Chỉ in một số trang.
Chọn dữ liệu in: - Selection: In vùngđược chọn. - Active sheet(s): In sheet đang làm việc. - Entire workbook: In workbookđang làm việc
Xem trước khi in
Chọn số bản in