CHƯƠNG 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
4.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
4.1.4 Các thao tác với tập tin trong Excel
4.1.4.4 Các thao tác với hàng, cột, ô trong sheet
− Chọn một hàng (cột): click chuột vào tiêu đề của hàng (cột) đó.
− Chọn nhiều hàng (cột) liền nhau: click và kéo chuột trong vùng tiêu đề hàng (cột) hoặc click vào tiêu đề hàng (cột) đầu, giữ Shift và click chọn tiêu đề hàng (cột) cuối.
− Chọn nhiều hàng (cột) cách nhau: click chọn tiêu đề hàng (cột), giữ Ctrl và click chọn các tiêu đề hàng (cột) còn lại.
− Chọn một ô: click chuột vào ô cần chọn.
− Chọn nhiều ô liền nhau: click và kéo chuột để chọn hoặc click ô đầu, giữ Shift và click chọn ô cuối.
− Chọn các ô cách nhau: click chọn một ô, giữ Ctrl và Click các ô còn lại.
− Chọn toàn bộ bảng tính: click vào ô giao giữa dòng tiêu đề cột và tiêu đề dòng hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl +A.
Thao tác chèn thêm:
− Chèn hàng, cột:
o Cách 1:
- Chọn hàng (cột) cần chèn.
- Chọn menu Insert / Rows (Columns) o Cách 2:
Hình 4.8 Hộp thoại chèn hàng/cột
Trang 76 - Click phải vào hàng (cột) cần chèn / Insert.
- Kết quả là có một hàng (cột) mới được chèn vào phía bên trái hàng (cột) vừa chọn.
− Chèn ô o Cách 1:
- Chọn ô cần chèn.
- Menu Insert / Cells.
o Cách 2:
- Click chuột phải vào ô cần chèn / Insert. Xuất hiện hộp thoại (Hình 4.8).
- Chọn một trong các lựa chọn sau:
Shift cells right: chèn vào bên trái ô được chọn một ô mới.
Shift cells down: chèn lên phía trên ô được chọn một ô mới.
Entire row: chèn một hàng mới lên phía trên ô được chọn.
Entire column: chèn một cột mới vào bên trái ô được chọn.
Nhấn OK.
Chú ý: Có thể chèn ô, dòng, cột với số lượng nào đó bằng cách chọn nhiều ô, dòng, cột liền nhau tương đương với số ô, dòng, cột cần chèn rồi tiến hành các cách chèn như trên.
Thao tác xóa:
− Xóa hàng, cột:
o Chọn số hàng (cột) cần xóa.
o Menu Edit / Delete (hoặc click phải tại vựng chọn ặ Delete).
− Xóa ô:
o Chọn số ô cần xóa.
o Menu Edit / Delete (hoặc click phải vùng chọn ặ Delete). Xuất hiện hộp thoại (Hỡnh 4.9)
Chọn một trong các lựa chọn sau:
− Shift cells left: xóa các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa xóa sang trái.
− Shift cells up: xóa các ô được chọn và đẩy các ô bên dưới các ô vừa xóa lên trên.
− Entire row: xóa toàn bộ hàng chứa các ô đã chọn
− Entire column: xóa toàn bộ cột chứa các ô đã chọn
− Nhấn OK.
Thay đổi kích thước chiều cao hàng, độ rộng cột:
− Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường ngăn cách giữa hai tiêu đề cột (hoặc giữa hai tiêu đề hàng) nếu muốn thay đổi độ rộng cột (hoặc chiều cao hàng), khi trỏ chuột biến thành mũi tên 2 chiều thì bấm và kéo rê chuột để thay đổi.
Hình 4.9 – Xóa hàng/cột
Trang 77
− Cách 2: Đưa con trỏ chuột tới đường ngăn cách giữa hai tiêu đề cột (hoặc giữa hai tiêu đề hàng), D_Click chuột tại vị trí đó để máy tự động điều chỉnh độ rộng cột (hoặc chiều cao dòng) phù hợp với chiều dài (và chiều cao) của dữ liệu trong ô.
Thao tác nối, tách ô:
− Nối (Trộn ô):
o Chọn các ô muốn nối.
o Click chọn biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ Standard để nối hoặc vào Menu Format / Cells / Chọn Tab Aligment / đánh dấu check (9) vào option Merge cells (Hình 4.10).
− Tách ô (chỉ tách những ô đã nối):
o Chọn ô đã nối.
o Click chọn biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ Standard để tách hoặc vào Menu Format/Cells / Chọn Tab Aligment/ bỏ dấu check (9) vào option Merge cells (Hình 4.11) hoặc vào Menu Edit / Clear / Formats.
Thao tác sao chép, cắt dán, di chuyển:
− Bước 1: Đánh dấu khối cần sao chép hoặc di chuyển.
− Bước 2:
Sao chép Di chuyển
− Cách 1: Menu Edit / Copy
− Cách 2: Click biểu tượng Copy ( ) trên thanh công cụ chuẩn Standard.
− Cách 3: Tổ hợp phím Ctrl + C
− Cách 1: Menu Edit / Cut
− Cách 2: Click biểu tượng Cut ( ) trên thanh công cụ chuẩn Standard.
− Cách 3: Tổ hợp phím Ctrl + X
− Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép, hoặc di chuyển đến.
− Bước 4: Thực hiện thao tác dán dữ liệu:
o Cách 1: Vào Edit / Paste.
o Cách 2: Click vào biểu tượng Paste ( ) trên thanh Standard.
Hình 4.10 Hình 4.11
Trang 78 o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Nếu muốn copy hay di chuyển từ nhiều Workbook với nhau thì ta cùng mở các Workbook đó ra và thao tác như bình thường. Ngoài ra ta có thế sao chép, di chuyển dữ liệu giữa các sheet với nhau.
Khi chép dữ liệu, nếu vùng nguồn chứa dữ liệu là hằng (số, chuỗi, ngày tháng) thì kết quả vùng đích sẽ giống vùng nguồn. Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu là kiểu công thức, kết quả vùng đích sẽ hay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối.