TOU201 slide 5

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện Chủ đề: - Chủ đề: là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của

Trang 1

ĐIỂM DANH

1

Trang 2

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (phần 2)

TOU201– Nghiệp vụ tổ chức sự kiện

Trang 3

Sinh viên thông hiểu được các nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Trang 4

 Xây dựng chương trình cho sự kiện.

NỘI DUNG

Trang 5

Xây dựng chương

trình cho sự kiện

Nội dung 1

5

Trang 6

 Xây dựng chương trình là gì?

 Tại sao cần xây dựng chương trình?

Nội dung 1: Xây dựng chương trình cho sự kiện

Trang 7

QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN

 Bước 1: Nghiên cứu các yếu tốảnh hưởng

Trang 8

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện

 Chủ đề:

- Chủ đề: là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của

sự kiện.

- Ví dụ:

+ Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý

II năm 2008 + Lễ khai trương siêu thịViệt…

Trang 9

- Cách 1: Chủ đề thường được các nhà đầu tư xác định và các nhà tổchức sự kiện thực hiện theo

- Cách 2: Nhà đầu tư đưa ý tưởng, công ty tổ chức sự kiện hình thànhchủ đề

9

Trang 10

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý

tưởng cho sự kiện

Ý tưởng:

- Sự kiện chịu chi phối bởi quy định:

+ Xây dựng theo quy trình có sẵn

+ Ý tưởng không nhiều

+ Ví dụ: Hội thảo chuyên đề, tổng kết

cuối năm, khai trương

Trang 11

 Ý tưởng: Sự kiện mang tính xã hội:

11

Trang 12

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng

cho sự kiện

Ý tưởng:

- Sự kiện mang tính xã hội:

+ Chịu sự chi phối của phong tục, tập quán

+ Nội dung xây dựng theo trình tự phổ biến

+ Ý tưởng xuất hiện ở dạng đơn lẻ theo hoạt

động cụ thể

+ Ví dụ: Đám cưới, đám ma, mừng thọ

Trang 13

Ý tưởng: Sự kiện mang tính thương mại

13

Trang 14

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý

tưởng cho sự kiện

Ý tưởng:

- Sự kiện mang tính thương mại

+ Chịu sự chi phối của quy định

những đòi hỏi sự đột phá

+ Nội dung phải mang lại sự thích

thú cho người tham dự

Trang 15

Ý tưởng: Sơ đồ về sự hình thành các ý tưởng và chủ đề sự kiện

Hình thành các ý tưởng sơ

phát

(Có kiểm tra và thẩm định từng phần)

Phát triển ý tưởng thành chuƤ đề của sự

kiện

(hoàn tất quá trình tư duy)

Trang 16

 Bước 3: Xây dựng chươngtrình

- Chương trình sự kiệnđược xây dựng dựa trênyêu cầu của nhà đầu tư

- Tham khảo ví dụ xây dựngchương trình hội thảo sau

Trang 17

VÍ DỤ VỀ CHƯƠNG TRÌNH HỘI THẢO

Hội thảo về sản phẩm công ty Việt Nguyên tại khách sạn X ở Hải Phòng

 Ngày 1: Từ 14h đến 17h đón khách tại khách sạn, sắp xếp chỗ, gửi tài liệu 18h30: đón khách, bố trí chỗ ngồi, giới thiệu

 Ngày 2: 7h ăn sáng

8h00: Đón vào phòng hội thảo.

8h30: Khai mạc hội thảo

10h00: Tiệc coffee break

11h00: Ăn trưa.

14h00: Tiếp tục hội thảo

16h00: Kết thúc hội thảo, tặng quà cho khách.

19h00: Tiệc ngoài trời, giao lưu và biểu diễn ca nhạc.

 Ngày 3: Ăn sáng, trả phòng và tiễn khách

17

Trang 18

 Bước 4: Thỏa thuận, thống nhất và điều chỉnh chương trình

 Bước 5: Hoàn thiện chương trình

 Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và dự phòng

 Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện

 Bước 8: Điều chỉnh chương trình và hoàn thiện trước khi khai mạc

Trang 19

TÓM TẮT NỘI DUNG 1

 Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng

 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện

 Bước 3: Xây dựng chương trình

 Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh

 Bước 5: Hoàn thiện chương trình

 Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và dự phòng

 Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện

 Bước 8: Điều chỉnh chương trình và hoàn thiện trước khi khai mạc

19

Trang 20

Kế hoạch về

thời gian

Nội dung 2

Trang 21

Liệt kê thời gian nào tổ chức sẽ phù hợp với các sự kiện được liệt kêdưới đây?

Trang 22

THỜI GIAN TRONG NĂM

 Lựa chọn thời gian trong năm cần lưu ý:

Thời gian của các mùa sự kiện (ở ViệtNam)

- Tháng 9 đến tháng 1 năm sau: mùa cưới

- Tháng 12 đến tháng 2 của năm sau : mùa

Trang 23

THỜI ĐIỂM PHỔ BIẾN CỦA SỰ KIỆN THEO SẢN PHẨM

 Sự kiện giới thiệu xe ô tô:mùa thu

 Máy điều hòa nhiệt độ, quạt:đầu mùa hè

 Mốt thời trang: đầu mùa thu

23

Trang 24

THỜI GIAN TRONG TUẦN

 Lựa chọn này nào phụ thuộc vào:

- Sự kiện và khách tham dự

- Các yếu tố ngoại lai

Trang 25

 Sự kiện cụ thể thích hợp

với ngày trong tuần:

- Giữa tuần: họp, hội thảo,

hội nghị, tuyên dương

- Tối thứ 7: sự kiện gây

quỹ, các sự kiện đặc biệt

25

Trang 26

 Đảm bảo thuận tiện cho khách tham dự

 Chọn ngày căn cứ vào: số lượng, vị trí, cự lý của khách

 Các câu hỏi cần trả lời:

- Sự kiện tổ chức vào ban ngày hay buổi tối ?

- Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?

- Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự ?

- Khách có thời gian thay đổi trang phục không?

Trang 27

và thành phần khách mời

27

Trang 28

Trang 30

Hệ thống hóahoạt động là gì?

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

Trang 31

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG SỰ KIỆN

 Lập danh mục các hoạt động sẽ có trong sự kiện

 Và các thông tin cơ bản về hoạt động này

 Danh mục các hoạt động dựa trên chương trình của sự kiện

31

Trang 32

LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ CHI TIẾT

 Kế hoạch chuẩn bị chi tiết có thể thực hiện theo từng hoạt động

 Sự thành công của một sự kiện bắt đầu từ các chi tiết rất nhỏ

 Lập một bảng liệt kê các công tác chuẩn bị

Trang 33

Trang thiết bị Nhân lực Người phụ trách Người tham gia

(từ chủ đầu tư

sự kiện)

Các ý tưởng cần truyền đạt

Các sự cố thường gặp

Ghi chú

A1.1 Đón khách

tham gia hội thảo

Từ 14 giờ đến 17 giờ Tại sảnh

khách sạn X

Giúp khách làm thủ tục nhận phòng khách sạn, kết hợp với nhân viên khách sạn đưa khách lên phòng.

Cung cấp thông tin

về nội dung hoạt động tiếp theo cho khách

- Bàn đón tiếp

- Bảng chỉ dẫn

- Tập gấp cho chương trình hội thảo

- Hoa (tặng khách VIP)

- 3 nữ nhân viên lễ tân có ngoại hình chuẩn

- 2 nam hướng dẫn, vận chuyển hành lý

Nguyễn Văn A

Trưởng phòng hành chính công ty Việt Tú

Tạo ấn tượng ban đầu trang trọng, tốt đẹp, thân thiện cho khách mời

- Không đủ lực lượng đón tiếp khách một cách chu đáo khi có

nhiều khách mời

- Khách phàn nàn

về các dịch

vụ của khách sạn

Có sự tham gia của nhân viên khách sạn theo kế hoạch thỏa thuận trước

A1.2

33

Trang 34

Một số lưu ý

 Khi đặt mã hoạt động nên quy ước theo hướng thống nhất

 Tiến hành hệ thống hóa theo từng bước trong chương trình

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG

SỰ KIỆN

Trang 35

LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ TỔNG THỂ

 Được lập dựa trên kế hoạch chuẩn

bị chi tiết

 Lọc (filter) theo từng chủ đề

 Lọc theo tên của người chịu trách

nhiệm cho công tác chuẩn bị

 Lọc và tổng hợp theo từng nội

dung (như trang thiết bị, nhân lực,

hoặc nhà cung cấp )

35

Trang 36

HOẠT ĐỘNG BỔ TRỢ TRONG SỰ KIỆN

Trang 37

 Do công ty tổ chức sự kiệnthực hiện

 Hoặc công ty tổ chức sựkiện đi thuê

37

HOẠT ĐỘNG BỔ TRỢ TRONG SỰ KIỆN

Trang 38

ĐIỀU CHỈNH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ CHUẨN BỊ KINH PHÍ

 Điều chỉnh ngân sách song song

với lập kế hoạch chi tiết sự kiện

 Lập lịch thanh toán với các nhà

cung cấp dịch vụ

 Thỏa thuận cụ thể về phương

thức và thời gian thanh toán

 20->50% giá trị theo hợp đồng

sẽ được thanh toán trước cho

công ty cung cấp

Trang 39

 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

 Lập kế hoạch cho hoạt động bổ trợ trong sự kiện

 Điều chỉnh dự toán ngân sách và chuẩn bị kinh phí

39

Trang 41

Cảm ơn các bạn!

41

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	2,39 MB