TOU201 slide 10

KIỂM TRA SỰ SẴN SÀNG CỦA CÔNG TÁC CHUẨN BỊ  Nội dung công việc kiểm tra - Kiểm tra khâu chuẩn bị không gian bên ngoài sự kiện + Không gian tạo cảm nhận đầu tiên của khách + Tổ chức hoạt

Trang 1

ĐIỂM DANH

1

Trang 2

TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN

(phần 1)

TOU201– Nghiệp vụ tổ chức sự kiện

Trang 3

 Sinh viên hình dung được các công việc trong quá trình khai mạc sự kiện cũng như trong quá trình điều hành diễn biến sự kiện.

MỤC TIÊU

Trang 4

 Tổ chức khai mạc sự kiện

 Điều hành diễn biến sự kiện

NỘI DUNG

Trang 5

Tổ chức khai mạc

sự kiện

Nội dung 1

Trang 6

SV hãy liệt kê những

công việc cần thiết

thiết phải kiểm tra để

hoàn thành sự kiện

trong clip trên?

KIỂM TRA SỰ SẴN SÀNG CỦA CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

Trang 8

 Nội dung công việc kiểm tra

- Kiểm tra khâu chuẩn bị

không gian bên ngoài sự

kiện

+ Không gian tạo cảm nhận

đầu tiên của khách

+ Tổ chức hoạt động phô

trương phù hợp và tinh tế

Trang 9

 Nội dung công việc kiểm tra

- Kiểm tra sự sẵn sàng của cơ sở vật

chất và nhân viên lễ tân đón khách

+ Khâu đón tiếp phù hợp với quy tắc

xã giao

+ Nhân viên lễ tân/PG với trang phục

đúng kịch bản

+ Khách VIP do ban tổ chức đón tiếp

+ Phân công người đi kèm hướng dẫn

khách đặc biệt

+ Một số sự kiện, đón tiếp tại các đầu

mối giao thông

Trang 10

TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI NƠI DIỄN RA SỰ KIỆN

 Các nội dung cơ bản trong việc tổ

chức đón tiếp

- Chuẩn bị thành phần đón tiếp

khách (các thành viên ban tổ

chức, nhân viên tổ chức sự kiện)

+ Phân công nhóm đón tiếp khách

+ Đối với khách VIP cần có các

thành viên quan trọng của ban tổ

chức sự kiện

+ Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG…

(nếu cần thiết trong việc đón

khách)

Trang 11

 Các nội dung cơ bản trong việc tổchức đón tiếp

- Đón tiếp khách+ Kiểm tra thông tin về thời gian vàđiều kiện vận chuyển của kháchđến với sự kiện

+ Lịch sự, trang trọng đón tiếpkhách phù hợp với các quy tắc xãgiao

+ Với các khách đặc biệt (theo kếhoạch) phân công người đi kèmhướng dẫn

Trang 12

 Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp

Trang 13

 Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp

- Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách

+ Hướng dẫn khách đăng ký thông tin

+ Phát tài liệu, quà cho khách

+ Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện

Trang 14

KHAI MẠC SỰ KIỆN

 Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:

- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện

- Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện

Trang 15

- Gây được ấn tượng ban

đầu tốt đẹp đối với

khách mời và các thành

viên tham gia sự kiện

Trang 16

 Xử lý các tình huống phát sinh:

- Nhanh chóng nhận biết tìnhhuống phát sinh ngoài dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng củatình huống phát sinh đến sự kiện

- Tập trung ưu tiên giải quyết tìnhhuống

- Phối hợp giải quyết tình huống

- Xử lý tình huống một cách hợp

lý đối với từng tình huống cụ thể

Trang 18

Điều hành diễn biến

sự kiện

Nội dung 2

Trang 19

ĐIỀU HÀNH SÂN KHẤU/ KHU VỰC TRÌNH DIỄN/ THI ĐẤU

 Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu:

- Kiểm tra công tác chuẩn

bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)

- Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại

Trang 20

 Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản:

- Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có

- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra

ĐIỀU HÀNH SÂN KHẤU/ KHU VỰC TRÌNH DIỄN/ THI

ĐẤU

Trang 21

 Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả

Trang 22

 Phối hợp trong việc xử lý các sự cố(nếu có):

- Nhanh chóng nhận biết tìnhhuống phát sinh ngoài dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng củatình huống phát sinh đến sự kiện

- Tập trung ưu tiên giải quyết tìnhhuống

- Phối hợp giải quyết tình huống

- Xử lý tình huống một cách hợp lýđối với từng tình huống cụ thể

Trang 23

ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ KHÁCH MỜI

 Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên

quan đến khách mời và khán giả

trong sự kiện:

- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo

danh mục/ danh sách kiểm tra

(check list)

- Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn

lại

Trang 24

 Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.

Trang 25

 Kiểm tra, giám sát các diễn

biến của khán giả và khách

mời để phản hồi kịp thời cho

nhà quản lý sự kiện:

- Kiểm tra, giám sát đầy đủ các

diễn biến của khán giả và

Trang 26

 Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.

Trang 27

 Phối hợp trong việc giải quyết các

tình huống phát sinh liên quan đến

khách mời/ khán giả:

- Nhanh chóng nhận biết tình huống

phát sinh ngoài dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình

huống phát sinh đến sự kiện

- Tập trung ưu tiên giải quyết tình

Trang 28

 Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả:

- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra

có liên quan

- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện

Trang 29

ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG PHỤ TRỢ

Trang 31

 Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…)

Trang 32

 Kiểm tra công tác chuẩn bị cho

các hoạt động phụ trợ:

- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo

danh mục/ danh sách kiểm tra

Trang 33

 Tiến hành triển khai các hoạt

động phụ trợ:

- Kiểm tra, giám sát đầy đủ quá

trình triển khai các hoạt động

phụ trợ

- Hướng dẫn điều hành triển khai

- Báo cáo với người có trách

nhiệm nếu có những bất thường

xảy ra (vượt quá phạm vi trách

nhiệm)

Trang 34

 Phối hợp giải quyết các tình

huống phát sinh:

- Nhanh chóng nhận biết tình

huống phát sinh ngoài dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng của

tình huống phát sinh đến sự kiện

- Tập trung ưu tiên giải quyết tình

Trang 35

 Lập báo cáo về các hoạt động phụ

trợ trong sự kiện:

- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc

các danh sách kiểm tra có liên quan

- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu

của nhà quản lý sự kiện

Trang 36

ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG ĂN UỐNG

 Kiểm soát việc thực hiện thực đơn của các nhà cung ứng

 Thông báo chính xác địa điểm và thời gian bữa ăn

 Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn

 Phản hồi chất lượng và cách thức phục vụ

Trang 37

TÓM TẮT NỘI DUNG 2

 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ thi đấu

 Điều hành quản lý khách mời

 Điều hành các hoạt động phụ trợ

 Điều hành hoạt động ăn uống

Trang 39

Cảm ơn các bạn!

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	3,53 MB