TOU201 slide 11

 Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiệncho lễ bế mạc nếu có:- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện - Lập báo cáo tổng kết - Chuẩn bị các tài liệu để phát cho kháchmời - Chuẩ

ĐIỂM DANH

TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN

(phần 2)

 Sinh viên hình dung được các công

việc cần thực hiên sau khi sự kiện kết

thúc và có thể thực hành các công

MỤC TIÊU

 Bế mạc sự kiện

 Các công việc sau bế mạc

NỘI DUNG

Bế mạc sự kiện

Nội dung 1

Bế mạc sự kiện

SV hãy liệt kê các vấn đềcần lưu ý khi tổ chức bếmạc sự kiện sau khi các bạnxem xong clip.

Bế mạc sự kiện

- Hoàn tất công tác chuẩn bị

 Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiệncho lễ bế mạc (nếu có):

- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong

sự kiện

- Lập báo cáo tổng kết

- Chuẩn bị các tài liệu để phát cho kháchmời

- Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các

cơ quan báo chí, truyền thông (nếu có)

TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN

 Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện:

- Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện

- Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu

- Hoàn tất những ấn tượng đốt đẹp mà

sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện

TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN

 Xử lý các tình huống phát sinh:

- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến.

- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện.

- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống

- Phối hợp giải quyết tình huống.

- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể.

TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN

TIỄN KHÁCH

 Tiễn khách rời lễ bế mạc sựkiện:

- Phân công trách nhiệm

- Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗtrợ khách

- Khách còn quay về nơi lưu trú

 Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:

- Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan

- Thông báo chính xác về thời gian và

địa điểm xe đón đoàn.

- Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy

tờ, đồ đạc.

TIỄN KHÁCH

 Tổ chức vận chuyển khách từ

cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà

ga/ bến xe/ cửa khẩu…

- Nhân viên đưa tiễn khách nên

có một số câu hỏi về hoạt động

tham gia sự kiện của khách.

- Tuyên truyền quảng cáo về chủ

đầu tư sự kiện và nhà tổ chức

sự kiện

TIỄN KHÁCH

TÓM TẮT NỘI DUNG 1

 Tổ chức bế mạc sự kiện

 Tiễn khách

Các công việc sau

bế mạc

Nội dung 2

Các công việc sau bế mạc

Các bạn hãy liệt kê các

công việc mà nhà tổ chức

sự kiện cần phải thực hiện

sau khi chương trình kết

thúc??

Các công việc sau bế mạc

MỘT SỐ CÔNG VIỆC SAU KHI KẾT THÚC SỰ KIỆN

 Tổ chức họp tổng kết và tiếp nhận phản hồi của các bên

 Giải quyết các khoản thu – chi và chuẩn bị giải trình kiểm toán

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng theo quy định

 Cảm ơn nhân viên/tình nguyện viên, người tham gia, nhà tài trợ

 Chuẩn bị báo cáo đầy đủ về kết quả sự kiện, phát cho các bên liênquan

 Đề xuất các kiến nghị để cải tiến sự kiện trong tương lai

THAM KHẢO BÁO CÁO TỔNG KẾT

Báo cáo tổng kết Cuộc thi trình diễn pháo hoa Quốc tế Đà Nẵng 2013

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Tiến trình đánh giá sự kiện

Lập kế hoạch (dựa vào mục tiêu

và nghiên cứu)

Thực hiện kế hoạch sự kiện

Đánh giá (quan sát, phản hồi, điều tra)

 Khái quát

- Việc đánh giá để rút kinh nghiệm và làm việc hiệu quả

- Nên thực hiện ngay lập tức hoặc ngày hôm sau để kịp thời nhìnnhận các thiếu sót vừa xảy ra

- Tránh để thời gian quá lâu =>vấn đề không còn “nóng”

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 1: Thu thập phản hồi từ khách hàng của

bạn và những đối tượng liên quan

- Nhận được phản hồi thông qua bảng thông tin

phản hồi

- Bản câu hỏi không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi

- Xem việc cung cấp thông tin là “thủ tục” nhận

quà

- Đừng quên: “Xin chân thành cảm ơn! Chúng tôi

sẽ ghi nhận những đóng góp quý báu của bạn.

Hẹn gặp lại ở sự kiện lần sau với nhiều cải tiến

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

MẪU KHẢO SÁT PHẢN HỒI CỦA NGƯỜI THAM DỰ

SAU SỰ KIỆN

 Bước 2: Dò hỏi ý kiến của

khách hàng/cấp trên/nhà tài

trợ về mức độ hài lòng của

họ sau sự kiện

- Ngay tại sự kiện hãy:

+ Quan sát thái độ của họ

+ Hãy hỏi thăm họ xem có gì

cần phải thay đổi, cải thiện

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 3: Họp “nóng” sau sự kiện

- Cuộc họp trong vòng 10, 15 phút

ngay sau khi khách ra về

- Hoặc có thể diễn ra ở buổi tiệc

“khao quân” hậu Event

 Giúp cả nhóm cùng rút kinh

nghiệm

 Lưu lại để làm báo cáo và gởi

cho tất cả những người có liên

quan

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với

những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Mức độ mục tiêu truyền thông

quảng cáo và sự kiện đã đạt được

 Bước 4: Lập bảng tổng kết

đánh giá với những tiêu chí cần

thiết

- Tiêu chí: Địa điểm, giấy tờ

+ Thuê địa điểm tổ chức (địa

điểm thuê đã tối ưu cho việc tổ

chức sự kiện đó hay chưa, có

gặp phải vấn đề nào không)

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá

với những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Truyền thông, quảng cáo

+ Bài PR trên báo

+ Treo bandrol, dán poster

+ Phát tờ rơi

+ Rải link trên các forum, mạng xã hội

+ Gởi mail cho khách hàng

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh

giá với những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Set up, trang trí

+ Không gian tổng thể của Event

+ Lắp đặt và trang trí sân khấu

+ Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm

+ Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân,

quầy bán vé

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá

với những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí Hậu cần, thuê mua

+ Việc sản xuất, in ấn các vật dụng thiết

kế, vật phẩm quảng cáo

+ Việc chuẩn bị quà tặng

+ Việc chuẩn bị phương tiện đi lại

+ Gởi giấy mời, confirm sự có mặt của

khách mời

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

+ Sự có mặt của khách mời, đại

diện công ty, khách VIP

+ Thái độ làm việc của PG, PB

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh

giá với những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Phản hồi sau Event

+ Số lượng khách tham gia

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với

những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Điều phối sự kiện, giải quyết rủi

ro

+ Mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp

thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân

sự

+ Chạy thử, tổng duyệt – Rehearsal

+ Thời gian thực hiện

+ Sự linh hoạt giải quyết các tình huống

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

 Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá

với những tiêu chí cần thiết

- Tiêu chí: Công việc sau Event

+ Thu dọn hiện trường

+ Mức độ truyền tải của

thông điệp, concept qua

Event

+ Sự ăn khớp giữa thời gian,

ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

THANH QUYẾT TOÁN SỰ KIỆN

 Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện:

STT Địa điểm Ngày

 Thanh toán với chủ đầu tư sự

kiện:

- Kiểm tra lại chi tiết các điều

khoản về thanh toán trong hợp

đồng

- Tập hợp đầy đủ các hóa đơn,

chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ

- Thương lượng giải quyết các

khoản chi phí phát sinh

- Thanh toán với chủ đầu tư sự

THANH QUYẾT TOÁN SỰ KIỆN

 Thanh toán với các nhà cung ứng

dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

- Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản

về thanh toán trong hợp đồng

- Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng

Cảm ơn các bạn!