TOU201 slide 7

Sinh viên biết được: Các thủ tục hành chính cần thiết khichuẩn bị tổ chức sự kiện..  Chuẩn bị thủ tục hành chính  Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện  Chuẩn bị liên quan đến khách mời

ĐIỂM DANH

1

CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sinh viên biết được:

 Các thủ tục hành chính cần thiết khichuẩn bị tổ chức sự kiện

 Những điều cần lưu ý khi chọn địa đểm tổchức sự kiện

 Những việc cần chuẩn bị liên quan đếnkhách mời

MỤC TIÊU

3

 Chuẩn bị thủ tục hành chính

 Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện

 Chuẩn bị liên quan đến khách mời

NỘI DUNG

Chuẩn bị thủ tục

hành chính

Nội dung 1

5

Anh/Chị hiểu gì về thủ

tục hành chính?

ND1: Chuẩn bị thủ tục hành chính

 Thủ tục hành chính cho tổ chức

sự kiện rất phức tạp

 Khi xin giấy phép cần lưu ý vềthời gian được cấp giấy phép

7

CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Giấy phép tiến hành sự kiện

- Điều kiện bắt buộc với sự kiệnquy mô tương đối lớn:

+ Tổ chức diễu hành,+ Thi đấu thể thao,+ Biểu diễn nghệ thuật

- Hội nghị hội thảo, sinh nhật,đám cưới không cần thủ tục này

 Các giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường (sự kiện lớn).

 Cấp phép nội dung sự kiện (cơ quan quản lý văn hóa cấp phép cho các nội dung trong một buổi biểu diễn)

9

CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Một số giấy phép khác

- Giấy phép treo băng rôn

- Quảng cáo trên đường

- Giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách

du lịch quốc tế…

CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CÁC BƯỚC XIN CẤP THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

 Bước 1: Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có

- Để tránh đi lại, mất nhiều thời gian

- Nếu tạo lập được các mối quan hệ từ trước là tốt nhất,

- Hoặc nên tìm hiểu thông tin, quy trình của cơ quan cấp phép

11

 Bước 2: Lên hệ với cơ quan cấp phép

- Tốt nhất nên đến liên hệ trực tiếp

- Khi đến hỏi thủ tục cũng như đến làm thủ tục

+ Cần có giấy giới thiệu,

+ Cần có chứng minh thư nhân dân

+ Cần có giấy bút để ghi chép lại đầy đủ các hướng dẫn

CÁC BƯỚC XIN CẤP THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

 Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ cơ quan cấp phép yêu cầu

- Giấy giới thiệu

- Đơn xin cấp phép,

- Kịch bản, chương trình,

- Hợp đồng,

- Giấy ủy quyền,

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

13

CÁC BƯỚC XIN CẤP THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

THAM KHẢO LỆ PHÍ CỦA MỘT SỐ GIẤY PHÉP



http://www.slideshare.net/5011/vietnamese-event-checklist-quotation?type=powerpoint

15

MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ XIN GIẤY PHÉP

TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM

Chuẩn bị địa điểm

tổ chức sự kiện

Nội dung 2

Mỗi nhóm chọn 1 sự kiện và liệt

kê các địa điểm có thể tổ chức

sự kiện đó?

ND2: Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện

 Không giới hạn địa điểm

 Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường

21

YÊU CẦU VỀ ĐIẠ ĐIỂM

 Sự phù hợp với nội dung hoạt động sự kiện

 Sự phù hợp với ngân sách

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

 Khách sạn

- Khách sạn đáp ứng được nhiều

nội dung hoạt động

- Khách sạn có nhiều phòng

chức năng

- Giảm được chi phí và thời gian

đi lại cho khách

23

 Trung tâm hội nghị

- Ít dịch vụ hơn khách sạn

- Nhà tổ chức sự kiện phải tự lo về các trang thiết bị thiếu

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

 Một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị

- Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng cho thuê

- Chi phí cao hơn nhiều khi tổ chức tại khách sạn

25

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

 Những địa điểm đặc thù

- Rạp hát

- Lều bạt ngoài trời

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

 Quyết định về địa điểm xoay quanh:

 Quyết định về địa điểm xoay quanh:

- Các vấn đề thuộc quy chế riêng

- Dụng cụ cho ăn uống và công trình

phụ

- Khu vực nghỉ của nhân viên

- Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên

và cán bộ quản lý

- Quy định về phòng hỏa hoạn và an

NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

TÓM TẮT NỘI DUNG 2

 Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

 Yêu cầu về điạ điểm

 Những quyết định về địa điểm

29

Chuẩn bị liên quan

đến khách mời

Nội dung 3

KHÁI NIỆM KHÁCH MỜI

 Khách mời gồm :

- Tổ chức, doanh nghiệp hoặc

- Cá nhân

=> Chủ đầu tư sự kiện chủ

động mời, là đối tượng chính

mà mục tiêu sự kiện muốn

tác động đến

 Khách mời tham gia sự kiện

có thể miễn phí hoặc trả phí

31

PHÂN LOẠI KHÁCH MỜI

 Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành:

CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI

 Lập danh sách khách mời (guest list)

 Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách

 Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách

mời

 Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

33

QUY TRÌNH LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI

CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI

 Những yêu cầu về hình thức

+ Phù hợp với loại hình sự kiện

+ Chuyển tải được một phần

thông điệp sự kiện

+ Thiếp mời nên được thiết kế

chuyên nghiệp, in ấn cẩn thận

+ Thiếp mời cần được để trong

phong bì

+ Không nên sử dụng giấy mời

theo hình thức bản photo copy

35

 Những yêu cầu về nội dung

- Cần có lời chào/ lời mời

- Tên sự kiện - mô tả sự kiện

- Ngày giờ tiến hành - địa điểm tổ chức

- Thông tin liên lạc

- Lời kết

- Trong thiếp mời có thể thêm thông

tin như:

+ Chương trình chính của sự kiện

CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI

 Thời gian in thiếp

Ví dụ: ngày 25/2 tổ chức sự kiện và cần chốt lại thông tin về

khách vào ngày 15/2, nếu thời

gian dành cho khách phản hồi là

1 tuần, thời gian gửi thiệp là 3

ngày, thời gian thiết kế, in ấn (cả

chỉnh sửa, duyệt bản in ) là 9

ngày, thời gian dự phòng là 5

ngày Như vậy, tổng thời gian là

24 ngày, nên phải chuẩn bị cho

việc in thiếp mời từ ngày 20/1

37

CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI

 Gửi trực tiếp

- Chủ động hơn về thời gian

- Kiểm soát được thiệp đến

 Gửi qua bưu điện lưu ý

- Tên khách trong thiếp mời và trên

phong bì phải trùng nhau

- Lập và theo dõi lịch trình gửi thiếp

- Thời gian gửi thiếp ngắn nên lựa chọn

hình thức chuyển phát nhanh/thư tín)

- Cần xem xét đến cước phí cho việc

vận chuyển, các loại mẫu, kích cỡ

phong bì khi gửi thiếp

39

CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI

 Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách mời

- Có thể kết hợp việc gửi thiếp với các hình thức thông tin: gọi điện, gửi mail, fax cho khách mời

- Kiểm tra các giấy tờ ký nhận từ các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư

- Báo cho các bên có liên quan sau khi nhận thông tin phản hồi của khách để chuẩn bị phục vụ khách

CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI

TÓM TẮT NỘI DUNG 3

 Phân loại khách mời

 Công việc chuẩn bị liên quan đếnkhách mời

 Quy trình lập danh sách khách mời

 Chuẩn bị và gửi thiếp mời

41

Cảm ơn các bạn!

43