Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán

KE TOAN Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế và Quản lý HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Số tín chỉ 3 2 Số tiết Tổng 45; trong đó LT 30 ; BT 15 3 Phương pháp đánh giá Kiểm tra cuối học phần Hình thức/thời gian thi[.]

KE TOAN

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế và Quản lý

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1 Số tín chỉ: 3

2 Số tiết : Tổng: 45; trong đó LT: 30 ; BT 15

3 Phương pháp đánh giá:

- Kiểm tra cuối học phần

- Hình thức/thời gian thi: Viết

- Thành phần điểm:

Điểm quá trình: 40%

Điểm thi kết thúc: 60%

TÀI LIỆU

1 Tài liệu giảng viên cung cấp

2 Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán tập 1, trường đại học Kinh tế TPHCM,

NXB LĐXH, 2016

3 Thái Bá Công và cộng sự (2018), Tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp

trong điều kiện ứng dụng CNTT, NXB Tài chính, 2018

NỘI DUNG

Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Chương 2: Cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Chương 3: Tổ chức và xử lý dữ liệu theo mô hình REA

Chương 4: Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Chương 5: Chu trình Doanh thu

Chương 6: Chu trình chi phí

Chương 7: Chu trình sản xuất

Chương 8: Hệ thống báo cáo và sổ cái

Chương 9: Phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán

' CHƯƠNG 1 ,

TỒNG QUAN VỀ HỆ THốNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

1.2 Vai trò hệ thống thông tin

kế toán

1.3 Phát triển hệ thống thông tin kế toán

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm

hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin

kế toán

HỆ THỐNG

• Sự xung đột về mục tiêu (Goal conflict)

Xuất hiện khi mục tiêu của hệ thống con không phù hợp với mục tiêu của hệ thống con khác hoặc mục tiêu của hệ thống mẹ.

• Hài hòa về mục tiêu (Goal congruence)

Xuất hiện khi một hệ thống con đạt được mục tiêu của nó và đóng góp vào mục tiêu chung của hệ thống mẹ Một tổ chức quy mô càng lớn và có hệ thống càng phức tạp thì nó càng khó khăn để đạt được

sự hài hòa về mục tiêu.

HỆ THỐNG

1.0

n.0

2.0 3.0

Mối liên kết giữa các phần tử trong hệ thống

THÔNG TIN

- Thông tin là dữ liệu đã được sắp xếp và xử lý để cung cấp có ý nghĩa cho người sử dụng và giúp nâng cao quá trình ra quyết định.

- Như một quy luật, người sử dụng tạo ra quyết định tốt hơn khi số lượng và chất lượng thông tin tăng lên.

Đặc điểm của thông tin hữu ích

Phù hợp

Chính xác

Đầy đủ

Kịp thời

Dễ hiểuTin cậy

Dễ tiếp cận

Đặc điểm của thông tin hữu ích

Phù hợp: Giảm tính không chắc chắn, nâng cao quá

trình ra quyết định, có giá trị xác định hoặc

dự đoán

Chính xác: Không sai sót, không sai lệch, các sự kiện

hoặc hoạt động kinh tế được trình bày chính xác

Đầy đủ: Không bỏ sót các khía cạnh quan trọng của sự

kiện hoặc hoạt động kinh tế

Kịp thời: Cung cấp đúng lúc cho người sử dụng ra

quyết định

Đặc điểm của thông tin hữu ích

Dễ hiểu: Trình bày trong định dạng dễ hiểu, dễ

sử dụng

Tin cậy: Ít nhất hai người độc lập nhau trình bày

thông tin giống nhau

Dễ tiếp cận: Sẵn có cho người sử dụng khi họ

cần

GIÁ TRỊ THÔNG TIN

Là thời gian và nguồn lực bỏ ra

để tạo ra hay cung cấp thông tin

Giảm tính không chắc chắn về thông tin, nâng cao việc ra quyết định và khả năng lập kế hoạch

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin là một hệ thống được cấu thành nên từ các

phần tử có quan hệ tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ

và cung cấp thông tin

Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập

dữ liệu cho HTTT.

• Xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã

thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận,…để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo các thông tin theo yêu cầu sử dụng.

HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các

quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.

• Thông tin đầu ra: Nội dung của các thông tin và phương thức cung cấp thông tin được

tạo ra từ hệ thống.

• Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo

tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra, đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của HTTT để khắc phục, sửa chữa.

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản

lý là hệ thống thông tin

gồm các thành phần có

quan hệ với nhau để thực

hiện chức năng thu thập,

Hệ thốngthông tin sản xuất

Hệ thốngthông tin tài chính

Hệ thốngthông tin nhân sự

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• Lập kế hoạch sản xuất

• Lập kế hoạch kho hàng

• Lập dự toán, ngân sách hàng năm

• Phân tích chi phí hợp đồng lao động

• Thưc hiện kế hoạch mua, nhập NVL

• Sử dụng máy móc, nhân công,

• Thực hiện kế hoạch tài chính

• Thực hiện chính sách huy động vốn

• Thực hiện chính sách trả lương, trả thưởng, phụ vấp

HTTT bán hàng và thị

trường

HTTT sản xuất sản phẩm, dịch vụ

HTTT tài chính HTTT kế toán HTTT nguồn nhân lực

THÔNG TIN VÀ QUÁ TRÌNH KINH DOANH

Quá trình kinh

doanh

Quyết định chính Thông tin cần thiết

Huy động vốn Bao nhiêu vốn

Tìm nhà đầu tư hay đi vay Nếu vay, đạt được điều khoản nào tốt nhất

Dự báo về dòng tiền Báo cáo tài chính chuyên nghiệp

Kế hoạch cho khoản vay

Vị trí Phương pháp tính khấu hao

Công suất sử dụng cần thiết Giá thiết bị, nhà cửa

Nghiên cứu thị trường Quy định về khấu hao và thuế

Đào tạo nhân viên như thế nào

Mô tả về công ty

Kỹ năng và lý lịch công việc của ứng viên

Mua hàng hóa Mẫu hàng nào được lựa chọn

Giá mua Cách để quản lý hàng tồn kho Lựa chọn cung cấp nào

Phân tích thị trường Báo cáo về tình trạng hàng tồn kho Hoạt động của nhà cung cấp

THÔNG TIN VÀ QUÁ TRÌNH KINH DOANH

Cách để giải quyết việc thu tiền mặt của khách hàng

Số dư của khách hàng Báo cáo về phân tuổi các khỏa phải thu của khách hàng

Báo cáo về khoản phải thu khách hàng

Trả lương

Số tiền phải trả Các khoản khấu trừ hoặc giữ lại

Sử dụng nhân viên của công ty hoặc dịch

vụ thuê ngoài

Thời gian làm việc Doanh số bán hàng Mẫu W-4 (mẫu thuế mà nhân viên phải điền vào) Chi phí cho dịch vụ trả lương bên ngoài

Nộp thuế

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp Thuế TNDN phải nộp

Quy định của chính phủ Tổng chi phí lương Tổng lợi nhuận

QUAN HỆ GIỮA DOANH NGHIỆP VÀ ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN

— irr rnTLiz i' ìrrnùrt Customer Orders

Chu kỳ kinh doanh tại S&S

Doanh thu

Chi phí

Sản xuấtNhân lực

Tài chính

Chu kỳ kinh doanh

- Chu kỳ doanh thu: Là những hoạt động gắn liền với việc hàng hóa và dịch vụ

được bán ra cho khách hàng trao đổi với tiền mặt hoặc khoản phải thu khách hàng.

- Chu kỳ chi phí: Là chu kỳ công ty mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu trao đổi

với tiền mặt hoặc khoản phải trả người bán.

- Chu kỳ sản xuất: Là nơi nguyên vật liệu được chế biến để tạo ra sản phẩm

hoàn thành.

- Chu kỳ nguồn nhân lực/tiền lương: Nhân viên được tuyển dụng, đào tạo, đánh

giá, khuyến khích, thưởng hay chấm dứt hợp động với công ty.

- Chu kỳ tài chính: Công ty bán cổ phần của công ty cho nhà đầu tư hoặc đi vay

từ ngân hàng, chủ nợ và cũng là nơi nhà đầu tư được nhận cổ tức và ngân hàng, chủ nợ nhận lãi vay.

Mối quan hệ giữa các chu kỳ kinh doanh tại S&S

Hoạt động của các chu kỳ chính

Chu kỳ kinh tế

Hoạt động chính trong mỗi chu kỳ

Doanh

thu

Nhận và trả lời đơn đặt hàng của khách hàng Chuyển đơn đặt hàng và nhập chúng vào AIS Phê duyệt tín dụng của khách hàng

Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho

Từ chối đơn đặt hàng trong trường hợp không đủ hàng Đóng gói hàng hóa

Vận chuyển hàng đến khách hàng hoặc thực hiện dịch vụ Viết hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

Ghi tăng doanh thu và khoản phải thu khách hàng vào hệ thống Nhận khoản thanh toán của khách hàng

Ghi giảm tài khoản phải thu khách hàng

Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và khoản nợ xấu

Chuẩn bị báo cáo quản trị Gửi thông tin thích hợp đến các chu kỳ kinh tế khác

Hoạt động của các chu kỳ chính

Chu kỳ kinh tế

Hoạt động chính trong mỗi chu kỳ

Chi phí Yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua

Chuẩn bị, phê duyệt và gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp Nhận hàng hóa, dịch vụ và hoàn thành báo cáo nhận hàng Nhập kho hàng hóa

Nhận hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp Ghi tăng khoản phải trả người bán

Phê duyệt hóa đơn mua hàng Trả tiền cho nhà cung cấp Ghi giảm khoản phải trả người bán

Xử lý hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại Chuẩn bị báo cáo quản trị

Gửi thông tin thích hợp đến các chu kỳ kinh tế khác

Hoạt động của các chu kỳ chính

Chu kỳ kinh tế

Hoạt động chính trong mỗi chu kỳ

Chuẩn bị và trả lương cho nhân viên Tính và nộp thuế, trả khoản tiền thưởng Chuẩn bị báo cáo quản trị về nhân sự Gửi thông tin thích hợp đến các chu kỳ kinh tế khác

Hoạt động của các chu kỳ chính

Chu kỳ kinh tế

Hoạt động chính trong mỗi chu kỳ

Sản xuất Thiết kế sản phẩm

Dự báo, lên kế hoạch sản xuất Yêu cầu nguyên vật liều từ bộ phận sản xuất Sản xuất sản phẩm

Nhập kho thành phẩm Tính toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Chuẩn bị báo cáo quản trị

Gửi thông tin thích hợp đến chu kỳ kinh tế khác

Hoạt động của các chu kỳ chính

Chu kỳ kinh tế

Hoạt động chính trong mỗi chu kỳ

Tài chính Dự báo nhu cầu dòng tiền

Bán cổ phiếu, chứng khoán cho nhà đầu tư Vay tiền từ chủ nợ

Trả cổ tức cho nhà đầu tư và lãi vay cho chủ nợ Tất toán khoản nợ đến hạn thanh toán

Chuẩn bị báo cáo quản trị Gửi thông tin thích hợp đến chu kỳ kinh tế khác

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận của hệ thống thông tin quản lý, thu

thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính theo chức năng của kế toán để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Căn cứ vào phương thức

xử lý trong hệ thống

HTTTKT thủ công

HTTTKT bán thủ công

HTTTKTtrên máy tính

Căn cứ vào đối tượng được

cung cấp thông tin

HTTTKT tài chính

HTTTKT quản trị

HTTTKT thuế

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

3) Kiểm soát chính xác về độ an toàn của tài sản

(2) Chuyển dữ liệu thành thông tin

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

1.2 Vai trò hệ thống thông tin kế toán

Vai trò của AIS

• AIS và quá trình ra quyết định

• AIS và văn hóa của tổ chức

• AIS và chuỗi cung ứng

AIS VÀ GIA TĂNG GIÁ TRỊ

Gia tăng giá trị cho khách hàng

Nâng cao hệ thống kiểm soát

AIS VÀ QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

• Xác định các đối tượng yêu cầu hoạt động quản lý

• Giảm tính không chắc chắn thông tin

• Lưu trữ thông tin của quyết định trước

• Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời

• Phân tích thông tin

AIS VÀ VĂN HÓA TỔ CHỨC

AIS ảnh hưởng đến văn hóa của tổ chức thông qua việckiểm soát dòng thông tin trong tổ chức

Ví dụ: AIS tạo ra lượng thông tin lớn và dễ dàng truy cậpđược chắc chắn làm tăng áp lực cho tổ chức về việc phâncấp và quản lý thông tin

AIS VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

AIS không chỉ giúp gia tăng giá trị cho tổ chức mà còn giúpnâng cao hoạt động của các thành viên trong chuỗi cungứng từ đó càng thúc đẩy tổ chức hoạt động hiệu quả

AIS

Chuỗi cung ứng Doanh

nghiệp

CHUỖI CUNG ỨNG

1 Hoạt động cung ứng bao gồm nhận, lưu trữ và phân phối vật liệu của một tổ

chức Ví dụ, nhà sản xuất ô tô nhận, xử lý và lưu kho vật liệu như thép, kính và cao su.

2 Hoạt động sản xuất: Chuyển vật liệu và yếu tố đầu vào thành sản phẩm cuối

cùng hay dịch vụ hoàn thành Ví dụ, hoạt động dây chuyền sản xuất chế biến nguyên vật liệu để tạo ra chiếc xe và chiếc xe này được đóng gói và vận chuyển đến

3 Hoạt động phân phối: Phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng.

4 Hoạt động tiếp thị và truyền thông: Hỗ trợ để khách hàng mua sản phẩm và

dịch vụ của công ty.

5 Hoạt động dịch vụ: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng cho khách hàng

như bảo hành sản phẩm, bảo trì hay sửa chữa sản phẩm.

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

1.3 Phát triển hệ thống thông tin kế toán

LẬP KẾ HOẠCH

47

KẾ HOẠCH

Phạm vi

Nguồn lực Cách

thức

PHÂN TÍCH AIS

48

Khảo sát sơ bộ: Đánh giá

hệ thống hiện hành, phát

hiện điểm không phù hợp

Khảo sát chính thức: Phân tích

chi tiết các nội dung, các thành phần của môi trường hệ thống, tìm phương án hoàn thiện

THIẾT KẾ AIS

49

THIẾT KẾ AIS

Lưu đồHình vẽ

Sơ đồ

THỰC HIỆN AIS

50

Tạọ chương trình xử lý của máy tính

Thiết lập hồ sơ

hệ thống

Mua sắm, cài đặt

thiết bị

Chuyển đổi AIS

cũ sang AIS mới

VẬN HÀNH AIS

51

Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu

Thẩm định,

đánh giá

Sử dụng

KIỂM SOÁT AIS

Bảo dương

Kiểm soát Vận hành

Kiểm soát

Hệ thống

NHÂN SỰ THAM GIA AIS

53

Nhà quản

lý cấp cao

Kế toán viên, Kiểm toán viên nội bộ

Phụ trách các bộ phận chức năng

Các Kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ

• Là người sử dụng và đánh giá trực tiếp AIS

• Trực tiếp xác định các yêu cầu cần có của AIS, đưa ra các yêu cầukhác và đánh giá hệ thống dưới góc độ là người trực tiếp sử dụng

• Tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánhgiá các kiểm soát trong AIS

55

Phụ trách các bộ phận chức năng

• Là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển AIS

• Là trưởng các bộ phận kế toán, các bộ phận khác có nhu cầu sửdụng thông tin hoặc liên quan đến AIS

• Thiết lập các chính sách, kiểm soát quá trình phát triển hệ thống

• Xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả, trình các

phương án cho giai đoạn tiếp theo lên nhà quản trị cấp cao

56

Chuyên gia phân tích,

tư vấn, lập trình hệ thống

• Người có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thốngmới, lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính

• Là người có kiến thức sâu rộng liên quan đến tổ chức AIS, tổ chức

hệ thống kiểm soát, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động quản lý

• Có thể là người bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp

57

NỘI DUNG CHƯƠNG 2

2.1 Một số khái niệm trong

cơ sở dữ liệu

2.2 Các bước tiến hành tổ chức cơ sở dữ liệu

2.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

NỘI DUNG CHƯƠNG 2

2.1 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu

Khái niệm cơ sở dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của

các dữ liệu thỏa mãn đồng thời nhu cầu cho nhiều người sử dụng.

Khái niệm cơ sở dữ liệu

- Với hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giấy và cấu trúc của dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách.

- Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu giữ dưới dạng các tệp tin và cấu trúc của dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở

dữ liệu.

hệ

THỰC THỂ

- Là lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung để thông tin

liên quan đến nó

Ví dụ: thực thể “NHÂN VIÊN” dùng để chỉ những nhân

viên làm việc trong tổ chức, họ có các đặc tính chung cầnquản lý: Mã nhân viên, Tên gọi, Ngày sinh, Công việcchuyên môn, Vị trí làm việc

CÁ THỂ

Cá thể: là một đối tượng cụ thể trong thực thể.

Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực Thể “NHÂN

VIÊN’; Tivi Sony là một cá thể của thực thể ‘HÀNG HÓA”

THUỘC TÍNH

Thuộc tính: là các đặc trưng riêng của tất cả các đối

tượng trong thực thể

Ví dụ: Thực thể “NHÂN VIÊN” có các thuộc tính là Mã

nhân viên, Họ và tên, Ngày sinh, Vị trí công tác, Đặc điểmchuyên môn

Thực thể “HÀNG HÓA” có các thuộc tính là Mã hàng hóa,Tên hàng hóa, Đặc tính, Đơn vị tính, Đơn giá

PHÂN LOẠI THUỘC TÍNH

Định danh

Mô tả

Quan hệTính lặp

Thứ sinh

PHÂN LOẠI THUỘC TÍNH

-Thuộc tính định danh (hay còn gọi là khóa): là một hay tổ hợp của một số thuộc tính mà giá

trị của nó được xác định một cách duy nhất đối với mỗi cá thể của một thực thể.

Ví dụ : Số hiệu khách hàng, Mã mặt hàng, Mã sinh viên,

-Thuộc tính mô tả: để làm rõ tính chất và cung cấp thông tin về các cá thể của thực

thể Giá trị của các thuộc tính này có thể trùng nhau với các cá thể khác nhau Các thuộc tính mô tả chỉ được xuất hiện trong một và chỉ một bảng của CSDL mà thôi.

Ví dụ : Tên sinh viên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán