AIS VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
6.2. Hoạt động và dòng thông tin
254
Hoạt động và dòng thông tin
Hoạt động mua hàng thanh toán tiền gồm bốn hoạt động cơ bản:
(1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng;
(2) Nhận hàng từ nhà cung cấp;
(3) Ghi nhận nợ phải trả;
(4) Thanh toán với người bán.
255
Hoạt động đặt hàng
Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan.
Nhu cầu mua hàng được xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng trực tiếp các hàng hoá hay dịch vụ
Các nhu cầu này cần được kiểm tra lại nhằm khẳng định các nhu cầu này là phù hợp và tổng hợp các nhu cầu.
256
Hoạt động đặt hàng
Căn cứ yêu cầu mua hàng gửi từ các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu, tổng hợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và lập các thủ tục đặt hàng với người bán.
Các đơn vị khác nhau có các thủ tục tìm kiếm nhà cung cấp và xét duyệt đặt hàng cụ thể khác nhau trước khi gửi cho người bán. Tiêu thức chính dùng làm căn cứ cân nhắc trước khi lựa chọn nhà cung cấp là: giá cả hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của người bán.
Sau khi tìm kiếm, lựa chọn người bán phù hợp, đơn vị tiến hành hoạt động đặt hàng và trả lời chấp nhận hay không chấp nhận đặt hàng
257
Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa
Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp theo địa chỉ doanh nghiệp yêu cầu và bộ phận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm hai công việc cơ bản là:
(1) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng (2) Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng
258
Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa
Trường hợp hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho, hoặc giao cho bộ phận sử dụng hàng theo như yêu cầu ban đầu
Trường hợp hàng không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo hoặc làm việc trực tiếp với người bán.
259
Hoạt động chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ Quy trình chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ bao gồm:
(1) Chấp thuận hoá đơn mua hàng (2) Ghi chép, theo dõi công nợ.
260
Hoạt động chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
Khi nhận được hoá đơn mua hàng từ người bán, kế toán phải tiến hành kiểm tra hoá đơn, so sánh đối chiếu các thông tin trên hoá đơn với thông tin về đặt hàng và nhận hàng. Nếu thông tin trên hoá đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì kế toán phải trả chấp nhận hoá đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán và lưu trữ hồ sơ gồm toàn bộ các chứng từ liên quan tới việc mua hàng như: chứng từ hoá đơn mua hàng, chứng từ ghi thông tin về đặt hàng được chấp nhận và chứng từ ghi nhận thông tin nhận
hàng. 261
Hoạt động thanh toán cho hàng hoá hoặc dịch vụ đã mua
Tới hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh toán (ví dụ Phiếu chi hoặc Uỷ nhiệm chi..) cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền hàng. Một số doanh nghiệp có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và trình duyệt thanh toán, rồi sau đó chuyển bộ phận tài vụ chi tiền. Phòng tài vụ căn cứ vào bộ chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành thanh toán cho người bán, ghi bổ sung thông tin thanh toán vào bộ hồ sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược lại cho kế toán phải trả. Dựa vào thông tin thanh toán tiền, kế toán phải trả định khoản cho nghiệp vụ thanh toán người bán.
262