MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.2. Các bước tiến hành cơ sở dữ liệu
Chu trình tổ chức cơ sở dữ liệu■
Nhập dữ liệu
Là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức cơ sở dữ liệu, bao gồm thu thập các dữ liệu và nhập chúng vào hệ thống.
Dữ liệu phải được thu thập liên quan đến 3 yếu tố trong mỗi hoạt động kinh tế đó là:
- Hoạt động
- Nguồn lực bị ảnh hưởng bởi hoạt động - Người tham gia vào hoạt động đó
Nhập dữ liệu
Ví dụ:
Trong chu kỳ doanh thu của S&S, phát sinh giao dịch kinh tế là bán hàng và thu tiền hoặc phải thu khách hàng. S&S có thể thu thập được các dữ liệu:
- Thời gian ghi nhận doanh thu - Địa điểm bán hàng
- Loại hàng bán ra
- Số lượng mỗi loại mặt hàng bán ra - Đơn giá bán của mỗi mặt hàng
- Tổng doanh thu bán hàng, thuế GTGT - Số tiền đã thu được
- Bán chịu: Tên khách hàng, hóa đơn và địa chỉ nhận hàng - Nhân viên bán hàng và kế toán tiền mặt xử lý giao dịch này
Lưu trữ dữ liệu
- Dữ liệu là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức. Để dễ dàng truy cập được dữ liệu, AIS cần được thiết kế để lưu trữ dữ liệu một cách tối ưu.
- Kỹ thuật mã hóa giúp dữ liệu được lưu trữ một cách khoa học. Có thể sử dụng: mã thứ tự, mã gạch, mã nhóm, mã ghi nhớ
Lưu trữ dữ liệu
- Mã thứ tự: Các hóa đơn, phiếu thu, phiếu nhập kho được đánh số thứ tự để theo dõi.
- Mã gạch: Số hiệu được đặt cho các danh mục cụ thể.
Mã hóa Loại sản phẩm
1000000–1999999 Bếp điện 2000000–2999999 Tủ lạnh 3000000–3999999 Máy giặt
- Mã nhóm: Hai hay nhiều nhóm nhỏ các con số mã hóa các khoản mục, chúng thường được sử dụng kết hợp với mã gạch.
Thứ tự Ý nghĩa
1-2 Dòng sản phẩm, kích thước và loại sản phẩm
3 Màu sắc
4-5 Thời gian sử dụng
6-7 Đặc điểm của sản phẩm
- Mã ghi nhớ : Các chữ số và con số được kết hợp để mã hóa khoản mục. Ví dụ: Dry300W05: máy sưởi, công suất 300, màu trắng, thời gian sử dụng 5 năm.
Yêu cầu mã hóa dữ liệu
- Phù hợp với người sử dụng.
- Phù hợp với sự phát triển của công ty.
VD: Không sử dụng mã hóa số hiệu nhân viên bởi 3 chữ số cho một công ty hiện có số lượng nhân viên là 980 người và công ty đang tăng trưởng nhanh.
- Đơn giản nhất có thể để tối thiểu chi phí, giúp dễ nhớ, dễ giải thích và đảm bảo rằng người sử dụng chấp nhận chúng.
Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu liên quan đến 4 hoạt động:
(1) Sáng tạo (Create): Tạo ra bản ghi chép dữ liệu mới.
Chẳng hạn thêm nhân viên mới đến cơ sở dữ liệu về tiền lương.
(2) Đọc (Read): Thu thập và xem xét các dữ liệu tồn tại
(3) Cập nhật (Update): Dữ liệu xử lý một cách kịp thời.
Chẳng hạn: S&S cập nhật dữ liệu về khoản phải thu khách hàng trong một giao dịch bán hàng vào số dư tài khoản phải thu khách hàng.
(4) Loại bỏ (Delete): Ví dụ: Tìm và loại bỏ các nhà cung cấp không còn giao dịch với công ty nữa.
Cập nhật dữ liệu
TRANSACTION DATA Account
Number
Transaction Type
Transaction Date
Document Number
Transaction Amount
0123 Sale 09/19/13 9876 $360.00
MASTER FILE RECORD Account
Number
Credit Limit
Previous Balance
Current Balance 0123 $2,000.00 $1,000.00 $1,500.00
File update process
• Verify data accuracy
• Match primary key (account number)
• Add transaction amount to current balance
• Compare new balance to credit limit
• Repeat for all transactions
• Print summary reports
UPDATED MASTER FILE RECORD Account
Number
Credit Limit
Previous Balance
Current Balance 0123 $2,000.00 $1,500.00 $1,860.00
Thông tin đầu ra
- Là bước cuối cùng trong quá trình tổ chức dữ liệu. Thông tin đầu ra thường thể hiện trong các báo cáo kế toán.
- Các báo cáo được doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát hoạt động và đưa ra quyết định. Người sử dụng bên ngoài cần các báo cáo để đánh giá kết quả hoạt động của công ty hay việc tuân thủ quy định của nhà nước.
- Các báo cáo nên được xem xét định kỳ bởi vì chúng thường mất thời gian dài để chuẩn bị sau khi người sử dụng cần và nó cũng làm lãng phí thời gian, tiền bạc và nguồn lực.