AIS VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
6.4. Kiểm soát trong chu trình chi phí
296
Mục tiêu kiểm soát
- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ, đúng đắn.
- Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra - Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ
- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra phải được ghi chép chính xác - An toàn cho tất cả các tài sản, thông tin
- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng.
297
Hoạt động kiểm soát
Kiểm soát hoạt động
Kiểm soát hệ thống thông tin
298
Mục tiêu
Kiểm soát hoạt động
Đáp ứng đúng, kịp thời các yêu cầu hàng; Chi phí mua hàng thấp nhất
Chỉ nhận những hàng đã đặt hàng, đảm bảo an toàn tránh mất hang
Chỉ chấp nhận thanh toán cho những hàng thực sự mua, thực sự nhận.
Theo dõi để thanh toán kịp thời cho người bán nhằm được hưởng các ưu đãi phù hợp
Ghi nhận chính xác, kịp thời công nợ
Thanh toán đúng, đủ, kịp thời cho hoá đơn được chấp thuận, đảm bảo an toàn tiền thanh toán299
Rủi ro
Kiểm soát hoạt động
Đặt hàng thừa hoặc thiếu so với nhu cầu
Mua hàng với chất lượng không đảm bảo hoặc giá mua không cao, không tương xứng với chất lượng hàng. Nhận những mặt hàng không đặt hàng
Chấp nhận hoá đơn khống dẫn tới thanh toán cho những hàng hoá, dịch vụ không nhận
Mất các khoản ưu đãi do thanh toán không kịp thời.
Ghi dữ liệu công nợ và thanh toán sai sót, nhầm lẫn
Thanh toán nhiều lần cho một hoá đơn hoặc một hoạt động mua
hàng 300
Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát hoạt động
a. Hoạt động đặt hàng
b. Hoạt động nhận và bảo quản hàng
c. Chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ Hoạt động thanh toán
301
Các thủ tục kiểm soát hoạt động đặt hàng
Sử dụng các công cụ tính toán để xác định đúng nhu cầu.
- Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra
- Xây dựng và cập nhập danh mục giá cả các mặt hàng mua thường xuyên
- Xây dựng quy trình lựa chọn người bán và đặt hàng phù hợp;
quy trình đấu thầu và lựa chọn người bán - Xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng
- Xây dựng và cập nhật thường xuên danh sách người bán được chấp thuận. Ưu tiên chọn người bán trong danh sách này.
302
Thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa
- Phân chia trách nhiệm người mua hàng và nhận hàng và kho hàng.
- Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đặt hàng: chủng loại, số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng.
- Lập chứng từ nhận hàng, nhập kho hàng.
- Cả bộ phận nhận hàng và kho hàng cùng tham gia kiểm đếm - Sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhận diện hàng
- Có thể sử dụng đặt hàng mua gửi bộ phận mua hàng
303
Thủ tục kiểm soát hoạt động chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ
- Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả, người mua hàng và thủ quỹ
- Kiểm tra hình thức và các tính toán trên hoá đơn
- Đối chiếu nội dung hoá đơn với thông tin nhận hàng và đặt hàng - Lập kế hoạch thanh toán và ghi chép, lưu trữ hoá đơn theo ngày
cần thanh toán
- Sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán
- Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp về công nợ người bán - Định kỳ lập báo cáo công nợ và đối chiếu với từng người bán.
304
Các thủ tục kiểm soát hoạt động thanh toán
- Phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ hoặc người lập SEC thanh toán với người đối chiếu ngân hàng
- Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên bộ chứng từ gốc mua hàng, nhận hàng và đặt hàng
- Đánh dấu đã thanh toán trên hoá đơn mua hàng - Tăng cường thanh toán qua ngân hàng
- Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng
305
a. Kiểm soát chung
b. Kiểm soát nhập liệu
c. Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý
Kiểm soát hệ thống
306
LOGO
Chu trình sản xuất
Chương 7
www.themegallery.com
Nội dung
Hoạt động và dòng TT trong CTSX
7.2
Tổ chức HTTT kế toán trong CTSX
7.3
Hoạt động kiểm soát trong CTSX
7.4
Tổng quan về CTSX
7.1