AIS VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
GIỚI THIỆU
Khi tổ chức cần một hệ thống mới hoặc cải tiến một hệ thống đang sử dụng, tổ chức sẽ cần lập một yêu cầu bằng văn bản
YÊU CẦU BẰNG VĂN BẢN
Mô tả các vấn đề hiện tại
Lý do cần thay đổi hoặc cải tiến hệ thống Mục tiêu của hệ thống mới
Tính toán lợi ích và chi phí dự kiến
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
GIỚI THIỆU
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
1. KHẢO SÁT BAN ĐẦU
Khảo sát ban đầu sẽ xác định + Khả năng tồn tại của dự án + Chi phí & lợi ích sơ bộ,
+ Đề xuất: nên đầu tư, từ bỏ hay sửa đổi
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
MỤC ĐÍCH
● Có được sự hiểu biết về hoạt động của công ty, chính sách, thủ tục và luồng thông tin; Điểm mạnh và điểm yếu của AIS; và phần cứng, phần mềm và nhân sự có sẵn.
● Thực hiện các đánh giá sơ bộ về nhu cầu xử lý hiện tại và tương lai, đồng thời xác định mức độ và bản chất của các vấn đề cần thay đổi.
● Phát triển mối quan hệ làm việc với người dùng và hỗ trợ cho hệ thống thông tin kế toán.
● Thu thập dữ liệu nhằm xác định nhu cầu của người dùng, tiến hành phân tích tính khả thi và đưa ra khuyến nghị cho ban quản lý.
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
CÁCH THỨC KHẢO
Phương pháp Mục đích Thực hiện phỏng
vấn
• Giúp tập hợp câu trả lời cho câu hỏi TẠI SAO Bảng câu hỏi • Lượng thông tin cần thu thập nhỏ và đã được
xác định rõ
• Thu thập từ nhiều người hoặc người ở xa hoặc sẽ được xác minh từ nguồn khác
Quan sát • Xác minh thông tin
• Xem thực tế ĐANG hoạt động của hệ thống Tài liệu hệ thống • Mô tả kế hoạch hoạt động của hệ thống
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Phương pháp Lưu ý khi thực hiện
Phỏng vấn • Tránh những thành kiến cá nhân, lợi ích cá nhân
• Tránh nói những gì nhân viên nghĩ rằng người phỏng vấn muốn nghe mà tạo ra thông tin không chính xác
Bảng câu hỏi • Không mất nhiều thời gian quản lý
• Mất nhiều thời gian và công sức để tạo ra bảng câu hỏi chất lượng
Quan sát • Không tự nhiên, thay đổi hành vi khi biết có người quan sát
• Cần xác định rõ mục tiêu, ước tính thời gian
• Xin phép và giải thích việc quan sát và lý do với người được quan sát
Tài liệu hệ thống
• Lưu ý sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế hoạt động của hệ thống
=> Cung cấp các vấn đề và điểm yếu của hệ thống
Câu hỏi thảo luận
Các vấn đề sau đây xảy ra trong một công ty sản xuất. Những câu hỏi bạn nên hỏi để hiểu vấn đề?
• Số lượng đơn khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm đã tăng lên.
• Kế toán viên nhận thấy số lượng và giá trị các khoản xóa nợ xấu đang tăng lên.
• Lợi nhuận hoạt động đã giảm trong bốn năm qua do chi phí sản xuất cao hơn dự kiến từ thời gian nhàn rỗi, làm thêm giờ và làm lại sản phẩm .
Đối với mỗi mục sau đây, theo em phương pháp thu thập dữ liệu nào trong bốn phương pháp sẽ là phù hợp nhất và tại sao.
a. Lấy ý kiến của 300 nhân viên về một chương trình khuyến khích mới để thay thế chương trình thưởng hiện tại.
b. Xác định quy trình phê duyệt tín dụng cho khách hàng mới nên được tiến hành như thế nào và bởi ai.
Câu hỏi thảo luận
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
3. KHẢO SÁT TÍNH KHẢ THI
Quyết định sớm:
tiếp tục/ không
=> Tiết kiệm thời gian + Tài chính
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
3. KHẢO SÁT TÍNH KHẢ THI
Có 5 khía cạnh quan trọng
Khả thi về kỹ thuật
Khả thi về kinh tế
Khả thi về pháp lý
Khả thi về tiến độ
Khả thi trong hoạt động
Hoạch định vốn:
PP/DPP NPV IRR
Bài tập
Quản trị viên hỗ trợ phần mềm Riverbend (RSSA) cung cấp dịch vụ bàn trợ giúp trực tuyến và qua điện thoại. Bởi vì chi phí nhân công của RSSA có xu thế tăng đều, nên họ đã sử thuê ngoài đối với dịch vụ khách hàng.
Ban điều hành của RSSA, phụ trách giám sát chức năng hệ thống thông tin (IS), đã chọn một nhóm phát triển dự án giúp tạo ra một hệ thống có thể chuyển bộ phận hỗ trợ và quản lý nó từ trụ sở công ty.
Hai sự cố đã trì hoãn ngày chuyển đổi bộ phận hỗ trợ mất 15 ngày. Một máy chủ đã bị hỏng khi một nhân viên nào đó đặt một bình cà phê nóng lên đó, và một số băng dự phòng được tìm thấy trôi nổi trong bồn rửa nhà vệ sinh.
Hợp đồng năm năm yêu cầu khoản thanh toán ban đầu là $ 1,750,000 và khoản thanh toán hàng năm là $ 525,000. Mỗi năm, hợp đồng sẽ tiết kiệm được 750.000 đô la từ tiền lương, lợi ích và chi phí thiết bị. Có một khoản phí 150.000 đô la phải trả 1 lần do phá vỡ hợp đồng thuê tòa nhà trung tâm hiện tại, nhưng làm như vậy sẽ tiết kiệm được 360.000 đô la một năm. RSSA Chi phí vốn là 11%.
Yêu cầu
a. Ban điều hành thường ở trên được gọi là gì? Ai thường tham gia trong đó, và chức năng chính của họ là gì?
b. Ai thường tham gia vào nhóm phát triển dự án?
c. Nhóm phát triển sẽ thực hiện những bước nào trong quá trình phân tích hệ thống?
d. Bạn nghĩ nguyên nhân do đâu khiến máy chủ và băng dữ liệu đã bị hỏng?
e. Tính toán các số liệu ngân sách vốn sau đây cho kế hoạch thuê ngoài của RSSA:
1. Thời gian hoàn vốn
2. Giá trị hiện tại ròng (NPV) 3. Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (IRR)
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
4. THÔNG TIN CẦN
THIẾT & YÊU CẦU HỆ
THỐNG
Theo tạp chí CIO, 70% thất bại của dự án là do yêu cầu/đỏi hỏi hệ thống không đủ, không chính xác hoặc lỗi thời.
• Khó có thể phát triển tất cả các yếu tố của AIS cùng một lúc
• Hệ thống nên được chia làm các mô-đun độc lập và được tích hợp thành 1 hệ thống hoàn chỉnh
• => Khi cần thay đổi, chỉ có mô-đun bị ảnh hưởng được thay đổi.
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
4. THÔNG TIN CẦN
THIẾT & YÊU CẦU HỆ
THỐNG
- Mô tả chính xác hệ thống cần được phát triển như thế nào => làm căn cứ xây dựng và lưu trữ thông tin
- Được hỗ trợ bởi các biểu mẫu đầu vào và đầu ra, cũng như các biểu đồ, để người dùng có thể hình dung về hệ thống.
Bản tóm tắt phi kỹ thuật về các yêu cầu quan trọng
Giải thích với người dùng và được chấp thuận
Ký phê duyệt Nhóm dự án
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
4. THÔNG TIN CẦN
THIẾT & YÊU CẦU HỆ
THỐNG
Chiến lược sử dụng để xác định các yêu cầu của AIS:
1. Hỏi người dùng họ cần cái gì.
(+)Nhanh, đơn giản
(-) Đôi khi người dùng không biết hoặc không nghĩ được xa hơn hệ thống hiện tại
2. Phân tích hệ thống bên ngoài.
Nếu một giải pháp đã tồn tại, không nên “phát minh lại bánh xe.”
3. Kiểm tra các hệ thống hiện có.
Giúp xác định liệu một hệ thống có thể được sửa đổi hay cần phải thay thế.
4. Tạo một nguyên mẫu
Phác thảo nhanh hệ thống để người dùng đánh giá/phê bình
Bảng 9-6 Các nội dung có thể có trong Yêu cầu hệ thống
Quy trình
Thành phần dữ liệu Cấu trúc dữ liệu Đầu ra
Đầu vào Tài liệu Ràng buộc
Biện pháp kiểm soát Tổ chức lại
Mô tả quy trình kinh doanh, bao gồm những công việc phải làm và phân công Tên, kích thước, kiểu, nguồn, và tầm quan trọng của các thành phần dữ liệu Cách thức tổ chức thành phần dữ liệu theo lưu trữ logic
Mô tả mục đích tần suất và sự phân phối của đầu ra hệ thống
Mô tả nội dung, nguồn và trách nhiệm của mỗi người với đầu vào hệ thống Cách thức hệ thống mới và mỗi hệ thống phụ hoạt động
Thời hạn, lịch trình, yêu cầu an ninh, giới hạn nhân sự, các yêu cầu về quy định và pháp lý
Việc tổ chức lại sẽ cần đáp ứng nhu cầu thông tin của người dung như là tăng trình độ của nhân viên và thêm chức năng cho công việc mới
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
4. THÔNG TIN CẦN
THIẾT & YÊU CẦU HỆ
THỐNG
2. Phân tích hệ thống thông tin kế toán
5. BÁO CÁO PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Bước cuối cùng trong phân tích hệ thống là lập báo cáo phân tích hệ thống để tóm tắt và và lập tài liệu về các hoạt động phân tích
Quyết định tiếp tục / dừng lại sẽ được thực hiện tối đa ba lần trong quá trình phân tích hệ thống
+ Trong giai đoạn khảo sát ban đầu
+ Khi kết thúc giai đoạn nghiên cứu tính khả thi + khi hoàn thành giai đoạn phân tích