AIS VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
6.3. Tổ chức AIS chu trình chi phí
263
Hoạt động
sản xuất kinh doanh Bộ phận
chức năng Bộ phận
chức năng
Chứng từ Chứng từ
Chứng từ
Hoạt động đặt hàng
Hoạt động Chấp nhận hóa đơn và
theo dõi
công nợ
Hoạt động thanh toán
công nợ
Hoạt động nhận hàng
264
Hoạt động đặt hàng
Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng gửi người bán. Hoạt động này cần thu thập các dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hay dịch vụ và xử lý tạo các đặt hàng gửi người bán.
Yêu cầu
mua hàng Đơn đặt
mua hàng Hợp đồng mua bán
265
Hoạt động đặt hàng
Đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng
Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận
Yêu cầu mua hàng
266
Hoạt động đặt hàng
Yêu cầu mua hàng
Đơn đặt mua hàng
Là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán. Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hàng các thủ tục tìm kiếm người bán phù hợp và xét duyệt của người được uỷ quyền.
267
Hoạt động đặt hàng
Khi người bán chấp thuận đặt hàng mua từ khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán được ký kết này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên
Yêu cầu mua hàng
Đơn đặt mua hàng
Hợp đồng mua bán
268
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động đã được mô tả, dữ liệu về hoạt động ́ đặt hàng được thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng để thực hiện chức năng của mình. Căn cứ vào bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thực chuyển thông tin, phương thức xử lý để tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng.
Hoạt động đặt hàng
269
Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công
270
Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý trên máy
271
Các dữ liệu được thu thập và xử lý sẽ lưu trữ trong các tập tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống. Số lượng các tập tin cũng như các thuộc tính của nó sẽ phụ thuộc vào mô hình tổ chức dữ liệu và các yêu cầu thông tin cụ thể. Tuy nhiên, liên quan tới hoạt động đặt hàng, các dữ liệu cơ bản về đặt hàng cần lưu trữ bao gồm:
Hoạt động đặt hàng
272
- Thông tin đặt hàng: mã người bán, mã hàng, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…
- Thông tin người bán: mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…
- Thông tin hàng tồn kho: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…
Hoạt động đặt hàng
273
Hoạt động nhận hàng
Dựa trên dữ liệu liên quan đặt hàng và giao hàng của người bán, xử lý nhận hàng tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơi liên quan về hoạt động nhận hàng.
Phiếu nhập kho/
Báo cáo nhận hàng
Hợp đồng mua bán
Chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập để ghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như số lượng, chất lượng hàng cũng như thời gian, địa điểm nhận hàng.
Chứng từ này cần có chữ ký của người nhận hàng và thủ kho nếu hàng chuyển đến kho.
274
Hoạt động nhận hàng
Dựa trên dữ liệu liên quan đặt hàng và giao hàng của người bán, xử lý nhận hàng tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơi liên quan về hoạt động nhận hàng.
Phiếu nhập kho/
Báo cáo nhận hàng
Phiếu giao hàng/
Phiếu đóng gói
Hợp đồng mua bán
Đây là chứng từ do người bán lập hoặc đơn vị vận tải phát hành. Nó chứa đựng các thông tin cơ bản về hàng hoá được đóng gói và giao cho khách hàng bao gồm: mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, vận chuyển, thời gian, địa điểm giao hàng.
275
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động đã được mô tả, dữ liệu về hoạt động ́ nhận hàng được thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng mua về để thực hiện chức năng của mình. Căn cứ vào bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động nhận hàng, phương thực chuyển thông tin, phương thức xửhận lý để tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động nhận hàng.
Hoạt động nhận hàng
276
Lưu đồ xử lý nhận hàng – xử lý thủ công
277
Lưu đồ xử lý nhận hàng – xử lý trên máy
278
Liên quan tới hoạt động nhận hàng, ngoài các thông tin liên quan là đặt hàng, người bán, hàng tồn kho như trình bày trong hoạt động đặt hàng, xử lý nhận hàng còn thu thập những thông tin nghiệp vụ nhận hàng
Thông tin nhận hàng: Số phiếu nhập kho, phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…
Hoạt động nhận hàng
279
Hoạt động
chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng. Khi người bán chuyển giao hoá đơn, kế toán phải trả tiền hành kiểm tra đối chiếu, chấp nhận hoá đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả cho người bán. Đến hạn thanh toán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán.
280
Hoạt động
chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng. Khi người bán chuyển giao hoá đơn, kế toán phải trả tiền hành kiểm tra đối chiếu, chấp nhận hoá đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả cho người bán. Đến hạn thanh toán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán.
281
Hoạt động
chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động luân chuyển chứng từ tại công ty ABC theo hai mô hình sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán và không sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán
Sự khác biệt trong mô hình sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán ở đây chỉ là việc lập chứng từ thanh toán sau khi chập thuận hoá đơn mua hàng. Nếu doanh nghiệp không sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì trong lưu đồ sẽ không có bước lập chứng từ thanh toán.
282
Lưu đồ Xử lý chấp nhận hoá đơn - theo dõi công nợ
283
Lưu đồ Xử lý chấp nhận hoá đơn - theo dõi công nợ không sử dụng chứng từ thanh toán, xử lý thủ công
284
Lưu đồ Xử lý chấp nhận hoá đơn - theo dõi công nợ không sử dụng chứng từ thanh toán, xử lý trên máy
285
Hoạt động
chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động chấp thuận hoá đơn và theo dõi công nợ cần lưu trữ thông tin về hoá đơn mua hàng.
Dữ liệu hoá đơn mua hàng: Số hoá đơn, số đặt hàng, mã đặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán…
286
Hoạt động thanh toán
công nợ
Hoạt động thanh toán bắt đầu khi kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xét duyệt hồ sơ thanh toán. Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiền thanh toán và các dữ liệu thanh toán được cập nhật.
Séc thanh toán/ UNC
Phiếu chi Chứng từ
thanh toán
287
Hoạt động thanh toán
công nợ
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động đã được mô tả, dữ liệu về hoạt động ́ thanh toán công nợ được thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng mua về để thực hiện chức năng của mình.
288
Lưu đồ xử lý bằng tay thanh toán tiền
289
Lưu đồ Xử lý thanh toán tiền bằng máy
290
Lưu đồ hệ thống (continued)
Người bán
Đôi chiếu hóa đơn vâ hâng nhận, PO. Lập chửng tử chi tiền
Hê thống xử lý dữ liệu mua hàng (Máy tính)
Hóa đơn
Chứng từ chi tiền
Đơn dặt hàng(PO)
Báo cáo nhân hàng
(RR)
Terminal
PO PO
Bão cáo nhận hàng
Điềm <Jãu cuối
T erminal
Ké toán công nợ
Lập phiéu yêu Cầu hàng vá
tim n. bán
Ghi chép sỏ nhãt kỳ Chi Chương trình
cập nhật Chương trinh
cập nhật
Đủng đơn hàng Cập nhật hồng tòn
khó
291
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ CHI TiỀN
292
Hệ thống sổ sách
• Sổ chi tiết đặt hàng theo thời gian, đối tượng, nguồn lực
• Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ theo dõi chi tiết NVL, SP, VT, HH
• Sổ chi tiết mua hàng theo từng đối tượng, nguồn lực
• Sổ chi tiết thanh toán cho người bán.
293
Hệ thống báo cáo
a.Báo cáo hoạt động kinh doanh
Bảng kê hoạt động kinh doanh
Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh
294
Hệ thống báo cáo
b. Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia - Báo cáo danh mục hàng hoá
- Báo cáo danh mục người bán
- Báo cáo hàng tồn kho với các chi tiết định mức dự trữ, điểm bổ sung hàng hoá… nhằm quản lý việc yêu cầu hàng kịp thời
- Báo cáo người bán
- Báo cáo phân tích nợ phải trả theo thời hạn nợ - Báo cáo yêu cầu tiền cho thanh toán
295