Báo cáo thực tập tổng hợp công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm thiết bị y tế minh quang

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP GVHH TS NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP (Công ty TNHH dược phẩm & thiết bị y tế Minh Quang) H[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP (Công ty TNHH dược phẩm & thiết bị y tế Minh Quang)

TBYT Minh Quang đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chương trình thực tập thực tế tại Công ty Minh Quang

Sau khi nhận báo cáo thực tập thực tế tại các doanh nghiệp, cơ quan mà nhà trường giao cho ,để có kiến thức thực tế em đã xin vào thực tập tại công ty TNHH dược phẩm & TBYT Minh Quang để được nghiên cứu sâu mảng Tổ chức/lãnh đạo của công ty với:

- Cơ chế hoạt động,mô hình tổ chức bộ máy và các mối quan hệ quản trị

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân

- Nội qui, qui chế; các vấn đề thuộc chế độ làm việc như điều chỉnh chung, điều chỉnh cá biệt, họp hành và triển khai công tác

- Công tác tổ chức văn phòng,ủy quyền, giải quyết xung đột, môi trường văn hóa…

Ngành dược của nước ta vốn được đánh giá có sự tăng trưởng mạnh thời gian gần đây vàtrong tương lai do có tiềm năng lớn về thị trường hơn 80 triệu dân vì vậy tại công ty TNHHdược phẩm và TBYT Minh Quang đã có những bước đi chắc chắn trong việc nhập và phânphối dược phẩm cho nhiều cơ sở y tế trong nước

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH dược phẩm và TBYT Minh Quang em luôn cốgắng học hỏi, tập trung quan sát các hoạt động, mô hình tổ chức, quản trị nhân lực,chiếnlược kinh doanh, nhập xuất sản phẩm… Vì vậy trong quá trình viết báo cáo thực tập, điều

đó đã giúp em hệ thống lại toàn bộ kiến thức đã được học và rút ra cho mình những kiến

thức và kinh nghiệm thực tế sâu sát hơn,nó thực sự sẽ giúp đỡ em rất nhiều trên conđường phát triển sự nghiệp sau này

Trong quá trình viết báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót do kiến thức còn hạn chế,kính mong thầy cô giáo bộ môn, cô quản lý học tập,giáo viên hướng dẫn thưc tập NguyễnThị Hồng Thắm đóng góp ý kiến để bản báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VÀ THIẾT

BỊ Y TẾ MINH QUANG

Công ty TNHH Dược phẩm và TBYT Minh Quang được thành lập ngày

26/08/2011, hoạt động trên lĩnh vực: dược phẩm, thiết bị y tế và công nghệ sinh học

Hiện nay, Công ty đang áp dụng tiêu chuẩn của BYT Việt Nam với nhà máy sản xuấtcác sản phẩm của công ty là : GMP ,WHO

Công ty nhanh chóng phát triển rộng lớn không chỉ về quy mô, nguồn nhân lực, mà còn là một trong những doanh nghiệp phân phối dược phẩm,TPCN, TBYT có uy tín tại các bệnh viện trong toàn quốc

Để đạt được những thành tựu đó, ngay từ đầu công ty đã xác định cho mình định hướng cụ thể bằng mục tiêu và triết lý kinh doanh xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của Công ty

- Xây dựng kênh phân phối, quản lý và chăm sóc hệ thống khách hàng theo chuẩn đề

ra của BYT Việt Nam

- Thực hiện tài trợ các hoạt động cộng đồng mang tính xã hội cả những chương trình thiện nguyện với phương châm “ Sức khỏe của bạn là niềm hạnh phúc của chúng tôi” nhằm phát triển và khẳng định năng lực của công ty

1.2.Triết lý kinh doanh

Có thể nói những giá trị này đã và đang trở thành những nguyên tắc quan trọng đượctoàn thể nhân viên công ty xây dựng và phát huy Đây là những giá trị nền tảng cho sự phát triển bền vững của công ty:

- Khách hàng là trọng tâm

- Uy tín, giá cả hợp lý ,chất lượng để trường tồn

- Hợp tác để thành công

- Phát triển nguồn lực con người

- Vì một Việt Nam khỏe đẹp

1.3 Văn hóa doanh nghiệp - Văn hóa chia sẻ

Với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp thông qua cử chỉ, lời nói, lấy sự trung thực, thân thiện và cầu tiến làm nền tảng để thiết lập mối quan hệ trong nội bộ công ty cũng như với đối tác và khách hàng Minh Quang đã và đang xây dựng cho mình một nét văn hóa riêng

Đó là văn hóa ứng xử, là sự đoàn kết ,giúp đỡ, chia sẻ, học hỏi , từ lãnh đạo đến các thành viên trong ông ty Xây dựng niềm tin ,sự gắn kết lâu dài của nhân viên với Công ty.Quan trọng hơn cả là sự quan tâm,ủng hộ, và tin tưởng về chất lượng sản phẩm của công ty đối với đối tác ,khách hàng và bệnh nhân

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH DƯỢC

PHẨM VÀ THIẾT BỊ Y TẾ MINH QUANG

1 Quá trình ra đời của công ty

a Địa chỉ trụ sở

- Tên công ty: Công ty TNHH dược phẩm & thiết bị y tế Minh Quang

- Thành lập ngày: 26/08/2011

- Trụ sở chính: Số 19, Ngõ 242, Phố Thúy Lĩnh, P.Lĩnh Nam, Q.Hoàng Mai, TP.Hà Nội

- Kho hàng : Số 19, Ngõ 242, Phố Thúy Lĩnh, P.Lĩnh Nam, Q.Hoàng Mai, TP.Hà Nội

b Loại hình kinh doanh

- Buôn bán máy móc ,dụng cụ và thiết bị y tế

- Sữa chữa thiết bị y tế

- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm, vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh

- Bán buôn ,bán lẻ thực phẩm chức năng

Ngoài ra còn có một số chức năng kinh doanh khác

Hiện nay công ty chuyên nhập khẩu,phân phối các sản phẩm dược phẩm chất lượng của các công ty sản xuất có uy tín trong và ngoài nước Minh Quang đang nhập khẩu và phân phối hơn 100 sản phẩm đã được các bác sỹ, dược sỹ bệnh nhân đánh giá cao về chất lượng

2 Sự phát triển của công ty từ khi thành lập cho tới nay

Công ty TNHH dược phẩm & TBYT Minh Quang được thành lập theo giấy phépđăng kí kinh doanh số 0105470323 do Sở KH và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 26tháng 08 năm 2011 với số vốn điều lệ là 2.100.000.000 VNĐ

  Được đào tạo và rèn luyện trong môi trường chuyên môn về y dược, đi lên cùng vớinhững kinh nghiệm được đúc kết trong quá trình công tác Nên khi thành lập công ty TNHHdược phẩm & thiết bị y tế Minh Quang xác định kinh doanh thương mại chuyên ngành ydược sẽ ổn định, sẽ mang đến sự phát triển phồn vinh của công ty

      Với kiến thức được trang bị sau hàng chục năm công tác trong lĩnh vực y dược củađội ngũ lãnh đạo, cùng kinh nghiệm kinh doanh, sự am hiểu thị trường, ngành nghề cùngmối quan hệ hữu hảo với các nhà sản xuất trong và ngoài nước,được sự giúp đỡ ,tạo điềukiện của các Bệnh viện , khoa dược và hệ thống nhà thuốc các Bệnh viện công lập cũng nhưcác Bệnh viên phòng khám tư nhân trên toàn quốc …, cùng mạng lưới phân phối rộng lớnsuốt hai miền Nam,Bắc, công ty TNHH dược phẩm & TBYT Minh Quang luôn lựa chọnkinh doanh các sản phẩm dược phẩm,TBYt,TPCN, có chất lượng của các nhà sản xuất uytín trong và ngoài nước với đa dạng chủng loại: thuốc kháng sinh,thuốc bổ,thuốc timmạch,tiểu đường

Sau 5 năm hình thành và phát triển công tyMinh Quang không ngừng vươn lên hoàn thiệnvề mặt tổ chức, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Với đội ngũ cán bộ nhân viên, cótrình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên nghiệp và liên tục theo tiêu chuẩn thực hànhtốt phân phối thuốc – GDP của BYT

Với tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo công ty TNHH dược phẩm & thiết bị y tế MinhQuang cam kết sẽ mang lại cho quý khách hàng sản phẩm  và dịch vụ có chất lượng tốt nhấtvới giá cả hợp lý nhất đáp ứng nhu cầu điều trị của bệnh nhân.

II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY, CHƯC NĂNG TỪNG BỘ PHẬN

1 Cách thức tổ chức của công ty

2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban

-Được mô tả theo quy định GDP mà công ty đã đăng ký với Sở y Tế TP Hà Nội:

a Giám đốc

- Điều hành giám sát mọi hoạt động của công ty, đưa ra các kế hoạch chiến lược

ngắn hạn, dài hạn về nguồn vốn cũng như nhân lực

Giám đốc công ty

H i đồng thành viên ộ

- Cùng ban lãnh đạo,phòng kế toán,phòng kinh doanh xét duyệt kế hoạch nhậphàng ,bán hàng ,tuyển dụng,sa thải,

c Phòng kế toán

- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu ,sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước vàcủa công ty

  - Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu tài chính trung thực ,chính xác

- Theo dõi tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có)của đơn vị. 

  - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra,giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc

quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi viphạm phát luật về tài chính, kế toán. 

  - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phântích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụcông tác thống kê và thông tin kinh tế

- Tính lương thưởng cho nhân viên hàng tháng

d Thủ kho

- Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng; Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàngtheo đúng quy định; Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan; Nhận cácchứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toántheo quy định; Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn; Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho; Trực tiếpnhập phiếu xuất vào phần mềm; Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếuvới định mức tồn kho tối thiểu;

- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểuĐảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mứctồn kho tối thiểu; Nếu số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thayđổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp; Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày;Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho; Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàngđối với các vật tư phụ, bảo lao động, dụng cụ cá nhân…

- Sắp xếp hàng hóa trong kho Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho Sắpxếp hàng hóa sao cho dễ lấy, tránh bị ướt, đổ vỡ… Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi

có phát sinh hàng hóa

  - Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theohướng dẫn của nhà sản xuất Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhậptrước xuất trước FIFO

4 Quy trình giao dịch bán hàng tại công ty

Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng:

Nhân viên bán hàng nhận và tổng hợp yêu cầu của khách hàng thông qua văn bảntrực tiếp, qua các phương tiện liên lạc khác như fax, facebook, điện thoại, email … và ghivào “Phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng”

Xem xét khả năng đáp ứng:

Phòng kinh doanh đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng, làm báo giá, cácđơn hàng giao theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng hoặc đang cung cấp cho khách hàngtheo giá cố định đã thống nhất trước đó thì thì không cần phải làm Bảng báo giá; Trưởngphòng kinh doanh xác nhận vào khả năng thực hiện vào phiếu tiếp nhận yêu cầu của kháchhàng trong quyền hạn được phép trên cơ sở xem xét, đánh giá các yếu tố:

Về phía Công ty:

+ Kiểm tra số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng đã đặt trước, dự báo số lượng hàngđang nhập về

+ Kiểm tra sơ bộ tình trạng hàng hóa như hạn dùng, số lô sản xuất…

+ Khả năng thực hiện đơn hàng, tiến độ thực hiện và thời gian giao hàng

Trong trường hợp cần thiêt, khi một trong các bên có yêu cầu ký kết theo thông lệquy định, căn cứ vào nội dung đã giao dịch, nhân viên kinh doanh tiến hành soạn thảo hợpđồng, trình Giám đốc ký kết Sau khi Hợp đồng mua bán đã ký kết, 01 bản lưu tại PhòngKinh doanh để theo dõi tiến độ thực hiện và 01 bản lưu tại bộ phận Kế toán đẻ theo dõicông nợ

Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng:

Nhân viên bán hàng trình Trưởng phòng kinh doanh hoặc Ban Giám đốc phê duyệtđơn hàng Việc phê duyệt đơn hàng, hợp đồng là lệnh viết hóa đươn bán hàng; Nhân viênbán hàng lập hóa đơn bán hàng theo số lượng và giá đã thỏa thuận kèm theo “Phiếu báo lô”

Người nhập hóa đơn có trách nhiệm thông báo ngay các vấn đề phát sinh khi thực hiện đơnhàng cho người phụ trách để giải quyết kịp thời; Hóa đơn sau khi được lập và in ra, có chữ

ký của người lập được chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh hoặc Ban Giám đốc ký duyệt ,chuyển cho bộ phận hành chính đóng dấu rồi chuyển đến bộ phận kho vận

Làm thủ tục xuất kho, giao nhận hàng hóa , lưu giữ hồ sơ, cập nhật thẻ kho

Các thủ tục xuất kho, giao nhận hàng hóa, lưu giữ hồ sơ, cập nhật thẻ kho phải thựchiện theo quy trình “Xuất hàng”

Giải quyết các công việc sau bán hàng :

Thanh lý hợp đồng mua bán:

Đối với các trường hợp bán hàng theo hợp đồng: Sau khi hoàn tất việc thực hiện hợpđồng, nhân viên kinh doanh tiến hàng làm các thủ tục và soạn thảo và trình Giám đốc kýBiên bản thanh lý hợp đồng

Theo dõi đôn đốc thanh toán:

Phòng kinh doanh và bộ phận Kế toán phối hợp theo dõi, đôn đốc việc thanh toáncủa khách hàng Khi đã hoàn tất việc mua bán và kiểm tra các điều kiện, các chế độ sau bánhàng với khách hàng nhân viên kinh doanh phải có trách nhiệm thực hiện

Giải quyết các khiếu nại:

Khi có các thông tin phản hồi từ phía khách hàng,Phòng kinh doanh thẩm tra tínhxác thực của thồng tin và thông báo cho các bộ phận, phòng ban có chức năng liên quankiểm tra và trả lời khách hàng.Mọi khiếu nại thắc mắc của khách hàng phải được giải quyếtđầy đủ, kịp thời và đúng quy định

3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây

Nhìn lại doanh số 4 năm trở lại đậy cho thấy kết quả kinh doanh của công ty trên đàphát triển và tăng trưởng Mức doanh thu tăng dần không có biên động lớn.

Tình hình hoạt động của công ty vẫn duy trì ổn định, các bộ phận phối hợp làm việcnhịp nhàng không vước mắt

Các đơn đặt hàng với đối tác vẫn điều đặn, bên phía đối tác không gây khó dễ hayphá giá sản phẩm tạo điều kiện thuận lợi về mặt hàng hoá dồi dào

Công tác chi trả lương cho cán bộ nhân viên thoả đáng, tạo môi trường làm việc giữanhân viên và cấp trên thoải mái, hoà đồng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VÀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VÀ THIẾT BỊ Y TẾ MINH QUANG

I THỰC TRẠNG

Cùng với sự phát triển của ngành khoa học kỹ thuật, ngành Dược thế giới đã khôngngừng trưởng thành và phát triển mạnh mẽ, hoà chung với su thế phát triển đó, ngành dượcviệt năm đã có những bước phát triển đáng kể từng bước đi lên hoà nhập với các nước trongkhu vực Tổng giá trị tiền thuốc trong năm 2012 đạt 2.1 tỉ USD và dự đoán sẽ là 2.5 tỉ USDnăm 2014 Tiền thuốc bình quân đầu người năm 2012 đạt 22.52USSD/năm tăng gấp hai lần

so với năm 2006 Thị trường dược phẩm Việt Nam trong những năm gần đây liên tục tăngtrưởng và thực sự sôi động bởi sự tham gia của các công ty hàng đầu thế giới, các công ty

đa quốc gia, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm có vốn nước ngoài tại ViệtNam và các doanh nghiệp trong nước Tồn tại được trong thị trường cạnh tranh khốc liệtnày các công ty cần đề ra các chiên lược kinh doanh bài bản, thích hợp với môi trường kinhdoanh mới và nâng cao năng lực cạch tranh, kịp thời khắc phục những yếu kém, phát huynhững mặt mạnh, đồng thời đánh giá những mặt mạnh, đánh giá các mục tiêu để có hướng

đi trước thị trường cạnh tránh khốc liệt này

Trong điều kiện trên, công ty TNHH dược liệu và thiết bị y tế Minh Quang đã có những

kế hoạch chiến lược cụ thể để cạnh tranh với các đối thủ kinh doanh như: