BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC 2022

- Koontz và O' Donnel: cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế vàduy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm cóthể hoàn thành các nhiệm vụ

Trường Đại học Công nghệ GTVT

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1.1 KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ; NHÀ QUẢN TRỊ

1.1.1 Quan niệm về quản trị (Management)

a Khái niệm

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực Ví dụ quản trị hànhchính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế) Tronglĩnh vực

Có rất nhiều quan niệm về quản trị:

- Theo Mary Parker Follett: quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông quangười khác

- Koontz và O' Donnel: cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế vàduy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm cóthể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định".

- James Stoner và Stephen Robbín: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sửdụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Ý kiến khác: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lênđối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước

- Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như sau:

+ Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn

+ Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định Nếuđối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sứcthuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu

* Một cách tổng quát: quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khicon người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung

* Theo nghĩa hẹp: Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượngquản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môitrường

b Mục đích của quản trị.

* Hoạt động quản trị là để cùng làm việc vì mục đích chung Mục đích đó cóthể là kỹ thuật, giáo dục, y tế hay xã hội và các tập thể đó có thể là một cơ sở sản xuất,một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, hoặc một cơ quan Nhà nước làm công việchành chính

* Về căn bản mục tiêu của quản trị trong các cơ sở kinh doanh và phi kinhdoanh là như nhau Cũng giống như ở mọi cấp: Chủ tịch công ty, Giám đốc sở công

an, Trưởng khoa ở các trường đại học, Giám mục xứ họ đạo… với tư cách là các nhàquản trị đều có cùng một loại mục tiêu Các mục tiêu của họ có thể khác nhau, và mụcđích ấy khó xác định và khó hoàn thành hơn với tình huống này so với tình huốngkhác, nhưng mục tiêu quản trị là như nhau

* Khác với công việc quản trị cụ thể, quản trị học lại là khoa học nghiên cứu,phân tích về công việc quản trị trong tổ chức, tức là tìm ra và sử dụng các quy luậttrong các hoạt động quản trị để duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động

có hiệu quả Mặt khác trong quá trình quản trị con người hoạt động trong những mốiquan hệ nhất định với nhau Như vậy, nghiên cứu quản trị cũng có nghĩa là nghiên cứuquan hệ giữa con người với con người trong quá trình đó, tìm ra tính quy luật hìnhthành quan hệ quản trị Nói cách khác quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tíchcông việc quản trị trong tổ chức, tổng kết hoá các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và

lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống quản trị tương tự Mục tiêu của quản trị học là nhằm giúp chúng ta có những kiến thức và kỹ thuật cần thiết để gia tăng hiệu quả trong các hoạt động tập thể, kinh doanh hoặc không kinh doanh.

c Tầm quan trọng của quản trị.

Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với

nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung Hoạt động quản trị là

những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể, nếu mỗi

cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với ai thì không cần đếnhoạt động quản trị

Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong

đó các cá nhân làm việc theo nhóm có thể đạt được một hiệu suất cao nhất nhằm hoànthành mục tiêu chung của tổ chức Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tậpthể cùng làm việc, nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao, chi phí sẽ thấp.Trong hoạt động kinh tế nhất là trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt,người ta phải hạn chế chi phí và gia tăng kết quả Các hoạt động quản trị là cần thiết

vì sẽ giúp gia tăng hiệu quả Có thể nói rằng lý do tồn tại của các hoạt động quản trịchính là hiệu quả và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới thực

sự quan tâm đến hoạt động quản trị

Mục tiêu của hoạt động quản trị có thể là các mục tiêu kinh tế, giáo dục, y tếhay xã hội, tuỳ thuộc vào tập thể mà trong đó hoạt động quản trị diễn ra, có thể đó làmột cơ sở sản xuất, cơ sở kinh doanh, cơ quan công quyền, một trường học

mang tính chất độc đoán, gia trưởng đến ý tưởng quản trị dân chủ mới mở như hiệnnay Trên phương diện khoa học và hoạt động thực tiễn nó thực sự phát triển mạnh từthế kỷ 19 đến nay.

Sự tiến bộ và phát triển hoạt động quản trị tại Hoa Kỳ để hiểu rõ ý nghĩa củakhoa học quản trị hiện đại trong hoàn cảnh hiện nay

Năm 1840, con người có thể trở thành quản trị viên khi người đó là chủ sở hữumột cơ sở làm ăn dần dần việc sử dụng những quản trị viên không phải là sở hữu chủtrở nên phổ biến Họ là người đi tiên trước nhiều thế lực và tự dành cho mình quyềnlực kiểm soát

Khoảng năm 1980 nhiều liên hiệp Xí nghiệp xuất hiện kéo theo nhiều đạo luậtđược ban hành để quy định quyền hạn và trách nhiệm của những liên hiệp xí nghiệpnày Rất nhiều luật gia tham gia vào các địa vị then chốt của công tác quản trị với tráchnhiệm theo luật định dành cho thế giới này

Năm 1910 Tại Hoa Kỳ đạo luật quy định hoạt động của tờ Trust ra đời Sự kiệnnày ảnh hưởng tới chiều hướng phát triển của các hiệp hội doanh nghiệp Đồng thờivới sự hình thành các tập đoàn tài chính , những ngân hàng xuất hiện với tư cách lànhững “giám đốc hay tổng giám đốc” của những doanh nghiệp lớn

Như vậy quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của sự hợp tác và phân công laođộng Đó là yêu cầu tất yếu khách quan Tuy nhiên, khoa học quản trị hay “ quản trịhọc” chỉ mới xuất hiện những năm gần đây và người ta coi quản trị học là ngành khoahọc mới mẻ của nhân loại

Kể từ năm 1945 có nhiều cuốn sách lớn, nhỏ, sách giáo khoa và bài báo đãđược viết, nhiều diễn đàn, diễn văn, nhiều buổi báo cáo seminal, nhiều hội nghị, lớphọc đã được tổ chức để bàn về vấn đề quản trị hơn tất cả những gì đã đề cập từ trướcđến nay trong lịch sử nhân loại Ngày nay rất khó cho những ai muốn đọc hết tất cảnhững gì được in ấn trong lĩnh vực này

Những tác phẩm xuất sắc này với những công trình nghiên cứu nổi tiếng khác đãđặt cơ sở lý luận cho khoa học quản trị hiện đại

- Quản trị học ngày nay đã phát triển mạnh mẽ và trở thành một môn khoahọc độc lập Trong quá trình phát triển của mình, quản trị học đã kết hợp vớinhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và thành tựu của chúng đểgiải quyết nhiều vấn đề của lý luận thực tiễn quản trị

- Tính khoa học của quản trị xuất phát từ tính quy luật của các quan hệquản trị trong quá trình hoạt động của tổ chức, những quy luật này được nhàquản trị nhận thức và vận dụng trong quá trình quản trị tổ chức để giúp họ đạtđược kết quả mong muốn đã định Tính khoa học của quản trị đòi hỏi các nhàquản trị phải nắm vững những quy luật liên quan đến hoạt động của tổ chức –Nắm được quy luật thực chất là nắm được hệ thống lý luận của về quản trị

- Đồng thời tính khoa học của quản trị còn đòi hỏi các nhà quản trị phảibiết vận dụng các phương pháp đo lường định lượng hiện đại, vận dụng nhữngtiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản trị

Quản trị học dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế để phát triển gắn bóchặt chẽ với nhiều môn học kinh tế cụ thể như kinh tế công nghiệp, kinh tế nôngnghiệp, kinh tế thương nghiệp, kế hoạch hoá nền kinh tế quốc dân, kinh tế và tổ chứcsản xuất các xí nghiệp, tổ chức lao động khoa học Quản trị học cũng phát triển trongmối quan hệ gắn bó chặt chẽ với khoa học thống kê, hạch toán kế toán, tài chính, phântích hoạt động kinh doanh, Marketing, kinh doanh quốc tế…

Quản trị học cũng có nhiều thành tựu của các ngành khoa học tự nhiên và khoahọc kỹ thuật như toán học, Điều khiển học, Tin học, Công nghiệp học…

Quản trị học còn áp dụng nhiều luận điểm và kết quả nghiên cứu của môn xãhội học, Tâm lý học, giáo dục học, Luật học…

b Quản trị là một nghệ thuật

- Người ta thường xem quản trị là một nghệ thuật còn người quản trị làngười nghệ sĩ tài năng Muốn có nghệ thuật quản trị điêu luyện người ta phảirèn luyện được kỹ năng biến lý luận thành thực tiễn

- Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên sự hiểu biết khoa học làm nềntảng cho nó

Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập nhau, loại trừ nhau mà chúng bổ sungcho nhau Khoa học có phát triển thì nghệ thuật quản trị mới cải tiến theo

- Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ: Tính đa dạng, phong phú của

sự vật và hiện tượng trong kinh tế – xã hội và trong quản trị; Không phải loàingười đã nhận thức được đầy đủ các quy luật và ngay cả các hiện tượng, sự kiệncũng đều tuân theo các quy luật do đó khi vận dụng các quy luật vào hoạt động

quản trị thì người quản trị phải biết linh hoạt, khéo léo vận dụng trong từng tìnhhuống cụ thể.

- Trên phương diện lý thuyết cũng như trong thực tế người ta nghiên cứunghệ thuật quản trị từ những kinh nghiệm thành công và những kinh nghiệmthất bại trong quản trị

Vai nhích - Một quản trị gia nổi tiếng nói: Việc nghiên cứu những thất bại còn quantrọng hơn là việc nghiên cứu thành công, bởi vì thành công có thể sẽ được lặp lại haykhông lặp lại, còn thất bại, sai lầm thì nhất thiết không được để cho lặp lại

Không nên quan niệm nghệ thuật quản trị là kinh nghiệm cha truyền con nối.Cũng không phủ nhận khoa học quản trị, thổi phồng mặt nghệ thuật của quản trị Sẽ làsai lầm khi cho rằng người lãnh đạo là một loại nghệ sĩ tài năng bẩm sinh không ai cóthể học được cách lãnh đạo Cũng không ai có thể dậy được nếu người học không cónăng khiếu Nghệ thuật quản trị sinh ra từ trái tim và năng lực của bản thân cá nhân

Liên hệ giữa khoa học và nghệ thuật quản trị, cái gì đối với người lãnh đạo làquan trọng: Khoa học hay nghệ thuật quản trị?

- Chúng ta có thể hiểu như sau: Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệthống, có nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức Nghệ thuật quản trị trước hết là tàinghệ của nhà quản trị trong việc quyết định những nhiệm vụ đề ra một cáchkhéo léo và có hiệu quả cao nhất Ở đây muốn nói đến tài năng của quản trị gia,năng lực tổ chức, kinh nghiệm giúp họ giải quyết sáng tạo suất sắc nhiệm vụđược giao

- Nghệ thuật quản trị liên quan mật thiết với khái niệm “điển hình quảntrị”, “tình huống cụ thể” Những kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh trong

và ngoài nước là những nguồn vô tận của các “điển hình”giải quyết sáng tạokhéo léo nhiều vấn đề quản trị khó khăn, phức tạp

Phân loại, nêu lên một số điển hình của nghệ thuật quản trị sau:

+ Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng)

+ Nghệ thuật mua hàng (làm sao mua được NVL rẻ, tốt, nhanh…)

+ Nghệ thuật lắng nghe

+ Nghệ thuật tích luỹ và sử dụng vốn

+ Nghệ thuật khai thác tiềm năng, giải quyết các khó khăn, ách tắc trong sản xuất, kinhdoanh;

+ Nghệ thuật bán hàng (câu khách)

+ Nghệ thuật ra quyết định (nhanh, đúng, kịp thời) và thực hiện quyết đinh (sáng tạo,linh hoạt)

+ Nghệ thuật tạo thời cơ và lợi dụng thời cơ

+ Nghệ thuật kiểm tra kiểm soát

+ Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh

+ Nghệ thuật sử dụng thời gian, nghệ thuật phê bình, nghệ thuật giao tiếp, nghệ thuậtgiáo dục con người…

c Quản trị là một nghề

Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạtđộng quản trị nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không? Lại tuỳ thuộcvào nhiều yếu tố của nghề (Học ở đâu? Ai dậy cho? Cách học nghề ra sao? Chươngtrình như thế nào ? Người dậy có thực tâm chuyền hết nghề hay không? Và người học

có muốn trở thành nhà quản trị hay không? Năng khiếu và lương tâm nghề nghiệp củangười học nghề ra sao? Các tiền đề tối thiểu cho sự hành nghề?) Như vậy muốn quảntrị có kết quả thì trước tiên nàh quản trị tương lai phải đưcợ phát hiện năng lực, đượcđào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, kỹ năng, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo

để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồngthời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quyluật đó

- Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện một công tác vàkhông có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, giám sát hoạt động củanhững người khác.

- Nhà quản trị là người có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát,… cáchoạt động của những người khác

*Phân loại

QTV Các quyết định chiến lược cao cấp

QTV cấp giữa Các quyết định chiến thuật

QTV cấp cơ sở Các quyết định tác nghiệp

Người thừa hành Thực hiện quyết định

- QTV cao cấp: Là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối cao trong một

tổ chức Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiếnlược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức Các chức danhchính của QTV cao cấp trong sản xuất kinh doanh thường là: Chủ tịch hội đồngquản trị, phó chủ tịch, các uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổnggiám đốc, giám đốc, phó giám đốc,…

- QTV cấp giữa hay cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động ở dưới cácQTV cao cấp, ở trên các QTV cấp cơ sở Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyếtđịnh chiến thuật thực hiện các kế hoạch và các chính sách của doanh nghiệp,phối hợp các hoạt động các công việc để hoàn thành mục tiêu chung Các QTVcấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quảnđốc các phân xưởng,…

- QTV cấp cơ sở: Là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệthống cấp bậc của nhà quản trị trong cùng một tổ chức Nhiệm vụ của họ là đưa

ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các côngnhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh, các công việc cụ thể hàng

ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung Các chức danh thông thường của họ là:đốc công, trưởng ca, tổ trưởng các tổ bán hàng.

b Vai trò và kỹ năng của nhà quản trị

* Vai trò

Vào thập niên 1960, Henry Mintzbezg đã nghiên cứu đưa ra kết luận rằng cácnhà quản trị thực hiện 10 vai trò khác nhau trong 3 nhóm và rất liên quan với nhau:

cá nhân thường có quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách lànhà quản trị họ thường có những vai trò sau:

+ Vai trò đại diện, tương trưng có tính chất nghi lễ trong tổ chức

+ Vai tṛ của người lãnh đạo, nó đài hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra côngviệc của nhân viên dưới quyền

+ Vai trò quan hệ với con người là vai trò liên hệ, quan hệ với người khác, ở tronghay ngoài tổ chức, để góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị họ

là nguồn lực căn bản thứ tư ở mọi tổ chức , doanh nghiệp Các hoạt động quảntrị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và hiệu quả khi nó được sử lý, được thực thitrên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời Thông tin không chỉ cầncho các nhà quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quantrọng trong lĩnh vực này Nghiên cứu về vai trò thông tin chúng ta thấy:

+ Vai trò thu thập tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động củađơn vị

+ Vai trò phổ biến thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp,người đồng cấp hay thượng cấp

+ Vai trò nhà quản trị đảm nhiệm là vai trò thay mặt tổ chức để cung cấp thông tincho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay cho các cơ quan bên ngoài Mục tiêu của

sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộcho tổ chức

xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên, vai trò nhà thương thuyết

+ Vai trò chủ trì xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức.Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một số kỹ thuật mới vào tình huống

cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng

+ Vai trò giải quyết xáo trộn, nhà quản trị phải kịp thời đối phó với những biến cốbất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định So với các vai trò khác thì vai trònày chiếm vị trí ưu tiên hơn trong các quyết định mà nhà quản trị cần phải giải quyết

+ Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyêncho ai với số lượng như thế nào, thì lúc đó nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tàinguyên Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang thiết bị, hay conngười

Thông thường khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị có thể thực hiện vai trònày một cách dễ dàng Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trịtrong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động củamột đơn vị thậm trí của toàn tổ chức

+ Nhà quản trị đóng vai trò của một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho

tổ chức trong quá trình hoạt động

Các cuộc thương lượng có thể là về công việc, về tiền bạc, thời gian hay bất cứđiều gì có ảnh hưởng đến bộ phận của mình Mục đích của thương lượng là tìm ra giảipháp chấp nhận được của các bên có liên quan.và điều hiển nhiên là phải có lợi nhấtcho đơn vị mình

Tóm lại: Với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọngtrong sự thành công hay thất bại của một tổ chức Và đó cũng là lý do chính của nhucầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự phát triển kỹ thuật xã hội của đấtnước

* Kỹ năng của nhà quản trị

toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí,… Là những kỹnăng rất cần cho QTV cấp cơ sở hơn là QTV cấp trung gian hoặc QTV cấp cao

điều khiển nhân sự Một vài kỹ năng cần thiết cho bất cứ QTV nào là có thái độquan tâm đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cáchtác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các kết quả kỳ

vọng Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp QTV đều cần thiết như nhau trong bất

cứ tổ chức nào dù là phạm vi kinh doanh hay phi kinh doanh

những kỹ năng khó nhất nhưng nó có vai trò đặc biệt quan trọng nhất là đối vớicác nhà QTV cao cấp Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lốichính sách đối phó có hiệu quả đối với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự pháttriển đối với tổ chức

Mức độ quan trọng của các kỹ năng quản trị đối với mỗi cấp quản trị được trình bầy ởhình sau:

QTV cấp cao QTV cấp giữa QTV cấp cơ sở

Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng tư duy

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy ngay rằng ở những cấp quản trị càng cao thì cầnnhiều những kỹ năng tư duy, ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp thì càng cầnnhiều những kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật Kỹ năng về nhân sự thì ở cấp nào cũngcần và cũng đều quan trọng

Khi tiến hành hoạt động kinh doanh trong điều kiện bùng nổ thông tin như ngàynay, cùng với sự quốc tế hoá nền kinh tế thế giới đang diễn ra hết sức nhanh chóng,nhưng kỹ năng trên là rất cần thiết cho một nhà quản trị

1.2 VĂN HOÁ TỔ CHỨC VÀ MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ

Văn hóa tổ chức là hệ thống những ý nghĩa chung được chấp nhận rộng rãi bởinhững người lao động trong thời gian nhất định (Adrew Pettgrew, 1979)

Văn hóa tổ chức là một loạt các quy phạm và hệ thống giá trị chung nhằm kiểmsoát sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức và giữa các thành viên trong tổchức với những người bên ngoài tổ chức đó Văn hóa tổ chức là hệ thống những niềmtin và giá trị chung được xây dựng trong tổ chức và hướng dẫn hành vi của các thànhviên trong tổ chức

Văn hóa tổ chức là một hệ thống ý nghĩa chung hàm giữ bởi các thành viên của

tổ chức, qua đó có thể phân biệt tổ chức này với tổ chức khác (Robbin, 2000)

Như vậy, văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trị, những niềm tin, những quyphạm được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức và hướng dẫn hành vi của nhữngngười lao động trong tổ chức

Những khái niệm về văn hóa tổ chức ở trên đều gắn với một cái gì đó chungđối vớ mọi thành viên trong tổ chức Đó là những giả định chung, hệ thống ý nghĩachung, luật lệ và những kiến thức chung Những giá trị xác định những hành vi nào làtốt và có thể chấp nhận được và những hành vi xấu hay không thể chấp nhận được

Văn hóa của tổ chức được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chứcchứ không phải trong một cá nhân Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lốisống, nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong một tổ chức, cókhuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức đó theo cùng một cách hoặc ít nhất có một mẫu

số chung

Văn hoá là những yếu tố vô hình nhưng nó biểu hiện ra bên ngoài bằng nhữngảnh hưởng rất lớn tới hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức

* Các yếu tố của văn hoá tổ chức:

+ Đảm bảo sự phát triển toàn diện của mỗi cá nhân trong tổ chức

+ Xây dựng một nề nếp văn hoá lành mạnh tiến bộ trong tổ chức

+ Tạo ra một môi trường văn hoá có tổ chức để mỗi các nhân, mỗi đơn vị có thể cốnghiến nhiều nhất cho tổ chức, cho đất nước và cho xã hội

+ Thấy được tầm quan trọng và vị trí của nó trong công tác quản trị

+ Xây dựng được một tổ chức có văn hoá

+ Động viên được sự tham gia nhiệt tình và có trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổchức

+ Có biện pháp cụ thể phát triển văn hoá của tổ chức

+ Xây dựng các niềm tin, giá trị, triết lý, lễ nghi, truyền thống lành mạnh và tiến bộtrong tổ chức

+ Đấu tranh chống lại mọi biểu hiện phi văn hoá trong tổ chức

+ Biểu tượng (của giá trị, của mục tiêu, của nhân vật anh hùng)

+ Ngôn ngữ (tiếng lóng, khẩu hiệu ,,,,,)

+ Câu chuyện (truyền thuyết, huyền thoại)

+ Thực hành (các hoạt động mang tính văn hoá)

+ Ý thức về tính cách của mỗi cá thể

+ Sự ràng buộc của mỗi cá nhân với sứ mạng của tổ chức

+ Tạo ra ý thức về tổ chức cho mỗi cá thể

* Mỗi tổ chức kinh doanh đều hoạt động trong 1 môi trường văn hoá - xã hộinhất định và giữa doanh nghiệp với môi trường xã hội có mối liên hệ chặt chẽ, tácđộng qua lại lẫn nhau Xã hội cung cấp những nguồn lực mà doanh nghiệp cần và tiêuthụ những hàng hoá, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra Các giá trị chung của xãhội, các tập tục truyền thống, lối sống của nhân dân chúng đều có tác động nhiều mặtđến các hoạt động của các tổ chức kinh doanh

* Trên phương diện kinh doanh có thể thấy xã hội là bức tranh phối cảnh của 2khuynh hướng trái ngược nhau, đó là cuộc đấu tranh liên tục giữa các tác lực và tính

ổn định với các tác lực của sự thay đổi Bức tranh xã hội được thể hiện ở khía cạnhsau:

+ Tất cả các xã hội đều tiềm ẩn cả đặc tính ổn định và sự thay đổi

+ Xã hội là hệ thống rất năng động.

+ Trong mỗi xã hội đều có những nhóm quyền lợi, những nhóm hình thành dựa trên sựnhất trí về các giá trị văn hoá chung nào đó

+ Quá trình thay đổi trong xã hội diễn ra liên tục

b Ảnh hưởng của văn hoá tổ chức đến hoạt động quản trị

Văn hoá là một phạm trù phức tạp, hiện có trên 500 định nghĩa về văn hoá

- Mỗi con người, mỗi nhà quản trị, mỗi tổ chức đều thuộc về một nền vănhoá cụ thể Dưới ảnh hưởng của mỗi nền văn hoá nhân cách, đạo đức, niềm tin,thái độ, hệ thống các giá trị ,… ở mỗi người đều được hình thành và phát triển

- Văn hoá quản trị nói chung và phong cách cùng phương pháp quản trị ởmỗi doanh nghiệp nói riêng sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi những nền văn hoá

mà những nhà quản trị của họ thuộc về các nền văn hoá đó

Qua nghiên cứu người ta thấy rằng, văn hoá là một trong những yếu tố chủ yếutác động, chi phối hành vi mua hàng của khách hàng Thêm vào đó tình cảm gia đình,

sự hiểu biết xã hội, trình độ học vấn vẫn là điều ảnh hưởng tới việc mua sắm hàng hoá

và dịch vụ nghĩa là chi phối việc soạn thảo chiến lược và sách lược kinh doanh ở mỗidoanh nghiệp cụ thể

Trong mỗi nền văn hoá lại có các nhánh văn hoá, VD trong nền văn hoá ViệtNam có nhánh văn hoá của người dân tộc thiểu số, nhánh văn hoá của người miềnNam, nhánh văn hoá của người miền Trung

Bảng những đặc điểm chung về giá trị chung của công ty Nhật bản và Hoa Kỳ

Lĩnh vực Doanh nghiệp Hoa Kỳ Doanh nghiệp Nhật Bản

+ Chế độ làm thuê suốt đời+ Công việc khá ổn định và an toàn đốivới người lao động(không bị sa thảinếu không vi phạm kỷ luật)

3 Thái độ đối

với công việc

+ Trách nhiệm cá nhân + Trách nhiệm tập thể

+ Trung thành với nhóm+ Định hướng vào nhiệm vụ

4 Ra quyết

định

+ Cá nhân ra quyết định+ Diễn ra từ trên xuống dưới

+ Không nhân cách hoá

+ Chủ yếu dựa trên hợp đồnglao động chính thức

+ Người công nhân không bằnglòng khi tổ chức can thiệp vàocuộc sống riêng của họ

+ Mối quan hệ giữa doanh nghiệp vàcông nhân được nhân cách hoá

+ Công nhân có khuynh hướng tự coi

là 1 thành viên trong doanh nghiệp.+ Gia trưởng

+ Công nhân mong muốn tổ chức quantâm đến công việc riêng của họ

Qua bảng so sánh trên ta thấy những khác biệt này xuất phát từ những khácbiệt giữa 2 nền văn hoá và những khác biệt về hệ thống các triết lý sống, các giá trịchung trong mỗi xã hội

Tóm lại mỗi nền văn hoá văn minh đều có những giá trị đặc trưng riêng và cóhiệu quả đặc thù đối với doanh nghiệp Do đó việc tìm hiểu và chú trọng đến các đặctrưng văn hoá trong hoạt động kinh doanh, trong quản trị doanh nghiệp có vai trò hếtsức quan trọng

1.2.2 Khái niệm và phân loại môi trường quản trị

a Khái niệm

Theo quan điểm hệ thống, môi trường là tập hợp các phân hệ, các phần tử, các

hệ thống khác không thuộc hệ thống đang xét nhưng có quan hệ tác động đến hệthống Ví dụ: Con cá sống trong nước ngọt, tổ chức hoạt động trong một thể chế xãhội vậy môi trường hoạt động của tổ chức bao gồm toàn bộ các yếu tố bên ngoài cótác động trực tiếp hay gián tiếp đến quyết định hay hoạt động của tổ chức đó

Theo tiếng Anh: môi trường (enviroment): Là điều kiện hoàn cảnh tác động lêncon người hoặc tổ chức

Danh từ môi trường (Environment) là chỉ để định chế hay lực lượng ở bênngoài nhưng lại có ảnh hưởng đến thành quả hoạt động của một tổ chức

Cần lưu ý, môi trường quản trị là môi trường kinh tế xã hội (social-economic

enviroment), chứ không phải là môi trường tự nhiên (Natural Enviroment).

Nhóm 1: Yếu tố môi trường vĩ mô:

Nhóm này có tác dụng trên bình diện rộng và lâu dài Đối với một doanh nghiệpchẳng hạn, chúng tác động đến cả ngành sản xuất kinh doanh, do đó có tác động đếndoanh nghiệp và chiến lược quản trị kinh doanh của doanh nghiệp Nhóm này gồm:

+ Các yếu tố kinh tế vĩ mô;

+ Các yếu tố xã hội;

+ Các yếu tố văn hoá;

+ Các yếu tố về nhân khẩu, dân số;

+ Các yếu tố thuốc về hệ thống chính trị, về sự lãnh đạo và quản lý của Nhà nước; + Các yếu tố công nghệ và tiến bộ khoa học kỹ thuật;

+ Các yếu tố quốc tế;

+ Các yếu tố thiên nhiên

Nhóm 2: Các yếu tố vi mô bên ngoài tổ chức

Nhóm này tác động lên bình diện gần gũi và trực tiếp đến hoạt động quản trịcủa nó Đối với một doanh nghiệp, bao gồm :

+ Nhóm các giới chức địa phương và công chúng

Nhóm 3: Các yếu tố môi trường nội bộ

Đó là các yếu tố môi trường vi mô nhưng lại nằm trong tổ chức, chúng có ảnhhưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các hoạt động quản trị của chínhngay trong tổ chức đó Những yếu tố này giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu, nhượcđiểm của mình, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm phathuy ưu điểm đạt được một cách tối đa Nhóm này bao gồm :

- Các yếu tố thuộc về tổ chức;

- Các yếu tố thuộc về nhân sự;

- Các yếu tố thuộc về cơ sở vật chất;

- Các yếu tố thuộc về văn hoá tổ chức

Các nhóm nói trên luôn tác động qua lại lẫn nhau, tạo ra môi trường quản trịcủa một tổ chức Quản trị gia phải nhân thức đầy đủ, chính xác các yếu tố môi trường

để soạn thảo chiến lược và sách lược quản trị cho đúng đắn, giúp tổ chức tồn tại vàphát triển

1.2.3 Ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức

a Các yếu tố môi trường vĩ mô

Gồm các yếu tố nằm bên ngoài doanh nghiệp, chúng không chỉ định hướng và

có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng tới

cả môi trường vi mô bên ngoài, bên trong nội bộ doanh nghiệp Các yếu tố này lànhững nguyên nhân chính tạo ra cơ hội cũng như nguy cơ cho các hoạt động của nó.Nghiên cứu kỹ lưỡng các yếu tố môi trường kinh tế vĩ mô có vai trò khá quan trọngđối với hoạt động quản trị của một doanh nghiệp Chúng bao gồm các yếu tố sau:

- Tổng sản phẩm quốc nội (GDP)

Tác động đến nhu cầu gia đình, doanh nghiệp và Nhà nước Một quốc gia cóGDP tăng lên sẽ kéo theo sự tăng lên về nhu cầu, về số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch

vụ, tăng lên về chủng loại, chất lượng, thị hiếu…dẫn đến tăng quy mô thị trường Điềunày đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng trong từng thời kỳ, tác động lên tất cả vềhoạt động quản trị cũng như hoạch định, lãnh đạo, tổ chức, kiểm soát ra quyết định vềchiến lược chính sách kinh doanh, về các hoạt động cụ thể như cần sản xuất hàng hoá,dịch vụ gì, cho ai vào lúc nào

Ở nước ta từ năm 1990 đến nay do sự tăng lên của GDP đã tác động mạnh mẽđến cơ cấu tiêu dùng và mở ra nhiều cơ hội cho nhà quản trị Nhiều doanh nghiệp đãthành công nhờ đưa vào thị trường những loại hàng hoá dịch vụ phù hợp với nhu cầu,thẩm mỹ, thị hiếu đang gia tăng của người tiêu dùng tuy nhiên một số doanh nghiệpkhông nhanh nhạy thích ứng với sự thay đổi của thị trường dẫn tới phá sản

- Yếu tố lạm phát tiền tệ

Cũng ảnh hưởng rất lớn đến hoạch định chiến lược, sách lược kinh doanh Nếulạm phát gia tăng giá cả yếu tố đầu vào tăng làm tăng giá thành và giá bán Nhưng nếutăng giá bán lại khó cạnh tranh Mặt khác yếu tố lạm phát tăng cao, thì thu nhập thực

tế của người dân giảm đáng kể và dẫn tới giảm sức mua và nhu cầu tiêu dùng của conngười Nói cách khác khi yếu tố lạm phát tăng cao thì khó bán được hàng hoá và dẫntới thiếu hụt tổ chức cho sản xuất kinh doanh, tổ chức chiến lược kinh doanh khó màthực hiện được Do vậy dự đoán chính xác yếu tố lạm phát là rất quan trọng trong điềukiện kinh tế nước ta hiện nay

- Tỷ giá hối đoái

Cả hai yếu tố này đều có tác động đến giá thành sản phẩm – dịch vụ của doanhnghiệp Thông thường doanh nghiệp nào cũng có mối quan hệ trên thương trường quốc

tế, nếu không là đầu tư vào nước ngoài thì cũng là mua NVL, hàng hoá, MMTB từnước ngoài Tỷ giá hối đoái chiếm vị trí trung tâm trong những tác động lên các hoạtđộng này và nhất là nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và giá bán sản phẩm củadoanh nghiệp, do vậy dự báo tỷ giá hối đoái là rất quan trọng trong việc hoạch định và

tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị kinh doanh nói chung và các chiến lược cùngsách lược quản trị kinh doanh nói riêng

- Yếu tố lãi suất cho vay

Cũng có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động quản trị của doanh nghiệp Trênthực tế các doanh nghiệp đi vay vốn ở ngân hàng để hoạt động sản xuất hoặc sử dụngtrong việc mua bán, do đó lãi suất cho vay cao hay thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến yếu

tố đầu vào, đầu ra ở mỗi doanh nghiệp ảnh hưởng của lãi suất cho vay đến giá thành,giá bán và tác động đến sức mua thực tế về hàng hoá dịch vụ của doanh nghiệp có tácđộng rất lớn đến hoạch định và thực thi các chiến lược và chính sách quản trị kinhdoanh Vì vậy khi vạch ra một chiến lược quản trị kinh doanh, đặc biệt là chiến lượcquản trị tổ chức doanh nghiệp cần phải lưu ý đến yếu tố này

- Tiền lương và thu nhập

Chi phí về tiền lương là một khoản chi phí rất lớn ở hầu hết mọi doanh nghiệp,

nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị Chi phí tiền lươngcàng cao thì giá thành sẽ tăng dẫn đến những bất lợi cho doanh nghiệp trong vấn đềcạnh tranh Mức lương quá thấp lại không khuyến khích người lao động nhiệt tình làmviệc Một chính sách tiền lương đúng đắn có ảnh hưởng lớn đến thái độ, động cơ, tinhthần làm việc cho người lao động Các hoạt động quản trị tổ chức thực sự có hiệu quảkhi quyền lợi những người tham gia vào quá trình này được đảm bảo

Mức lương của người lao động ở nước ta với các nước phát triển khác là kháthấp Các nhà đầu tư nước ngoài thường đầu tư ở các nước mới phát triển, trong đó cónước ta, do nhân công rẻ, làm giảm chi phí, chi phí sản xuất, giá thành , nâng cao khảnăng tăng lợi nhuận của họ Các hoạt động về đầu tư nhộn nhịp nó lại tạo ra môitrường kinh doanh cũng như quản trị kinh doanh thuận lợi và mở ra nhiều cơ hội chocác nhà doanh nghiệp trong và ngoài nước

- Yếu tố môi trường xã hội

Có tác động mạnh mẽ đến tất cả các hoạt động về quản trị

Để sản xuất kinh doanh các nhà quản trị cần đến nguồn nhân lực, để bán đượchàng họ cũng cần đến sự có mặt của lực lượng khách hàng Vì vậy dân số và mức giatăng dân số ở mỗi đoạn thị trường có ảnh hưởng rất lớn tới mọi hoạt động về quản trịsản xuất và quản trị kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp

+ Dân số: Thông thường ở mỗi doanh nghiệp các nhà quản trị phải phân tích cơcấu dân số trên cơ sở giới tính, tuổi tác để phân đoạn và xác định thị trường mục tiêu,phải xác định được nhu cầu thực tế về sản phẩm hàng hoá của mình và dựa vào đó đểquyết định kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp

+ Văn hoá

Nhánh văn hoá: Trong mỗi nền văn hoá lại có các nhánh văn hoá khác nhau

VD trong nền văn hoá Việt Nam có nhánh văn hoá của người dân tộc thiểu số, nhánhvăn hoá của người miền Nam, nhánh văn hoá của người miền Trung

+ Nghề nghiệp: Xã hội ngày càng phát triển thì tính chuyên môn hoá và đa dạnghoá về nghề nghiệp ngày càng mạnh Nghề nghiệp khác nhau dẫn đến đòi hỏi vềphương tiện và công cụ lao động chuyên biệt khác nhau và những nhu cầu về ăn ở, vuichơi giải trí cũng khác nhau,…Thí dụ: Nhu cầu về trang phục của một nông dân cũngkhác nhu cầu về trang phục của một thương nhân

+ Tâm lý dân tộc: Tình cảm quê hương, tình yêu đất nước, lòng tự hào dân tộc,

ý chí ngoan cường, tính hiếu học, lòng nhân nghĩa vị tha,… luôn là những yếu tố tinhthần thuộc về tâm lý dân tộc Thí dụ: Nước ta có 54 dân tộc, quy mô dân số mỗi dântộc là khác nhau, quan điểm tiêu dùng của các dân tộc cũng khác nhau và nhu cầu tiêudùng cũng khác nhau

+ Phong cách và lối sống (Xã hội là bức tranh muôn màu do các cá thể vói cácphong cách và lối sống khác nhau tạo nên) ở bất cứ đâu, ở bất cứ thời điểm nào cũngđều tồn tại những phong cách và lối sống tiêu biểu cho nơi đó hay thời điểm đó điềunày chi phối đến việc hình thành nhu cầu về chủng loại, chất lượng, số lượng, hìnhdáng mẫu mã của hàng hoá và dịch vụ đặc trưng cho phong cách và lối sống đó

+ Hôn nhân gia đình (Hôn nhân và gia đình trong cuộc sống của mỗi con ngườiđều có vị trí vô cùng quan trọng, mỗi gia đình là một tế bào của xã hội và chính điềunày nói lên sự gắn bó chặt chẽ giữa các hoạt động quản trị và các nhà quản trị với hônnhân và gia đình của mình) Hôn nhân và gia đình không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đếnhoạt động của các nhà quản trị ở các doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đếnviệc hình thành nhiều loại nhu cầu trong xã hội: Nhà ở, ti vi, máy giặt,…

+ Tôn giáo: Mỗi tôn giáo đều có những quan niệm, niềm tin và thái độ riêng vềcuộc sống, về cách cư xử giữa các tín đồ với nhau và với mọi người Hoạt động vềlãnh đạo, điều hành của các nhà quản trị không thể không tính đến ảnh hưởng của yếu

tố tôn giáo trong nhận thức, trong ứng xử và trong việc chấp hành và thực thi củanhững người dưới quyền

- Các yếu tố thuộc về hệ thống chính trị, pháp luật, về sự lãnh đạo và quản

lý của Nhà nước

- Yếu tố tiến bộ khoa học – kỹ thuật và công nghệ

+ Lượng phát minh sáng chế và cải tiến khoa học kỹ thuật tăng lên nhanh chóng

+ Bùng nổ cuộc cách mạng về thông tin và truyền thông

+ Rút ngắn thời gian ứng dụng của các phát minh sáng chế

+ Xuất hiện nhiều loại máy móc, NVL mới với tính năng, công dụng hoàn toànchưa từng có trước đây

+ Xuất hiện nhiều loại máy móc, công nghệ mới có năng suất chất lượng cũng nhưtính năng và công dụng hiệu quả hơn

+ Chu kỳ đổi mới công nghệ càng ngắn hơn, tốc độ chuyển giao công nghệ ngàycàng nhanh và mạnh hơn

- Vòng đời sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng ngắn hơn

- Trình độ tự động hoá, vi tính hoá, hoá học hoá, sinh học hoá trong tất cả cáckhâu sản xuất, phân phối lưu thông và quản lý ngày càng cao hơn

- Các loại hàng hoá mới thông minh ngày càng xuất hiện nhiều hơn

- Các phương tiện chuyền thông, vận tải ngày càng hiện đại và rẻ tiền hơn dẫn tớikhông gian sản xuất, kinh doanh ngày càng rộng lớn hơn

 Yếu tố thiên nhiên

Tóm lại : Các yếu tố môi trường vĩ mô gồm các yếu tố môi trường kinh tế, nhóm

các yếu tố môi trường xã hội, nhóm yếu tố môi trường chính phủ, yếu tố công nghệ,yếu tố tự nhiên, các yếu tố này có quan hệ với nhau gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh

Hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố môi trường kinh

Các yếu tố thuộc về hệ thống chính trị, sự lãnh đạo quản lý của Đảng và NN

Yếu tố công nghệ Yếu tố môi trường xã hội

Ảnh hưởng của 5 yếu tố môi trường vĩ mô đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp qua sơ đồ sau:

Vì vậy khi nói đến quản trị quản trị sản xuất kinh doanh, quản trị phải dự báochính xác các yếu tố môi trường vĩ mô, để có thể đề ra một chiến lược phù hợp giúpdoanh nghiệp tồn tại và phát triển

b Các yếu tố môi trường vi mô

 Các yếu tố môi trường vi mô bên ngoài tổ chức

Đối thủ cạnh tranh chủ yếu

Đối thủ cạnh tranh thứ yếu

- Xét về góc độ tính chất

Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Đối thủ cạnh tranh gián tiếp

- Xét từ góc độ thời gian

Đối thủ cạnh trang trước mắt

Đối thủ cạnh tranh lâu dài

 Các yếu tố môi trường nội bộ

Gồm các yếu tố và điều kiện bên trong của doanh nghiệp như: Nguồn tổ chức,nguồn nhân lực, hệ thống cơ sở vật chất… nhóm này giúp xác định được điểm mạnh

và điểm yếu trong hoạt động về quản trị của mình Yếu tố nội bộ có ảnh hưởng rấtquan trọng đến việc xác định xứ mạn và mục tiêu của tổ chức, với ý nghĩa đó nhómnày là tiền đề chủ yếu cho quá trình chọn lựa và xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chiếnlược kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ

1.3.1 Lý thuyết cổ điển về quan tri

Là thuật ngữ dùng để chỉ những ý kiến về tổ chức và quản trị được đưa ra ởChâuÂu và Hoa Kỳ vào những năm cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20

Trong quá trình hình thành các lý thuyết cổ điển có công đóng góp của rất nhiều tácgiả Nhìn chung có thể đưa ra 2 dòng lý thuyết quản trị cổ điển chính

+ Lý thuyết quản trị khoa học

+ Lý thuyết quản trị hành chánh

a Lý thuyết quản trị khoa học

* Có rất nhiều tác giả về dòng lý thuyết này, có thể kể đến một số tác giả sau:

- Charles Babbage (1972 –1871) ông là nhà toán học người Anh tìm cách tăngNSLĐ Cùng với Adam Smith ông chủ chương chuyên môn hoá lao động, dùng toánhọc để tính toán cách sử dụng NVL tối ưu nhất

- Frank và Lillian Gilbreth: Frank (1886 – 1924) và Lillian Gilbreth (1878 – 1972)

là những người tiên phong trong việc nghiên cứu thời gian – tác động và phát triển lýthuyết quản trị khác hẳn Taylor Hai ông bà phát triển một hệ thống các thao tác đểhoàn thành một công tác Hai ông bà đưa ra một hệ thống xếp loại bao trùm các tácđộng như cách nắm đồ vật, cách di chuyển… Hệ thống các tác động khoa học nêu lênnhững tương quan giữa loại tác động và tần số với sự mệt nhọc trong lao động, xácđịnh những động tác dư thừa làm phí phạm năng lực, loại bỏ những tác động dư thừa,chú tâm vào những động tác thích hợp làm giảm mệt mỏi và tăng NSLĐ

- Henry Gantt (1861 – 1919) Ông là kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong cácnhà máy Ông phát triển sơ đồ Gantt mô tả dòng công việc cần để hoàn thành mộtnhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kế hoạch, ghi cả thời gian hoạchđịnh và thời gian thực sự Ngày nay phương pháp Gantt là công cụ quan trọng trongquản trị tác nghiệp Gantt cũng đưa ra hệ thống chỉ tiêu công việc và hệ thống khenthưởng cho công nhân và quản trị viên đạt và vượt chỉ tiêu

- Tuy nhiên, đại biểu ưu tú của trường phái này là Fededric W Taylor (1856 –1915) được gọi là “cha đẻ” của phương pháp quản trị khoa học Tên gọi của thuyết nàyxuất phát từ nhan đề trong tác phẩm của Taylor “Các nguyên tắc quản trị một cáchkhoa học” (Principles of scientific management) xuất bản lần đầu ở Mỹ vào năm 1911.

Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản trị ở các xí nghiệp, nhất là các xínghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản

lý cũ, theo ông các nhước điểm này là:

- Thuê mướn công nhân trên cơ sở đến ai đến trước mướn trước, không lưu ý đếnkhả năng và nghề nghiệp của công nhân

- Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc

- Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp Công nhân

tự mình định đoạt tốc độ làm việc

- Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho người công nhân

- Nhà quản trị làm việc bên cạnh người thợ, quyên mất chức năng chính là lập kếhoạch và tổ chức công việc Tính chuyên nghiệp của nhà quản trị không được thừanhận

* Sau đó ông nêu ra 4 nguyên tác quản trị khoa học sau:

- Phương pháp khoa học cho những thành tố cơ bản trong công việc của công nhân,thay cho phương pháp cũ dựa vào kinh nghiệm

- Xác định chứa năng hoạch định của nhà quản trị, thay vì để công nhân tự ý lựachọn phương pháp làm việc riêng của họ

- Lựa chọn và huấn luyện công nhân, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội, thay vìkhích lệ những nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ

- Phân chia công việc giữa nhà quản trị và công nhân, để mỗi bên làm tốt nhất côngviệc của họ, chứ không phải đổ lên đầu công nhân như trước kia

* Công tác quản trị tương ứng:

- Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý nhất để thực hiện công việc

- Dùng cách mô tả công việc (Job Description) để lựa chọn công nhân, thiết lập hệthống tiêu chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức

- Trả lương theo nguyên tắc khuyến kích theo số lượng, đảm bảo an toàn lao độngbằng dụng cụ thích hợp

- Thăng tiến trong công việc, chú trọng lập kế hoạch và tổ chức hoạt động

* Tóm lại: Trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng góp cho sự phát triểncủa tư tưởng quản trị, họ phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hoáquá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền Họ là những người đầutiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luận nhân viên, đầu tiên dùngđãi ngộ để tăng NSLĐ Họ là những người nhấn mạnh việc giảm giá thành để tănghiệu quả, dùng những phương pháp có hệ thống và hợp lý để giải quyết các vấn đềquản trị, cuối cùng cũng chính họ coi như quản trị là một đối tượng nhiên cứu khoahọc Tuy vậy, trường phái này cũng có giới hạn nhất định Trước hết trường phái nàychỉ áp dụng trong trường hợp mô trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phứctạp nhiều thay đổi Thứ đến, họ quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người

mà đánh giá thấp nhu cầu xã hội và tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhân bản

ít được quan tâm Cuối cùng trường phái này cố vận dụng những nguyên tắc quản trịphổ quát cho mọi hoàn cảnh mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường mà họcũng quá chú tâm đến vấn đề kỹ thuật

b Lý thuyết quản trị hành chính

Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hoá công việc vànhững nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị tổng quát (hayhành chính) lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính

vì thế trường phái này còng được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển,

Đây là tên gọi để chỉ các ý kiến về cách thức quản trị xí nghiệp do Henry Fayol

ở Pháp và Max Weber ở Đức nêu lên, cũng cùng thời với Taylor ở Mỹ

- Max Weber (1864 – 1920): là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đónggóp vào lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy làphương thức hợp lý tổ chức một công ty phức tạp Khái niệm quan liêu bàn giấy đượcđịnh nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phânnhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự Cơ sở

tư tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp và hợp lý Ngày nay thuật ngữ

“quan liêu” gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủtục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Max Weber Thực chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của Max Weber là:

+ Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và đượchợp pháp hoá như nhiệm vụ chính thức

+ Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới mộtchức vụ khác cao hơn

+ Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện vàkinh nghiệm

+ Các hành vi hành chính và các quyết định phải thành văn bản

+ Quản trị phải tách rời sở hữu

Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục Luật lệ phải công bằng và được

áp dụng thống nhất cho mọi người

- Henry Fayol (1841 – 1925) là một nhà quản trị hành chính người Pháp Với tácphẩm “quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát – administration industrielle etgénérall (1916)” Khác với Taylor, cho rằng NSLĐ kém là do công nhân không biếtcách làm việc, và không được khuyến khích kinh tế đầy đủ, Fayol cho rằng NSLĐ củacon người làm tập trung trong tập thể tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quảntrị Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là việc quản trị tổng quát và việc này cũngquan trọng như 5 việc khác trong cơ sở sản xuất kinh doanh:

+ Phải phân công lao động

+ Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm

+ Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp

+ Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất

+ Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy

+ Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng

+ Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc

+ Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối

+ Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân

+ Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự

+ Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bình.

+ Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định

+ Tôn trọng ý kiến của mọi người

+ Xí nghiệp phải xác định cho được tinh thần tập thể

* Tóm lại: Trường phái hành chính chủ trương rằng, NSLĐ sẽ cao trong một tổchức được sắp đặt hợp lý Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hànhquản trị, nhiều nguyên nhân quản trị của tư tưởng này vẫn còn áp dụng cho đến ngàynay Các hình thức tổ chức , quyền lực và sự uỷ quyền…đang ứng dụng phổ biến hiệnchính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chánh

Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức

ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên

dễ dẫn tới việc xa rời thực tế Vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyêntắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyêntắc đó

1.3.2 Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản lý

Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, còn gọi là lý thuyết tác phong, là nhữngquan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý tình cảm, quan hệ xã hộicủa con người trong công việc Lý thuyết này cho rằng, hiệu quả của quản trị doNSLĐ quyết định, Nhưng NSLĐ không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn

do sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người

Lý thuyết này bắt đầu xuất hiện ở Mỹ trong thập niên 30, được phát triển mạnhbởi các nàh tâm lý học trong thập niên 60, và hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tạinhiều nước phát triển nhằm tìm ra những hiểu biết đày đủ về tâm hồn thức tạp của conngười, một yếu tố quan trọng để quản trị

Trường phái này có các tác giả sau:

- Robert owen (1771 – 1858): là kỹ nghệ gia người Anh, là người đầu tiên nói đếnnhân lực và tổ chức

- Hugo Munsterberg (1863 – 1916) Nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường

tổ chức, được ông coi là cha đẻ của ngành tâm lý học công nghiệp

- Mary Parker Follett (1863 – 1933): là nhà nghiên cứu quản trị ngay từ những năm

20 đã chú ý đến tâm lý trong quản trị, bà có nhiều đóng góp có giá trị về nhóm laođộng và quan hệ xã hội trong quản trị

- Abraham Maslow (1908 – 1970) là nhà tâm lý học đã xác định một lý thuyết vềnhu cầu của con người gồm 5 bậc được xếp từ thấp lên cao theo thứ tự

+ Nhu cầu vật chất

+ Nhu cầu an toàn

+ Nhu cầu xã hội

+ Nhu cầu được tôn trọng

+ Nhu cầu tự hoàn thiện

- Donghlas Mc Gregor (1906 – 1964)

- Những kết quả nghiên cứu tại nhà máy Hawthorne do Elton Mayo

* Tóm lại: Tư tưởng chính của nhóm tâm lý xã hội:

+ Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội

+ Khi động viên không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn phải quan tâm đến nhữngnhu cầu xã hội

+ Tập thể ảnh hưởng trên tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động)+ Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tổ chức mà còn do các yếu tố tâm lý xã hộicủa tổ chức chi phối

1.3.3 Lý thuyết định lượng trong quản lý.

Lý thuyết quản trị mới này được gọi bằng nhiều tên khác nhau: Lý thuyết hệthống (system theory), Lý thuyết định lượng về quản trị (quantitative management),

Lý thuyết khoa học quản trị (quantitative science) Tất cả tên gọi này chẳng qua nhằm

để biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản trị mới này được xác định trên nhận thức cơ bảnrằng: “Quản trị là quyết định” (management is decision – making) mà muốn việc quảntrị có hiệu quả, các quyết định phải đúng đắn

Do sự bùng nổ của thông tin và cuộc cách mạng về thông tin, xã hội loài người

có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên bình diện của từngnước và toàn cầu kéo theo nó là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụngnhững kỹ thuật công nghệ cao vào các quá trình lao động Cùng với những trào lưu

này, trường phái quản trị định lượng với cơ sở là lý thuyết quyết định, đã áp dụng cóhiệu quả thống kê và sự phát triển của mô hình toán kinh tế với sự trợ giúp của máytính điện tử vào quá trình làm ra quyết định Trường phái này dựa trên sự suy đoán làtất cả các vấn đề đều có thể giải quyết được bằng nội dung các mô hình toán , nó cóđặc tính sau:

1 Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong khi giải quyết các vấn đề quản trị

2 Áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để giải quyết các vấn đề

6 Sử dụng máy tính điện tử làm công cụ

7 Tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín

* Theo thuyết định lượng, hệ thống được các tác giả định nghĩa như sau:

+ Berthalanfly: Hệ thống là phối hợp những yếu tố luôn luôn tác động lại với nhau+ Miller: Hệ thống là tập hợp các yếu tố cùng với những mối quan hệ tương tác

* Từ đó chúng ta có thể thấy hệ thống là phức tạp của các yếu tố:

Những yếu

tố đầu vào

Diễn trình biến đổi

Những yếu

tố đầu ra

HỆ THỐNG (SYSTEM)

Sơ đồ: doanh nghiệp là một hệ thống

*Tóm lại: đóng góp của trường phái định lượng là:

+ Định lượng là sự nối dài của trường phái cổ điển (quản trị một cách khoa học).+ Trường phái định lượng thâm nhập hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với những

kỹ thuật phức tạp Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thốngthông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại Các kỹ thuậtcủa trường phái này đã đóng góp rất lớn trong việc nâng cao trình độ hoạch định vàkiểm tra hoạt động

* Hạn chế của trường phái này:

+ Không hề chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản trị

+ Các khái niệm và kỹ thuật quản trị của lý thuyết này khó hiểu, cần phải có nhữngchuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất nhiều hạn chế

1.3.4 Lý thuyết quản trị hiện đại

a Phương pháp quản trị quá trình (Management proces approach)

Cách tiếp cận này được đề cập từ thế kỷ 20 qua tư tưởng của Henri Fayol, nhưngchỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harolk Koontz và các đồng sự Tư tưởngnày cho rằng quản trị là quá trình liên tục của các chức năng quản trị đó là hoạch định,

tổ chức, nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra

Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản trị Bất cứ tronglĩnh vực nào, từ đơn giản đến phức tạp, dù trong lĩnh vực sản xuất hay dịch vụ thì bảnchất của quản trị là không thay đổi, đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản trịquá trình này, thực chất đã dựa trên nền tảng tư tưởng của Henri Fayol vào những năm

1960 Từ khi được Koontz phát triển thì phương pháp quản trị này đã trở thành mộtlĩnh vực đáng chú ý nhất, và rất nhiều các nhà quản trị từ lý thuyết đến thực hành đều

ưa chuộng

b Phương pháp tình huống ngẫu nhiên (Coninggency approach)

Chủ trương cho rằng quản trị hữu hiệu là căn cứ vào tình hình cụ thể để vận dụngphối hợp các lý thuyết đã có từ trước

- Lý thuyết cổ điển và tâm lý xã hội đều chủ trương tăng NSLĐ là chìa khoá để đạthiệu quả quản trị

- Nhóm định lượng, trái lại cho rằng việc ra quyết định đúng đắn là chìa khoá này

Fiedler là tác giả của tình huống phương pháp quản trị, còn gọi là phương pháptheo điều kiện ngầu nhiên, cho rằng cần phải kết hợp giữa lý thuyết quản trị trên đâyvới vận dụng thực tiễn, cụ thể là các tình huống quản trị, còn gọi là điển cứu quản trị(case studies)

Quản trị học như thể cuộc đời đựa vào các nguyên tắc giản đơn Một người thích

xe gắn máy không nhất thiết phải thích xe honda Dream II Các yếu tố tuổi tác, pháitính, tình trạng gia đình, mức thu nhập, tâm lý, tầm quan trọng của tính năng kỹ thuật

xe là ngẫu nhiên làm ảnh hưởng đến sở thích

Phương pháp tình huống ngầu nhiên muốn kết hợp vào thực tế bằng các hội nhậpnhững nguyên tắc quản trị vào trong khuôn khổ hoàn cảnh Nó được xác định trên luận

đề “nếu có X tát có Y nhưng phụ thuộc vào điều kiện Z, điều kiện Z là những biến sốngẫu nhiên Những cố gắng dần đây của phương pháp tình huống ngẫu nhiên này làtìm cách cách ly biến số Z, thay bằng những yếu tố quyết định khác của hoàn cảnh.Phương pháp tình huống ngẫu nhiên được cho là hợp lý theo trực giác, mục tiêu,nhiệm vụ, nên khó có thể có những nguyên tắc chung áp dụng một cách khái quát

c Trường phái quản trị Nhật bản

- Lý thuyết Z (William Ouchi): Lý thuyết Z được một giáo sư người Mỹ gốc Nhậtbản là giáo sư William Ouchi xác định trên cơ sở áp dụng cách quản lý của Nhật bảntrong các công ty Mỹ Lý thuyết ra đời năm 1978, chú trọng đến quan hệ xã hội và yếu

tố con người trong tổ chức Lý thuyết Z có các đặc điểm sau: Công việc dài hạn, quyếtđịnh thuận hợp, trách nhiệm cá nhân, xét thăng thưởng chậm, kiểm soát kín đáo bằngcác biện pháp công khai, quan tâm đến tập thể và gia đình nhân viên

Ngoài ra, kỹ thuật quản trị của Nhật Bản còn chú trọng tới Kaizen (cải tiến) củaMasaakiimai

Kaizen chú trọng đến quá trình cải tiến liên tục, tập trung vào 3 yếu tố nhân sự:Giới quản lý, tập thể và cá nhân Đặc điểm của Kaizen trong quản lý bao hàm kháiniệm sản xuất vừa đúng lúc (JIT – Just – In – Time) và công ty luôn nghi nhận các ýkiến đóng góp của công nhân, khuyến kích công nhân khám khá và báo cáo mọi vấn

đề phát sinh trong quá trình làm việc để giới quản lý kịp thời giải quyết

Tóm lại: Cả thuyết Z và Kaizen chính là chìa khoá của sự thành công về quản lýNhật Bản ngày nay

Chương 2: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 2.1- Khái niệm và vai trò của hoạch định

2.1.1- Khái niệm

Có nhiều khái niệm khác nhau về hoạch định:

- Hoạch định là làm kế hoạch, là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quảntrị

- Hoạch định là làm kế hoạch, là tiến hành ấn định mục tiêu và biện pháp tốt nhất

Tóm lại: Xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có

tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằmxác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt độngsản xuất kinh doanh

Nét bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạtđộng theo bản năng của loài vật Do đó, hoạch định là yêu cầu của chính quá trình laođộng của con người và gắn liền với quá trình đó

2.1.2- Phân loại

Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác nhau được phân chia dựa theo nhữngtiêu thức khác nhau, cụ thể là:

Phân loại hoạch định theo thời gian: Theo cách phân loại này, người ta chia ra:

- Hoạch định dài hạn: Là hoạch định cho thời gian thực hiện kéo dài từ 5 năm trởlên

- Hoạch định trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm đếndưới 5 năm

- Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian dưới một năm

Theo lĩnh vực kinh doanh: Dựa vào tiêu thức này, người ta chia thành nhiều loạihoạch định khác nhau như: Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật

tư, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ…

Theo cấp độ hoạch định: Với cách phân loại này, người ta chia ra: Hoạch định vĩ

mô và hoạch định vi mô

Theo mức độ hoạt động: Với cách phân loại này, người ta chia ra: Hoạch địnhchiến lược và hoạch định chiến thuật (hoạch định tác nghiệp)

2.1.3- Vai trò

Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trongtrường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽlàm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nềntảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức.Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường

và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môitrường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai.Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai,thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này

Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuốicùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vàoviệc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau

Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khimỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì,thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bênngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành công thường

cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến

cố bên ngoài khi chúng xảy ra Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với

sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng làcần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đangxảy ra nhanh hơn

Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuậnlợi và dễ dàng

2.2- Mục tiêu, cơ sở khoa học và tiến trình của hoạch định

2.2.1- Mục tiêu hoạch định

2.2.1.1 Khái niệm

Là trạng thái mong đợi, trạng thái có thể có và cần phải có đối với một tổ chứctại một thời điểm nhất định Có người thường nhầm lẫn giữa mục tiêu và mục đích.Nếu mục tiêu là điểm đến thì mục đính là hướng đến Kinh doanh để kiếm lời là mụcđích của các nhà doanh ngiệp chứ không thể nói đó là mục tiêu của các nhà doanhnghiệp, còn lời bao nhiêu ở thời điểm nào là mục tiêu chứ không nói là mục đích Tuynhiên sự phân biệt trên chỉ mang tính tương đối vì thực tế cũng có những mục tiêukhông xác định được số lượng và thời điểm cụ thể

Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổchức của họ Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mấtphương hướng Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu, màthường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau

2.2.1.2 Nhiệm vụ và yêu cầu.

- Nhiệm vụ: Mục tiêu cần phải làm để giải quyết vấn đề sau:

+ Định hướng

+ Là tiêu chuẩn để đánh giá, thẩm định, và kiểm soát

- Yêu cầu: Mục tiêu phải rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có thể kiểmsoát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được xác định, phảiphù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải giải quyết những vấn đềthen chốt, quan trọng là phải phù hợp với hoàn cảnh cùng khả năng ở mỗi tổchức, mỗi đơn vị

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn, chúng ta cần căn cứvào:

- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn

- Khả năng của mỗi tổ chức

- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức

- Đòi hỏi của các quy luật (kinh tế, chính trị, xã hội,…) khách quan

2.2.1.3 Phương pháp và quá trình xác định mục tiêu.

Phương pháp xác định mục tiêu: Có nhiều phương pháp xác định mục tiêu Ở đâycần phải giải quyết ít nhất hai vấn đề: ai xác định và xác định như thế nào

- Đối với hoạch định chiến lược thì mục tiêu thường được người lãnh đạo cao nhấthay ban lãnh đạo cao nhất quyết định, còn hoạch định tác nghiệp thì mục tiêu do chínhlãnh đạo của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm

- Trả lời câu hỏi xác định mục tiêu như thế nào, chúng ta thấy có mấy phương phápchủ yếu sau:

+ Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao

+ Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu

+ Phương pháp logic

+ Phương pháp kinh nghiệm

Quy trình xác định mục tiêu hoạch định: Có nhiều cách xác định mục tiêu nhưngnhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch định thường tuân theocác bước cơ bản sau:

+ Xác định nhiệm vụ chung

+ Nghiên cứu và thu thập thông tin

+ Xác định các mục tiêu

+ Đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn

+ Quyết định lựa chọn mục tiêu

2.2.1.4 Quản trị theo mục tiêu MBO - Management by Objective

Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và nhữngthuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rừ ràng Những mục tiờu này được các thànhviên tự cam kết thực hiện và kiểm soát

Là một triết lý và phương pháp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quá trình hoạchđịnh bằng cách giúp các nhà quản trị kết hợp giữa các kế hoạch chiến lược và chiếnthuật Đặc biệt MBO cung cấp những phương tiện để biến các mục tiêu và chiến lượccủa tổ chức thành những kế hoạch và hoạt động chiến thuật

Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơbản:

(1) Sự cam kết của cỏc quản trị viờn cao cấp với hệ thống MBO;

(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung;

(3) Sự tự nguyện tự giỏc với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung;

(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

Hệ thống quản trị theo mục tiờu sẽ cú những mặt lợi sau:

- MBO có thể giúp cho công việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mụctiêu của tổ chức xác đáng hơn MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cánhân đạt được sự thống nhất

MBO có thể tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm củacác thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị Nhờ vào điều này, các thành viên

sẽ hiểu rừ hơn mục tiờu của toàn tổ chức

- MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển nănglực của minh Mọi thành viờn được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ

Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào cỏc chương trỡnh kế hoạch Họ hiểuđược quyền hạn tự do sỏng tạo và phát huy tính năng động của họ và họ cú thể nhậnđược sự giúp đỡ tớch cực của cấp trên để hoàn thành mục tiờu

- MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả Thật vậy, việc xác định hệ thốngmục tiêu rõ ràng sẽ làm cho cụng việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả vàđiều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu

-Sơ đồ: Tiến trình quản trị mục tiêu.

Qua trình quản trị theo mục tiêu bao gồm 8 bước được chỉ ra dưới đây

 Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho từng tổ chức

 Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng

 Những nhà quản trị và cộng sự xác định mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ

 Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận

 Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu

 Thực hiện kế hoạch

 Đánh giá việc thực hiện mục tiêu

 Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu

Triết lý và phong cách quản trị: MBO thể hiện một triết lýtích cực về con người vàphong cách quản trị MBO có những thuộc tính sau:

+ Giải quyết những vấn đề chung giữa các cá nhân và nhóm lại tất cả các cấp của

tổ chức

+ Truyền thông mở và sự tin cậy

+ Chú trọng đến các mối quan hệ dựa vào lòng tin, trên tất cả các phương diệnthông qua sự hợp tác

+ Khen thưởng và thăng chức trực tiếp dựa trên cơ sở những thành tựu và thànhtích của nhóm và của cá nhân trong công việc

+ Sử dụng tối thiểu những áp lực, tiểu xảo trong quản trị

+ Thiếp lập một cơ cấu quản trị năng động, hiệu quả và thúc đẩy nền văn hoá củadoanh nghiệp

Tuy nhiên trong những thập niên qua, nhiều công ty đã áp dụngnhững mục tiêu củaMBO từ trên xuống và bỏ qua triết lý của nó Do đó họ đã gặt hái được những thất bại

Có 5 mục đích chủ yếu để áp dụng phương pháp tiếp cận theo MBO:

MBO nhấn mạnh rằng không có mục tiêu nào là riêng rẽ đối với tổ chức, bộ phận,nhóm hay cá nhân thuộc tổ chức

Thiết lập mục tiêu và đề ra những thoả hiệp giữa chúng liên quan đến rủi ro vàkhông chắc chắn

Xác định rõ các mục tiêu và thứ tự ưu tiên của chúng

Đề cao các mối quan hệ các mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của bộ phậnvà mục tiêucông việc của cá nhân

Nhằm tập trung các nguồn lực của tổ chức mọi năng lực của nhân viên và chuẩn bị

về mặt thời gian

Quản trị theo mục tiêu có những nội dung:

Mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trongsuốt quá trình quản trị theo mục tiêu từ: Hoạch định – Tổ chức - Điều khiển – Kiểmtra

MBO hợp nhất các yêu cầu của tổ chức (hài hòa giữa mục tiêu và tổ chức) vàchương trình quản trị theo mục tiêu đã định Vai trò quan trọng của nó tăng dần:

Lúc đầu, MBO đóng vai trò đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ

Sau đó, MBO là phương tiện thúc đẩy hoạt động

Gần đây, MBO là công cụ hoạch định chiến lược

Hiện nay, MBO đóng vai trò chính trong tiến trình quản trị thay vì phụ trợ nhưtrước đây.

2.2.2 Cơ sở khoa học và phương pháp hoạch định

2.2.2.1 Cơ sở khoa học của hoạch định

Xác định đúng đắn những cơ sở khách quanlà đòi hỏi khách quan trong công táchoạch định Người ta nói biết mình biết người trăm trận trăm thắng Trong công táchoạch định cũng vậy nhận thức và hiểu biết đầy đủ các cơ sở khách quan là điều cầnthiết để đảm bảo thắng lợi cho công tác hoạch định

Cơ sở khoa học của hoạch định là những tiền đề phải có từ trước mà thiết chúngcông tác hoạch định sẽ không khoa học và sẽ trở ngại cho việc tổ chức và thực hiệncác công tác này

Những cơ sở khoa học chủ yếu:

+ Mục tiêu và quyết định thực hiện mục tiêu đã đề ra

+ Phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

+ Đòi hỏi các quy luật khách quan chi phối hoạch định quản trị trong lĩnh vựchoạch định

+ Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài tổ chức

- Hoàn cảnh nội bộ trong tổ chức

- Hoàn cảnh các yếu tố bên ngoài tổ chức

+ Hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật tiên tiến

+ Nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu của khách hàng

+ Nguyên tắc kết hợp quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm

+ Nguyên tắc hiệu quả

+ Nguyên tắc năng động, linh hoạt và tận dụng thời cơ

+ Nguyên tắc chuyên môn hoá

+ Nguyên tắc phát huy tối đa tính năng động và tự chủ của các cấp thừa hành