Bài giảng môn quản trị học căn bản

Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra/kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả những nguồn lực của tổ chức để đạt được mụ[r]

Tổ Chức Hoạch Định

Lãnh Đạo

Kiểm Soát

Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện

Đối Tượng Quản Trị

Chủ Thể Quản Trị

Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước

Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất

Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị

Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại

Trong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả

“Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại”

Quản Trị Viên Cấp Cao: Chủ tịch HĐQT,

Quản Trị Viên Cấp Trung: Trưởng phòng,

Quản đốc, Cửa hàng trưởng …

Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực

hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức

Vai Trò Đại Diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ …

Vai Trò Lãnh Đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp …

Truyền Đạt Thông Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chức

thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tổ chức

Doanh Nhân Hành động như một người tiên phong, cải tiến

các hoạt động của tổ chức, phát triển các chương trình hành động

Nguồn Lực

những cuộc khủng hoảng…

ngành, cộng đồng và thế giới

Kỹ Năng Chuyên Môn

Khả năng hiểu biết và thành thạo về những lĩnh vực kỹ thuật/chuyên môn

Kỹ Năng Nhân Sự

Khả năng của nhà quản trị để làm việc tốt như một thành viên trong nhóm & như một người

lãnh đạo

1 Có những trường phái tư tưởng quản trị nào (?) và sự phát triển của chúng ra sao?

2 Những tư tưởng quản trị đóng góp gì đối với công việc của nhà quản trị?

3 Có những hạn chế gì đối với từng trường phái lý thuyết quản trị?

4 Những cách tiếp cận hiện đại trên nền tảng tổng hợp các trường phái quản trị là gì?

Hugo Munsterberg (1863 – 1916)

Mary Parker Follett (1868 – 1933)

Nghiên cứu tại nhà máy Hawthorne

Douglas Mc Gregor (1909 – 1964)

Abraham Maslow (1908 – 1970)

Elton Mayo (1880 – 1949)

1 Phân tích một cách khoa học các thành phần

công việc của từng cá nhân, phát triển phương pháp làm việc tốt nhất

2 Lựa chọn công nhân một cách cẩn thận và huấn

luyện họ cách thực hiện công việc theo phương pháp khoa học

3 Giám sát chặt chẻ công nhân để đảm bảo rằng

họ làm việc đúng phương pháp

4 Phân chia công việc và trách nhiệm để nhà quản

trị có trách nhiệm trong việc hoạch định phương pháp làm việc khoa học và người lao động có trách nhiệm thực thi công việc

Frederick Taylor (1856 - 1915)

1 Phân công lao động: Các công việc được chia thành các phần nhỏ, đơn giản

và giao cho mỗi công nhân một việc

2 Xác định thứ bậc quyền hạn: Tổ chức bộ máy quản trị theo các cấp bậc, cấp

thấp hơn phải chịu sự kiểm soát và hướng dẫn của cấp trên

3 Tuyển chọn chính thức: Tất cả các thành viên trong tổ chức phải được

tuyển chọn dựa trên cơ sở phẩm chất, trình độ và khả năng thông qua các cuộc sát hạch chính thức

4 Xây dựng những nguyên tắc & luật lệ chính thức: Những nhà quản trị phải

đề ra các qui tắc, luật lệ để đảm bảo cấp thừa hành tuân thủ các qui tắc đó

5 Tránh xúc phạm nhân cách người lao động: Những qui tắc và sự kiểm tra

không vi phạm đến những vấn đề cá nhân cũng như nhân cách người lao

động

6 Hướng nghiệp: Những nhà quản trị phải là những nhân viên chuyên nghiệp

Họ làm việc để nhận lương như những nghề nghiệp khác

Tổ chức là một hệ thống xã hội – kinh tế – kỹ thuật

1 Phân chia công việc (Chuyên môn hóa lao động)

QUÁ TRÌNH BIẾN ĐỔI

THÔNG TIN PHẢN HỒI

QUẢN TRỊ & CÔNG NGHỆ

HOẠCH

ĐỊNH

TỔ CHỨC

LÃNH ĐẠO

NHÂN

SỰ

KIỂM SOÁT

1 Môi trường vĩ mô và vi mô là gì?

2 Môi trường vĩ mô & vi mô bao gồm những nhân tố nào?

3 Môi trường vĩ mô và vi mô ảnh hưởng như thế nào đến

các tổ chức?

4 Những giải pháp quản trị nào nhằm hạn chế những bất

trắc của các yếu tố môi trường?

Tỷ giá tiền tệ

Xu hướng toàn cầu hóa

Tổ chức & Hiệp hội thương mại quốc tế

Tốc độ phát triển nhanh của KH – KT – CN

Xu hướng chuyển giao công nghệ dễ dàng

Luật lao động

Chính sách bảo vệ môi trường

Hệ thống luật pháp & các qui định xã hội khác

Các giá trị văn hóa Chuẩn mực đạo đức Tôn giáo/niềm tin

Sự tín nhiệm của khách hàng là tài sản vô giá đối với doanh

với phương châm “Khách hàng là thượng đế”

 Khi khách hàng có ưu thế

Giảm lợi nhuận công ty

 Kéo giá xuống

 Đòi hỏi nâng cao chất lượng

 Cung cấp dịch vụ tốt hơn

Khi nào người mua có ưu thế ?

 Mua lượng lớn

 Thuận tiện & ít tốn kém khi chuyển sang mua của người khác

 Có nhiều sản phẩm thay thế

 Có nhiều doanh nghiệp cung ứng trong ngành

 Người mua sẽ theo đuổi chiến lược hợp nhất về phía sau

 Sản phẩm người bán không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm của người mua

Doanh nghiệp cần làm?

hướng chiến lược rõ ràng

như địa dư, thu nhập, nhân khẩu học, tâm lý khách hàng

Phân tích từng đối thủ cạnh tranh

“Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”

Nokia Samsung

Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ cạnh tranh

Hiểu biết về đối thủ cạnh tranh rất có ý nghĩa đối với

các công ty 

Hiểu biết về đối thủ cạnh tranh rất có ý nghĩa đối với

các công ty  Xác định chiến lược cạnh tranh

Phải nhận định được nguồn gốc và biểu biện của nguy cơ xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới

Sức ép từ sản phẩm thay thế làm hạn

chế lợi nhuận vì sự cạnh tranh về giá

hoặc khuynh hướng chuyển sang sử

dụng sản phẩm thay thế của người mua

 Doanh nghiệp cần sử dụng nguồn lực và công nghệ mới vào chiến lược sản phẩm của mình

Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung ứng mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp

 Khi nhà cung ứng có ưu thế

 Nâng giá đầu vào

 Giảm chất lượng đầu vào

 Cung cấp dịch vụ kém hơn

Giảm lợi nhuận công ty

Giảm lợi nhuận công ty

Khi nào nhà cung cấp có ưu thế ?

 Công ty mua hàng không phải là khách hàng quan trọng

 Khó khăn & tốn kém khi chuyển sang mua của người khác

 Có ít sản phẩm thay thế & quan trọng đối với công ty mua

 Có ít doanh nghiệp cung ứng trong ngành

 Người mua khó theo đuổi chiến lược hợp nhất về phía sau

 Những nhà cung cấp có thể liên kết lại với nhau

Đối Thủ Mới Tiềm Ẩn

Khách Hàng

Sản Phẩm Thay Thế Sản Phẩm Thay Thế

Khái niệm quyết định quản trị

Phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc ra quyết định Tiến trình ra quyết định

Phương pháp và nghệ thuật ra quyết định

HOẠCH ĐỊNH

 Những mục tiêu dài hạn của tổ chức là gì?

 Những chiến lược nào tốt nhất để đạt mục tiêu đã đề ra

 Những mục tiêu ngắn hạn của tổ chức là gì?

 Những mục tiêu tác nghiệp là gì?

TỔ CHỨC

 Mức độ tập trung ở mức độ nào trong tổ chức?

 Những công việc được tổ chức như thế nào?

 Khi nào tổ chức nên thay đổi cấu trúc?

 Bao nhiêu thuộc cấp sẽ báo cáo trực tiếp cho cấp trên?

LÃNH ĐẠO

 Phải giải quyết ra sao đối với những nhân viên thiếu trách nhiệm?

 Kiểu lãnh đạo nào là hiệu quả nhất trong tình huống nhất định?

 Những thay đổi nào sẽ ảnh hưởng đặc biệt đến năng suất?

 Thời điểm nào là thuận tiện nhất để giải quyết các xung đột?

KIỂM TRA

 Hoạt động nào của tổ chức cần được kiểm tra?

 Những hoạt động được kiểm tra như thế nào?

 Những thông tin quản trị nào tổ chức cần thu thập?

Quyết định quản trị nhằm đưa ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy luật khách quan của đối tượng quản trị

 Căn cứ khoa học: Phù hợp với quy luật khách quan

Dựa trên cơ sở thông tin chính xác và đầy đủ

 Thống nhất: Tránh mâu thuẫn và loại bỏ lẫn nhau

 Ổn định tương đối: Tránh phiền hà cho cấp thực hiện

 Đúng thẩm quyền: Các quyết định được đưa ra trong phạm vi quyền hạn

 Định hướng rõ ràng: Đúng địa chỉ, dễ hiểu/tránh tình trạng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

 Thời gian: đủ để tổ chức thực hiện quyết định

 Đúng thời điểm

Độ tin cậy Mẫu mã

Độ tin cậy 100 Dịch vụ 85 Thời gian bảo hành 70 Giá 30 Mẫu mã 20

Acer IBM Dell HP Toshiba

 Ưu điểm

1 Nhiều thông tin và kiến thức hơn

2 Nhiều phương án/giải pháp hơn

3 Nhiều người biết & chấp nhận

quyết định cuối cùng hơn

3 Tranh luận có thể bị áp đảo bởi một hoặc một số ít thành viên nhóm

4 Trách nhiệm không rõ ràng

1 Mỗi thành viên tự ghi những ý kiến một cách độc lập

2 Tập họp tất cả các ý kiến của nhóm

3 Nhóm thảo luận từng ý kiến và đánh giá

4 Mỗi thành viên cho điểm từng giải pháp một cách độc lập

Quyết định cuối cùng là quyết định có điểm cao nhất

1 Thiết kế bản câu hỏi và mỗi thành viên sẽ trả lời các câu hỏi một cách độc lập & vô danh

2 Các trả lời sẽ được tập họp lại và in ra

3 Mỗi thành viên sẽ nhận được một bản trả lời tổng hợp

4 Mỗi thành viên sẽ đưa ra các giải pháp

5 Lặp lại bước 2, 3 và 4 nhiều lần cho đến khi đạt được sự nhất trí

6 Ma trận phát triển - tham gia thị trường (BCG) là gì?

1 Hoạch định là gì?

2 Tại sao phải hoạch định?

3 Có những loại hoạch định nào trong một tổ chức?

4 Tiến trình hoạch định chiến lược bao gồm các bước nào?

5 Công cụ phân tích SWOT được sử dụng trong hoạch định như thế nào?

Khái niệm hoạch định

Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình

thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các

hoạt động trong tổ chức

Vai trò của hoạch định

 Hoạch định là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu

tố thay đổi của môi trường

 Hoạch định sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu

 Hoạch định sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao

 Hoạch định có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho

công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả

hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng

Tác Nghiệp

Hệ Thống Hoạch Định

Nhiệm Vụ Tổng Quát Các Mục Tiêu Các Chiến Lược Các Chính Sách Các Thủ Tục và Qui Tắc Các Chương Trình

Ngân Quỹ

Những Cơ Hội

1 Nhu cầu sản phẩm lớn

2 Trình độ dân trí đã được nâng cao

3 Chính sách ưu đãi của nhà nước

4 Dự án 1 triệu ha lúa XK

5 Tác động của pháp chế Nông Nghiệp

Những Đe Dọa

1 Có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh

2 Áp lực của gia nhập WTO

3 Thời tiết biến động bất lợi

 Tài năng độc đáo

 Nguồn lực tài chính mạnh

 Sức cạnh tranh cao

 Uy tín đối với khách hàng

 Hiệu quả cao theo qui mô

 Kỹ thuật hiện đại

 Công nghệ tiên tiến

 Lợi thế về chi phí

 Chiến dịch quảng cáo mạnh

 Kỹ năng cải tiến sản phẩm

 Tài năng quản trị

 Năng lực sản xuất cao

 Nhiều kinh nghiệm

 Định hướng chiến lược không rõ ràng

 Phương tiện sản xuất lạc hậu

 Lợi nhuận thấp

 Thiếu tài năng lãnh đạo

 Không có các kỹ năng quan trọng

 Tụt hậu trong NC & PT

 Sản phẩm thiếu đa dạng

 Không tạo ấn tượng tốt với kh hàng

 Kênh phân phối kém

 Kỹ năng marketing dưới trung bình

 Không đủ nguồn lực tài chính

 Chi phí cao hơn đối thủ cạnh tranh

 Nhiều nhóm khách hàng tiềm năng

 Thị trường mới

 Mở rộng được chủng loại sản phẩm

 Đa dạng hóa sản phẩm

 Tiềm năng hợp nhất

 Hàng rào thương mại thấp

 Thị trường nước ngoài hấp dẫn

 Thị trường tăng trưởng nhanh

 Đối mặt đối thủ cạnh tranh nước ngoài có chi phí thấp

 Doanh số sản phẩm thay thế gia tăng nhanh

 Thị trường tăng trưởng chậm

 Tỉ giá hối đoái thay đổi bất lợi

 Chính sách ngoại thương bất lợi

 Suy thoái kinh tế

 Khả năng ép giá của khách hàng & nhà cung cấp tăng mạnh

 Sự thay đổi của nhu cầu & thị hiếu khách hàng

Chiến lược đặt giá thấp hơn giá của các đối thủ cạnh tranh với sản phẩm có thể được thị trường chấp nhận

Chiến lược đưa ra thị trường sản phẩm độc đáo nhất

trong ngành được khách hàng đánh giá cao về nhiều tiêu chuẩn khác nhau của sản phẩm và dịch vụ

Chiến lược nhằm vào một phân khúc thị trường hẹp nào

hướng khác biệt hóa)

Khái niệm chức năng tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức

Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị

Các cách phân chia bộ phận trong một tổ chức

Các kiểu cơ cấu quản trị

Khái niệm tập quyền & phân quyền và ủy quyền trong quản trị

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

 Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào?

 Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì?

 Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?

 Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào?

 Ai sẽ báo cáo cho ai?

 Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?

Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 4 16 64 256 1024

4096

4096

512 64 8

Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp

 Giám sát và kiểm soát chặt chẽ  Tăng số cấp quản trị

 Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp

nhanh chóng

 Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

 Tốn kém nhiều chi phí quản trị

 Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng

 Giảm số cấp quản trị  Có nguy cơ không kiểm soát nổi

 Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị  Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn

đến quyết định chậm

 Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn  Cần phải có những nhà quản trị giỏi

 Phải có chính sách rõ ràng  Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp

không nhanh chóng

• Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị

• Trình độ & khả năng của các thuộc cấp

• Năng lực của nhà quản trị

• Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc

• Kỹ thuật thông tin

GIÁM ĐỐC

Trưởng Phòng

Kỹ Thuật Trưởng Phòng Kế Toán

Trưởng Phòng Sản Xuất

Trưởng Phòng Nhân Sự

Trưởng Phòng Kinh Doanh

Chuyên môn hóa công việc

Thuận tiện trong đào tạo

Dễ dàng trong kiểm tra

Phức tạp khi phối hợp

Tư tưởng cục bộ Thiếu hiểu biết tổng hợp

Kiểm Toán

Tư vấn Quản Trị

Quản lý Khu vực

Miền Tây

Quản lý Khu vực Miền Đông

Quản lý Khu vực Miền Trung

Quản lý Khu vực Miền Bắc

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

 Ưu điểm

+ Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương

+ Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng

+ Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

 Nhược điểm

+ Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung

+ Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

 Ưu điểm

+ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

+ Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

Quản Lý Tín Dụng

Cơ Quan Chính Phủ

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Quản Lý

Tín dụng nông nghiệp

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Quản đốc Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Quản đốc

Quản đốc Phân xưởng 1

Giám Đốc

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Quản đốc Phân xưởng 3

Ưu điểm

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

trong việc ra các quyết định quản trị

 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện

 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị