Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
5.1. Nguyên tắc chung
Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm bảo đảm cho mọi văn bản khi chuyển giao
không nhầm lẫn, chậm trễ về mặt thời gian, gây ách tắc trong việc xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa thì các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi trong ngày khi đã
có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận như đã ghi trên văn bản. Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “Khẩn” phải được chuyển trước. Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra. Và bên cạnh đó, thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng công việc và theo
đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ
quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản về các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
5.2. Lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ của văn bản.
Cách trình bày
+ Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ
quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và số, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức độ “khẩn ” (nÕu cã).
+ Góc trên, bên phải: dán tem
+ Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ, chính xác tên cơ
quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân đó.
+ Phần nơi nhận trong phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “Kính gửi”:
Ví dụ: Công văn số: 360/VPCP- HC của Văn phòng Chính phủ gửi văn phòng các bộ, văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ở ngoài bì ghi như sau:
Văn bản gửi cho một Vụ cụ thể của Bộ thì ngoài bì ghi rõ tên chính xác của Vụ, tên Bộ chủ quản và địa chỉ cơ quan. Ví dụ văn bản gửi Vụ Công tác chính trị Bộ Giáo dục và Đào tạo cần ghi đầy đủ như sau:
Kính gửi: Vụ Công tác Chính trị Bộ Giáo dục và Đào tạo
Số 49 đường Đại Cồ Việt, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí đóng dấu hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ. Đối với các văn bản “mật” phải làm hai bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật.
Văn phòng Chính Phủ
Sè: 360/VPCP - HC
Kính gửi: Văn phòng Bộ Tài chính Địa chỉ:...
Tem
Khi lựa chọn và trình bày bì cũng như đưa văn bản vào bì cần chú ý mÊy ®iÓm sau:
Thứ nhất, khi trình bày phong bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng một cách tuỳ tiện.
Thứ hai, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng để văn bản gửi đi dễ gây rách nát, hư hỏng trên đường vận chuyển.
Thứ ba, khi dán phong bì không được dính vào văn bản để khi bóc bì
không làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết.
5.3. Làm sổ chuyển giao văn bản
Đây là công việc phải được hoàn tất trước khi chuyển giao văn bản đi..
Đăng ký vào sổ chuyển giao và thực hiện việc chuyển văn bản đi: chuyển đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp.
+ Gửi văn bản đi trong nội bộ cơ quan: Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuôn viên). Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị, tổ chức của cơ quan cùng nằm trong một khuôn viên thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sổ đăng ký văn bản đi sau cột (6).
Sổ chuyển giao văn bản thường được lập theo mẫu sau đây:
Bìa sổ giống như bìa sổ được văn bản đi, chỉ khác tên gọi.
Phần được bên trong gồm các cột sau:
Ngày tháng chuyÓn
Số, ký hiệu văn bản (hoặc số phiếu gửi, phiếu chuyÓn)
Số lượng văn bản (hoặc số lượng bì)
Đơn vị hoặc cá
nhân nhận văn bản hoặc bì
Ký nhËn
Ghi chó
1 2 3 4 5 6
15/9/1994 494/QĐ - TTg 01 bản (01 bì) Ông H Phó Văn phòng Bộ
Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ:
(1) Ghi rõ ngày tháng năm chuyển văn bản
(2) Ghi số và ký hiệu văn bản có trên văn bản hoặc số lượng phiếu gửi, phiếu chuyển văn bản
(3) Ghi số lượng văn bản
(4) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
(5) Cá nhân nhận trực tiếp văn bản ký nhận vào cột này.
(6) Ghi nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt.
+ Gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện, khi đã nhận đủ số văn bản phải ký nhận và đóng dấu bưu điện vào cột (5) của sổ chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc có dấu hiệu “mật”
khi chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi trong quá trình xử lý, giải quyết.
Trên phiếu gửi phải ghi rõ tên người hoặc cơ quan, đơn vị nhận văn bản, trích yếu nội dung, mục đích và số lượng gửi văn bản, lời ghi chú (chẳng hạn xem xong trả lại, xem xong lập hồ sơ bảo quản theo chế độ bảo mật, hoặc xem xong huỷ ngay...).
Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự, không đánh số văn bản. Cơ quan nhận văn bản phải ký xác nhận vào phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để tiện theo dõi, kiểm tra, xử lý trong các trường hợp cần thiết.
5.4. Chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng và đăng ký vào sổ văn bản đi phải được gửi ngay đến đối tượng có liên quan. Công việc này có thể gửi trực tiếp, nhưng phổ biến là gửi qua đường bưu điện. Mọi văn bản chuyển qua đường bưu điện phải thống kê vào sổ theo mẫu sau đây:
Ngày tháng chuyÓn
Số, ký hiệu văn bản (hoặc số phiếu gửi)
Số lượng bì
văn bản
Ký nhận và
đóng dấu
1 2 3 4
12/02/2000 09/Q§ - XHNV 18
17/02/2000 18/Q§ - UB 107
Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ:
(1) Ghi rõ ngày tháng năm chuyển văn bản (2) Ghi số, ký hiệu văn bản hoặc số phiếu gửi.
(3) Ghi số lượng bì văn bản
(4) Cán bộ nhân viên bưu điện ký và đóng dấu bưu điện.
- Kiểm tra việc gửi văn bản đi:
+ Thủ trưởng cơ quan và những người được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra từ việc hình thành đến việc xử lý văn bản đi.
+ Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư của cơ quan phải kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình hình hoạt động cuả cơ quan và việc ban hành văn bản của cơ quan cho đúng các quy định của Nhà nước, kiến nghị sửa văn bản sai thể thức.
+ Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách.
+ Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiêú gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ
quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản, nhất là đối với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu “mật”.