Theo lý thuyết, việc lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan phải căn cứ vào sự chỉ dẫn của danh mục hồ sơ do cơ quan lập ra.
Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập.
Bản danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu.
Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm. Như vậy, danh mục này được lập trước khi văn bản hình thành. Sở dĩ có thể dự kiến trước là vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan,
đơn vị đó. Chức năng của cơ quan, đơn vị thường ổn định trọng nhiều năm, còn nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định khi xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể của cơ quan, đơn vị trong năm. Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ.
Mẫu danh mục hồ sơ
Tên cơ quan chủ quản Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tên cơ quan (đơn vị)... Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
Danh mục hồ sơ
N¨m…...
Thời hạn bảo quản Số, ký hiệu hồ sơ
bảo quản
Tiêu đề hồ sơ
Năm bảo quản
Thời hạn bảo quản
Người lập hồ sơ
Ghi chó
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Bản danh mục hồ sơ này có...hồ sơ, bao gồm:
...hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
...hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.
...hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Duyệt
Địa danh, ngày....tháng...năm...
Thủ trưởng cơ quan
(Ký, đóng dấu) Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1) Ghi số và ký hiệu hồ sơ:
Số hồ sơ đánh cho từng đơn vị, tổ chức
Ký hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị, tổ chức lập ra hồ sơ. Cuối mỗi
đơn vị, tổ chức cần để dự phòng một số hồ sơ mới phát sinh sẽ bổ sung vào.
VÝ dô: Sè: 01- TH Sè: 01- HC Sè: 01- TCCB
(2) Ghi tên đơn vị, tổ chức và tên hồ sơ: Thứ tự của các đơn vị, tổ chức ghi thành các mục I, II; tên đơn vị, tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng.
Ví dụ: I. Phòng tổng hợp
(3) và (4) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Thời hạn bảo quản được xác định trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều
văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác
định bằng giá trị cuả văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất.
(5) Ghi họ, tên người lập hồ sơ
(6) Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung...
1.2. Cách lập và sử dụng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ thường được lập chung cho toàn cơ quan. Nhưng đối với những cơ quan lớn, văn bản hình thành nhiều, có thể lập riêng cho từng
đơn vị, tổ chức. Khi lập danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức nói riêng và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, viên chức; hiểu rõ thành phần, nội dung các văn bản sẽ hình thành và giá trị của chúng.
Để nắm, hiểu những vấn đề trên, cần phải nghiên cứu các văn bản sau
®©y:
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan và các đơn vị, tổ chức.
- Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ viên chức cơ quan nói chung.
- Kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ ) của cơ quan và của các đơn vị.
- Các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác có liên quan.
- Danh mục hồ sơ của năm trước.
Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát đúng với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ sơ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Thông thường danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư
(hoặc công tác lưu trữ ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các đơn vị có liên
quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan
điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Cũng có thể làm ngược lại: Trước hết từng đơn vị tổ chức căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ
quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản để gửi xuống các đơn vị để thực hiện.
Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hịêu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc (vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây:
- Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu (do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét, nghiên cứu) thì phải thu về cho đầy đủ.
- Loại bỏ những văn bản xét thấy không cần phải tiếp tục lưu giữ
(không còn giá trị) và những văn bản trùng lặp thông tin.
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo một thứ tự hợp lý để tra cứu
được thuận tiện.
- Đánh số tờ để cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ như đã sắp xếp.
- Viết mục lục văn bản trong hồ sơ.
- Bổ sung những yếu tố thông tin còn thiếu ở ngoài bìa hồ sơ như ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số tớ của hồ sơ…
- Viết chứng từ kết thúc.
Vì danh mục hồ sơ được lập ra trước khi thực hiện các nhiệm vụ công tác, cho nên không tránh khỏi có những trường hợp không phù hợp với thực
tế. Chẳng hạn, một nhiệm vụ được đề ra trong kế hoạch nhưng về sau lại thay
đổi không thực hiện nữa. Trong trường hợp này sẽ không hình thành các văn bản có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ đó và dĩ nhiên sẽ không có hồ sơ như danh mục đã lập. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, cũng có nhiệm vụ hoặc sự việc đột suất không có trong kế hoạch năm và trong danh mục hồ sơ. Trong trường hợp này cần phải bổ sung vào bản danh mục những hồ sơ hình thành đột suất đó.
* Một số điểm cần lưu ý khi lập danh mục hồ sơ
- áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan,
đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình, kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.
- Muốn lập được danh mục hồ sơ hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau:
+ Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
+ Nắm được các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị...
+ Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến; các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.
+ Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước.
+ Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.