- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kijp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng
đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
+ Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
7.2. Giải quyết văn bản đến
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác văn thư nói riêng và của các văn phòng, các phòng hành chính của cơ quan nói chung.
Việc giải quyết văn bản đến phải thực hiện một số vấn đề sau:
- Văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào thì do cán bộ, đợn vị đó giải quyết.
Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận sử dụng văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không nên tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.
đối với những công việc khẩn cấp, đột suất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản.
Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Những văn bản có ý kiến của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành.
Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản
đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.
Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan, phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyÕt.
Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, những bộ phận, Thủ trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc, cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận
được.
- Văn bản mật: Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
+ Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm.
+ Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo
đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác). Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang theo văn bản, tài liệu mật
đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm gìn giữ.
+ Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không
được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không bảo đảm an toàn.
7.3. Kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.
+ Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
+ Phụ rách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
+ Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời hạn quy định.
+ Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Câu hỏi ôn tập
1. Văn bản đến là gì? Mỗi cơ quan thường có các loại văn bản đến nào? Ví dô.
2. Vì sao văn bản đến lại phải xử lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhÊt?
3. Ai có trách nhiệm giải quyết văn bản đến của cơ quan?
4. Giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến có tầm quan trọng như
thế nào? Ví dụ.
5. Phân biệt các loại sao nguyên bản chính, sao lục, trích sao? Ví dụ.
6. Vì sao không dùng bản photocoopy thay thế các bản sao?
Bài tập thực hành
1. Thực hành các thao tác về nội dung và nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến như:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
2. Hướng dẫn học sinh đăng ký văn bản đến vào sổ gồm các nội dung công việc như:
- Làm sổ đăng ký văn bản đến: gồm hai phần: bìa sổ và nội dung bên trong (giống sổ đăng ký văn bản đi).
- Điền các thông tin cần thiết trong văn bản đến vào sổ.
3. Học sinh sưu tầm các loại văn bản đến, giáo viên hướng dẫn 3 cách sao văn bản: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
4. Thực hành chuyển giao văn bản đến:
- Làm sổ chuyển giao văn bản: gồm bìa và phần nội dung bên trong sổ.
- Vào sổ các thông tin cần thiết trong văn bản đến.
Chương 4 Tổ chức quản lý
văn bản Nội bộ và Văn bản mật Mục tiêu
- Trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
- Cung cấp cho học sinh những quy định của Nhà nước và của ngành văn thư về công tác giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật và vận dụng những quy định đó trong việc giải quyết văn bản của cơ quan.
- Hướng dẫn cho học sinh xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật trong cơ quan.
I. Tổ chức quản lý văn bản Nội bộ
Trong hoạt động của mỗi cơ quan cần có sự phối hợp đồng bộ giưã các
đơn vị để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Hiện nay trong các cơ quan thường có các phương tiện liên lạc sau:
+ Điện thoại: dùng trong tình trạng khẩn cấp và còn có tính chất hỗ trợ cho việc liên lạc giữa các đơn vị.
+ Văn bản nội bộ: Là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc.
+ Máy tính: Có thể liên lạc giữa các đơn vị đưa vào mạng nội bộ.
Phương tiện này nó chưa phổ biến và chức bảo đảm tính pháp lý.