Với những yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ văn thư
chuyên trách và cán bộ, viên chức làm các công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ như vừa nêu trên, cho thấy sự cần thiết phải có tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư đối với các cán bộ làm công tác
này ở những trình độ khác nhau tuỳ theo yêu cầu cụ thể. Hiện tại, hệ thống
đào tạo cán bộ văn thư ở nước ta như sau:
2.1. Đào tạo đại học và sau đại học
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã
hội và nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội là cơ sở đào tạo đại học và sau đại học về lưu trữ học và quản trị văn phòng. Mục tiêu đào tạo đại học là: Đào tạo cử nhân có trình độ khoa học cơ bản, có tay nghề vững về hành chính văn phòng và công tác lưu trữ; hiểu biết có hệ thống lý luận và thực tiễn về tổ chức quản lý nhà nước; có khả năng làm công tác nghiên cứu và thực hành nghiệp vụ về công tác văn thư, công tác lưu trữ, thư ký tổng hợp, quản trị văn phòng ở các cơ quan quản lý lưu trữ Đảng và Nhà nước, các Trung tâm lưu trữ quốc gia, các Trung tâm lưu trữ tỉnh, các cơ quan Đảng, chính quyền, các tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương các địa phương, các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân…Do đó các môn học về công tác văn thư và các môn học bổ trợ cho công tác này là bộ phận hợp thành quan trọng của chương trình đào tạo cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
ở hệ đào tạo cao học (chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học), các môn học về công tác văn thư và liên quan đến công tác này cũng chiếm một tỷ lệ thích đáng, nhằm giúp cho người học nắm chắc lý luận và phương pháp về công tác văn thư, có thể biên soạn các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, độc lập nghiên cứu và chủ trì nghiên cứu các đề tài về công tác này.
Ngoài ra, kể từ năm học 2003- 2004 Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Đại học Quốc gia Hồ chí Minh cũng đã mở hệ đào tạo cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Khoa Lịch sử trực thuộc Trường.
2.2. Đào tạo trung học văn thư
Việc đào tạo cán bộ có trình độ trung cấp về công tác văn thư chủ yếu do Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ I (đặt tại Hà Nội) và Trường Trung học Văn thư- Lưu trữ II (đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh) trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm. Học sinh thuộc hệ đào tạo này sau khi
tốt nghịêp được bố trí làm công tác văn thư hoặc công tác lưu trữ chuyên trách tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương cho đến tỉnh, huyện, xã.
2.3. Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ văn thư
Cùng với hệ thống đào tạo chính quy theo bằng cấp, để đáp ứng yêu cầu về học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ văn thư chuyên trách và những cán bộ viên chức làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ, hàng năm Cục Văn thư- Lưu trữ hà nước, các cơ sở đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ đều có tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngán hạn theo chuyên đề cho các đối tượng khác nhau. Ví dụ: Lớp bồi dưỡng kỹ thuật soạn thảo văn bản cho các chuyên viên công tác ở các cơ quan tổ chức;
lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ văn thư- lưu trữ các trường Trung học cơ sở và Trung học phổ thông; lớp bồi dưỡng về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ cho các cán bộ văn thư- lưu trữ chuyên trách…Những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo hình thức này còn có thể do các cơ quan tự tổ chức và mời giảng viên của các cơ sở đào tạo hoặc cán bộ của cơ quan quản lý văn thư và lưu trữ Nhà nước tới giảng dạy.
Ngoài các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nói trên, trong nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Học viện Hành chính Quốc gia và các trường Hành chính địa phương đều bố trí giảng dạy một số chuyên đề về công tác văn thư.
Tóm lại, công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật, đối với cán bộ văn thư chuyên trách đã được Nhà nước quy định rõ tiêu chuẩn và ngạch bậc. Do vậy, người làm công tác này cần được đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức có liên quan khác. Hiện nay ở nước ta đã có một hệ thống các trường, khoa đào tạo loại cán bộ này từ bậc trung học đến đại học và sau đại học với nội dung chương trình và phương pháp
đào tạo ngày càng được đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu của thực tiễn.
IV. Trang thiết bị văn thư
Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng bảo
đảm năng suất, chất lượng của công tác văn thư, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển các tiến bộ khoa học ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thư, đặc biệt ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin thì việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc hiện đại hoá công tác văn thư.
- Để hiện đại hoá công tác văn thư có thể áp dụng một số phương tiện kü thuËt víi mÊy nhãm sau ®©y:
- Phương tiện làm ra văn bản.
- Sao và nhân bản hàng loạt
- Tra tìm bảo quản và vận chuyển tài liệu.
- Đồ gỗ và các trang thiết bị chuyển dùng cho các phòng làm việc.
- Các phương tiện thông tin văn phòng.