ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư nằm trong chủ trương tin học hoá công tác hành chính văn phòng hay rộng hơn là tin học hoá quản lý hành chính nhà nước đã được Chính phủ xây dựng thành đề án.
Nếu thực hiện được sẽ góp phần tích cực vào thắng lợi của công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước và sự thành công của việc xây dựng chính phủ
điện tử mà Nhà nước đã xà đang từng bước tiến hành. Mặt khác, cần phải thấy rằng tin học hoá công tác hành chính văn phòng, trong đó có công tác văn thư là một vấn đề có tính chất xã hội, không chỉ giới hạn trong các cơ
quan nhà nước mà cần được thực hiện ở các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân…Hiện tại, ở các cơ quan
Đảng, việc đáp ứng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng
đang được xúc tiến mạnh mẽ. Tuy nhiên, như trên đã đề cập, đây là một cuộc cách mạng về công tác hành chính văn phòng nên là vấn đề không hề đơn giản. Bởi nó phụ thuộc vào nhận thức tư tưởng, sự hiểu biết và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, viên chức, sự hoàn thiện và hiện đại của hệ thống thông tin…Dưới đây là một số biện pháp cần được tiến hành để
đảm bảo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức:
3.1. Về mặt nhận thức: Cần làm cho lãnh đạo, cán bộ viên chức trong cơ quan, tổ chức nhận thức được hiệu quả to lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng nói riêng và quản lý nói chung; xem đây là một khâu quan trọng của cải cách hành chính và có liên quan trực tiếp đến nhiều cán bộ, viên chức. Từ đó có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về công nghệ thông tin và áp dụng vào công việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc thủ công hiệu quả nhất.
3.2. Cần tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức.
Hiện tại, một trở ngại lớn đối với việc thực hiện chủ trương tin học hoá công tác hành chính văn phòng là phần lớn cán bộ văn thư chuyên trách và cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức chưa được trang bị
đầy đủ những kiến thức cần thiết về tin học văn phòng. Do đó, không thể sử dụng các chương trình phần mềm về công tác văn thư và Internet. Bởi vậy, tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho các đối tượng làm công tác văn phòng là một biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy quá trình tin học hoá công tác hành chính văn phòng. Các kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức làm công tác văn phòng được bồi dưỡng phải đạt được yêu cầu tối thiểu: Sử dụng thành thạo chương trình soạn thảo văn bản vào công tác chuyên môn, biết cách đưa thông tin và truy cập thông tin trên mạng nội bộ, mạng diện rộng và Internet. Yêu cầu cao hơn là biết cách tổ chức các cuộc trao đổi, hội thảo qua mạng. Riêng đối với cán bộ văn thư chuyên trách còn biết sử dụng thành thạo các phần mềm về công tác văn thư như chương trình quản lý văn bản, quản lý các dự án (nếu có)…
3.3. Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu về công tác văn thư áp dụng thống nhất cho các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước, trước hết là quản lý thống nhất về nghiệp vụ chuyên môn. Các chương trình phần mềm về công tác văn thư nhằm thực hiện các nghiệp vụ văn thư bằng phương pháp tự động hoá. Do đó, cần có sự chỉ đạo và hướng dẫn của cơ quan quản lý công tác văn thư Nhà nước trong việc xây dựng để đảm bảo sự thống nhất và đạt hiệu quả sử dụng cao.
3.4. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý của từng cơ quan và nhà nước nói chung. Để tin học hoá công tác văn phòng và quản lý hành chính nhà nước ở tầm vĩ mô, nhà nước cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin quản lý mà cốt lõi là hệ thống thông tin của Chính phủ; ngoài ra mỗi cơ quan