2.1.Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến. Khi tiếp nhận văn bản đến cơ
quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có
đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình. Kiểm tra phong bì có còn nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản
đến.
2.2. Phân loại sơ bộ sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ
quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị, tổ chức trong cơ quan), gửi cho Thủ trưởng cơ quan
hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc
đích danh của họ).
- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin....
2.3. Bóc bì văn bản: Đây là công việc đơn giản nhưng phải chú ý mấy
®iÒu sau:
- Nếu Văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung thì theo sự phân công của lãnh đạo Văn thư hoặc phòng Hành chính bóc bì văn bản, vào sổ, chuyển đến các đối tượng có liên quan.
- Nếu Văn thư cơ quan tổ chức kết hợp cả tập trung và phân tán, văn bản gửi cho các đơn vị thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ riêng..
- Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhËn.
- Khi bóc văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không được làm mất dấu bưu điện trong phong bì....phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
- Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay, tránh rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã
được ghi ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản
đó.
+ Trường hợp văn bản gửi đến kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
+ Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn từ tố giác, khiếu nại cần giữ lại phong b×.
- Với văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ cần bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên, không
được bóc, và phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
2.4. Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được.
Dấu đến có kích thước 30mm x 50mm gồm các thành phần sau: tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơ số...
Dấu đến được trình bày như sau:
50mm
30mm
- Số đến là số thứ tự đăng ký của các văn bản đến cơ quan (văn bản mà cơ quan nhận được) trong 01 năm. Số đến được ghi liên tục từ số 01 cho văn bản nào đến cơ quan sớm nhất và đến số cuối cùng cho văn bản nào đến cơ
quan muén nhÊt trong 01 n¨m.
Tên cơ quan nhận văn bản
Số đến...
Đến Ngày đến...
ChuyÓn...
Lưu hồ sơ số...
- Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký. Dấu đến cần đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ thống nhất vào khoảng giấy trắng phía trên góc trái; phần lề văn bản, dưới phần số và ký hiệu (với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (với những văn bản không có tên loại), hoặc đóng vào khoảng giấy trắng dưới tác giả văn bản và Quốc hiệu phía trên.
- Chuyển: thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư
của cơ quan ghi ý kiến phân phối vào văn bản đến đơn vị (hoặc cá nhân) có trách nhiệm giải quyết.