Cuộc cách mạng khoa học – công nghệ đã đưa loài người vào một kỷ nguyên mới- kỷ nguyên công nghệ thông tin. “Công nghệ thông tin là thuật ngữ chỉ hung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử lý thông tin. Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá của con người.” ( Xem:
Từ điển bách khoa Việt Nam, T1, Trung tâm Biên soạn từ điển Bách khoa Việt Nam, Hà Nội, 1995, trang 56).
ở nước ta, trong thập kỷ 90 của thế kỷ trước và những năm gần đây, nhằm đáp ứng các yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công nghệ thông tin đã được ứng dụng ngày càng nhiều vào các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế và quản lý nhà nước. Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, biện pháp về vấn
đề này, thể hiện ở các văn bản như Chỉ thị số 58- TC/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị ban chấp hành Trung ương Đảng (khoá VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Quyết định số 81/2001/QĐ- TTg ngày 24 /5/2001 của thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58- TC/TW đã nêu trên của Bộ Chính trị, Quyết định số 112/2001/QĐ- TTg ngày 27/5/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Đề án tin học hoá
quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2005.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Cho nên công tác văn thư luôn gắn liền với công tác văn
thư, thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
ứng dụng công nghệ thông tin sẽ cho phép chúng ta thay thế lao động thủ công bằng tự động hoá hoặc nửa tự động hoá nhiều khâu của công tác văn thư, như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản. Do đó, sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc ra quyết
định điều hành công tác cho cán bộ, viên chức trong nghiên cứu, giải quyết các công việc thuộc chức trách của mình. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao; điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác công văn, giấy tờ sẽ được cải thiện; giúp họ nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ, viên chức của các cơ quan, tổ chức.
Đối với các cơ quan nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công tác hành chính văn phòng nói chung, sẽ tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp dịch vụ hành chính cho người dân và cho xã
hội nói chung. Nhà nước của ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân, nên mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước đều nhằm phục vụ cho lợi ích của nhân dân. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nhà nước phải đối xử với dân như các doanh nghiệp, thương nhân đối xử với khách hàng của mình. Để phục vụ người dân được tốt, một trong những nhiệm vụ đặt ra cho công tác hành chính của các cơ quan là tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo cung cấp các dịch vụ hành chính cho người dân và cho xã hội nói chung một cách tốt nhất. Trong đó có dịch vụ cung cấp thông tin văn bản, như các
thông tin về chủ trương chính sách, về luật pháp của Đảng và Nhà nước, về kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật và về những vấn đề liên quan đến lợi ích thiết thân của người dân. Công tác văn thư ở các cơ quan nếu chỉ dựa vào lao
động thủ công với phương tiện kỹ thuật thô sơ sẽ không thể thoả mãn được nhu cầu cung cấp thông tin văn bản nói trên của xã hội. Nhưng nếu ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt sử dụng website- internet, người dân sẽ có thể nhận được thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời; mặt khác những ý kiến
đóng góp và nguyện vọng của quần chúng nhân dân cũng sẽ dễ dangd được chuyển đến cơ quan nhà nước hữu quan. Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công tác hành chính văn phòng nói chung sẽ góp phần thắt chặt mối quan hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn, giấy tờ và hạn chế được tệ quan liêu trong các cơ quan.
Những lợi ích nêu trên của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và hành chính văn phòng là một trong những động lực thúc
đẩy Nhà nước ta và nhiều nước trên thế giới tiến hành xây dựng Chính phủ
điện tử (Chính phủ điện tử là cách thức qua đó Chính phủ sử dụng các công nghệ mới trong hoạt động để làm cho người dân, doanh nghiệp tiếp cận các thông tin và dịch vụ do Chính phủ cung cấp một cách thuận tiện hơn, để cải thiện chất lượng dịch vụ và mang lại các cơ hội tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp trong việc tham gia vào xây dựng các thể chế và tiến trình xây dựng
đất nước - định nghĩa về Chính phủ điện tử “Tin học hoá quản lý nhà nước và xây dựng Chính phủ điện tử” do TS. Nguyễn Cộng Hoà chủ biên, Văn phòng Chính phủ ấn hành năm 2001). Tuy nhiên đây là vấn đề không đơn giản, nếu cần phải đầu tư nhiều kinh phí để xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin, đào tạo nguồn nhân lực. Cũng có nghĩa là không thể hoàn thiện trong một thời gian ngắn, mà phải tiến hành từng bước và trải qua một cuộc cách mạng tương đối
lâu dài. Đây thực sự là một cuộc cách mạng trong công tác hành chính văn phòng và trong hoạt động quản lý nói chung.