2. 1. Các quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu mật 2.1.1. Người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật và nơi nhận đối vơí tài liệu mật. Nếu có thay đổi
độ mật, giải mật phải báo cáo thủ trưởng.
2.1.2. Người thực hiện công việc có liên quan đến tài liệu mật, phải có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2.1.3. Các dấu về độ mật, thu hồi tài liệu mật, theo quy định thống nhất của Bộ Công an như sau:
- Dấu “Mật” hình chữ nhật, có kích thước 20 mm x 8 mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “Mật”, in hoa, nét đậm, cách đường viền là 2mm.
- Dấu “Tối mật” hình chữ nhật, có kích thước 30 mm x 8 mm, có
đường viền xung quanh, bên trong là chữ “Tối mật”, in hoa, nét đậm, cách
đường viền là 2mm.
- Dấu “Tuyệt mật” hình chữ nhật, có kích thước 40 mm x 8 mm, có
đường viền xung quanh, bên trong là chữ “Tuyệt mật”, in hoa, nét đậm, cách
đường viền là 2mm.
- Dấu “Thu hồi” hình chữ nhật, có kích thước 80 mm x 15mm, có
đường viền xung quanh, bên trong là hai hàng chữ:
+ Hàng trên là chữ: “Tài liệu thu hồi” in hoa, nét thường
+ Hàng dưới là chữ: “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và có dấu chấm cho đến hết.
- Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: Hình chữ nhật, có kích thước 110 mm x 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ: “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in hoa, nét đậm.
- Dấu mức độ mật, dấu thu hồi dùng loại mực đỏ tươi. Vị trí dấu
“Mật” Tối mật”, “Tuyệt mật” đóng ở phía dưới số và ký hiệu của tài liệu mật. Dấu “Thu hồi sau khi họp” đóng ở dưới dấu mức độ Mật.
- Phòng văn thư có trách nhiệm quản lý dấu mật của cơ quan, không
được đánh máy, in, sao, chụp thừa số bản tài liệu mật đã được quy định. Tài liệu mật, soạn thảo, đánh máy, in chụp phải “bảo mật”. Những bản thảo
đánh máy, in thử nếu hỏng không cần lưu ở văn phòng cơ quan, tổ chức thì
phải huỷ ngay.
2.2. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu mật
Mọi tài liệu bí mật của của Nhà nước do văn phòng cơ quan, tổ chức quản lý, do vậy, khi vận chuyển, giao nhận nhất thiết phải thực hiện tại phòng văn thư làm thủ tục đăng ký, quản lý tài liệu mật theo một quy trình thèng nhÊt nh sau:
2.2.1. Gửi tài liệu mật đi
Khi gửi tài liệu mật phải theo đúng quy định của Bộ Công an về đăng ký, vào sổ, gửi tài liệu mật, lập phiếu. Khi gửi tài liệu mật đi phải có bì riêng.
Khi gửi tài liệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” phải làm hai phong bì:
- Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận. Phải ghi rõ tên tài liệu và gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết bằng bì
“Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Ngoài bì đóng dấu ký hiệu độ Mật.
- Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thông thường, đóng dấu ký hiệu độ MËt nh sau:
A: in hoa, nét đậm là “Tuyệt mật”.
B: in hoa, nét đậm là “Tối mật”.
C: in hoa, nét đậm là “Mật”.
Tài liệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” khi gửi đi phải niêm phong, bì
trong dán bằng hồ, bì ngoài dán bằng keo đè lên mép dán. Mực niêm phong dùng loại màu đỏ tươi.
2.2.2. Nhận tài liệu mật
- Mọi tài liệu mật do các cơ quan, tổ chức bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức mình bằng bất cứ nguồn nào đều phải tập trung qua phòng văn thư
vào sổ riêng để theo dõi, chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Trường hợp tài liệu mật gửi đến cơ quan không đùng quy định thì
cán bộ văn thư phải có ý kiến lại với nơi gửi để thực hiện đúng quy định.
2.2.3. Thu hồi tài liệu mật
Phòng văn thư phải có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi.
2.2.4. Giao nhận, vận chuyển tài liệu mật
- Giao nhận tài liệu mật giữa các khâu đều phải vào sổ và ký nhận giữa hai bên giao giao và nhận trực tiếp..
- Vận chuyển tài liệu mật phải có phương tiện, hòm sắt, cặp có khoá, không buộc sau xe đạp, mô tô.
- Người làm công tác giao thông, vận chuyển, giao nhận tài liệu mật phải thực hiện theo nguyên tắc gửi kín, niêm phong.
- Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện ra sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.
2.2.5. Giải mật, tiêu huỷ tài liệu mật
- Mọi trường hợp giải mật, tiêu huỷ tài liệu mật sau 10 năm do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Hội đồng tiêu huỷ phải lập biên bản thống kê đầy đủ, nói rõ phương thức tiến hành, người thực hiện.
- Trong quá trình thực hiện phải tuyệt đối bảo mật, không làm lộ thông tin, không để lọt ra ngoài.
2.3. Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu mật
- Phòng văn thư tổ chức thống kê tài liệu bí mật Nhà nước của cơ
quan, tổ chức theo trình tự thời gian và mức độ Mật.
- Sau khi giải quyết xong tài liệu mật, nhân viên phải phân loại, sắp xếp đưa vào hồ sơ, ngoài giờ làm việc phải cất giữ, bảo đảm an toàn.
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Câu hỏi ôn tập
1. Khái niệm, nguyên tắc tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản nội bộ?
2. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản nội bộ?.
3. Khái niệm văn bản mật? Các thông tin thuộc bí mật của Nhà nước?
4. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật?.
Bài tập thực hành
1.Thực hành chuyển giao văn bản nội bộ.
2.Thực hành chuyển giao văn bản mật gồm các thao tác sau:
- Quản lý văn bản mật: in ấn, đăng ký vào sổ, chuyển giao,
- Xác định mức độ mật trong văn bản theo quy định của Nhà nước.
Chương 5
quản lý và sử dụng con dấu Mục tiêu
- Trang bị những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.
- Hiểu và biết cách bảo quản con dấu trong cơ quan theo quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của nhà nước.
- Hướng dẫn cho học sinh các thao tác đóng dấu, sử dụng con dấu và trách nhiệm quản lý con dấu.
I. Khái niệm, tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng con dÊu