5.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến - Nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến (nếu cơ quan có bố trí liên lạc thì liên lạc chuyÓn).
- Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
5.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
- Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi, - Viết bì và làm thủ tục gửi văn bản đi,
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu, - Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường,
- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản.
5.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn vịêc lập hồ sơ theo danh mục.
- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc vịêc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với bản lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan.
5.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
-Bảo đảm an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh).
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan.
5.5. Đối với những công việc có liên quan khác
Ngoài những nhiệm vụ chính như nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cả công tác văn thư của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa được hết thời gian làm việc.
Câu hỏi ôn tập 1. Nêu khái niệm, nội dung, yêu cầu công tác văn thư?.
2. Phân tích vị trí, ý nghĩa, tác dụng công tác văn thư?.
3. Vì sao phải phân công trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan?.
4. Nêu rõ nhiệm vụ công tác văn thư do thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có văn phòng phải thực hiện.
5. Nêu rõ các nhiệm vụ công tác văn thư do thủ trưởng đơn vị và mỗi công chức, viên chức Nhà nước phải thực hiện?
6. Nêu rõ các nhiệm vụ công tác văn thư do cán bộ văn thư cơ quan phải thực hiện?
CHương 2
Tổ chức quản lý văn bản đi Mục tiêu
- Hiểu được những kiến thức cơ bản về việc tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi.
- Hiểu được những quy định của nhà nước về công tác chuyển giao và quản lý văn bản đi, vận dụng trong việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư.; nắm vững được các nguyên tắc, nghiệp vụ khi chuyển giao văn bản đi và biết vận dụng các nghiệp vụ đó trong thực tiễn.
- Thành thạo các nghiệp vụ chính trong nghiệp vụ tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi.
I. Khái niệm và những nguyên tắc chung
Hàng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện,
đơn vị vũ trang.. trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý,
điều hành của cơ quan, đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao.
1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Những văn bản đi có thể là những văn bản:
Văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản luật:
+ Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa
đổi Hiến pháp)
+ Luật và bộ luật.
- Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
+ Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;
+ Pháp lệnh;
+ Lệnh của Chủ tịch nước;
+ Quyết định của Chủ tịch nước.
- Văn bản dưới luật lập quy (văn bản pháp quy)
+ Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp.
+ Nghị định của Chính phủ;
+ Quyết định của thủ tướng Chính phủ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan các cấp;
+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan các cấp;
+ Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
+ Văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã
héi.
Văn bản hành chính thông thường - Công văn;
- Báo cáo;
- Thông báo;
- Thông cáo;
- Tê tr×nh;
- Đề án, phương án;
- Kế hoạch, chương trình;
- DiÔn v¨n - Công điện;
- Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phÐp...);
- Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...);
- .v.v...
Ngoài ra, văn bản đi còn có thể là “thư công” do người lãnh đạo cơ
quan viết gửi đến các đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan.
Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung.
Người ta có thể khái quát chúng thành hai nhóm chính sau đây:
- Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm pháp luật - Thứ hai là nhóm văn bản thông thường