Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành văn bản
để gửi đi đều phải lưu lại ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ
quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu tại bộ phận văn thư một cách khoa học, dễ tra tìm.
Bản lưu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao nhất định.
Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên; văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới.
6.2. Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu
Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Hết giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải
được cất giữ vào tủ có khoá; những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc. Không cung cấp cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về văn bản, tài liệu đang còn trong quá trình xử lý.
Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiện cứu, sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu.
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Câu hỏi ôn tập
1. Tại sao khi ký một văn bản quan trọng lại phải có hồ sơ trình ký?
Anh (Chị) hiểu thế nào là hồ sơ trình ký? Ví dụ.
2. Tại sao không được đóng dấu vào văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, hoặc vào văn bản chưa ghi nội dung?.
3. Phân tích ý nghĩa, tác dụng của các cột trong mẫu sổ đăng ký văn bản đi?.
4. Tại sao khi chuyển giao văn bản đi lại phải thực hiện nguyên tắc:
Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời? Ví dụ.
5 Tại sao khi chuyển giao công văn mật người ta phải làm phiếu gửi?.
6. Ai có thẩm quyền cho phép đọc và nghiên cứu sử dụng các bản lưu của cơ quan?.
Bài tập thực hành
1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến việc ban hành, giải quyết, tổ chức và quản lý văn bản đi
2. Thực hành các thao tác trình văn bản đi, ghi số, ngày, tháng vào văn bản đi.
3. Hướng dẫn làm sổ, đăng ký văn bản đi vào sổ
- Mỗi học sinh tự làm sổ đăng ký văn bản đi: bìa sổ và nội dung bên trong (theo đúng quy định về mẫu đăng ký văn bản đi)
- Ghi đầy đủ các thông tin trong văn bản đi vào sổ như: ngày tháng văn bản, số, ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung....
4. Hướng dẫn học sinh thao tác như lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì và chuyển giao văn bản đi.
5. Thực hành sắp xếp các loại văn bản đi theo 6 cách sắp xếp.
Chương 3
Tổ chức quản lý văn bản đến
Mục tiêu
- Học sinh hiểu được những kiến thức cơ bản về nghịêp vụ tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến.
- Cung cấp cho học sinh những quy định của Nhà nước và của ngành văn thư về nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến trong các cơ
quan, tổ chức.
- Học sinh cần biết vận dụng các nguyên tắc, phương pháp thủ tục về giải quyết và quản lý văn bản đến trong cơ quan.
- Xử lý được các tình huống xảy ra trong quá trình giải quyết và quản lý văn bản từ các phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc.
I. Khái niệm và nguyên tắc chung 1. Khái niệm văn bản đến
Tất cả các văn bản từ cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện, được gọi chung là văn bản đến.
Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc. Chẳng hạn, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các văn bản đến như
Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng;
Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thông Chính phủ. Đồng thời cũng có thể
nhận được các văn bản từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như
các tỉnh, thành phố bạn v.v.
Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải
được tổ chức quản lý và giải quyết triệt để.
Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan.
Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản
đến kịp thời, triệt để hay không.