Là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.
2.2. Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc và sự khác nhau giữa hồ sơ
nguyên tắc và hồ sơ công việc
2.2.1. Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc
Điều 47 của chế độ chi tiết về công tác văn bản, tài liệu ban hành kèm theo Nghị định 527/TTg ngày 01/11/1957 của Hội đồng Chính phủ quy định:
“Mỗi cán bộ Văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bản sao: Luật, Sắc lệnh, Nghị định, Thông tư quy định về vấn đề mình phụ trách”. Như vậy,
đối với mỗi cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên. Có như vậy, khi giải quyết công việc mới đầy
đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, đúng chính sách đã ban hành.
2.2.2. Sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc
+ Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của tất cả các loại văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên cũng có công việc kéo dài trong 2 hoặc 3 năm mới kết thúc) và phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp…miễn sao chính xác từ bản chính) các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm, dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
2.3. Cách lập hồ sơ nguyên tắc
2.3.1. Xác định vấn đề cần lập hồ sơ
Nhiệm vụ của người lập hồ sơ là xác định rõ vấn đề nào cần lập, vấn
đề nào quan trọng và có ý nghĩa nhất định dùng để tra cứu và giải quyết công việc hàng ngày.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để dự kiến cơ
quan, đơn vị mình phải lập những hồ sơ nguyên tắc nào. Nếu không dự kiến
được chính xác những hồ sơ cần phải lập thì sẽ không có căn cứ để giải quyết công việc.
Sau khi dự kiến thì lập bản thống kê những hồ sơ cần phải lập 2.3.2.Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc tuỳ thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành.
Việc thu thập các văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành thường xuyên và nhiều nguồn như: Văn bản do các cơ quan gửi đến cho cơ quan mình, văn bản ở cơ quan ban hành. văn bản được đăng trên báo, tạp chí…Do vậy yêu cầu của người thu thập văn bản, tài liệu là không phân biệt văn bản do cơ quan nào ban hành, không phân biệt hiệu lực văn bản còn hay hết.
VÝ dô:
- Một cán bộ phụ trách về công tác thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc
đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác thi đua, khen thưởng.
- Cán bộ phụ trách về chế độ, chính sách phải lập hồ sơ nguyên tắc về vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...
2.3.3. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Đối với hồ sơ nguyên tắc thì có một cách sắp xếp là sắp xếp văn bản, tài liệu theo thời gian. Căn cứ vào ngày, tháng, năm ban hành văn bản để sắp xếp văn bản nào có ngày tháng, năm sớm thì xếp xuống dưới; văn bản nào có ngày, tháng, năm ban hành muộn thì xếp lên trên.
Theo cách sắp xếp này thì những văn bản hết hiệu lực pháp lý xếp lên trên, như vậy sẽ tiện cho việc phục vụ, nghiên cứu và sử dụng.