3. 1. Thủ tục c ấp giấy phép k hắc dấu
Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy phép
khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiện các công việc khác theo quy định của Nghị định 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau :
- Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ
quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng.
Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có :
1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ :
- Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp :
Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại cơ
quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức đó.
- Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp :
Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có "Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động".
2. Các tổ chức kinh tế :
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép
đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư
nước ngoài).
- Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm a khoản 2
Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêm các loại văn bản nào khác.
Trong thời gian không qúa 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ
quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.
3. Khắc dấu của các đơn vị quân đội
Việc khắc dấu của các đơn vị Quân đội nhân dân Việt Nam tại Điều 43 của Quy định 152 H/43B của Bộ Quốc phòng thì Bộ Quốc phòng tổ chức khắc con dấu
cho các đơn vị trong quân đội: “Mọi con dấu hành chính phải do phòng Bảo mật, Cục Bảo vệ (hiện nay gọi là phòng Bảo mật- Lưu trữ ) thuộc Tổng cục Chính trị (Văn phòng Bộ Quốc phòng) nghiên cứu tổ chức khắc để phân phối cho cơ quan,
đơn vị, không ai được tự ý khắc thêm dấu hành chính.
4. Cơ quan nước ngoài, cơ quan ngoại giao
- Đối với các cơ quan, tổ chức người nước ngoài không phải là cơ quan ngoại giao:
+ Có văn bản gửi Bộ Công an nói rõ lý do. Phạm vi sử dụng dấu tại Việt Nam, kèm theo mẫu dấu.
+ Nếu các cơ quan, tổ chức không phải là đại diện ngoại giao mang dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng (nội dung con dấu phải dịch ra chữ Việt Nam).
- Đối với cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài, cơ
quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam: có công hàm gửi Bộ Ngoại giao nước CHXHCNVN đề nghị được khắc dấu, kèm theo mẫu dấu đề nghị khắc (dịch nội dung dấu từ chữ nước ngoài ra chữ Việt Nam).
Văn phòng Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị Bộ Công an (Tổng Cục Cảnh sát) và giới thiệu người đến trực tiếp để giải quyết khắc dấu.
- Đối với các cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam mang con dấu vào Việt Nam sử dụng: cơ quan, tổ chức phải có văn bản gửi Bộ Ngoại giao nước CHXHCN Việt Nam thông báo việc mang dấu vào để sử dụng tại Việt Nam, kèm theo mẫu dấu và dịch nội dung dấu từ chữ nước ngoài ra chữ Việt Nam. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Bộ Công an (Tổng Cục Cảnh sát) gửi kèm theo một mẫu dấu đã
đăng ký để theo dõi.
- Đối với các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác: khi đem dấu vào Việt Nam sử dụng phải có giấy phép của cơ quan Nhà nước Việt Nam có thẩm quyền cấp cho cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam như: giấy phép đặt văn phòng đại diện, giấy phép đặt tại văn phòng Luật sư:
+ Phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành trực thuộc Trung
ương cho phép cơ quan, tổ chức nước ngoài đóng trụ sở tại địa phương.
+ Đơn xin phép mang dấu vào sử dụng tại Việt Nam (theo mẫu dấu của Bộ Công an).
Chỉ sau khi được Tổng cục Cảnh sát- Bộ Công an nước CHXHCN Việt Nam cấp giấy phép thì cơ quan, tổ chức mới được mang dấu vào Việt Nam.
Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày mang dấu vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức phải đến Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở để
đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy phép mang dấu vào Việt Nam trước khi sử dụng.
3.2. Thủ tục khắc lại dấu khi bị mất, bị mòn, bị hỏng
Trong quá trình sử dụng dấu để đóng vào văn bản, dấu có thể bị mòn, bị biến dạng, bị sứt làm sai lệch hình dáng ban đầu của dấu, hoặc có thể bị mất do kẻ gian đánh cắp, khi gặp những tình huống trên cần phải trình báo ngay cho người phụ trách của cơ quan, đồng thời trình báo cho cơ quan Công an, cụ thể là:
- Khi dấu bị mòn do trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép khắc lại dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
- Cơ quan, tổ chức phải có văn bản nói rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an khắc lại dấu mới.
Đối với các cơ quan nước ngoài thủ tục xin khắc lại dấu như sau:
- Đối với các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam có văn bản gửi Bộ Ngoại giao Việt Nam về việc khắc lại dấu. Bộ Ngoại giao có văn bản hoặc giấy giới thiệu đề nghị Bộ Công an giải quyết khắc dấu.
- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác đã có dấu sử dụng tại Việt Nam (kể cả mang nước ngoài vào hoặc khắc tại Việt Nam) khi cần khắc lại do mòn, hỏng, thay đổi hoặc bị mất....phải có văn bản gửi cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu hoặc nơi đăng ký mẫu dấu sau khi mang về.
Cán bộ của cơ quan được cử đi khắc dấu: cần đem theo công văn, giấy giới thiệu cơ quan, chứng minh nhân dân của bản thân.