TIÊN HÀNH THUYẾT TRÌNH

Nhưng nó cũng nên bao gồm cả những tài liệu không năm trong chuân bị kê hoạch cùa bạn — đặc biệt là những lời nói bóng đê hướng vào và làm sâu sắc thêm cho bài trình bày của bạn.Hầu hết

cíiương 3 Tĩến hàníi thuyết trìníi

Chương 3

1 CIỈC Bước TlếN HÍiNH THUVếĩ TRÌNH

1.1 Kế hoạch bài thuyết trình

Kế hoạch bài thuyết trình: Là một bản kế hoạch tóm tắt thưÒTig làm cho thuyết trinh viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình

Mục đích của bản kế hoạch bài thuyết trình nhằm giúp cho bạn nhớ những ý chính mà bạn muốn nói Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô động cùa bài chuẩn bị thuyết trình Nó nên chứa đựng những từ hay cụm từ để đánh thức trí nhớ của bạn, như

là bản thống kê hay là lời trích dẫn mà bạn không muốn mạo hiểm khi quên Nhưng nó cũng nên bao gồm cả những tài liệu không năm trong chuân bị kê hoạch cùa bạn — đặc biệt là những lời nói bóng đê hướng vào và làm sâu sắc thêm cho bài trình bày của bạn.Hầu hết các thuyết trình viên khai thác nhũng thay đổi cùa chính bàn thân họ trong bản kế hoạch cho trình bày thuyết trinh Khi bạn đạt được nhiều kinh nghiệm hơn, bạn cũng nên cảm thấy thoải mái để thử nghiệm

KỸ N A N G THUYẾT TRÌNH

Trước đáy, tôi chưa bao giờ quá bị kích động bời thuyết trìn h ” Mội thính giá đã phát biểu như vậy sau khi nghe Darìiel Webster thuyết trình.

Những phản ứng như vậy không phái là hiếm đoi với thính giả của Webster, ô n g ta đã gây xúc động cho hai thế hệ người

M ỹ với bài thuyết trình đầy sức thuyết phục của ông ta Không thể tin được rằng, cho đến tận bây giờ ông van có thể nói lién tục 3,4 thậm chỉ 5 giờ đồng ho Tương tự như vậy, không the tin được rằng ông ta thường nói mà không cần đến bất cứ tài liệu ghi chép gì Một lần, một phóng viên đã hòi ông vể điểu này ''trí nhớ của tô i'\ Webster nói ''Tôi có thê chuân bị một bài thuyêt trình, xem lại, sửa chữa nó trong trí nhớ của tôi Và cuối cùng là thực hiện bài thuyết trình của mình một cách chuẩn nhất.

Rất ít người có được trí nhớ tuyệt vời như Webster May thay, không có thông lệ phái thưyết trình bằng trí nhớ Ngày nay, hầu hết mọi người thuyết trình tùy hứng, có nghĩa là bài thuyết trình được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và luyện tập cẩn thận, nhưng cách diễn đạt chuẩn được lựa chọn trong khi bài thuyêt trình đang được thực hiện.

1,1.1 Lựa chọn phưong pháp trình bày

Kế hoạch thuyết trình rất cần thiết đối với thuyết trình hiệu quả Gạch ra những ý chính giống như một bàn thiết kế cho bài thuyết trình Thông qua việc lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các vấn đề có liên quan với nhau, cấu trúc bài thuyết trình sẽ rõ ràng và hợp logic

Thiết lập ý chính

Ý nào là ý chính, hay chủ đề nào là chủ đề mà bạn muốn truyền đạt đến cho thính giả Nói cách khác, thông điệp nào là thông điệp duy nhất mà bạn muốn thính giả của mình nắm bắt

CHương 3 ^lìến fiànft thuyết trình

được một cách dễ dàng Hãy khái quát hoá bằng một câu duy nhất, liên kết chủ đề và mục đích của bạn với nhu cầu của thính giả, cùng giống như một khẩu hiệu quảng cáo nói lên lợi ích của một sàn phẩm cho người tiêu dùng như thế nào

Cấu trú c các ý tưỏìig

Với một ý chính đã được xác định rõ ràng định hướng cho bạn, bạn có thể bắt đầu sắp xếp ý tường của mình Hãy soạn phần nhập đê thu hút sự chú ý và giới thiệu những gì sẽ được đề cập đên Đôi với phân thân bài, hãy chuân bị giải thích chủ đề cùa bạn theo các câu hòi ai, cái gi, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào Trong đoạn kết luận, hãy điểm lại các luận điểm bạn đã đưa ra, và kết thúc bằng một câu giúp thính giả nhớ được chù đề bài thuyết trinh

Soạn thảo đề cương chi tiết

Một đề cương được soạn thảo cẩn thận không chi là xuất phát điêm khởi đâu cho việc soạn một bài thuyết trình - nó còn giúp bạn duy trì được tiến độ công việc Bạn sẽ dùng nó để đảm bảo rằng bài thuyết trinh của bạn đạt được mục đích, được thính giả quan tâm và có thể trinh bày trong khoảng thời gian đã phân bồ Dàn ý chính là “kịch bàn” chung cuộc của bạn Vì lý do đó, tiêu đề trong dàn ý nên là những câu hoàn chinh hay là những cụm từ dài chứ không phải là một hay hai từ đầu đề

Dấu hiệu chuyển tiếp Thông thường, các dấu hiệu chuyển

tiếp không có sự kết hợp chặt chẽ ờ trong hệ thống biểu diễn bằng

ký hiệu và dấu hiệu thụt vào, nhưng chúng được đánh dấu tách biệt nhau và được chèn vào bản kế hoạch, nơi chúng sẽ xuất hiện trong bài phát biểu Nhiều diễn giả cũng dùng các mục ghi chú để đánh dấu những chỗ mà các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh sẽ được sử dụng

Đỉnh kèm m ột m ục lục Bạn nên tạo một danh sách nguồn tài

KỸ NÀNG THUYẾT TRÌNH

liệu tham khảo cùng với bản kế hoạch trong quá trình chuẩn bị thuyết trình Mục lục sẽ bao gồm tit cả các nguồn tài liệu từ sácli, tạp chí và internet mà bạn đã tham khảo Bạn có thể sử dụng bất kỳ tài liệu nào trong số tài liệu trong mục lục Không có bất kỳ vấn đề

gì khi bạn kế thừa những tài liệu bạn đã lựa chọn trong mục lục, chắc chắn rằng những trình bày từ nguồn tài liệu sẽ rõ ràng, chính xác và phù hợp

Đặt tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn Trong lớp học có lẽ

không cần thiết phải đặt tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn, trừ khi giáo viên của bạn yêu cầu Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc đặt tiêu đề cho bài thuyết trình là cần thiết - Đó là khi bài thuyết trình được đưa ra trước công chúng, khi bạn được mời thuyết trinh theo chủ đề được yêu cầu, hay khi bài thuyết trình sẽ được công bố rộng rãi Bất cứ lý do gì, khi bạn quyết định sử dụng tiêu đề, nó nên (1) ngắn gọn, (2) lôi cuốn sự chú ý của thính già và (3) tóm lược nội dung chính của bài thuyết trình Một tiêu đề hay không cần phải quá lôi cuốn sự chú ý Tuy nhiên, không có gì sai trái với một tiêu đề lôi cuốn, miễn là nó phải thích hợp với nội dung thuyết trình

ở đáy có hai nhóm tiêu đề Nhóm bên trái d ễ hiểu và mang tính mô tả Nhóm bên phải là những lựa chọn ẩn dụ với nhóm bên trái.

Nước uống không an toàn Độc tổ trong vòi nước

Chung sống với tật điếc Sự im lặng

Thói nghiện cờ bạc Chống lại những tật xấu Bạn thích nhóm nào hơn? Cá hai nhóm đều đúng Củ hai có những mặt thuận lợi và không thuận lợi Nhóm 1 bộc lộ chủ đê của bài thuyết trĩnh một cách rõ ràng, nhimg nó lại không gợi

mở như nhóm thứ hai Nhóm 2 đảm bào gợi được sự chú ý của

ckương 3 Tĩêh ãảnã thuyết trìnã

thính giả, nhưng lại không đưa ra được những ý tưởng cơ bản về bài thưyết trình mội cách rõ ràng.

Có một loại tiêu đề khác mà bạn cũng cần phải quan tâm đên là dạng cáu hỏi Cách phân nhịp tiêu đề cùa bạn như một câu hỏi có thé sẽ vừa mang tính mô tà vừa mang tính gợi mờ Sừ dụng phương pháp này, bạn có thể kết hợp được những im điểm cùa cá nhóm 1 và nhóm 2

Nhóm III:

Nguồn nước cùa bạn có an toàn để uống hay không?

Bạn có biết tôi đang tiết kiệm điều gì không?

Bạn có thật sự tin rằng bọn có thể đánh bật những thói xấu?

Đôi lúc bạn sẽ chọn tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn quả sớm M ột sổ lần khác bạn không tìm được tiêu đề như ỷ muốn cho đến những phút cuối Cách này hay cách khác, hãy cố gắng chọn lọc để đặt tên tiêu đề cho bài thuyết trình cùa bạn Kinh nghiệm là đặt nhiều tên và chọn một tiéu đề ưng ý nhất.

Bạn cũng có thể viết các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính với nhau Hoặc thậm chí ngay cả khi bạn muốn ghi chú mục sử dụng một giọng điệu hay ngôn ngữ cơ thể nào đó Những dấu hiệu như là “Dừng ở đây, nói chậm lại, nhấn mạnh hơn”, có thề hữu ích khi trình bày bài thuyết trình cùa bạn

Dùng mô hình tưọìig trưng thích họp

Nhìn chung, ở hầu hết các bản kế hoạch, những mục chính được nhận diện bởi chữ Lamã và thụt vào bằng nhau và thảng hàng xuong hết trang Những mục nhỏ (thành phần cùa nhĩữìg mục chính) được nhận diện bởi những từ huyệt và cũng được trình bày thụt vào thằng hàng với nhau Ngoài rơ có thể có nhữrĩg mục nhò hơn trong từng mục Ví dụ

cỏ một sự liên kết chặt chẽ giữa các ý tường cùa bài thuyết trình

Và mô hình này thể hiện rằng cấu trúc cả bài thKyết ỉnnh cùa bạn là một khối thong nhất,

Chỉ một lần bạn bổ cục phần thân của một bài thuyết trình, bạn sẽ thắy \ằ n g nên sắp xếp bài thuyết trình theo những ỷ chính Bạn cũng cần bổ sung cho bản kế hoạch những mục nhò

và những mục của mục nhỏ nữa, để ho trợ cho những mv.c chính Trình bày như thế nào là đoạn chính? Ví dụ: Vớ: chù đề thuyết trĩnh '*Một trong lỷ do bắt nguồn cùa mê tín là ỉừ những con sổ*\ có thể được trình bày như sau:

L Một trong lý do bắt nguồn của mê tín là từ những con sơ

A Con số 13 tượng trưng cho điều rủi ro

1 Đ ã có 13 người tại bữa tối cuối cùn^ - Jesus

và 12 môn đồ của ông ta

2 (7 Mỹ, con sổ ¡3 (hướng được bỏ qua khi đánh so phòng ờ khách sạn hay những tòa nhà choc trời

cíiương 3 'lìểk ãânã thuyết trìníi

M ột bản kể hoạch tốt p h ả i logic, đơn giản và đầy đủ:

Logic Các ý kiến phải kế tiếp nhau theo một trật tự hợp lý

Như vậy sẽ dễ nhớ, việc nhớ các khái niệm có liên kết với nhau sẽ

dễ hcm là những khái niệm đặt bên nhau một cách ngẫu nhiên Đồng thời cũng làm cho thính giả dễ theo dõi hơn Khi đọc sách nếu chưa hiểu được tir tường của thính giả thì có thể đọc lại vài dòng đã qua Nhưng khi nghe thuyết trình, người ta không có cơ hội đó Nếu như để mất sự nối tiếp ý tưởng của diễn giả thì thính giả sẽ không có cơ hội để hiểu đầy đù bài nói chuyện và bài nói chuyện cũng không còn cuốn hút anh ta nữa Khi bạn làm bản đề cương, nên sử dụng mực đen, chữ khổ lớn, tạo khoảng cách giữa các dòng, đê lê to và chỉ viết một phía giấy

Đom giản Không nên làm cho đề cương rối lên Đừng nên có

nhiêu đoạn phụ Có ít ý kiến nhưng những ý kiến đó được phát triên rõ ràng, còn hơn có quá nhiều ý kiến lu mờ, chỉ mới được phác hoạ Hầu hết những người mới tập thuyết trình đều sử dụng quá nhiêu ghi chép, họ cũng không cần sử dụng tất cả chúng cho bài thuyêt trinh Họ cũng nhận thấy rằng, quá nhiều ghi chép đã ảnh hường tới kỹ năng giao tiếp thính giả

Để ngăn tinh trạng sử dụng quá nhiều ghi chép, cố gắng tạo cho bản kế hoạch trình bày thuyết trình của bạn ngắn gọn nhất có thể Hãy chắc chắn rằng những từ, cụm từ khóa sẽ giúp bạn nhớ được những mục lớn, mục nhỏ và từ nối Nếu bạn định trích dẫn số liệu thống kê, bạn nên đưa chúng vào trong bản ghi chép của bạn Cuôi cùng, bạn nên trình bày các ý chính thành một câu hoàn chỉnh, ngắn gọn

Chi tiết Đề cương của bạn phải có những ý phụ, được phát

triên đây đù với lập luận và kết luận Một bản đề cương thuyết trình tôt không chỉ nhăc bạn nội dung mà bạn muốn nói mà còn chi cho bạn cách để nói như thế nào Khi luyện tập thuyết trình, bạn sẽ

KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH

quyết định một cách chắn chắn những nội dung hay cụm từ cần đặc biệt nhấn mạnh - và nhũng câu này nên được nói một cách to, diễn cảm và chậm hay nhanh hơn những phần khác cùa bài thuyết trình Bạn cũng sẽ quyết định tốc độ bài thuyết trình cùa bạn như thế nào - bạn sẽ kiểm soát về thời gian, nhịp điệu và âm lượng như thế nào

Giải pháp được tính đến trong bản kế hoạch trình bày của bạn

là lựa chọn cách trình bày bóng bảy hay trực tiếp cho bài thuyết trình Có một cách là gạch chân hoặc cách nào đó làm nổi bật iihững ý chính mà bạn muốn nhấn mạnh Sau đó, khi bạn đưa chúng vào trong bản kế hoạch, bạn sẽ được nhớ lại để nhấn mạnh chúng Một cách khác là đưa ra nìôt số ký hiệu rõ ràng trong bản

kế hoạch như là “tạm dùng” , “chậm xuống”, “to lên’Vv.v Cả hai phương pháp này đều hỗ trợ tốt cho những nguời mới bắt đầu thuyết trình, các nhà thuyết trình có kinh nghiệm thường sử dụng những cách này

M ẩu bản k ế hoạch trình bày thuyết trình cùng với lời dẫn giải

ở bên dưới là mẫu kế hoạch trình bày trong 6 phút nói về sự

đa dạng của địa lý và ngôn ngữ ờ Ẩn Độ So sánh nó với bàn chuẩn bị kế hoạch trong cùng một bài thuyết trình, bạn có thể nhìn thấy một bản chuẩn bị kế hoạch đã được chi tiết chuyển thành bản

kế hoạch trình bày ngắn gọn như thế nào

Lòi dẫn giải

Những lời dẫn giải nhắc

thuyết trình viên tạo lập

mối giao tiếp mắt với

thính giả và không quá

vội vã để hoàn thành bài

cfiương 3 Tĩểh ỉiảnã thuyết trìníi

ờ An Độ -^ạm ihtttỢ’

II Cũng là từ “Ñamaste” - cũng được sử dụng khi chào tạm biệt

A Cùng một từ có thể cỏ 2 nghĩa khác nhau hoàn toàn

B.Đây chi là một ví dụ trong cuộc sống rất phong phú, đa dạng của Ẩn Độ

IIl.ờ thế hệ thứ nhất Ẩn - Mỹ, tôi có một số kinh nghiệm về cuộc sổng và vãn hóa An Độ

I Hôm nay tôi sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản đề bạn biết về tính đa dạng của ngôn ngữ và địa

1 Là một hệ thống núi cao nhất thế giới

2 Himalaya cỏ nhiều ngọn núi cao hơn 20.000 feet

B Miền trung Ẩn Độ là miền đồng bằng rộng lớn ở cực bấcl.Rộng hơn 200 dặm, cánh đồng phía bắc trải dài dọc

Ẩn Độ, từ vùng biền Arabian ở phía tây tới Vịnh

của lời giới thiệu nhằm

giúp người thuyết trình

bạn đang chuyển từ lời

giới thiệu sang phần

thân

Hầu hết các thuyết trình

viên đều cảm thấy cần

thiết phải phân định ranh

giới phần thân của bài

thuyết trình trong bàn kế

hoạch trinh bày cũng

như trong bản chuẩn bị

kế hoạch thuyết trình

Chú ý rằng phần thân

của bài thuyết trình cũng

cùng một mẫu trinh bày

giống như bản chuẩn bị

kế hoạch thuyết trinh

hoạch trình bảy giống

Bengali ờ phía đông2.Trong vùng đồng bằng phía Bấc có sự đa dạng

a.Đất trồng trọt phì nhiêu, mầu mỡ

b.Có những thành phố lớn như là Delhi, Calcuttac.Có sa mạc Án độ rộng lớn

(Bây giờ bạn đã biết về địa lý hãy xem ngôn ngữ)

ILẨn độ là vùng đất đa dạng về ngôn ngữ

A.Ngôn ngữ chính thống là Hindi1.40% dân số nói tiếng Hindi2.Từ ngữ bắt đầu của bài thuyết trình - “Ñamaste” là tiếng hindi

B.Thêm nữa, có 14 ngôn ngữ chính khác được công nhận ở

Ấn Độ

1 Những ngôn ngữ này phân biệt với những ngôn ngữ khác như là tiếng Anh hay tiếng Pháp

a.Mỗi ngôn ngữ có hệ thống ngữ pháp và phát âm riêng

b.Một số ngôn ngữ cũng có bảng chữ cái Lating

2 Truyền thống văn hóa trên

2000 năm

cỉiương 3 lừ h HànR thuyết trình

như bản chuẩn bị kế c 1000 neôn ngữ không chính

1 Chuyển từ hình tháilàng sang làng

2 Thông tin liên lạc rấtkhó khăn

1.1.2 Lựa chọn phong cách trình bày thích họp

Vlột yếu tố quan trọng khác là phong cách trình bày Bạn sẽ trình bày bài diễn văn trong một bổi cảnh đầy ấn tượng, với các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh chuyên nghiệp không? Hay là bạn sẽ thực hiện một bài thuyết trinh không chuyên nghiệp theo kiểu “vừa xắn tay áo vừa nói?” Hãy lựa chọn phong cách cùa bạn cho phù hợp với từng trưòng hợp Quy mô cùa cử toạ, chù đề, mục đích, mục tiêu và thời gian trình bày của bạn, tất cả đều xác định phong cách trình bày cùa bạn

Nói chung, nếu bạn nói chuyện với một nhóm nhỏ thân mật, bạn có thể dùng phong cách bình thưòmg không trịnh trọng, khuyến khích thính giả tham dự thảo luận

1.1.3 Phân bổ thòi gian thuyết trình

Bạn cần lựa chọn tu liệu theo thời gian phân bổ thường được quy định rất chặt chẽ Bạn có thể sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình của bạn sẽ mất bao lâu Các thuyết trình viên trung bình có thể nói khoảng 125 đến 150 từ trong một phút (hay khoảng 7.500 đến 9.000 từ một giờ), tương đương với 20 đến 25 tờ giấy in

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

cách hàng trong một giờ Đoạn văn trung bình dài khoảng 125 đến

150 từ, vì thế chúng ta nên ước lượng mức độ có thể nói ở mỗi đoạn văn trong một phút

Bạn cần biết phân bổ thời gian thuyết trình Nếu chù đề cùa bạn phức tạp, hay thính giả của bạn dễ hoài nghi, bạn sẽ cần nhiều thời gian thuyết trình hơn Đừng trình bày những vấn đề phức tạp trong thời gian quá ngắn, và ngược lại đừng mất nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản

Tóm lại, bản kế hoạch rất cần thiết đối với một bài thuyết trình

hiệu quả Thông qua bản kế hoạch, bạn sẽ chắc chan rằng có nội dung được liên kết chặt chẽ với nhau Những ý tưởng của bạn được liền mạch và cấu trúc bài thuyết trình là chặt chẽ

Một số mẹo cho đề cưoTig của bài nói

1 Đe cương càng ngắn càng tốt Giảm bớt các từ khóa và những cụm từ trong bài nói (trừ những đoạn trích dẫn trực tiếp, những con so thống kê, những cáu trích dan nổi tiếng và những ý chính) để làm tăng chất lượng cùa những câu phát biểu cùa bạn.

2 Viết theo đúng chuẩn viết hoa và lùi vào đầu dòng ở bản

đề cương của bạn Nó sẽ giúp bạn d ễ nhìn xem bạn đang nói đến đâu.

3 Vài người viết để cương bài nói ra 1 tờ giấy nhắc, những người khác thì đánh máy rồi in ra Bạn có thể thuyết trình tốt khi bạn diễn đạt rõ ràng và ghi chú những nội dung đó khi bạn nói Hãy kiểm tra lại với người hướng dan của bạn xem thứ tự ưu tiên có gì khác không.

4 Những người dùng giấy nhắc thấy rằng nếu dừng khố giấy 3*5 thì quá khó đọc nên họ thường dùng các kích cỡ 4*6 hoặc 5*8

5 Neu bạn dùng giấy nhắc, cố gắng dùng 1 tờ cho 1 ỷ chính, thêm 1 tờ cho phần giới thiệu và phần kết luận Nó sẽ giúp nhấn mạnh tính rành mạch của mỗi ý và giúp bạn dừng lại I khỏang

cfiương 3 T ìín íiành thuyết trình

thời gian thích hợp trong suôt bài nói.

6 Dù bạn dùng mẩu giấy nhắc hay đánh máy, hãy chỉ viết 1 mặt Giới hạn số lượng thông tin trên mỗi mành giầy nhắc miễn sao bạn có thể liếc nhìn dưới sức ép từ vị trí người thuyết trình Đánh số moi mảnh giấy nhắc ở phía góc trên bên phải để bạn có thể đàm bào thứ tự cùa chúng.

7 Nếu bạn đánh máy và in ra đề cương bài nói, hãy sừ dụng phông chừ to, d ễ đọc Không nên sử dụng tất cả đểu là chữ hoa, các cuộc nghiên cứu đã cho thấy nếu các chữ cải trong văn bản được viết hoa quả nhiều thĩ sẽ khó đọc hơn là chúng được viết thường Hãy căn lề và để khoảng cách giữa các dòng.

8 Nếu bạn đánh máy, in ra đề cương bài nói và muốn dùng giây rìhãc cho phán ghi chú bài nói, hãy căn đê in ra kích thước hằng với kích thước tờ giấy nhắc Vì vậy, bạn có thể in ra phần ghi chú và đỉnh nó cùng các mảnh giấy nhắc.

9 Nếu bạn viết tay đề cương bài nói, đừng dùng bút chì Nó

d ễ bị ban và thường quá nhạt.

10 Phát tín hiệu cho chính bọn khi nhận bài nói Tự nhắc mình sử dụng điệu bộ, ánh mắt Nhắc mình chỗ nào dừng, nói to hơn ở đoạn này Bao gồm cả những kí hiệu để nhắc bạn chỗ nào cần đến sự giúp đỡ cùa thị giác Hãy dùng bút đánh dấu những chỗ quan trọng để bạn không bò qua nó khi thuyết trình.

11 Chuẩn bị đề cương bài nói đù sớm để bạn có thời gian luyện tập nói với nó.

1.2 Tạo mối quan hệ, ấn tượng đối với thính giả

Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt, trong đó thính giả hình thành ấn tượng về thuyết trình viên

An tượng ban đầu rất mạnh mẽ nhưng rất khó thay đồi Thính giả

sẽ nhận định thông qua cách mặc trang phục, cách đi đứng thậm chí cách nói cười của bạn Khi bạn chính thức bước lên bục thuyết

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

trình thì thính giả đã nhìn bạn với ấn tượng đã được hình thành đầu

tiên đó Vì vậy, bạn phải làm sao cho thính giả có ấn tượng đầu

tiên tốt là rất quan trọng và cũng là mấu chốt để thành công Do

dó, bạn cần xuất hiện trước cử toạ một cách tự tin và tò ra hào

hứng với buổi nói chuyện

Để xây dựng mối liên hệ với thính giả và tạo được ấn tượng

tốt, bạn cần lưu ý những điểm sau:

- T ran g phục gọn gàng, nghiêm chỉnh Kiểm tra lại quần

áo, đầu tóc trước khi xuất hiện trước thính giả

- T ư thế; Tư thế là sự thể hiện uy quyền Phong thái tự tin

cùa bạn có thể khiển cho cử toạ tin rằng tất cả những gì sắp nói là

có ý nghĩa, c ầ n đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ

tay vào túi quần Dáng đứng thẳng sẽ làm cho tiếng nói rõ ràng và

tinh thần minh mẫn, khiến bạn thêm tự tin Một tư thế còng còng,

đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi Tay chân lúi búi, đầu gối

run run là dấu hiệu của sự lo lắng

Sửa đổi tư thế

Tư thế đứng thẳng được giữ láu là do dựa vào xương và cơ

bắp Nếu bạn dùng tư thế đứng thẳng tốt thì "ngôn ngữ thân

th ể ” sẽ nói lên “Tôi là một người có đầu óc minh man và có lòng

tin Nếu cơ bắp quá buông lơi, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi Đê

sửa đổi tư thế, bạn cần luyện tập đứng thằng đến lúc nào cảm

thấy tự nhiên bĩnh thường như lúc đứng buông lơi tự do Tưởng

tượng rằng bạn đã cao hơn so với cơ thể thực của bạn, hoặc

hình như trên đình đầu bạn có buộc một sợi dây thừng kéo bạn

lên một cách nhẹ nhàng Thông qua các phương pháp này, bạn

sẽ đạt và giữ được tư thế đứng tốt khi thuyết trĩnh.

- Sắc mặt, ánh mắt: sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt

vui tươi và có chút mim cười bình tĩnh, tự tin, không tái mét hay

đỏ bừng vì quá xúc động; ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan

CHương 3 7ĩểh fiànfi tíiuyểt trìnã

tâm Không nhin xuống sàn nhà, cũng không nhìn lên trần nhà; bạn hãy đưa mắt quan sát một vòng lướt qua các thính giả

- Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục, vì thông thường một vài giây đầu phòng họp có sự ồn ào Bạn phải tìm một thủ pháp nào đó tạo trật tự trong phòng, sau đó mới bất đầu nói

- Giới thiệu thân thiện; Trước khi bắt đầu nói chuyện nên

tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ toạ sẽ giới thiệu thuyết trinh viên với thính giả) và đề tài buổi nói chuyện Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà bạn giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì đề gây uy tín cho bạn, và đề thính giả biết rõ bạn sẽ nói gì với họ Phần giới thiệu thường không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt

- Có đầy đủ độ tự tin: Khi bắt đầu thuyết trình cần tự tin và nói tự nhiên, cố gắng giảm bớt nhìn vào giấy, chứng tỏ bạn thẳng thẳn và có uy tín c ầ n giữ được ánh mắt nhìn vào thính giả Lúc băt đầu cần đưa mắt nhìn toàn hội trường để thính giả cảm nhận được bài nói chuyện của bạn có liên quan đến họ

- Đưa ra những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết

trình đề thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu cùa bạn như thế nào

- Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt.

- Hình thành phong cách: Cùng với sự tích luỹ kinh nghiệm, bạn có thể lợi dụng tất cả các công cụ tiếng nói, ngoại hinh, các từ ngữ mà bạn đã dùng để thuyết trình cho đạt hiệu quả nhất Nói chung muốn thính giả chú ý nghe bạn phải dùng nhiều cách, Ví dụ: bạn muốn nhấn mạnh một quan điểm thì phải dùng câu tinh luyện, thân hình đứng thẳng đồng thời cao giọng nói Muốn thính giả có ấn tượng để chia xẻ với bạn một phát hiện mà bạn đã cố gắng hể sức để tìm tòi thì bạn nên nghiêng thân thể ra phía trước và nói giọng nhỏ đi một chút Họ rất thích nghe vì bạn

KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH

đã làm cho họ thích thú Đó là một trong những yêu tô cơ bản đê thuyết trình thành công Phải luyện tập nhiều thì phuơng pháp đó mới trở thành bản năng thứ hai cùa bạn Nhưng nên nhớ mỗi một phong cách có thể phù hợp với nhóm thính giả này, không nhất định phù hợp với nhóm khác

- Lưu lại ấn tượng; Bạn muốn để lại cho thính giả một ấn

tượng tốt khó quên về cuộc nói chuyện của bạn, thì khi chuân bị bạn phải dành thời gian nghiên cứu vào câu tổng kết cuối cùng cho tốt Trong câu tổng kết cần kết hợp các bí quyết ngôn ngữ như ngừng nghi, biến đổi âm điệu, ngẩng đầu lên để lưu lại cho thính giả ấn tượng khó quên và do đó thông tin của bạn được thông suốt,

uy tín cùa bạn được nâng cao

Tránh những thói quen xấu

• Che khuất tầm nhìn của thỉnh giả

Tránh khi dùng công cụ để thinh già nhìn như bảng đồ thị,

đèn chiếu mà diễn giả lại đứng chỉ dẫn che khuất tầm nhìn

của thỉnh già.

Tránh đứng dựa vào bục giảng để nói thì tiếng sẽ nhỏ đi;

khi bạn cúi đầu nhìn vào tài liệu quá nhiều sẽ làm mất đi ánh

mắt tiếp xúc với thính giả; củi đầu xuống vai cũng chứng tỏ bạn

là một thuyết trình viên không chuyên nghiệp.

• Đứng thuyết trình không cân bằng

Tránh đứng một chán hoặc hai chân chéo nhau Tư thể này

chứng tỏ đứng không vững và không có uy thế - thân thể không

cân bang là biểu thị tư duy bị rối loạn

• K hi kết thúc bài thuyết trình: Khóng nên vội vội vàng

vàng nói cho xong, hình như bạn muốn vé sớm.

Tóm lại, nét mặt, tư thế, cử chi, phong thái của bạn được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ với nhau

CfttCönß 3 lĩế n hánfi thuyết trìníi

Tất cậ những điều nói trên gây ấn tượng tốt, gây quan hệ thân tình, có mối đồng cảm từ phút đầu

1.3 Trình bày nội dung bài thuyết trình

1.3.1 Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình

Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài và kết luận Nhiều người rất hay quên chi tiết này Song cần nhớ là chính câu mở đầu và câu kết là hai phần mà phải chú trọng nhất.Phần mở bài cần phải cho mọi người biết những nội dung chính mà bạn sẽ định trình bày c ầ n phải thể hiện được bản chất cùa vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau

Trước khi bắt đầu bài thuyết trình, bạn nên chào những người tham dự và cho phần giới thiệu nhỏ bên ngoài, nhằm giúp bạn giới thiệu mình là ai và bạn đến từ đâu Bạn có thể đưa thêm thông tin

về kinh nghiệm bản thân và khả năng chuyên môn cùa bạn

Chào những người tham dự và giớ i thiệu bản thân.

-Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sang ngày hôm nay Tôi là

-Xin chào tất cả các bạn Tôi rất vui vinh dự được có mặt ờ đây ngày hôm nay Xin tự giới thiệu tên tôi là

-Xin chào buổi sang tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà Tên tôi là và tôi đang là

-Xin chào tất cả mọi người Tôi là và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về đến các bạn

-Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay Tên tôi là và tôi đến từ

Nói một vài điều về bản thân bạn (điều này nên nói trước người nghe mà không biết bạn)

-Trước khi bắt đầu, hãy để tôi nói với bạn một số điều về bản thân Tôi đã làm việc cho được hai tháng

-Điều mà tôi muốn nói ngày hôm nay với các bạn là giới thiệu

v ề , với câu nói quen thuộc, hãy bắt đầu từ sự tự tin!

-Như các bạn đã biết, tôi có mặt ở đây để nói về

-Mục đích cùa buổi thuyết trình là giới thiệu về hoạt động của

-Tôi muốn dùng cơ hội này để diễn giải cho bạn về hoạt động của

Đưa ra cẩu trúc của bài thuyết trình

- Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành ba phần: Tôi sẽ đề

cập với các bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, Tôi đề cập đến Sau

đó, tôi sẽ đi vào phần Và cuối cùng, tôi sẽ nói cho các bạn

Thông báo thời gian thuyết trình (nếu có thể).

-Bài thuyết trình cùa tôi sẽ diễn ra trong vòng phút

-Tôi sẽ dùng khoảng phút cho bài thuyết trình này

Thông bảo khi nào bạn sẽ trả lời câu hỏi.

-Nếu bạn không ngại, tôi sẽ trả lời câu hỏi sau khi bài thuyết trình này kết thúc

-Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến

cíiương 3 Ttếrt hành tãuyết trình

cuối bài thuyết trình của tôi

M ôt sổ thù thuât m ở đầu

Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi

Người thuyết trình không nên mở đầu bằng một lời xin lỗi chẳng hạn như: “Tôi không phải là diễn giả Tôi chưa chuẩn bị

để nói, Tôi cũng không biết nói g ì ”

Nếu bạn nói như thế thì những nghe sẽ nghĩ rằng bạn sẽ không trinh bày được gi hơn nữa cả Dầu sao, nếu bạn chưa chuẩn bị thì cũng chỉ có một số người sẽ phát hiện ra mà không cần phải nói với họ là tôi chưa chuẩn bị Còn những người khác chưa chắc đã phát hiện ra Vậy tại sao bạn là nói ra cho họ biết? Tại sao bạn lại làm cho người nghe nghĩ rằng bạn không đáng để bạn chuẩn bị bài trinh bày, rằng chi cần những điều cũ rích của bạn cũng đã đủ để

!àm cho họ hài lòng? Hãy nhớ rằng, người nghe đến đây là để được nhận thông tin, được giải trí chứ không phải đề nghe những lời xin lồi của bạn

Lúc bạn xuất hiện trước khán giả, bạn nhận được sự tập trung chủ ý của mọi người Điều đó là hoàn toàn tự nhiên và không thể thay đổi được Bạn cần !àm chủ minh trong khoảng thời gian đó Nhớ rằng, trong năm giây đầu tiên, bạn chắc chắn có thể bình tĩnh

để làm chủ mình được, nhưng năm phút tiếp theo thì thật khó Nếu như bạn mát bình tĩnh, không tự tin thì thật khó có thề bình tĩnh trờ lại Cho nên, hãy nói câu đầu tiên với ỉchán giả những gì thú vị và hay nhất bạn có Không nên để đến câu thứ hai mới nói, càng không phải câu thứ ba

Gáy sự chú ý

Một cử chi liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hinh dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập Thường thi bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết Một bài nói

vê tẩm quan trọng cùa thề dục chẳng hạn, thì có thể được bắt đầu

Hãy bông đùa một chút và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề

Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhung thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái

Đưa ra những trích dẫn phù hợp.

Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng

có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp

Thuật lại một câu chuyện có liền quan.

Hầu hết mọi người chi diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày Ke ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại cùa bài diễn văn

Bắt đầu bằng những minh hoạ cụ thể

Các khán giả đều cảm thấy khó khăn và mệt mỏi khi phải ngồi nghe hàng giờ đồng hồ liền các bài diễn văn dài dàng dặc Làm thế nào để tránh không gây ra điều phiền toái như vậy cho khán giả? Hãy bắt đầu bằng các minh hoạ cụ thể Minh hoạ sẽ khiến cho các bài phát biểu dễ nghe hơn, dễ theo dõi hon

cduanß 3 lĩến hành thuyết trình

Những điều nên tránh

Bắt đầu bằng cáu: ""Xin chào, tên tôi là Câu nói mà người nghe sẽ ghi nhớ nhất chính là câu đầu tiên và câu cuối cùng mà bạn thốt ra Thế nên đừng ném đi cơ hội tạo ra một điều gì đó thực

sự ý nghĩa khi mở đầu bài diễn văn

M ở đầu một cách sai lầm Tránh những câu xin lỗi hay những

cách nói thăm dò, chúng có thể làm cho người nghe nghi ngờ độ tin cậy cùa bạn Một số những cụm từ nên tránh đó là: “À, chúng

ta bắt đầu từ đây.”, hay “Chúng ta nên bắt đầu từ đâu nhỉ?”, hoặc

“Các bạn ở phía sau có nghe tôi nói rõ không ạ?”

Dùng những câu hòi cường điệu, hoa mỹ Điều này có thể tạo

nên những phút lúng túng Bời vì người nghe không biết người diễn thuyết có thực sự mong đợi câu trả lời hay không và kết quả

là nó dễ dẫn đền sự tự tin của bạn bị giảm dần

Đi quá xa chù đề Bạn muốn sáng tạo và đổi mới trong cách

thu hút sự chú ý cùa thính giả, tuy nhiên phần mở đầu của bạn phải phủ hợp với phong cách của bạn cũng như với giọng điệu phần còn lại cùa bài diễn văn

Không biết cách đi lên bục thuyết trình Những nơi để thuyết

trình hay báo cáo thường rất đông người và không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe Hãy 'nhớ là chuyện này xảy ra hàng năm với những người nổi tiếng đó nhé!

1.3.2 Trình bày phần thân bài

Có bốn phương pháp trình bày cơ bản; (1) Đọc từ bản thảo, (2) Đọc thuộc lòng, (3) Nói tùy hứng; và (4) Nói ứng biến

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

chuyên ngành hay thông điệp cùa Tổng thống gửi Quốc hội Trong những trường hợp này, sự chính xác tuyệt đối là hết sức cần thiêt Mỗi từ trong diễn văn sẽ được phân tích ti mi bởi báo chí, đồng nghiệp hay thậm chí là kẻ thù Trong bối cảnh ngoại giao, một sai sót hay hiểu lầm nhỏ trong bài nói có thể dẫn đến tranh chấp hay thảm họa quốc tế

Thời gian cũng là một nhân tổ ảnh hưởng đến phưcmg pháp đọc bản thảo Trong các chiến dịch tranh cử, các chính trị gia thường vận động trên phương tiện thông tin đại chủng Họ phải trả một khoản tiền không nhò nên sự dông dài là lãng phí Trái lại, họ

có thể tận dụng được khoản đầu tư nếu nói theo một bản thảo định sẵn

Mặc dù phương pháp này có vè đơn giản, sử dụng lại là một kĩ năng không phải ai cũng có được Thay vì chỉ sử dụng trong một

số trường hợp nhất định, nhiều người trở nên lạm dụng bản thảo Không thể biến ngôn ngữ nói sống động và như một cuộc đối thoại, họ trông như một khúc gỗ trên khán đài Họ cứ đi hết từ này đến từ khác, ngắt nghỉ sai chỗ, đọc quá nhanh hoặc quá chậm, với một giọng đều đều và cứ thể nhìn chăm chăm vào bản thảo mà không thèm liếc nhìn khán giả lấy một lần Nói đúng hơn, họ đang đọc cho khán giả nghe chứ không phải đang nói với khán giả

Khi bạn bị đặt trong hoàn cảnh nói cần có bản thảo, hăy luyện tập cách nói to và tự nhiên sao cho không có cảm giác bạn chi đọc cái gì có sẵn Hãy luyện sử dụng giao tiếp bằng mắt với người nghe Hãy đảm bảo bản thảo cuối cùng cùa bạn có bố cục rõ ràng và dễ nhìn để bạn chỉ có thể liếc qua là đọc được Và cuối cùng, luôn luôn hướng tới khán giả và sẵn sàng ứng biến trong bất cứ trường hợp nào

Đọc thuộc lòng

Hẳn chúng ta không thể quên được những chuyên gia kể

N ói tùy hứng

Một bài nói tùy hứng được trình bày với rất ít hoặc hầu như không có sự chuẩn bị nào Rất ít người sử dụng cách nói tùy hứng nhung trong một số trường hợp là điều không tránh khỏi Trong cuộc sống, có rất nhiều dịp bạn phải nói tùy hứng Bạn có thể bất chợt bị gọi lên để “nói một vài từ”, trong một buổi thảo luận trên lớp, một buổi họp của cơ quan, một buổi báo cáo tại hội đồng địa phương, và thường là đáp lại bài phát biểu của diễn giả trước đó.Nếu tình huống đó xảy ra, đùng quá hoảng sợ Bạn hãy chú ý nghe những bài nói trong cuộc họp hay thảo luận, ghi chú những ý chính và đặc biệt nhấn mạnh những điểm bạn đồng ý hay không đồng ý Trong quá trình đó, bạn sẽ tự hình thành trong đầu những

gì sẽ nói cho đến khi đến lượt

Khi bạn đáp lại bài phát biểu trước đó, bạn nên theo bốn bước

cơ bản sau:

- Đưa ra câu hỏi bạn sẽ trả lời

- Nói rõ ý chính bạn muốn nhấn mạnh

Trong một số trường hợp, bạn có thể được trình bày không quả chính thống, tức là ngồi tại chỗ và phát biểu Tuy nhiên, nếu bạn buộc phải lên khán đài, hãy đi thật chậm và thở thật sâu (nhung đừng để ai nhìn thấy), thiết lập giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói Có thể bạn vẫn lo lắng nhưng cách bạn thể hiện điềm tĩnh và tự tin đã giúp bạn ghi điểm.

Một khi bạn đã bắt đầu nói, hãy tiếp tục duy trì giao tiếp bằng mắt đối với khán giả Nếu bạn có xu hướng nói quá nhanh khi lo lắng, hãy cố gắng tập trung và nói với tốc độ chậm hơn Hãy giúp khán giả theo dõi ý của bạn bằng những từ dấu hiệu như “Ý đầu tiên của tôi là ”, “Điểm thứ hai ta có thể thấy là ”, “Tóm lại, điều tôi muốn nói là ” Nếu bạn đã có thời gian chuẩn bị dàn ý, hãy báỉĩi vào những gì bạn đã viết Bằng cách tiếp cận các ý rõ ràng và hợp lí, bài nói của bạn sẽ trờ nên bài bản hơn

Dù bạn có thể không nhận ra, trên thực tế bạn đã sử dụng cách nói tùy hứng hàng ngàn lần Đó có thể là lần bạn hướng dẫn sinh viên mới thù tục nhập học, lần bạn giải thích với sếp về lí do đi làm muộn, trả lời câu hòi trong mộl buổi phỏng vấn xin việc hay thuyết phục bạn chung phòng cho vay tiền Không có lí do gì mà bạn không thể điều chỉnh những tình huống đó theo hướng chính thống hơn - thuyết trình Giữ bình tĩnh, tổ chức ý rõ ràng và tập

ckương 3 Ttêh hànfi tkuyết trình

trung vào không quá nhiều điểm sẽ giúp bạn thành công

Cũng như các dạng trình bày khác, cách tốt nhất để có thể sử dụng phương pháp này là luyện tập Nếu bạn được chi định bất ngờ trong một buổi thảo I'jận trên lớp, bạn có thể theo các bước hướng dẫn ờ trên Bình thường, bạn hoàn toàn có thể luyện tập tốt nêu bạn chọn một vài chù đề bất kì, dù là chuyên môn hay giải trí, không chuẩn bị và bắt đầu nói ngay lập tức Bài nói có thể chỉ kéo dài một vài phút, có thể có hoặc không có khán giả nhung cách tốt nhất là bạn nên ghi giọng nói cùa mình, sau đó mở ra nghe lại Mục đích của cách luyện tập này là giúp bạn thu được nhiều kinh nghiệm và kĩ năng thiết kế ý nhanh chóng cũng như trình bày một cách tự nhiên

N óỉ ứng biển

Trong cách dùng từ thông dụng, “tùy hứng” và “ứng biến” là đồng nghĩa Tuy nhiên về thuật ngữ dùng trong thuyết trình, hai từ này là hoàn toàn khác nhau Không giống như nói tùy hứng tức là hoàn toàn không chuẩn bị trước, nói ứng biến được chuẩn bị khá cân thận và đã được luyện tập trước Khi trình bày, người nói ứng biến chi dựa vào một phần ghi chú rất tổng thể để nhớ !ại những gì

đã chuẩn bị Từ ngữ được sử dụng để diễn đạt ý được lựa chọn ngđy tại thời điểm nói

Thực tế, phương pháp này không hề phứíi tạp Một khi bạn đã

có dàn ý sơ lược và nắm rõ về chù đề sẽ trình bày, bạn có thể bắt đầu tập nói Mỗi lần luyện tập như vậy, ngôn ngữ bạn sử dụng có thể khác đôi chút Khi bạn luyện tập lần này qua lần khác, bạn sẽ rút ra cách trình bày tốt nhất cho tùng phần nói và tự khắc ghi nhớ những gì cần trình bày

Phương pháp ứng biến này có rất nhiều UTJ điểm: Có thể giúp bạn kiểm soát được ý nghĩ và ngôn ngữ so với nói tùy hứng; có thể định hướng vào khán giả nhiều hcm so với đọc thuộc lòng hay đọc

KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH

từ bản thảo và có thể điều chỉnh theo rất nhiều tình huống khác nhau Ngoài ra, phương pháp này còn khuyến khích “chất lựong hội thoại” vốn được người nghe kiếm tìm trong bất cứ bài trình bày nào “Chất lượng hội thoại” ở đây được hiểu là dù bài nói đó được trình bày bao nhiêu lần, mỗi lần với cách diễn đạt khác nhau vẫn có thể tạo nên sự mới mẻ và định hướng vào người nghe Một khi bạn chọn các ứng biến và có sự chuẩn bị hợp lí, bạn hoàn toàn

có thể điều khiển được ý của mình mà không phụ thuộc vào bản thảo Và bạn cũng hoàng toàn tự do để thiết lập giao tiếp bằng mắt hay các cử chi một cách tự nhiên đến mức thật sự bạn đang trò chuyện với khán giả chứ không phải là đọc cho ai đó nghe

Một trong những dẫn chứng hùng hồn của phương pháp này là bài phát biểu của Elizabeth Dole trong cuộc vận động tranh cù giúp chồng vào Nhà Trắng Phá vỡ truyền thống diễn thuyết hàng trăm năm, bà không đứng trên bục với micro cài sẵn Trái lại, giọng bà tự nhiên và sang sảng trước hơn một ngàn khán giả và bà

đi lại giữa những người nghe mà không cần đến bất cứ ghi chú nào Với cách làm này, bà đã phá bỏ cả rào cản về mặt không gian

và tâm lí giữa người nói và người nghe Như một khán giả nhận xét, bà thật sự đã làm nên một cuộc trò chuyện gần gũi hon là một bài diễn thuyết!

Là một sinh viên, bạn không thể ngay lập tức có đirợc sức hút như Elizabeth Dole - một diễn giả kinh nghiệm Tuy nhiên, với những kiến thức cơ bản về thuyết trình trên lớp và không ngừng luyện tập, bạn có thể dần dần tự giải phóng khỏi bản thảo hay quá nhiều ghi chú Bạn trình bày tự nhiên hơn và kết nối với khán giả nhiều hơn Điều đó cũng cho bạn sự tự tin và chù động khi nói trước đám đông

1.3.3 T rình bày phần kết luận

Một bộ phim hay với một kết thúc dở hoặc một kết thúc đầy

Cdicơng 3 Tĩến íiảnã thuyết trìníi

thất vọng sẽ làm tiêư tan hết mọi dấu ấn của nó Bản thuyết trình của bạn cũng vậy Phải chắc chắn phần kết trong bài thuyết trình cùa bạn thật sự ấn tượng đế nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng các thính giả Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn

Hướng đến sự kết thúc

Trong khi thuyết trinh, bạn hãy liệt kê ra những chi dẫn bằng ngôn từ về việc còn bao nhiều vấn đề cần trình bày và khi nào bài thuyết trình sắp kết thúc Bạn có thể sử dụng những câu nói như

“Đây là vấn đề thứ ba trong số bốn vấn đề tôi sẽ trình bày ” hoặc

“Và bây giờ, trước khi trả lời các câu hỏi của quý vị, tôi xin tóm tắt lại những vấn đề vừa n êu ” Bằng cách thông báo cho thính giả biết bài thuyết trình sắp kết thúc, bạn có thể thu hút sự tập trung chú ý cùa thính giả trước khi tóm lược lại các vấn đề chính Trong phần tóm lược, bạn nên nhắc lại tất cả các ý và sáng kiến quan trọng đã đề cập trong bài thuyết trình, bởi vì đây là cơ hội cuối để thính giả ghi nhớ lại nội dung bài thuyết trình của bạn Ngoài ra, đây cũng là khoảng thời gian để cử toạ xem xét và chuẩn bị các câu hỏi đặt ra cho bạn

Chuẩn bị kết thúc•

Khi kết luận bài thuyết trình, bạn cần tránh đưa ra những ý kiến có tính chất võ đoán Nên tập trung trình bày những thông tin chính xác và đã được chứng minh rõ ràng, đồng thời không nên đưa những luận điểm thuyết trình thiên về ý kiến cá nhân Phần kết luận cần căn cứ vào những thông tin đã trình bày trong bài Neu sau phần thuyết trình có phần trả lời câu hỏi của thính giả, bạn hãy cẩn thận bởi vì đây có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả những câu kết thúc bài thuyết trình vốn đã được chuẩn bị kỹ lưỡng Trong trường hợp này, bạn nên chọn cách ghi nhận một loạt các

• Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu Khi tóm lược, phải hết sức ngắn gọn, bởi vi những câu ngắn và mạnh thưòrng có hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của người nghe.

• Nhấn mạnh vào các cụm từ trọng tâm Ngắt giọng sau những từ, cụm từ đó sẽ tăng thêm sự quan trọng của chúng Ngoài

ra, bạn cũng có thể nhấn mạnh từ “và” khi sắp đề cập đến vấn đề cuối cùng trong bài

• Sự dụng điệp âm, việc lặp lại vài từ có cùng chữ cái mở đầu để khiến cử toạ dễ nhớ phần tóm tắt Tuy nhiên, bạn chỉ nên lặp lại tối đa ba từ

Bạn nên dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy

Nên kết thúc bài thuyết trình cùa bạn ở cao trào bằng cách điểm lại nhũng lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ùng hộ ý tưởng kinh doanh mà bạn trinh bày Sau khi bạn kết thúc bài thuyết trinh, hãy đợi mọi người vỗ tay Khi bạn cảm thấy tiếng vỗ tay đã lắng xuống, hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đén dự

Để tạo sự chú ý bạn cũng nên nói to hơn trước khi kết thúc bài thuyết trình (và nên có một kết thúc dứt ỉchoát và rõ ràng để mọi người cùng hiểu đã đến lúc vỗ tay)

cíiươtig 3 Hến fiànfi thuyết trình

Những việc cần làm

1 N ói rõ với cử toạ số lượng các vấn đề bạn dự định trĩnh bày

2 Đám bảo thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến

3 Đánh dấu những vấn đề có thể bỏ hoặc rút ngắn nếu không

1.4 Đặt và trả lời câu hỏí đối với thính giả

1.4.1 Trả lòi câu hỏi đối với thính giả

Là giám đốc của một công ty về thiết bị bảo vệ, Delia Sedaño đang phụ trách một dự án về lắp đặt hệ thống an ninh cho một cao

ốc ở địa phương Theo hợp đồng, bà sẽ phải có một bài trinh bày

sơ lược về hệ thống này, bao gồm yêu cầu lắp đặt cũng như tác dụng của hệ thống

Sau khi đã đề cập hết các điểm chính, Delia chuyển sang phần hòi đáp Do là người phụ trách, bản thân bà cũng thấy kế hoạch này khá tốn kém và còn khá nhiều vấn đề gây tranh cãi Vì thế, bà không hề ngạc nhiên khi sau khi dừng trình bày, có một số cánh

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

tay giơ lên xin đặt câu hỏi Đầu tiên là một nhân viên đang làm việc trong cao ốc “Hệ thống an ninh này sẽ ảnh hường như thế nào đến các nhân viên đang làm việc trong cao ốc?” Delia đã chăm chú lắng nghe câu hỏi và trả lời ngay lập tức Sau khi nhắc lại câu hỏi để mọi người cùng nghe, bà giải thích răng nhân viên chì cân quẹt thẻ an ninh mỗi lần ra vào “Một sự bất tiện nho nhỏ nhưng để đảm bảo an ninh cho tất cả nhân viên và cộng đồng”

Một câu hỏi khác do một phóng viên đặt ra “Bà có thể giải thích như thế nào về việc sử dụng đến nửa triệu đô la để lẳp đặt hệ thống an ninh cho một tòa nhà trong khi đi lại quanh đây vẫn chưa

hề an toàn?” Delia có thể nhận thấy thái độ thù địch trong câu hỏi này nhưng bà vẫn trả lời một cách ôn tồn “Mọi người đã bầu và nhất trí với kế hoạch này!”

Một người khác đặt câu hỏi về cơ chế vận hành cùa hệ thống chuông báo động Delia nhận thấy đây là một câu hỏi mang tính chuyên môn cao nên bà đã giới thiệu một cộng sự là kĩ sư chuyên trách thay mặt bà để trả lời câu hỏi này Trước khi nhuờng chỗ, bà không quên khuyến khích mọi người đặt câu hỏi liên quan đến kĩ thuật cho kỹ sư đó

Delia không quên kết thúc phần trinh bày cùa mình Chỉ sau

25 phút, bà đã trả lời nhiều hơn 2 câu hỏi và được đánh giá là khá thỏa đáng Như một thành viên trong hội đồng địa phương nhận xét “Phần hỏi đáp thật hay, cho thấy các bạn đã nhìn nhận vấn đề ờ mọi góc độ!”

Nếu bạn quan sát một buổi họp báo hoặc nghe một diễn giả trả lời câu hỏi sau khi trình bày, bạn sẽ thấy phần hỏi đáp có thể cùng

cố hoặc phá hỏng cả bài trình bày Nếu người nói xử lí các câu hỏi tốt, uy tín sẽ được nâng cao và ảnh hưởng tích cực đến bài trình bày Song nếu người nói lảng tránh câu hỏi hoặc tỏ ra khó chịu, họ

sẽ phải gánh chịu tác động ngược lại!

Phần hỏi đáp luôn xuất hiện trong thuyết trình trước công

cỉiương 3 TÂến íiànã tíiuyết trình

chúng, dù là họp báo, bảo vệ một kế hoạch kinh doanh, hay bài tập trên lớp Câu hỏi có thể được đưa ra ngay trong lúc trinh bày hoặc được để dành sau khi người nói kết thúc trình bày Dù là hoàn cảnh nào, câu trả lời cũng là những lời cuối cùng khán giả nghe thấy, và

có thể quyết định đến ấn tượng sau cùng đối với người nói Do đó, hỏi đáp luôn luôn là một phần hết sức quan trọng, không thua kém với phần thuyết trinh

1.4.2 C huẩn bị p hần hỏi đáp

Muốn hoàn thành tốt phần hòi đáp, bạn phải luôn nhớ rằng cần đầu tư cho phần nay không khác gì so với phần trình bày cùa bạn Ke cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng cầm chắc thất bại!

• Định hình câu trả lời cho câu hỏi có khả năng xây ra

Một khi bạn đã biết hòi đáp chắc chắn có trong phần thuyết trình cùa bạn, bạn nên nghĩ đến những câu hỏi có thể có ngay từ lúc viết dàn ý Nếu bạn tập nói trước bạn bè, hãy khuyến khích họ đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt Hãy theo dõi câu hỏi và dành thời gian để trả lời chúng Như ví dụ trên, Delia đã lường trước nhũng câu hỏi có thể có về tác động của hệ thống an ninh, đặc biệt với những người chịu ảnh hưởng trực tiếp Ngoài ra, bà cũng ý thức được về sự tốn kém cùa hệ thống và đã hình dung những câu hòi khó về vấn đề này để có thái độ và cách trả lời phù hợp

Tương tự như vậy, bạn cũng c‘ó thể dự đoán được câu hỏi và chuẩn bị trước câu trả lời Bạn nên viết ra câu trả lời vì như thế bạn

có tiếp cận và suy nghĩ kĩ hơn Nếu bạn thuyết trình về một vấn đề gây tranh cãi, hãy chắc rằng mình có thể phản bác được tất cả các câu hỏi thể hiện quan điểm đối lập

Nếu bạn nói về một chù đề mang tính kĩ thuật hay chuyên môn, chú ý đến cách trả lời cụ thể nhimg sử dụng càng ít thuật ngữ càng tốt Thậm chí bạn có thể chuẩn bị tờ rơi phát sau khi thuyết trình để khán giả có thêm thông tin ngoài những gì bạn đã trình bày và trả lời câu hỏi!

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

• Luyện tập cách trả lòi câu hỏi

Cũng giống như thuyết trình, bạn cũng phải luyện tập cách thức trả lời của mình Việc trả lời qua văn bản hoàn toàn khác với việc bạn trả lời trước đám đông như một diễn đàn mở Và quan trọng là, bạn trình bày rõ ràng và dõng dạc thế nào thì khi trả lời câu hỏi, phong thái của bạn cũng y như the!

Có hai cách luyện tập, một là bạn nhờ bạn bè nghe mình trình bày rồi đặt câu hỏi, bạn trả lời và bạn bè của bạn tiếp tục dựa trên câu hỏi đó để “xoay” bạn Cách này rất hữu ích đối với các chính trị gia hay các doanh nhân khi phải bảo vệ quan điểm cùa mình hay trong cuộc họp báo Cách thứ hai là bạn ghi âm câu trả lời chuẩn bị trước của mình rồi nghe lại, từ đó chinh sửa câu trả lời cho hợp lí

■ Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rỗ nghĩa câu hỏi.

■ Nên trả lời từng câu hỏi một.

Khi trả lời, bạn cố gắng đi thẳng vào vấn đề Bạn hoàn toàn có quyền suy nghĩ nhưng đừng quá lâu Với câu hỏi đơn giản, bạn chỉ nên nghĩ ít hơn 10 giây Với câu trả lời phức tạp, bạn có thể nghĩ nhiều hơn nhung không quá một phút Với việc chuẩn bị trước, bạn có thể vuợt qua được hạn chế về ặt thời gian

cỉiương 3 lÂến Hánfi thuyết trình

Tuy nhiên, dù bạn có dự đoán trước câu hỏi, mọi việc vẫn có thê diễn ra không như ý Có người hỏi bạn câu ngoài dự đoán hoặc một sô câu bạn dự phòng lại không có ai hỏi Song chính sự chuẩn

bị cho bạn phong thái tự tin và dễ dàng thích nghi hcm với những câu hỏi bât ngờ

• Tiến hành phần trả lời câu hỏi

Nêu bạn quan sát những diễn giả kinh nghiệm trong phần hỏiđáp, bạn sẽ thấy họ chủ động thế nào đề phần này hoàn toàn trongtâm kiêm soát, vận hành trcm tru và củng cố phần trình bày trước

đó Các cách sau đây có thể khiến bạn cũng thu được thành công tương tự:

■ Thông báo về cách thức

Nếu bạn sẵn sàng đón nhận phần hỏi đáp, không có cách nàotôt hơn là cho khán giả biết bạn luôn chủ động bằng việc thông báongay từ đâu phân thuyết trình về cách thức đặt câu hỏi Bạn có thểđon giận nói “Xin cứ tự nhiên đặt câu hỏi trong lúc tôi nói” hoặc

“Tôi rât vui được trả lời mọi câu hỏi sau khi kết thúc phần trình bày”

■ Tiếp cận cáu hỏi với thái độ tích cực

Một thái độ tích cực đôi với tất cả câu hỏi sẽ cho khán giả cảm giác bạn săn sàng và tôn trọng họ Bạn hãy xem những câu hỏi mà khán giả đặt ra thê hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu kĩ hơn vê chủ đê nói của bạn Điều này hết sức quan trọng khi một khán giả nào đó hỏi phần bạn đã nói rõ khi thuyết trình, bạn ỉchông nên nói “Tôi đã đề cập ở đầu bài thuyết trình rồi!” hay “Câu trả lời

đã quá rõ ràng rồi còn gì!” Thay vào đó, bạn nên mở rộng hay đi sâu hơn ý đó để người nghe thật sự thấy bạn chuẩn bị chu đáo Nếu bạn phớt lờ câu hỏi của bất cứ khán giả nào, người đó sẽ đánh giá tiêu cực về tư cách của bạn!

Nêu bạn trả lời với giọng điệu lạnh lùng hoặc hiếu chiến, khán

KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH

giả cũng dễ đánh giá sai thái độ của bạn Hãy coi phần hỏi đáp là

cơ hội để bạn trao đổi ý kiến với khán giả, chứ không phải là một bài kiểm tra trình độ hay nhân cách của bạn Nếu ai đó hiểu sai ý trong bài thuyết trình, hỏi đáp chính là cách tôt nhât đê họ hiêu những gì bạn nói!

Thậm chí khi câu hỏi đưa ra có vẻ rất thù địch, bạn vẫn nên giữ bình tĩnh Bất cứ kiểu trả lời “ăn miếng trả miếng” nào cũng để lại ấn tượng không tốt cho khán giả

■ Lắng nghe cẩn thận

Thật khó trả lời tốt khi bạn không nghe câu hòi cẩn thận Bạn cần rất chú ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ chứ không phải nhìn quanh hội trường, nhìn xuống sàn hay trần nhà Khi người hỏi có vè khó khăn khi diễn đạt câu hỏi cùa mình, bạn nên khuyên khích hoặc giúp họ nói rõ hon

Khi phải đối mặt với câu hỏi không rõ, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như “Theo tôi hiểu, bạn đang thăc mẳc v ề ” Đơn giản hơn, bạn có thể yêu cầu ngựời hỏi nhăc lại câu hỏi đó Nếu bạn vẫn chưa rõ, bạn có thể yêu cầu họ đưa ví dụ

về ý cần hỏi!

■ Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả

Khi nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời, bạn cần hướng đến tất cả những người có mặt Sừ dụng giao tiếp bằng mắt với người hỏi nhưng vẫn nhắc đến toàn bộ khán giả trong câu trả lời Nếu chỉ tập trung trả lời người hỏi, những người khác sẽ có cảm giác đứng ngoài cuộc

Đối với toàn bộ khán giả, bạn nên nhắc lại câu hỏi để chắc rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào câu hỏi Đây cũng là cách bạn tạo ra sự chú ý đối với người nghe và có thêm thời gian đê suy nghĩ về câu trả lời

ckương 3 ‘ĩĩểh íiànR thuyết trìnã

Những kiếu câu hỏi thường dùng

Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, những gì anh/chị trình bày là Tôi nói như thế có đúng không? Người hỏi muốn tóm lược lại những gì diễn giả vừa trình bày.

Cáu hỏi trực tiếp: ‘‘Anh/chị làm ơn cho tôi biết về dịch vụ

mà công ty cung cấp ở nước X? ” Người hỏi trực tiếp đề nghị được cung câp thêm thông tin.

Cáu hỏi Tôi và cùa Tôi: "Khi mẹ tôi thừ nghiệm những gì bạn nói, bà thây hoàn toàn trái ngược lại Anh/chị giải thích điêu nciy như thế nào? Người nói dùng kinh nghiệm cá nhân để hòi.

Câu hỏi gặng: “Làm thế nào mà anh/chị nói X, nhưng sau

đó lại khăng khăng là Y? Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả.

Cáu hỏi thiếu thiện chí: “Khi nào thì công ty anh/chị trở lại mức của năm 1995? Người hỏi có dụng ý không tốt.

Cáu hỏi khoe khoang: “Anh/chị đã nói chuyện này với người bạn thán của tôi là X chưa? Người hỏi muốn chứng tỏ khả năng gây ành hưởng của mình.

■ Chán thành và thẳng thắn

Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó có thể trả lời, bạn không nên cố theo đuổi bằng những điểm chưa chứng minh hay nói vòng vo, điêu đó chi khiên khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn bộ phần trình bày của bạn Bạn có quyền từ chối vì không ai có thể biết được mọi thứ! Cũng không phải thấy xấu hổ hay hoang mang Tuy nhiên, bạn nên hẹn sẽ phúc đáp cho người hỏi sau buổi trình bày (khi bạn có thời gian để tra cứu và tìm câu trả lời) hoặc chuyển câu hỏi cho người có khả năng trả lời giúp bạn!

■ Kiểm soát thời gian

KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH

Trong phần hỏi đáp, có thể bạn sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều và chiêm hêt thời gian của phân này Đê tránh sa đà vào tranh luận giữa bạn và người hỏi thay vì hướng tới toàn bộ khán giả, bạn có thể tiếp tục trả lời nhưng tối đa là hai câu hỏi từ một người (tránh đôi co!) và dành thời gian cho nhừiìg người khác Néu người hòi kia vẫn muốn trao đổi thêm, bạn có thê hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình

Cũng có trường hợp khán giả đứng lên, trình bày rất “dông dài” nhưng bạn vẫn chưa nhận thấy mình cần trả lời gì Lúc đó bạn nên cắt ngang một cách lịch sự: “Ý của bạn rất thú vị và đáng quan tâm Nhưng xin lỗi, tôi có thể giúp bạn trả lời câu hòi nào ờ đây không?” Chắc chắn người hỏi sẽ đi thẳng vào vấn đề và khán giả cũng sẽ thông cảm với cách xử lí của bạn '

ứ n g phó vói những câu hỏi không thể trả lòi ngay được

Trong trường hợp rĩhững cảu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chi có thể rĩhgiên cứu kỹ mới trả lời được, thì hãy

cổ gắng thể hiện cho cừ toạ thấy bạn không tỏ ra phớt lờ câu hỏi

đó, và hãy mạnh dạn nói những câu sau đây:

• ''Hiện (ôi không cổ cáu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiếu giúp ông Xin vui lỏng cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với ông sau ”

• ‘Td/ cần suy nghĩ một chút Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi Xin mời câu hỏi tiếp theo ”

• ‘Td/ không chắc là mình biết rõ câu trà lời Có lẽ, chúng

ta hãy tháo luận thêm về vấn đề này vào cuối buổi thuyết trình "

• ''Thực sự không có cáu trá lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này Song cá nhân tôi cho rằng "

1.5 Đánh giá kết quả thuyết trình

Sau buổi thuyết trình, diễn giả cần tìm mọi cách đề đánh giá kết quả của buổi thuyêt trình, có thê tự đánh giá hoặc phát biêu

Chicơng 3 ^lĩêh íiÂnã tãuyết trình

đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm, đánh dấu vào các

ô cho trước

Bạn nên theo dõi các thông tin phản hổi như: góp ý cùa người nghe, kiêt quả triên khai sau đó; hiệu quả của thực hiện vấn đề đã trình bày Đó là cách làm thiết thực, bám theo thực tế mà rút kinh nghiệm để từ đó có thể tích luỹ và nâng cao trình độ thuyết trình.Khi đánh giá thuyết trình, nên đánh giá toàn bộ cả ba giai đoạn cùa buổi thuyết trình Bạn cần thấy rõ những sai sót, nhược điêm trong quá trình thuyết trình Từ đó rút kinh nghiệm và bài học

đệ chuân bị và thuyêt trinh tôt hơn nữa, không nên thoả mãn với kêt quả đạt được

Các tiêu chí đánh giá bài thuyết trình

Diễn giả

• Bạn có tạo lập được mối liên hệ tốt với thính già hay không?

■ Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ hay không?

■ Bạn có nhắt quán và theo một mục tiêu chính hay không?

■ Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết luận hay không?

■ Bạn có hài lòng về kết quà hay không?

Thính giả

■ Bạn có tránh được sai lồm ngớ ngan nào không?

■ Kỳ vọng của thính giả có được đáp ímg hav không?

■ Bạn có nhận đựoc phẩn hồi cùa thính giả hay không?

■ Bạn có chắc chắn rằng thính ẹ/ứ hiểu được thông điệp của bạn?

n n i ^ ^

Thõng điệp

■ Bạn có nói rõ rùng và nhắí quán về thông điệp của mình không?

■ Lập luận cùa bạn có được liên kết ỉốí không?

■ Bạn có cập nhật thông tin hciy không?

■ Thông điệp có thể ngấn hơn được không?

“biểu hiện tốt” khi họ thật sự quan tâm và có động lực để hướng tới một bài thuyết trình hiệu quả Hiếm có ai có thể tự tin đến mức đứng vững trên đôi chân của mình, cổ họng không khô rát và tim không đập thình thịch.

Vậy những nguyên nhân dẫn tới sự lo lắng và người thuyết trình viên phải kiểm soát sự lo lắng này như thế nào?

2.1.1 Các nguyên nhân dẫn tói sự lo lắng

- Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình: Trong quá trình chuẩn

bị, người thuyết trình trải qua quá trình nghiên cứu chủ đề, thu thập

và xử lý thông tin, sau đó xây dựng dàn ý cho bài thuyết trình Không phải lúc nào cũng có đủ thông tin cho bài thuyết trình khi thiếu thông tin sẽ làm cho người thuyết trình rơi vào trạng thái thiếu sự tự tin cần thiết, luôn bị phân tán bời những suy nghĩ “cần phải thực hiện thành công bài thuyết trình”

- Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế: đây là trở ngại

rất lớn cho người thuyết trình Người ta thường nói “trăm hay không bằng tay quen”, sự hạn chế về kiến thức sẽ làm cho người thuyết trình khó triển khai được các ý chính, nội dung chính cần truyền đạt một cách phong phú và đa dạng Thính giả mong muốn người thuyết trình có phông kiến thức rộng nhất là kiến thức thực

tể, chứ không mong muốn một sự “sáo rỗng”

- Thể chất và tinh thần không tốt: theo cơ chế sinh học, sự

cíiương 3 Tiến Rành thuyết trìníi

căng thẳng được hình thành trong cơ bắp của con người Căng thẳng ít hay nhiều đều làm cho thần kinh bị mệt mỏi, ảnh hưởng đến quá trình tập trung cho bài thuyết trình Vì thế giá trị của bài thuyêt trinh sẽ bị giảm đi Trước buôi thuyết trình nếu bạn làm việc nặng nhọc về cơ bắp khiến cơ bắp không thể hồi phục lại nhanh Tinh thần sẽ bị phân tán nếu như bạn làm việc căng thẳng và bị áp lực bời một vấn đề nào đó khiến bạn bị stress, khi đó bạn sẽ không kiểm soát được kiến thức của bài thuyết trình

- Thính giả nhìn bạn chằm chằm: Như một phản ứng tự nhiên,

bạn đều cảm thấy ngượng ngập hoặc bối rối khi có ai đó nhìn bạn quá lâu Đặt trong bối cảnh thuyết trình, vấn đề này càng trở nên nghiêm trọng khi:

> Không chỉ một ai đó mà cả khán phòng đang nhìn bạn

> Rất ít người bạn quen mà đa phần là người lạ

> Họ không chỉ nhìn bạn trong một vài giây mà nhìn bạn

trong suốt thời gian thuyết trình

> Cách khán giả nhìn trong không khí nghiêm túc có thể được bạn hiểu là nhìn “chằm chằm” - kiểu nhìn thuờng đi liền với thái độ thiếu thiện chí, thậm chí thù địch

» > Dần tới bạn lúng túng và hoảng hốt!

- Điều gi sẽ xảy ra nếu bạn cố gắng hết sức khi thuyết trình nhưng dường như người nghe không mấy để ý đến những gì bạn nói? Cảm giác lạc lõng sẽ xâm chiếm và bạn thấy sự húng khởi cũng như công sức chuẩn bị của bạn sẽ “tan thành mây khói” Nỗi

sợ này khiến bạn không còn động lực hay sự tự tin để đứng trước đám đông nữa

- Sợ những yểu tố gidu mặt: Có một thực tế là con người phải

chịu nhiều nỗi sợ hãi hết sức mơ hồ như sợ lần đàu tiên thử sức một lĩnh vực nào đó, sợ gặp người lạ, sợ phải thay đổi thói quen

Dù không xác địng được gốc rễ, chúng ta vẫn bị những yếu tố này

KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH

chi phối Trong thuyết trình cũng thế, có thể người nói sẽ sợ rủi ro,

sợ những yếu tố không ngờ đến

2.1.2 Biểu hiện của lo lắng

Lo lắng là điều hết sức thông thường và lự nhiên cùa bất kỳ người nào Có thể thấy đa phần lo lắng là không hiện hữu Bên cạnh nỗi lo lắng khi phải thuyết trình, một số người không có kinh nghiệm còn lo về sự căng thẳng cùa mình trước đám đông Thật khó có thể tự tin trình bày khi bạn nghĩ bạn trông thật sợ sệt và mất

tự tin Một trong những điều bạn cần nhớ là chỉ có rất ít sự lo lắng

mà bạn đang phải trải qua bộc phát ra bên ngoài Một người thuyết trình dày dặn tiết lộ “Hệ thống thần kinh cùa bạn có thể đang phải trải qua hàng ngàn cú sốc, nhưng khán giả chỉ thấy được một vài trong số đó” Thậm chí khi giọng nói cùa bạn run run và tim bạn đập mạnh, khán giả cũng khó có thể nhận ra bạn căng thẳng như thế nào, đặc biệt khi bạn cố gắng tò ra tự tin ờ bên ngoài Một sinh viên đã thổ lộ “Tôi lo lắng đến mức tôi tường mình sấp chết tới nơi” Thực tế, khán giả lại thấy sinh viên này rất bình tĩnh và tự tin Biết được điều này có thể làm bạn đối mặt dễ dàng hơn với người nghe Như một sinh viên phát biểu sau khi xem lại đoạn băng ghi lại buổi thuyết trình đầu tiên của mình “Tôi rất ngạc nhiên không hiểu sao trông tôi có thể bình tĩnh đến thế Tôi tường rằng khán giả phải trông thấy tôi hoảng hốt như thế nào Nhưng giờ tôi biết họ không thể trông thấy, tôi sẽ không phải lo lắng về sau nữa Điều đó thật sự có ích nếu bạn biết rằng bạn có thể kiểm soát được bản thân ngay cả khi bạn không cảm thấy như vậy”

Những biểu hiện của lo lắng được thể hiện qua những hành visau;

- Khuôn mặt không được tươi vui, trầm ngâm

- Giọng nói run run và tim đập mạnh

- Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yên