A10 tiêu chuẩn hoạt động kho phụ tùng

Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất III.7 kỹ thuật sắp xếp kho IV.Công việc hàng ngày 2... Mục đíchTạo nên một môi trường làm việc AN TOÀN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ – TIẾT KIỆM Áp dụng 7 kỹ thuậ

KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN

TIÊU CHUẨN HOẠT ĐỘNG KHO PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ

NỘI DUNG

I Mục đích

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

III.7 kỹ thuật sắp xếp kho

IV.Công việc hàng ngày

2

I Mục đích

Tạo nên một môi trường làm việc

AN TOÀN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ – TIẾT KIỆM

Áp dụng 7 kỹ thuật sắp xếp kho của

Toyota

Đưa ra sơ đồ kho

hợp lý

Thực hiện các hoạt động hàng ngày theo tiêu chuẩn và

duy trì 5S

3

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

2) Các loại giá kệ phụ tùng

• Giá treo xương gạt mưa, dây curoa, nẹp

• Giá chứa kính và nắp capo

• Giá chứa cản

• Giá chứa các loại dầu và hóa chất dạng lỏng: dầu và hóa chất dạng lỏng là vật liệu dễ gây cháy nổ, đại lý nên xếp riêng một giá, có hướng dẫn an toàn khi sử dụng và bố trí bình cứu hỏa gần khu vực này.

• Giá nhặt trước phụ tùng (Pre-pick): chứa phụ tùng cho những xe bảo dưỡng cấp 40K và xe sửa chữa cần 5 mã phụ tùng trở lên.

6

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

2) Các loại giá kệ phụ tùng

7

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

2) Các loại giá kệ phụ tùng

8

II Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất

Thông tin chi tiết về từng loại giá kệ, các bạn tham khảo trong cuốn tài liệu “HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ – Quản lý kho phụ

tùng”

Mục A Sơ đồ kho và các tiêu chuẩn giá kệ

9

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

1) Sắp xếp phụ tùng theo chủng loại

Phụ tùng nên được sắp xếp theo: loại phụ tùng, theo hình dáng, kích thước, theo cách thức đóng gói,……

 Rút ngắn quãng đường đi nhập/nhặt phụ tùng

 Không gian vị trí trên giá kệ được sử dụng hiệu quả 10

2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

 Không gian kho được sử dụng hiệu quả

11

2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

Sơ đồ ví dụ cho phụ tùng sắp xếp theo tốc độ luân chuyển

N V C

N V

C N V C

N V

C N V C

N V

3) Sắp xếp phụ tùng theo phương thẳng đứng

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

Lợi ích

 Phòng tránh hư hại khi phụ tùng bị sắp xếp lẫn với nhau

 Đảm bảo phụ tùng dài, mỏng không bị vỡ, móp méo khi bị xếp chồng lên nhau

 Dễ dàng cho việc nhập/nhặt hàng

 Loại trừ được lãng phí vị trí trên giá kệ 13

4) Sắp xếp phụ tùng trong tầm với

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

phòng tránh phụ tùng rơi từ trên giá xuống

14

5) Sắp xếp phụ tùng nặng ở dưới thấp

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

 Dễ dàng cho việc nhập/nhặt hàng

15

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

6) Sắp xếp mỗi mã phụ tùng một vị trí

16

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

7) Quản lý bất thường

Lợi ích

 Duy trì môi trường làm việc an toàn

 Cải thiện chất lượng

 Cải thiện hiệu quả hoạt động

III 7 kỹ thuật sắp xếp kho

Chi tiết về 7 kỹ thuật sắp xếp, các bạn tham khảo trong cuốn tài liệu

“HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ – Quản lý kho phụ tùng”

Mục B Các tiêu chuẩn về hoạt động kho của Toyota

18

IV Công việc hàng ngày

1 Nhận hàng

2 Xuất hàng

3 Quản lý hàng BO trong kho

4 Kiểm kê kho

5 Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota

19

1 Nhận hàng

IV Công việc hàng ngày

Các bước thực hiện:

 Kiểm tra chất lượng và số lượng phụ tùng theo hóa đơn giao hàng của TMV

 Phân loại hàng theo thứ tự:

Phụ tùng cho đơn hàng VOR (vehicle off-road) (hàng khẩn)

Phụ tùng cho đơn hàng B/O (cho xe trong xưởng)

Phụ tùng cho đơn hàng S/O (hàng dự trữ)

Phụ tùng cho đơn hàng B/O (cho khách hàng chưa hẹn)

 Phát hàng khẩn VOR và các B/O cho xe trong xưởng

 Xếp hàng Stock vào kho theo vị trí in trên tem phụ tùng

 Chuyển hàng B/O vào giá hàng SOP, đồng thời cập nhật của các đơn hàng B/O mới về

 Trường hợp khiếu nại: Thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn của TMV

20

IV Công việc hàng ngày

2 Xuất hàng

Các bước thực hiện:

Nhận phiếu “Lệnh yêu cầu xuất phụ tùng” từ Cố vấn Dịch vụ

Xuất hàng trên hệ thống TMSS:

Với phụ tùng Stock: Thực hiện trên cửa sổ “Xuất hàng”

Với phụ tùng B/O: Xuất pre-pick trên cửa sổ “Xuất hàng cho lệnh sửa chữa thiếu phụ tùng”, sau đó

xuất thẳng trên cửa sổ “Xuất hàng”

In phiếu xuất kho

Nhặt trước phụ tùng: Tiến hành với các trường hợp bảo dưỡng 40k và các sửa chữa lớn (nhiều hơn 5 mã phụ tùng)

Với phụ tùng Stock: Chuyển sang giá Pre-pick

Với phụ tùng B/O: Chuyển vào giá SOP để quản lý

Lấy chữ ký xác nhận của Kỹ thuật viên vào phiếu xuất kho

Phát hàng cho Kỹ thuật viên

Trường hợp phát sinh phụ tùng: yêu cầu Cố vấn Dịch vụ bổ sung và chuyển lại phiếu

IV Công việc hàng ngày

3 Quản lý phụ tùng nợ khách BO trong kho

4 Kiểm kê kho

(Tham khảo bài “Quản lý phụ tùng nợ khách tại đại lý”)

Các bước tiến hành:

Xác nhận đã nhận và xuất hàng đầy đủ

In báo cáo kiểm kê kho trên TMSS (cửa sổ “Báo cáo kiểm kê phụ tùng tồn kho”)

Tiến hành kiểm kê theo từng giá hàng: Ghi lại kết quả kiểm kê thực tế và nguyên nhân gây sai lệch

Xác nhận các sai lệch với các bên liên quan

Điều chỉnh số lượng phụ tùng trên TMSS dựa vào bản xác nhận (cửa sổ “Điều chỉnh số

In và lưu báo cáo điều chỉnh trên TMSS (cửa sổ “Báo cáo điều chỉnh số lượng phụ tùng”)

(Tham khảo bài “Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota”)

5 Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota

22

KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN 2014

23