phụ tùng toyota. toyota. tai lieu toyota
Trang 1HỎI MÃ, GIÁ
& KHIẾU NẠI PHỤ TÙNG
HỎI MÃ, GIÁ
& KHIẾU NẠI PHỤ TÙNG
THÁNG 10/2015
Phòng Hoạt động Dịch vụ Đại lý KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN 2015
1
Trang 2I Hỏi mã lên TMV
II Hỏi giá lên TMV
III Quy trình giao nhận phụ tùng giữa TMV & đại lý
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
Nội dung
2
Trang 31 Quy trình hỏi mã của TMV
Bước 1 : Đại lý gửi phiếu hỏi lên TMSS
Bước 2 : Kiểm tra thông tin
Bước 3 : Thông tin sai TMV sẽ phản hồi lên TMSS
Bước 4 : Thông tin đúng TMV sẽ kiểm tra mã trên dữ liệu có sẵn
Bước 5 : TMV sẽ gửi thông tin trả lời lên TMSS
Bước 6 : Không có mã trong dữ liệu có sẵn, TMV sẽ gửi thông tin hỏi mã sang nhà cung cấp
Bước 7 : Nhận được thông tin mã từ nhà cung cấp trả lời thông tin hỏi mã lên TMSS
3
4
5
6
7
I Hỏi mã lên TMV
Thời gian hỏi
( chỉ tính ngày làm việc)
D + 5
(D: ngày gửi phiếu hỏi)
3
Trang 42 Thao tác trên TMSS
Yêu cầu nhập các thông tin sau:
- Full Model Code (mã kiểu xe đầy đủ)
- VIN No/Frame No (số VIN hoặc số khung)
- Tên tiếng việt
- Tick vào “ Hỏi mã ”
- PNC (Part Name Code)
I Hỏi mã lên TMV
4
Trang 51 Quy trình đăng ký giá của TMV
II Hỏi giá lên TMV
Mỹ, Đài Loan 20 ngày
TMV sẽ trả lời nguồn nhập lên TMSS trong vòng 2 ngày làm việc
Việt Nam 30 ngày Các nguồn còn lại 5 ngày
5
Trang 62 Thao tác trên TMSS
Yêu cầu nhập các thông tin sau:
- Full Model Code (mã kiểu xe đầy đủ)
- VIN No/Frame No (số VIN hoặc số khung)
- Tick vào “ Hỏi giá ”
- Mã phụ tùng
- PNC (Part Name Code)
- Tên Tiếng Việt
II Hỏi giá lên TMV
6
Trang 73 Kết quả trả về
Đại lý vào cửa sổ “Hỏi mã giá PT (TMV)”
Trạng thái của phiếu hỏi
- Chưa xử lý
- Đã xử lý
- Từ chối
Trạng thái của từng mã phụ tùng trong phiếu hỏi
- Chưa đăng ký
- Đã đăng ký
- Chờ hỏi
- Từ chối
II Hỏi giá lên TMV
7
Trang 8Bước 1 : Đặt hàng phụ tùng tới TMV
Bước 2 : Xử lý đơn hàng trên TMSS
Bước 3 : Đóng gói và giao hàng tới đại lý
Bước 4 : Nhận hàng và kiểm tra
Bước 5 : Xác nhận vào giấy giao hàng(*)
Bước 6 : Trong trường hợp sai - thừa - thiếu - hỏng, đại lý gửi khiếu nại lên TMV
III Quy Trình giao nhận phụ tùng giữa TMV và Đại lý
Các bước thực hiện
5
2 1
8
Trang 9• Một số lưu ý khi nhận hàng Những phụ tùng có nguy cơ hư hỏng cao trong khi vận chuyển bao gồm: kính, trần xe, cánh cửa, gương, đèn, tấm panel, cản trước, cản sau và các trường hợp nhân viên giao hàng của TMV yêu cầu.
(*) Mẫu giấy giao nhận phụ tùng
III Quy Trình giao nhận phụ tùng giữa TMV và Đại lý
9
Trang 10Bước 1: Chuyển hàng tới đại lý Đại lý phát hiện hàng hỏng, sai.
Bước 2: Xác định vấn đề khiếu nại ( sai, thừa, thiếu, hỏng)
Bước 3: Lập hồ sơ giấy tờ cần thiết khi khiếu nại (*)
Bước 4: Nếu hỏng về chức năng cần chuyển hàng cho TMV để kiểm tra
Bước 5: Những trường hợp khác (sai, thừa, thiếu) TMV sẽ kiểm tra với nhà cung cấp.
Bước 6: Sau khi nhận phải hồi từ nhà cung cấp TMV sẽ thông báo kết quả (đồng
ý hoặc từ chối) lên TMSS
Bước 7: TMV chấp nhận đại lý gửi hàng lên TMV và nhận lại hóa đơn âm (Return)
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
Các bước thực hiện
1 2
3
4
6
7 5
1 Quy trình xử lý khiếu nại của TMV
10
Trang 112 Mẫu khiếu nại
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
MỚI
11
Trang 121 Nếu có vấn đề về : Sai, Thừa, Thiếu, Hỏng, đại lý phải gửi khiếu nại trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hàng Quá thời gian quy định, khiếu nại sẽ bị từ chối.
(Với những trường hợp đặc biệt, thời gian gửi khiếu nại chậm hơn 15 ngày, TMV sẽ cân nhắc xử lý tùy thuộc vào báo cáo khiếu nại và các tài liệu chứng minh đi kèm)
2 Đối với các trường hợp bao bì đựng phụ tùng có vấn đề (Rách, thủng, bẹp ), các phụ tùng là: Kính, Trần xe, Cản, Đèn xe, Gương chiếu hậu phải tiến hành kiểm tra ngay cùng với nhân viên giao hàng Gọi điện thọai ngay lập tức thông báo cho người phụ trách giải quyết khiếu kiện của TMV, thông báo sự việc Trong trường hợp phụ tùng bị hỏng thì tiến hành lập "Biên bản giao nhận" có chữ ký của nhân viên giao hàng ngay tại thời điểm đó và gửi khiếu nại kèm theo "Biên bản giao nhận" trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hàng.
3 Đối với các phụ tùng khác đề nghị kiểm tra phụ tùng trong vòng 8h làm việc, ngay cả khi bao bì không có dấu hiệu bất thường Nếu có hư hỏng xảy ra phải thông báo ngay tới TMV và làm đầy đủ thủ tục khiếu nại gửi tới TMV trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hàng
4 TMV khuyến cáo các Đại lý kiểm tra kỹ phụ tùng trước khi lắp lên xe cho khách Với những trường hợp phụ tùng bị sai, phòng phụ tùng TMV sẽ cân nhắc từ chối khiếu nại của Đại lý nếu rơi vào 1 trong các trường hợp sau:
* Phụ tùng không còn nguyên vẹn như trạng thái ban đầu
* Bao bì phụ tùng bị mất.
5 Những phụ tùng lỗi chức năng làm theo hướng dẫn của TMV
3 Một số quy định về khiếu nại phụ tùng
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
12
Trang 134 Giấy tờ cần thiết khi khiếu nại phụ tùng
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
13
Trang 14 Mẫu lỗi chức năng phụ tùng
5 Lỗi chức năng
Đối với những trường hợp phụ tùng đã được lắp lên xe nhưng phụ tùng không hoạt động yêu cầu điền vào Mẫu lỗi chức năng phụ tùng có xác nhận của Phòng
Kỹ Thuật của TMV
MỚI
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
14
Trang 15 Yêu cầu phụ tùng phải còn tồn kho trên hệ thống tại thời điểm làm claim
Để đính kèm file (theo quy định của TMV), đại lý ấn “ Lưu ” rồi ấn “ File đính kèm ”
Để gửi claim, đại lý ấn “ Gửi ”
- Mở số phiếu giao hàng cần làm khiếu nại (claim)
6 Thao tác trên TMSS
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
15
Trang 16 Sau khi quyết định gửi, đại lý ấn nút “ Xác nhận ”
Nếu chưa muốn gửi, đại lý ấn nút “ Lưu lại ”
Nếu không muốn gửi, đại lý ấn nút “ Hủy ”
- Xác nhận gửi claim
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
16
Trang 17 Đại lý ấn nút “ File đính kèm ” để mở cửa sổ tải file lên hệ thống
- Đính thêm file sau khi đã gửi claim: đại lý nhấp 2 lần chuột trái vào số phiếu giao hàng
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
17
Trang 18 Trạng thái trả lời:
- Chưa giải quyết
- Đang giải quyết
- Xem kết quả khiếu nại: đại lý ấn nút “ Kết quả ”
- Chấp nhận
- Từ chối
IV Khiếu nại phụ tùng lên TMV
18
Trang 19XIN CẢM ƠN
KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN 2015
19