Kỹ năng xử lý văn bản cơ bảntài liệu ôn thi tin học kỹ năng xử lý văn bản

Những nội dung trên được trình bày cụ thể trong 05 bài học sau: Bài 1: Khái niệm cơ bản về văn bản Bài 2: Sử dụng phần mềm xử lý văn bản Bài 3: Định dạng văn bản Bài 4: Nhúng đối tượng v

TÀI LIỆU ÔN THI TIN HỌC

KỸ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

Hà Nội, 2019

HUPH

LỜI NÓI ĐẦU

KỸ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN là cuốn tài liệu trong bộ tài liệu đào

tạo “Kỹ năng ứng công nghệ thông tin cơ bản”, được xây dựng dựa trên Mô đun kỹ năng

06 (Mã IU03 – Bảng 03, Phụ lục 01) trong Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông qui định về chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT

cơ bản

Với nội dung về soạn thảo văn bản cơ bản, tài liệu cung cấp cho học viên những thuật ngữ, khái niệm, kiến thức trong soạn thảo văn bản, quyết định và được cập nhật theo thông tư mới nhất của Bộ Nội Vụ Người học không chỉ được hướng dẫn cụ thể các bước trong soạn thảo văn bản, thêm vào đó, các chú ý, quy tắc cũng được cập nhật giúp người học soạn thảo văn bản nhanh, hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành

Những nội dung trên được trình bày cụ thể trong 05 bài học sau:

Bài 1: Khái niệm cơ bản về văn bản

Bài 2: Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

Bài 3: Định dạng văn bản

Bài 4: Nhúng đối tượng vào văn bản

Bài 5: Kết xuất và phân phối văn bản

Bài 6: Soạn thông điệp văn bản hành chính

Kết thúc mỗi bài học, người học có thể sử dụng phần lượng giá cuối mối bài sẽ giúp người học tự đánh giá trình độ tiếp thu những kiến thức này của bản thân

Để nâng cao hơn nữa chất lượng của tài liệu, nhóm biên soạn tài liệu mong tiếp tục nhận được ý kiến đóng góp của người học, các chuyên gia, giảng viên và đặc biệt cán bộ làm công tác công nghệ thông tin trong lĩnh vực y tế

MỤC LỤC

1.1.1 Khái niệm văn bản theo nghĩa thông thường 1

1.2.1 Các bước thực hiện soạn thảo một văn bản 4

1.2.3 Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản 5

2.1.1 Khởi động, mở, đóng phần mềm xử lý văn bản 92.1.2 Giới thiệu màn hình giao diện Microsoft Word 2013 122.1.3 Thay đổi kích thước và sắp xếp các cửa sổ làm việc trên màn hình 232.1.4 Thiết lập các tham số mặc định cho phầm mềm soạn thảo văn bản 262.2 Các thao tác cơ bản khi soạn thảo văn bản 27

2.2.3 Cách chuyển file định dạng PDF sang định dạng file Word 30

2.2.6 Lưu văn bản đã được đặt tên, lưu trên ổ đĩa sang tên khác 342.2.7 Lưu văn bản, tài liệu sang kiểu tệp tin khác 352.2.8 Sắp xếp các cửa sổ văn bản trên màn hình 362.2.9 Chuyển màn hình làm việc giữa các tệp văn bản 36

2.3.4 Thiết lập chức năng chèn, ghi đè trong khi soạn thảo văn bản 39

HUPH

2.3.5 Tìm kiếm, thay thế ký tự, từ, cụm từ trong văn bản 412.3.6 Sao chép, di chuyển, xóa dữ liệu trong văn bản 422.3.7 Sử dụng lệnh hủy, lấy lại kết quả vừa làm 43

2.4.1 Loại bỏ các điều chỉnh tự động trong phần mềm soạn thảo 432.4.2 Loại bỏ các hiển thị không mong muốn xuất hiện trong văn bản 45

3.1.1 Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ văn bản 49

3.2.5 Điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản 583.2.6 Điều chỉnh khoảng cách dãn dòng trong đoạn văn 593.2.7 Định dạng đánh dấu tự động, đánh số tự động 603.2.8 Tạo đường viền, bóng/nền cho một đoạn văn 61

3.3.2 Áp dụng một kiểu dáng cho đoạn văn bản 633.3.3 Biết cách sử dụng công cụ sao chép định dạng 65

HUPH

4.1.2 Nhập và biên tập dữ liệu trong các ô của bảng 694.1.3 Thao tác chọn dòng, cột, ô, toàn bộ bảng 69

4.1.5 Thay đổi chiều rộng của cột, chiều cao của dòng 714.1.6 Thay đổi kiểu đường viền, chiều rộng, chiều cao, màu sắc ô trong bảng

724.1.7 Thay đổi bóng và màu nền cho các ô của bảng 73

4.2.1 Chèn một tranh, ảnh, biểu đồ, hình vẽ vào văn bản 754.2.2 Chọn đối tượng đồ họa, sao chép, di chuyển một đối tượng đồ họa 77

4.4.1 Thêm, sửa, xóa chú thích tại chân trang, chú thích tại cuối bài 824.4.2 Thêm, sửa, xóa đánh số trang cho văn bản 83

5.1.3 Theo dõi trạng thái in, xóa, khôi phục tác vụ in 102

HUPH

5.2 Phân phối văn bản 105

5.2.2 Đặt mật khẩu để kiểm soát truy nhập tệp văn bản 109

5.2.4 Lưu tệp văn bản trên mạng ổ mạng, thư mục trực tuyến 111

6.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 1186.2.2 Quy định chi tiết trình bày thể thức văn bản hành chính 120

HUPH

BÀI 1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN Mục tiêu:

Sau khi hoàn thành bài học, học xong bài này học viên có khả năng:

- Hiểu được khái niệm trình bày văn bản thông thường

- Áp dụng các kiến thức đã học để tổ chức trình bày một văn bản hành chính

- Áp dụng các bước thực hiện soạn thảo một văn bản hành chính

- Nhớ được một số phần mềm soạn thảo văn bản thông thường

1 Khái niệm cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản

1.1 Khái niệm văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản theo nghĩa thông thường

Văn bản thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung

và đúng chính tả Như vậy, sau khi khởi động chương trình Microsoft Word 2013, bạn đã có sẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là bạn đã có thể bắt tay vào việc nhập văn bản thô

Để nhập văn bản thô bạn nên chọn một Font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường (nên dùng Font chữ mặc nhiên là Times New Roman với Font size 14 point)

Yêu cầu trong lúc nhập văn bản thô là bạn phải gõ sao cho thật nhanh và đúng chính tả Vì vậy, trong khi đang gõ, bạn không nên trình bày theo mẫu của văn bản (như thay đổi Font chữ, kích thước Font chữ, kiểu chữ đậm, chữ nghiêng ) điều đó chỉ làm cho tốc độ gõ của bạn chậm đi mà thôi Ngoài ra, trong một văn bản thô không nên để thừa khoảng trắng (Space Bar), thừa phím Tab, thừa phím Enter, điều này vừa mất thời gian vừa gây khó khăn cho công việc trình bày văn bản của bạn sau này

Trong quá trình nhập văn bản, bạn có thể dùng:

+ Shift-Enter: xuống dòng không tạo Paragraph mới (Line Break)

+ Enter: xuống dòng tạo Paragraph mới (End of Paragraph)

HUPH

+ Ctrl-Enter: xuống dòng và ngắt sang trang mới (Page Break)

1.1.2 Cách tổ chức và định dạng một văn bản

Cách bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 như sau:

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm

x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

- Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản

có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): Lề trên: cách mép trên từ

20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-20-25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản như sau:

HUPH

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

HUPH

11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện

thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 1.2.1 Các bước thực hiện soạn thảo một văn bản

Bước 1: Chuẩn bị nội dung cho một văn bản

Bước 2: Trình bày nội dung văn bản theo quy định

Bước 3: Biên tập nội dung cho văn bản

Bước 4: Lưu giữ văn bản

Bước 5: In ấn và phân phối văn bản

1.2.2 Một số phần mềm xử lý văn bản

- Microsoft Word: còn được biết đến với tên khác là Word, là một chương trình soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft Trình soạn thảo cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra cũng

có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để

hỗ trợ người sử dụng

- LibreOffice Writer: Là phần mềm soạn thảo văn bản mã nguồn mở do The Document Foundation phát triển, tương thích với các bộ phần mềm văn phòng khác và có thể chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau Mục tiêu của các lập trình viên khi phát triển phần mềm là tạo ra một bộ phần mềm không phụ thuộc vào nhà cung cấp nào và không đòi hỏi phải có sự chuyển nhượng bản quyền nào

- Kingsotf Office suite: là phần mềm văn phòng được phát triển bởi hãng Kingsoft đã chính thức đổi tên ứng dụng văn phòng Office Suite Free thành WPS

HUPH

Office Phiên bản này vẫn gồm 3 ứng dụng văn phòng là: Writer, Spreadsheets và Presentation, lần lượt tương ứng với Microsoft Word, Excel và PowerPoint trong Microsoft Office Ứng dụng này tập trung chủ yếu vào người dùng cá nhân và doanh nghiệp

- OpenOffice.org Writer: là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems Bộ trình ứng dụng văn phòng OpenOffice có thể chạy trên các hệ điều hành Windows (đòi hỏi phải có Java Runtime Environment), Solaris và Linux Phiên bản mới nhất của OpenOffice cho phép đọc/ghi các định dạng file của MS Office khá hoàn hảo

1.2.3 Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản

Phần mềm xử lý văn bản cho phép người dùng thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, kết hợp với các văn bản khác, lưu trữ và in văn bản Các chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản:

- Nhập và lưu trữ văn bản;

- Sửa đổi văn bản, bao gồm sửa đổi kí tự và từ, sửa đổi cấu trúc văn bản

- Trình bày văn bản;

- Một số chức năng khác như: tìm kiếm và thay thế; cho phép gõ tắt hoặc

tự động sửa lỗi khi gõ sai; tạo bảng và thực hiện tính toán, sắp xếp dữ liệu tronc bảng; tạo mục lục, chú thích, tham chiếu tự động; chia văn bản thành các phần với cách trình bày khác nhau; tự động đánh số trang, phân biệt trang chẵn, trang lẻ; chèn hình ảnh và kí hiệu đặc biệt vào văn bản; vẽ hình và tạo chữ nghê thuật trong văn bản; kiểm tra lỏi chính tả, ngữ pháp, tìm đồng nghĩa, thống kê, hiển thị văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau…

HUPH

CÂU HỎI TỰ LƯỢNG GIÁ

Câu 1 Theo nghĩa rộng, văn bản là gì?

a) Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọng vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt ché và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

b) Văn bản là nội dung được in ấn trên giấy nhằm truyền tải một thông điệp hay yêu cầu từ cá nhân hay tổ chức này đến cá nhân hay tổ chức khác

c) Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằn ngôn ngữ nói truyền đạt

từ một cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay các tổ chức khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiệ một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu người nói

d) Văn bản là nội dung được viết tay trên giấy nhằm truyền đạt một thông điệp hay yêu cầu từ cá nhân hay tổ chức đến cá nhân hay tổ chức khác

Câu 2 Phần mềm nào không phải là phần mềm xử lý văn bản?

c) Tính toán số liệu và lập bảng biểu

d) Xem và chỉnh sửa văn bản

Câu 4 Thanh chức năng của Microsoft Word 2013 là thanh bao gồm:

a) Các tab File, Home, Insert, Page Layout,…

b) Các nhóm công cụ của một tab

c) Công cụ phóng to/thu nhỏ nội dung soạn thảo nằm phía dưới cửa sổ

HUPH

d) Các nút mở rộng, thu nhỏ, thoát cửa sổ chương trình

Câu 5 Tổ chức và định dạng văn bản không bao gồm việc xác định:

a) Khổ giấy

b) Kiểu trình bày

c) Định lề trang văn bản

d) Kích cỡ văn bản

Câu 6 Các thao tác thông thường để có một văn bản theo yêu cầu là:

a) Soạn thảo nội dung, biên tập văn bản, lưu giữ văn bản, in ấn và phân phối văn bản

b) Soạn thảo nội dung, chỉnh sửa trình bày, lưu giữ văn bản, in ấn và phân phối văn bản

c) Tạo văn bản, chỉnh sửa nội dung, lưu văn bản, in văn bản

d) Tạo văn bản, chỉnh sửa định dạng, in văn bản, lưu và phân phối văn bản Câu 7 Chọn phát biểu đúng về thao tác soạn thảo nội dung để có được một văn bản theo yêu cầu

a) Soạn thảo nội dung là tạo mới hoặc sử dụng nội dung có sẵn

b) Soạn thảo nội dung là thêm bớt, sửa chữa nội dung

c) Soạn thảo nội dung là thay đổi định dạng

d) Soạn thảo nội dung là thêm minh họa

Câu 8 Chọn phát biểu đúng về thao tác biên tập văn bản để có được một văn bản theo yêu cầu

a) Biên tập văn bản bao gồm các thao tác thêm bớt, sửa chữa nội dung, thay đổi định dạng, thêm minh họa, tạo các liên kết, tham chiếu, hoàn chỉnh văn bản

b) Biên tập văn bản bao gồm các thao tác tạo mới hoặc sử dụng nội dung

có sẵn, thêm bớt, sửa chữa nội dung, thêm minh họa, tạo các liên kết, tham chiếu, hoàn chỉnh văn bản

c) Biên tập văn bản bao gồm các thao tác tạo mới hoặc sử dụng nội dung

có sẵn, thêm bớt, sửa chữa nội dung, thay đổi định dạng, tạo các liên kết, tham chiếu, hoàn chỉnh văn bản

HUPH

d) Biên tập văn bản bao gồm các thao tác tạo mới hoặc sử dụng nội dung

có sẵn, thay đổi định dạng, thêm minh họa, tạo các liên kết, tham chiếu, hoàn chỉnh văn bản

Câu 9 Lựa chọn cách định dạng lề cho văn bản hành chính trên khổ giấy A4

a) Lề trên: cách mép trên từ 15-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm

b) Lề trên: cách mép trên từ 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm

c) Lề trên: cách mép trên từ 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 25mm; Lề trái: cách mép trái từ 20-35mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm

d) Lề trên: cách mép trên từ 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm; Lề phải: cách mép phải từ 3-20mm Câu 10 Khổ giấy A4 có kích thước là:

BÀI 2 SỬ DỤNG PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Mục tiêu:

Sau khi hoàn thành bài học, học viên có khả năng:

- Áp dụng kiến thức để khởi động, tắt, thay đổi kích thước và sắp xếp các cửa sổ làm việc, thiết lập được các tham số mặc định cho phần mềm soạn thảo văn bản

- Áp dụng kiến thức để cách mở, lưu, chèn, xóa, chuyển định dạng file khi soạn thảo văn bản

- Áp dụng để thực hiện được thao tác đánh dấu, sao chép, tìm kiếm, thay thế từ, cụm từ trong văn bản

2 Sử dụng phần mềm xử lý văn bản Microsoft Word 2013

2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản

2.1.1 Khởi động, mở, đóng phần mềm xử lý văn bản

- Khởi động Microsoft Word 2013: Để khởi động Microsoft Word 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có của chương trình trên màn hình Desktop của máy tính

Một cửa sổ giới thiệu sẽ xuất hiện như hình dưới đây :

HUPH

Bạn chờ trong giây lát để Microsoft Word 2013 hoàn tất công việc khởi động, sau khi khởi động xong màn hình chính của chương trình sẽ xuất hiện như hình dưới đây :

Trên màn hình này đưa ra một số mẫu trình bày văn bản thường gặp Bạn chỉ cần chọn một mẫu thích hợp để tiến hành soạn thảo văn bản VD: Bạn chọn Blank document để thực hiện soạn thảo một văn bản mới, khi đó màn hình làm việc chính của Microsoft Word sẽ xuất hiện như dưới

HUPH

- Tạo mới tệp văn bản: Thực chất sau khi khởi động chương trình đã tự động tạo sẵn cho bạn một văn bản mới Nếu không bạn có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button

Một hộp thoại xuất hiện bạn nhấp chọn New rồi chọn biểu tương Blank Document ở hộp thoại bên tay phải

Cách 2: Một cách khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống trong thanh công cụ nhanh chọn New

HUPH

- Đóng Microsoft Word 2013: Để đóng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word 2013 đầu tiên bạn phải thực hiện lưu tệp văn bản Sau đó bạn nhấp chuột vào menu File, chọn Close hoặc kích phải chuột vào biểu tượng dấu

X mầu đỏ nằm phía trên bên phải màn hình soạn thảo văn bản hoặc ấn tổ hơp phím All+F4

2.1.2 Giới thiệu màn hình giao diện Microsoft Word 2013

a Màn hình giao diện Microsoft Word 2013

Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính:

(1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh

(2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp

HUPH

(3): Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau

(4): Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản

(5): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải (6): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế

độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…

(7): Mà hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản

b Giới thiệu về thanh Ribbon

Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về Font chữ về Paragraph, định dạng in ấn

Thanh Ribbon bao gồm các tab (home, insert, Page layout ) bên trong là các nút lệnh của Tab đó Tùy từng ngữ cảnh sử dạng các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người dùng thao tác Như vậy để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó Giả sử ở ví dụ lúc trước để có thể bôi đậm cho nội dung văn bản bạn chọn tới Tab Home trong tab này bạn chọn biểu tượng Bold

Chi tiết các Tab Ribbon:

- Tab Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh

như sau:

HUPH

+ Clipboard: Sao chép, sao chép định dạng, cắt, dán…

- Tab Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh

liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau:

+ Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản hiện thời

+ Tables: Các lệnh liên quan đến bảng

+ Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa

+ Links: Lệnh chèn các liên kết

+ Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản

+ Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart

- Tab Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một

bố cục nào đó

- Tab Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm

lệnh liên quan đến bố cục của văn bản

HUPH

+ Themes: Tủy chỉnh nên cho toàn bộ các đối tượng shape trên văn bản + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in

+ Page Background: Nền cho trang văn bản

+ Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản

+Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản

- Tab References: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm

lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản…

- Tab Mailings: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm

lệnh liên quan đến việc tạo lập một phong bì thư, một mẫu biểu phục vụ cho việc chộn văn bản

- Tab Review: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh

liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản

- Tab View: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh

hiển thị, chi tiết như sau:

+ Document Views: Chế độ hiển thị văn bản

+ Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel

+ Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn bản

+ Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản

HUPH

+ Macros: Các lệnh về Macros

c Ẩn hiện một Tab lệnh

Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon bạn làm như sau:

- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon

- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon

- Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon muốn ẩn Tab nào bạn chỉ cần bỏ dấu tính ở đầu tên Tab đó Ngược lại muốn hiện chúng lên bạn đánh dấu tính cho những Tab bị ẩn Cuối cùng nhấp Ok để lưu lại

Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải trên của màn hình chính

HUPH

Khi muốn hiện lại thanh công cụ này bạn nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa

d Thanh công cụ nhanh

Thường nằm phía trên cùng bên phía góc trái của mành hình chính, chứa các lệnh thường sử dụng giúp người dùng có thể tao tác một cách nhanh tróng, tức thời Để thao tác người dùng có thể nhấp chuột trực tiếp vào nút lệnh cần bổ xung các thao tác lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Khi mới cài đặt bạn chỉ thấy một số nút lệnh trên thanh công cụ này muốn bổ xung thêm các nút lệnh khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống rồi chọn vào nút lệnh cần bổ xung (với điều kiện nút đó chưa có trên thanh công cụ)

(Những nút lệnh chưa có dấu tích là những nút lệnh chưa được bổ xung lên thanh công cụ) Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ

HUPH

(Những nút lệnh có dấu tích là những nút lệnh đã có trên thanh công cụ)

e Nút Office Button

Office Button chứa các lệnh thao tác với File văn bản, như thêm mới, mở một File đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File… Để hộp thoại Office Button xuất hiện bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Office Button bên phía trái thanh Ribbon

Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây: HUPH

- Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open… Ngoài ra còn cho phép

người dùng có thể thay đổi một số thông tin về File trong danh sách bên phía tay phải của màn hình

- Open: Recent Document: chứa danh sách File đã mở trước đó; Sky Drive:

Lấy file từ nơi cất trữ chia sẻ cho một người nào đó; Computer: Trỏ đường đẫn đến các thư mục lưu file đã soạn thảo

- New: Tạo một văn bản mới, ngoài việc lựa chọn một văn bản trắng bạn

cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu mà Microsoft Word 2013 cung cấp sẵn HUPH

- Print: In ấn văn bản, ở đây bạn có thể lựa chọn máy in và các tuy chọn

khác ngay màn hình bên phía tay phải

- Share: Trong phần này bạn có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lưu

văn bản thành các định dạng khác nhau…

- Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặc có thể thay đổi

định dạng file của một văn bản

- Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình

HUPH

- Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bản Word

Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button bạn nhấp nút Back hoặc nhấn phím ESC

f Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo

- Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại

- Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phải Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang

và thanh cuộn dọc

- Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản Thanh thước đo cũng bao gồm thành thước ngang và thanh thước dọc

g Sử dụng được tính năng trợ giúp

HUPH

Trong Microsoft Office 2013 cung cấp nhiều phương pháp để trợ giúp khi bạn cần sự giúp đỡ như sau:

- Tính năng Context Help: Đây là cách đơn giản nhất để nhận được giúp

đỡ có sẵn từ màn hình Microsoft Word 2013 Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến một biểu tượng nút lệnh chọn và đợi 2 giây, Microsoft Word 2013 sẽ bật lên một giải thích chức năng hoạt động của biểu tượng nút lệnh đó Nếu muốn có thêm trợ giúp, nhấn F1 như hình dưới

- Sử dụng nút F1 trong Microsoft Office 2013: Trong quá trình soạn thảo

nội dung văn bản, bạn không hiểu chức năng của một công việc nào đó Bạn nhấn F1 khi bạn đang ở giữa một công việc nào đó và Office sẽ hiển thị các giúp đỡ như hình dưới đây

HUPH

Bạn có thể sử dụng từ khóa để tìm kiếm hay duyệt một danh mục được liệt kê để

đi đến một chủ đề cụ thể Ví dụ: Thiết lấp Page setup cho văn bản, lúc này Word Help sẽ cung cấp cho bạn cách thực hiện thiết lập Page setup cho văn bản

- Sử dụng biểu tượng trợ giúp trong Microsoft Office 2013: Bạn cũng có

thể sử dụng những giúp đỡ trên bằng cách nhấn Help ở góc trên cùng bên phải như dưới đây

2.1.3 Thay đổi kích thước và sắp xếp các cửa sổ làm việc trên màn hình

a Các chế độ hiển thị văn bản

Muốn thiết lập chế độ hiển thị cho văn bản bạn nhấp chuột vào Tab View, chọn nhóm Views để chọn chế độ hiển thị: Read Mode, Print Layout, Web Layout, Outline, Draft

HUPH

- Read Mode: Cửa sổ hiển thị văn bản toàn màn hình cho phép người dùng

đọc văn bản một cách nhanh nhất

- Print Layout: Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản và đồ họa một cách

chính xác như khi chúng sẽ xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề đầu và cuối trang

- Web Layout: Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị tài liệu rất dễ đọc trên

màn hình Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các tài liệu Word thông thường Văn bản hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy

- Outline: Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc tài liệu Cho phép bạn

xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản của tài liệu một cách nhanh chóng

- Draft: Cửa sổ văn bản hiện thị ở dạng phác thảo

b Thay đổi kích thước cửa sổ làm việc

Bước 1: Nhấn chuột vào nút Maximize trên thanh tiêu đề (title bar)

HUPH

Bước 2: Di chuyển chuột đến viền cửa sổ cho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều, nhấn chuột trái, giữ và di chuyển chuột đến kích thước mong muốn

c Mở nhiều cửa sổ và sắp xếp chúng trên màn hình làm việc

Để sắp xếp nhiều của sổ làm việc người dùng nhấn chuột phải vào thanh Taskbar, chọn: Cascade windows, Show windows stacked hoặc Show windows side by side

- Cách hiện thị Cascade windows:

- Cách hiện thị Show windows stacked

HUPH

- Cách hiện thị Show windows side by side

2.1.4 Thiết lập các tham số mặc định cho phầm mềm soạn thảo văn bản

Để thiết lập tham số như: ngôn ngữ làm việc, thư mục lưu văn bản mặc định) nhằm để thuận tiện và nâng cao năng suất làm việc Bạn nhấp chuột vào menu File, chọn Option

- Thiết lập ngôn ngữ làm việc: Bạn nhấp chuột vào menu File, chọn Option, chọn Language

HUPH

- Thiết lập thư mục lưu văn bản mặc định: Bạn nhấp chuột vào menu File, chọn Option, chọn Save

Save files in this format: Lựa chọn định dạng mặc định để lưu tệp văn bản Save AutoRecover information every: Lựa chọn mặc định sau 10 phút tự

động thực hiện lưu văn bản 1 lần

AutoRecover file location: Vị trí đường dẫn lưu file tạm khi mất điện đột

ngột trong quá trình soạn thảo văn bản

Default personal file location: Vị trí đường dẫn lưu file mặc định

2.2 Các thao tác cơ bản khi soạn thảo văn bản

2.2.1 Mở một văn bản có sẵn

a Mở một văn bản có sẵn

HUPH

Để mở được một văn bản có sẵn đã được đặt tên và lưu trên ổ đĩa Bạn phải thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Mở hộp hội thoại Open

Cách 1: Nhấn chuột vào Tab File \ Open \ Computer \ Browse Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O, chọn Computer, chọn Browse Cách 3: Nhấn chuột vào biểu tượng Open nằm trên thanh Quick Access Toolbar, chọn Computer, chọn Browse

Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại Open Lựa chọn ổ đĩa, đường dẫn, thư mục chứa tệp văn bản cần mở

Bước 3: Chọn tệp văn bản cần mở

Bước 4: Nhấn chuột vào nút lệnh <<Open>> hoặc nhấn phím Enter

b Mở nhiều văn bản cùng lúc

HUPH

Bước 1: Mở hộp hội thoại Open

Cách 1: Nhấn chuột vào Tab File \ Open \ Computer \ Browse Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O, chọn Computer, chọn Browse Cách 3: Nhấn chuột vào biểu tượng Open nằm trên thanh Quick Access Toolbar, chọn Computer, chọn Browse

Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại Open Lựa chọn ổ đĩa, đường dẫn, thư mục chứa các tệp văn bản cần mở

Bước 3: Chọn nhiều văn bản cần mở cùng một lúc

Bước 4: Nhấn chuột vào nút lệnh <<Open>> hoặc nhấn phím Enter

2.2.2 Phóng to, thu nhỏ văn bản

Muốn phóng to hay thu nhỏ văn bản bạn nhấp chuột vào menu View, chọn nhóm Zoom

HUPH

- Phóng to văn bản: bạn chọn vào Zoom, xuất hiện hộp hội thoại Zoom Bạn thực hiện lựa chọn phóng to 200%, 100%, hoặc nhập giá trị phóng to vào

ô Percent:

- Thu nhỏ văn bản: Bạn thực hiện chọn vào mục One Page, Multiple Pages, Page Width

Ngoài ra bạn có thể thực hiện phóng to hay thu nhỏ trên thanh trạng thái như sau:

2.2.3 Cách chuyển file định dạng PDF sang định dạng file Word

Bước 1: Truy cập vào một trang website cho phép chuyển đổi tài liệu trực tuyến Ví dụ trang http://pdf2doc.com/ cho phép chuyển đổi từ file pdf sang file định dạng Word

HUPH

Bước 2: Tải file pdf lên bằng cách nhấn chuột vào nút Upload Files, có thể tải 1 hoặc nhiều file cùng lúc

Bước 3: Chờ công cụ chuyển đổi file từ định dạng pdf sang định dạng Word

Bước 4: Nhấn vào Download để tải về file đã được chuyển đổi

2.2.4 Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản

HUPH

Muốn chèn một số ký tự, ký hiệu đặc biệt như ©, ®, ™, các chữ cái Hy Lạp vào văn bản bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Di chuyển con trỏ đến vị trí văn bản cần chèn ký tự đặc biệt Bước 2: Nhấn chuột vào tab Insert \ Symbol

Bước 3: Xuất hiện hộp hội thoại Symbol như sau:

- Tab Symbols: Lựa chọn các ký tự đặc biệt

Font: Lựa chọn kiểu font chữ hiển thị các loại ký tự đặc biệt

Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đã được dùng gần đây nhất Subset: Hiển thị các biểu tượng theo nhóm

- Tab Special Characters:

HUPH

Bước 4: Lựa chọn ký tự đặc biệt để chèn vào file văn bản rồi nhấn vào nút lệnh <<Insert>> hoặc sử dụng các phím tắt (có trong danh sách Tab Special Characters) để chèn ký tự

2.2.5 Lưu văn bản mới

Bước 1: Mở hộp hội thoại Save

Cách 1: Nhấn chuột vào Tab File \ Save \ Computer \ Browse Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, chọn Computer, chọn Browse Cách 3: Nhấn chuột vào biểu tượng Save nằm trên thanh Quick Access Toolbar, chọn Computer, chọn Browse

Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại Save As Bạn lựa chọn tên ổ đĩa, đường dẫn, tên thư mục chứa văn bản được lưu Sau đó, nhập tên cho văn bản được lưu vào ô “File name” và lựa chọn kiểu tệp tin tại ô “Save as type"

HUPH

Bước 3: Nhấn chuột vào nút lệnh <<Save>> hoặc nhấn phím Enter để hoàn thành

2.2.6 Lưu văn bản đã được đặt tên, lưu trên ổ đĩa sang tên khác

Bước 1: Mở tệp văn bản đã được đặt tên, lưu trên ổ đĩa muốn thực hiện đặt tên khác

HUPH