KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
Khái niệm bảng tính
1.1 Khái niệm và công dụng của bảng tính
Phần mềm xử lý bảng tính là ứng dụng giúp tổ chức, phân tích và lưu trữ dữ liệu qua các bảng biểu, mô phỏng các bảng tính toán trên giấy Chương trình hoạt động với dữ liệu nhập vào các ô, cho phép mỗi ô chứa dữ liệu số, văn bản hoặc kết quả từ công thức tự động Ngoài ra, bảng tính cũng có thể được xem như một tài liệu điện tử.
Người dùng bảng tính có khả năng điều chỉnh giá trị lưu trữ và quan sát tác động đến các giá trị tính toán, giúp cho việc phân tích "Nếu - thì" trở nên hiệu quả hơn Các bảng tính hiện đại cho phép tạo nhiều sheet tương tác và hiển thị dữ liệu dưới dạng văn bản, số liệu hoặc đồ họa.
Bảng tính không chỉ thực hiện các phép toán cơ bản mà còn cung cấp nhiều chức năng hữu ích trong lĩnh vực tài chính và thống kê Các tính toán như giá trị hiện tại thuần và độ lệch chuẩn có thể dễ dàng áp dụng cho dữ liệu dạng bảng thông qua các chức năng được lập trình sẵn.
Bảng tính đã trở thành công cụ chủ yếu thay thế hệ thống giấy tờ trong doanh nghiệp toàn cầu Ban đầu được thiết kế cho kế toán và sổ sách, hiện nay chúng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nơi cần xây dựng và sắp xếp danh sách và bảng biểu.
1.2 Xây dựng và ứng dụng bảng tính a Các kiểu dữ liệu trong bảng tính
Dữ liệu trong bảng tính được tổ chức trong các ô, phục vụ cho việc xử lý và tính toán theo nhu cầu người dùng Mỗi ô chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất.
Trong Excel, dữ liệu dạng chuỗi ký tự bắt đầu bằng các chữ cái a…z, A…Z, hoặc các ký tự đặc biệt như (!, @, #, %, *, $) Đối với dữ liệu chuỗi dạng số như số điện thoại, số nhà hay mã số, người dùng cần thêm dấu nháy đơn (‘) trước khi nhập để Excel nhận diện đúng Lưu ý rằng các ô chứa dữ liệu chuỗi dạng số sẽ không có giá trị trong các công thức và hàm tính toán Theo mặc định, dữ liệu chuỗi sẽ được căn lề trái trong ô.
Dạng số (Number) bắt đầu bằng các ký tự số từ 0 đến 9, bao gồm các dấu như +, -, (, *, $ hoặc các ký hiệu tiền tệ khác tùy thuộc vào cài đặt quốc tế của Windows Mặc định, dữ liệu dạng số sẽ được căn chỉnh về phía bên phải của ô.
Công thức trong Excel bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" Khi bạn nhấn phím Enter, công thức sẽ chỉ hiển thị trên thanh công thức, trong khi kết quả của nó sẽ được hiển thị trong ô.
Dữ liệu dạng ngày và giờ được định nghĩa theo định dạng DD/MM/YY hoặc MM/DD/YY Trong đó, DD là hai chữ số chỉ ngày, MM là hai chữ số chỉ tháng, và YY là hai chữ số chỉ năm Theo tiêu chuẩn quốc tế, dữ liệu ngày tháng thường được nhập theo định dạng MM/DD/YY hoặc MM/DD/YYYY Ví dụ, để nhập ngày sinh của một người sinh vào ngày 27 tháng 9 năm 2004, người dùng cần nhập 09/27/04 Để thay đổi định dạng nhập liệu sang DD/MM/YY hoặc DD/MM/YYYY, người dùng có thể điều chỉnh trong Control Panel.
Để thay đổi định dạng ngày tháng trong ô Short date (DD/MM/YYYY), người dùng cần vào Tab Date và chọn Additional Setting Tương tự, người dùng cũng có thể điều chỉnh cách nhập dữ liệu kiểu giờ Theo mặc định, dữ liệu ngày tháng sau khi nhập sẽ được căn lề phải trong ô.
- Dữ liệu kiểu logic: Gồm các giá trị: True (đúng), False (sai)
- Các ký tự đặc biệt: Ký tự đặc biệt là những ký tự không có trên bàn phím
Cách nhập và biên tập dữ liệu, công thức vào bảng:
- Nhập dữ liệu vào một ô trong bảng tính: Nhấn chuột vào ô đó và nhập dữ liệu
- Kết thúc nhập liệu: Nhấn phím Enter hoặc dùng các phím mũi tên, phím Tab hoặc nhấn chuột đi nơi khác
Để nhập dữ liệu tăng dần đều cho loại số hoặc ngày, bạn cần nhập giá trị vào hai ô đầu tiên: ô đầu tiên là giá trị bắt đầu và ô thứ hai là bước nhảy Sau đó, chọn hai ô đã nhập giá trị, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải ô thứ hai cho đến khi xuất hiện dấu cộng (+), rồi kéo chuột đến ô cuối cùng và thả chuột để hoàn tất.
Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập, bạn chỉ cần chọn ô cần chỉnh sửa và nhấn phím F2, nhấn đúp chuột vào ô đó, hoặc nhấn vào thanh công thức Sau đó, bạn có thể tiến hành thực hiện các thay đổi cần thiết.
Để xoá dữ liệu, bạn chỉ cần chọn các ô có chứa dữ liệu cần xoá và nhấn phím Delete Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các phép tính trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức và hàm phù hợp.
Công thức và hàm luôn được bắt đầu với một dấu bằng (=), phía sau nó có thể là số, toán tử và các hàm Excel
Một số công thức, hàm đơn giản trong Excel:
=2*5+8 (Công thức này là 2 nhân 5 sau đó cộng thêm 8)
*A3-A5 (Giá trị ô A2 nhân với giá trị ô A3 rồi trừ đi giá trị trong ô A5)
=UPPER("hello") (Hàm UPPER dùng để chuyển đổi văn bản chữ thường thành chữ hoa, kết quả ở đây sẽ chuyển "hello" thành "HELLO")
=IF(A1>0) (Hàm điều kiện IF để kiểm tra xem ô A1 có chứa giá trị nào lớn hơn 0 hay không)
Các phần cơ bản của một công thức Excel:
Công thức Excel còn có thể bao gồm một trong số hoặc tất cả các thành phần sau đây: hàm, tham chiếu, toán tử và hằng số
Cùng tham khảo ví dụ dưới đây:
Hàm: Hàm PI() trả về giá trị của số pi: 3,142
Tham chiếu: A2 trả về giá trị trong ô A2
Hằng số: Giá trị hoặc văn bản được nhập trực tiếp vào công thức, ở trong ví dụ này là 2
Toán tử: Toán tử * (dấu sao) để nhân các số và ^ (mũ) để nâng một số lên bậc lũy thừa nào đó, ở đây là 2
- Đặt con trỏ vào ô cần nhập công thức và hiển thị kết quả
- Nhập biểu thức muốn tính, ví dụ: A5+E5 Với công thức này thì nó sẽ cộng giá trị của ô A5 với E5
- Sau khi nhập công thức, nhấn phím Enter Kết quả của phép tính sẽ được hiển thị trong ô vừa nhập
- Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi sẽ hiển thị bắt đầu bằng một dấu # Nhập miền tham chiếu bằng con trỏ:
- Đặt con trỏ vào ô cần hiển thị kết quả công thức
- Nhập công thức để tính trên một cột hay miền giá trị Ví dụ gõ công thức
E5, có nghĩa là giá trị của ô E2 cộng giá trị của ô E5
- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô từ ô tham chiếu đầu tiên
(trong trường hợp này là E2) Công thức sẽ kiểm tra và giá trị hiện hành sẽ được đưa vào công thức
Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ ô đến ô tham chiếu thứ hai (E5) Để tính toán trong một vùng dữ liệu, hãy giữ phím Shift trong khi di chuyển phím mũi tên để chọn tất cả các ô cần tính.
- Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả
Nhập các hàm vào bảng tính:
- Lựa chọn ô để hiển thị kết quả công thức
- Chèn dấu (=) vào trước công thức Thanh công cụ của công thức hiển thị
Để sử dụng hàm trong Excel, bạn chỉ cần gõ tên hàm, chẳng hạn như hàm SUM, theo sau là dấu mở ngoặc đơn “(” để bắt đầu nhập các đối số Cuối cùng, bạn kết thúc bằng dấu ngoặc đóng “)” Ví dụ, bạn có thể gõ SUM(E2:E5) để tính tổng các giá trị trong khoảng từ ô E2 đến E5.
Phần mềm bảng tính
2.1 Một số các phần mềm bảng tính
LibreOffice là một nhánh phát triển từ bộ phần mềm OpenOffice nổi tiếng, nhằm duy trì tiêu chí mở và miễn phí Tách ra từ OpenOffice, LibreOffice tiếp tục phát triển với các công cụ tương tự như MS Office.
OpenOffice Calc: là phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn
OpenOffice Calc là một phần mềm bảng tính đa nền tảng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt Với giao diện và cách sử dụng tương tự như Microsoft Office Excel, OpenOffice Calc dễ học và thân thiện với người dùng Phần mềm này ngày càng được ưa chuộng nhờ vào hiệu quả cao trong công việc.
Phần mềm bảng tính Spreadsheets của KingSoft đáp ứng đầy đủ nhu cầu phân tích dữ liệu cá nhân và chuyên nghiệp, tương thích tốt với Microsoft Excel Nó tích hợp máy tính, công cụ đồ họa và nhiều công cụ khác để xử lý dữ liệu phức tạp Ngoài ra, Spreadsheets hỗ trợ hơn 100 công thức phổ biến cùng nhiều chức năng hữu ích khác cho việc phân tích dữ liệu.
Google Spreadsheets là chương trình bảng tính miễn phí của Google, cung cấp đầy đủ các hàm và tiện ích tương tự như Excel của Microsoft Người dùng có thể lưu bảng tính trực tuyến hoặc trên ổ cứng với các định dạng quen thuộc mà Excel hỗ trợ Ngoài ra, Google Spreadsheets cho phép chia sẻ dễ dàng và làm việc nhóm trên cùng một bảng tính, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.
2.2 Các thành phần chính trong bảng tính
- Ô (cell): Là giao của một cột và một hàng
- Dòng (row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1,2,3 đến …
- Cột (column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C AA, AB…
- Vùng (range): Là một tập hợp các ô trong bảng tính
- Trang tính (worksheet): Là một trang tính trong một sổ làm việc của bảng tính
- Bảng tính (spreadsheet): Là toàn bộ tập tin của bảng tính
Microsoft Excel là một công cụ quan trọng trong kế toán và phân tích thống kê tài chính, giúp người dùng nhanh chóng và chính xác thực hiện các phép toán và phân tích dữ liệu Nó cho phép tạo cơ sở dữ liệu đơn giản và thực hiện các phân tích dựa trên tư duy logic Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều tính năng bổ sung như lập biểu đồ, đồ thị và biểu mẫu phân tích, đóng vai trò thiết yếu trong các báo cáo và phân tích tài chính.
Câu hỏi tự lượng giá
Câu 1: Trình bày khái niệm và công dụng của bảng tính
Câu 2: Trình bày các kiểu dữ liệu trong bảng tính
Câu 3: Thực hiện thao tác nhập và biên tập dữ liệu kiểu ngày, tháng, năm vào trong bảng tính
Câu 4: Thực hiện thao tác nhập và biên tập dữ liệu kiểu ký tự vào trong bảng tính
Câu 5: Thực hiện thao tác nhập và biên tập dữ liệu kiểu tiền tệ vào trong bảng tính
Câu 6: Thực hiện thao tác nhập và biên tập dữ liệu kiểu giờ, phút, giây vào trong bảng tính
Câu 7: Nêu các phần cơ bản có trong một công thức
Câu 8: Nêu cách nhập một công thức, hàm trong bảng tính Excel
Câu 9: Liệt kê một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo trong Excel
Câu 10: Liệt kê các tính năng của một số các phần mềm bảng tính khác Câu 11: Trình bày các thành phần chính trong bảng tính Excel
SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2013
Làm việc với phần mềm bảng tính
1.1 Khởi động chương trình Microsoft Excel 2013 Để khởi động được chương trình bảng tính Excel trên máy tính của người dùng đã được cài đặt bộ Microsoft Office Excel
- Khởi động chương trình Microsoft Excel: Sau khi máy tính đã được cài đặt bộ Microsoft Office Excel người dùng tiến hành khởi động chương trình Excel như sau:
Cách 1: Nhấn chuột vào thực đơn Start \ All Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Excel 2013
Cách 2: Nhấn đúp chuột trái lên biểu tượng Microsoft Office Excel
1.2 Màn hình giao diện Microsoft Excel 2013
Màn hình giao diện Excel 2013:
Thanh Ribbon là công cụ chính trong chương trình, bao gồm hầu hết các lệnh cần thiết để thực hiện các thao tác như hiệu chỉnh bảng tính, sử dụng hàm, áp dụng công thức và xử lý dữ liệu.
Thanh Ribbon trong Excel bao gồm các nhóm chính như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer và Add-Ins Mỗi Ribbon thường được cấu thành từ ba thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button) Các nút lệnh liên quan được sắp xếp thành các nhóm, ví dụ như các nút chọn Font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng và gạch chân được gom vào nhóm Font Nhiều nhóm với chức năng tương tự cũng được tập hợp trong cùng một thẻ Do đó, để thao tác với một lệnh trên thanh Ribbon, bạn cần biết nó nằm trong Tab nào.
- Thanh công cụ Quick Access Toolbar: là thanh công cụ giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng như: New, Open, Save …
Bổ xung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định
Khi mới cài đặt, thanh công cụ chỉ hiển thị một số nút lệnh cơ bản Để bổ sung thêm các nút lệnh khác, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên trỏ xuống và chọn nút lệnh mà bạn muốn thêm, miễn là nút đó chưa có trên thanh công cụ.
(Những nút lệnh chưa có dấu tích là những nút lệnh chưa được bổ xung lên thanh công cụ)
Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ
(Những nút lệnh có dấu tích là những nút lệnh đã có trên thanh công cụ)
File: Chứa các nút lệnh làm việc với tập tin như: mở tệp, lưu tệp, in tệp, thiết lập tham số cho tệp, thoát khỏi tệp vv…
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như:
This article covers essential spreadsheet functionalities, including clipboard operations for cutting and pasting, selecting appropriate font styles, and aligning content effectively It also discusses data formatting techniques, including number formatting and applying various styles to enhance the spreadsheet's appearance Additionally, it highlights the importance of manipulating cells, utilizing editing tools such as functions, filtering, and searching for data to improve overall efficiency in data management.
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
+ Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Charts: Lệnh chèn các liên kết
+ Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer,…
+ Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn như:
+ Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính
+ Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in
Formulas: chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức như:
+ Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel
+ Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc
+ Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức
+ Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel
Data: Các nút lệnh trao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel như:
+ Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác
+ Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu
+ Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu
+ Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu
Review: chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho nội dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính…
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như:
+ Workbook Views: Chế độ hiển thị Print layout, Full Screen Reading, Web layout,…),
The Show option allows users to display various Panel bars, while the Zoom feature provides commands for enlarging or reducing the content within the Workbook The Window menu contains commands for managing the display of multiple Workbooks simultaneously Additionally, the Macros section includes commands related to macro functionalities.
Tab Developer trong Excel thường bị ẩn và chỉ hữu ích cho lập trình viên có kiến thức về VBA Để hiển thị tab này, bạn cần truy cập vào Office / Tùy chọn Excel / Thông dụng và chọn “Hiển thị tab Developer trên Ribbon”.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
Công thức trong Excel bao gồm hai phần: phần bên trái hiển thị địa chỉ ô hoặc vùng địa chỉ ô của bảng tính đang làm việc, trong khi phần bên phải dùng để nhập dữ liệu cho địa chỉ ô được chỉ định ở bên trái.
Khi thực hiện các phép tính đơn giản, bạn có thể nhập trực tiếp công thức vào thanh Formula bar Tuy nhiên, đối với các phép toán phức tạp sử dụng nhiều hàm kết hợp mà bạn không nhớ rõ cách viết, hãy nhấp vào biểu tượng fx để mở hộp thoại Insert Function.
Hoặc gõ dấu = sau đó chọn các hàm bên hộp thoại Name Box
- Thanh định dạng: được dùng để cung cấp cho người sử các công cụ dùng để thao tác bảng tính Excel
- Tiêu đề cột (Column): bao gồm một hay nhiều mẫu chữ cái la tinh: A,
B, C, XFD dùng để đánh dấu tên các cột trong bảng tính Excel Trong Excel
- Tiêu đề hàng (Row): bao gồm các ô số 1, 2, 3 1048576 (2 20 ) mỗi một hàng (dòng) chứa 16384 ô
Địa chỉ ô (Cell) là điểm giao nhau giữa cột và hàng, với mỗi ô mang một địa chỉ bao gồm tiêu đề cột và tiêu đề hàng Trong quá trình làm việc, ô hiện hành, hay còn gọi là ô được lựa chọn, là ô đang được sử dụng để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Bảng tính (Sheet hay WorkSheet) là công cụ hữu ích trong Microsoft Office Excel 2013, bao gồm nhiều ô được tổ chức theo cột và hàng, cho phép người dùng nhập liệu, lưu trữ, phân tích và tính toán dữ liệu Mỗi bảng tính có khả năng chứa tối đa 16.384 cột và 1.048.576 hàng, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho việc quản lý thông tin.
Các thành phần khác trên giao diện:
-Thanh cuộn: Dùng để di chuyển nội dung bảng tính lên xuống, sang trái sang phải
Thanh Sheet tab trong Excel cho phép người dùng quản lý nhiều WorkSheet trong một Workbook Thông qua thanh công cụ này, bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa, xóa hoặc di chuyển giữa các Sheet.
- Thanh trạng thái (Status bar): Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…
Bạn có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị trong bảng tính bằng cách nhấp vào các nút trên thanh trạng thái để chọn một trong ba trạng thái khác nhau.
Để thay đổi chế độ Zoom và điều chỉnh kích thước màn hình làm việc, bạn có thể sử dụng thanh trượt trên thanh trạng thái Thông tin hiển thị phần trăm (70%) nằm ở đầu, bên cạnh là thanh trượt; vị trí đánh dấu ở giữa tương ứng với 100% Bạn có thể tăng hoặc giảm phần trăm hiển thị bằng cách kéo biểu tượng đánh dấu sang trái hoặc phải từ vị trí 100%.
1.3 Thiết lập tham số mặc định cho bảng tính a Thiết lập vị trí lưu file mặc định cho bảng tính Excel
Sau khi cài đặt bộ Microsoft Office, thư mục lưu mặc định của Excel là C:\Users\“Tên người dùng”\Documents Để thuận tiện cho việc lưu trữ, người dùng có thể tạo một thư mục riêng cho các file Excel Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn cách tạo thư mục “BẢNG TÍNH” trên ổ đĩa D:\ và thiết lập chế độ lưu tự động cho các file bảng tính Excel vào thư mục này.
Bước 1: Tạo thự mục có tên là “BẢNG TÍNH” được tạo trong ổ đĩa D:\
- Đặt tên thư mục là “BẢNG TÍNH”
- Nhấn phím Enter để hoàn thành
Bước 2: Thiết lập lưu thư mục mặc định cho bảng tính Excel
- Nhấn chuột vào tab File, chọn Options
- Xuất hiện hộp hội thoại Excel Options, chọn mục Save
- Tại ô “Default file location”: Thay đổi đường dẫn D:\BẢNG TÍNH
- Thực hiện xong nhấn chuột chọn nút để hoàn thành b Thiết lập font chữ mặc định cho bảng tính Excel
Bước 1: Nhấn chuột vào tab File, chọn Options
Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại Excel Options, chọn mục General HUPH
- Tại ô “Use this font”: Chọn font Time New Roman
- Tại ô “Font size”: Chọn cỡ chữ mặc định là 12 hoặc 14
In the "Include this many sheets" section, set the value to 3 to create a new file with three worksheet tabs Next, choose your preferred "Use this font" and "Font size" settings for the spreadsheet, then click to finalize the setup Additionally, configure the default file format for your Excel spreadsheets.
Bước 1: Nhấn chuột vào tab File, chọn Options
Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại Excel Options, chọn mục Save
Làm việc với bảng tính
2.1 Mở, đóng một bảng tính a Mở một bảng tính đã được đặt tên và lưu trên ổ đĩa
Bước 1: Nhấn chuột vào tab File \ Open hoặc nhấn chuột trái vào biểu tượng ở trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl + O Xuất hiện hộp hội thoại Open như sau: HUPH mục chứa bảng tính Excel trong mục Organize Tại ô “File name”: gõ tên bảng tính Excel cần được mở
Bước 3: Sau khi thực hiện tên ổ đĩa, đường dẫn, thư mục và gõ tên bảng tính cần được mở cho ô “File name”, người dùng nhấn chuột vào nút lệnh
để mở bảng tính Excel
Người dùng có thể mở nhiều file bảng tính trong một thư mục hiện hành bằng cách chọn các file cần mở và nhấn nút lệnh.
Để đóng một bảng tính đã lưu trên ổ đĩa, người dùng cần thực hiện các bước sau: mở bảng tính cần đóng và sau đó chọn tùy chọn để hoàn tất quá trình.
Bước 1: Thực hiện lưu bảng tính bảng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc vào tab File \ Save
Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu X màu đỏ nằm ở phía trên bên phải màn hình bảng tính hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4 hoặc vào tab File \ Exit
2.2 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ khi xem một bảng tính
Trong Microsoft Excel, tỷ lệ phóng mặc định là 100%, nhưng người dùng có thể điều chỉnh từ 10% đến 400% Tuy nhiên, việc thay đổi tỷ lệ phóng không ảnh hưởng đến kích thước chữ, do đó có thể không hiệu quả khi in tài liệu phóng to.
Cách 1: Sử dụng thanh trượt Zoom slider
Người dùng có thể quan sát con trượt Zoom ở dưới cùng bên phải của sheet như hình dưới
Người dùng có thể phóng to sheet lên đến 400% bằng cách di chuyển con trượt sang phải, điều này chỉ thay đổi tầm nhìn của sheet mà không ảnh hưởng đến nội dung bên trong.
- Thu nhỏ: Người dùng có thể thu nhỏ sheet bằng cách dịch chuyển con trượt sang trái Mức tối thiểu người dùng có thể thu nhỏ là 10% HUPH
Cách 2Sử dụng Zoom trên tab View
Nhấn chuột vào tab View, trong nhóm Zoom đã chọn
- Zoom: Xuất hiện hộp hội thoại Zoom cho phép người dùng lựa chọn phóng to hay thu nhỏ
- 100%: Hiện thị dữ liệu bình thường
- Zoom to selection: Lựa chọn vùng dữ liệu để phóng to
2.3 Tạo bảng tính mới theo mẫu cho trước a Tạo một bảng tính mới
Mặc định, khi khởi động Microsoft Excel 2013, chương trình sẽ tự động tạo một WorkBook mới Tuy nhiên, bạn có thể mở một WorkBook mới bằng nhiều cách khác nhau trong các trường hợp cụ thể.
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access
Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N)
Cách 2Nhấp chọn biểu tượng Office Button
Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New rồi chọn biểu tượng Blank WorkBook ở hộp thoại bên tay phải
Cuối cùng nhấp nút Create
Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được WorkBook trắng tuy nhiên
Microsoft Excel 2013 cung cấp nhiều mẫu (Template) sẵn có, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiếp cận với cách trình bày bảng tính hiện đại Bạn có thể dễ dàng chọn bất kỳ mẫu nào để sử dụng cho công việc của mình.
Các thành phần cơ bản
Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell)
Sheet là một thành phần quan trọng trong WorkBook, cho phép bạn thêm, tùy chỉnh hoặc xóa bỏ các Sheet theo nhu cầu Các Sheet trong cùng một hoặc nhiều WorkBook có khả năng liên kết và trao đổi dữ liệu với nhau một cách linh hoạt.
Cột trong các Sheet được xác định bởi tiêu đề địa chỉ, chẳng hạn như cột A, cột B hay cột XA Bạn có khả năng chèn, xóa và di chuyển các cột trong một Sheet một cách linh hoạt.
Hàng trong các Sheet được xác định bởi tiêu đề địa chỉ, ví dụ như hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000 Bạn có thể thực hiện các thao tác như chèn, xóa và di chuyển các hàng trên một Sheet một cách dễ dàng.
Ô (Cell) là điểm giao nhau giữa một hàng và một cột, với địa chỉ được xác định bởi tên cột và hàng Ví dụ, ô A5 là giao điểm của cột A và hàng 5, và địa chỉ của ô được viết theo thứ tự "Tên cột" + "Tên hàng" Khi mở rộng, một nhóm các ô sẽ được xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng trong nhóm đó.
Địa chỉ của một nhóm Cell được xác định bằng cách ghi rõ "Tên Cell đầu tiên" và "Tên Cell cuối cùng" Ví dụ, nếu nhóm Cell trải dài từ hàng thứ nhất cột A đến hàng thứ năm cột E, địa chỉ sẽ được viết là A1:E5.
- Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell được chọn tại một thời điểm xác định và bao quanh bởi một khung mầu đen
Như vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell được chọn b Tạo bảng tính mới theo mẫu
Bước 1: Nhấn chuột vào tab File \ New
Bước 2: Lựa chọn chủ để của bảng tính mẫu Ví dụ trong tài liệu này chọn bản tính mẫu theo chủ đề Analysis
Bước 3: Sau đó nhấn chuột vào nút để hoàn thành
2.4 Thêm/chọn/chèn bảng tính a Thêm một bảng tính (Sheet)
Từ cửa sổ WorkBook bạn có thể thêm mới một Sheet bằng các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab
Cách 2Nhấn tổ hợp phím Shift + F11
Khi tạo một Sheet mới, nó sẽ được đặt tên mặc định là "Sheet" cộng với số thứ tự của các Sheet đã có trong WorkBook Để chọn một Sheet để thao tác, bạn chỉ cần nhấp chuột trái vào tên Sheet trên thanh công cụ Sheet tab, và Sheet được chọn sẽ có màu sáng hơn so với các Sheet khác.
Bạn có thể chèn một sheet mới vào bất kỳ vị trí nào trên thanh Sheet Tab, không chỉ đơn giản là thêm mới ở cuối Cách thực hiện rất đơn giản và linh hoạt.
- Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn một Sheet mới, chọn Insert…
Hộp thoại Insert xuất hiện như hình dưới đây:
- Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấp OK Một Sheet mới sẽ được chèn vào trước vị trí Sheet vừa chọn
2.5 Lưu, đổi tên, xoá bảng tính a Lưu một bảng tính
Sau khi hoàn thành công việc với File Excel, bạn cần lưu nó trên ổ đĩa cứng để sử dụng trong tương lai Với Microsoft Excel 2013, có nhiều cách để lưu một WorkBook.
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access
Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button
Nếu WorkBook được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản
Lưu ý: Để lưu lại File Excel với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button
Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save b Đổi tên cho trang bảng tính
Tên mặc định của các Sheet trong chương trình thường không phản ánh nội dung, do đó khi WorkBook có nhiều Sheet, bạn nên đổi tên cho chúng để dễ quản lý Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện.
- Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab, chọn Rename Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi trên Sheet Tab)
- Con trỏ chuột sẽ nhấp nháy tại vị trí tên của Sheet cần đổi, bạn hãy xóa tên cũ và nhập tên mới cho Sheet
THAO TÁC VỚI Ô TÍNH
Nhập dữ liệu vào ô
1.1 Khái niệm ô Địa chỉ một ô trong bảng tính Excel là giao giữa hàng và cột, tên cột đứng trước, tên hàng đứng sau
Địa chỉ khối ô trong bảng tính là cách xác định các ô liên tiếp nhau, được biểu thị bằng địa chỉ của ô đầu tiên và ô cuối cùng, ngăn cách bởi dấu hai chấm.
Địa chỉ tương đối trong bảng tính là địa chỉ của một ô hoặc một khối ô, và nó sẽ thay đổi theo tên cột và tên hàng khi được sử dụng trong các công thức tính toán.
Địa chỉ tuyệt đối trong bảng tính là địa chỉ của một ô hoặc một khối ô, được xác định bằng cách thêm dấu $ trước tên cột và tên hàng Điều này giúp đảm bảo rằng địa chỉ này không bị thay đổi khi sử dụng trong các công thức tính toán.
Địa chỉ hỗn hợp là loại địa chỉ trong bảng tính, trong đó một phần của địa chỉ (cột hoặc hàng) được cố định bằng cách sử dụng ký hiệu tuyệt đối, trong khi phần còn lại có thể thay đổi.
HUPH đứng trước tên hàng trong bảng là địa chỉ tương đối, không có dấu $ ở phía trước hàng Địa chỉ tuyệt đối theo cột sẽ giữ nguyên tên cột trong các công thức tính toán.
Địa chỉ tuyệt đối theo hàng (dòng) trong bảng tính là địa chỉ của một ô hoặc một vùng ô, với ký hiệu $ trước tên hàng (dòng) để chỉ rằng nó sẽ không thay đổi khi được sử dụng trong các công thức tính Trong khi đó, tên cột không có dấu $ trước, cho thấy đây là địa chỉ tương đối Việc sử dụng địa chỉ tuyệt đối theo hàng giúp đảm bảo tính chính xác trong các phép tính mà không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của tên hàng (dòng).
Trong Excel cung cấp các kiểu dữ liệu biểu diễn trong ô, như sau:
- General: Dạng chung do Excel qui định khi nhập dữ liệu vào ô
- Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà Excel hỗ trợ
1.3 Chọn, đánh dấu ô trong trang tính
Chọn một ô: Muốn chọn một ô trong trang bảng tính, nhấn chuột trái trên ô cần chọn
Chọn nhiều ô rời nhau: Để chọn nhiều ô rời nhau, không liên tục nhấn giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột trái trên những ô cần chọn
Chọn nhiều ô liên tục: Để chọn nhiều ô liên tục, nhấn giữ phím Shift và nhấn chuột trái lên ô đầu tiên rồi mới nhấn chọn ô cuối cùng
Để chọn toàn bộ trang bảng tính, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl+A hoặc nhấn chuột trái vào ô ở góc trái trên cùng của trang bảng tính, nơi giao nhau giữa tiêu đề dòng và tiêu đề cột.
Cell hay một nhóm các Cell đã chọn được bao quanh bởi khung mầu đen như hình dưới đây:
1.4 Nhập nội dung vào ô a Nhập nội dung số vào một ô
Bước 1: Chọn ô cần nhập nội dung số
Bước 2: Nhấn chuột vào tab Home nhóm Number, chọn biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1
Bước 3: Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells, chọn tab Number, chọn
- Decimal places: Số hàng chữ thập phân hiển thị, người dùng có thể điều khiển theo ý bắng cách nhấn các mũi tên lên xuống
- Use 1000 Separator (,): Thiết lập dấu phân cách phần nghìn
- Negative Numbers: Hộp này cho 4 lựa chọn (2 trong 4 Options này hiển thị giá trị âm màu đỏ
Bước 4: Chọn “Decimal places” và “ Use 1000 Separator (,)”, sau đó nhấn chuột chọn nút để hoàn thành
Bước 5: Nhập nôi dung số vào một ô b Nhập nội dung ngày tháng vào một ô
Bước 1: Chọn ô cần nhập nội dung ngày tháng
Bước 2: Nhấn chuột vào tab Home nhóm Number, chọn biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1
Bước 3: Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells, chọn tab Number, chọn Date
Bước 4: Chọn kiểu ngày tháng trong ô “Type”, sau đó nhấn chuột chọn nút để hoàn thành
Bước 5: Nhập nội dung ngày, tháng vào một ô c Nhập nội dung văn bản vào một ô
Bước 1: Chọn ô cần nhập nội dung văn bản
Bước 2: Nhấn chuột vào tab Home nhóm Number, chọn biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1
Bước 3: Xuất hiện hộp hội thoại Format Cells, chọn tab Number, chọn Text
Bước 4: Nhấn chuột chọn nút để hoàn thành
Bước 5: Nhập nội dung văn bản vào một ô
1.5 Sử dụng lệnh hủy kết quả vừa làm, lấy lại kết quả vừa làm
- Để hủy một lệnh vừa thực hiện nhấn chuột lên nút hay dùng phím
- Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC
- Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím Ctrl+Y
- Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn Ctrl+Y.
Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô
2.1 Xóa, sửa đổi nội dung một ô a Sửa đổi nội dung dữ liệu trong ô
Nhấn đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô
Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô, người dùng cần đưa con trỏ bàn phím đến vị trí cần thiết trên thanh công thức và thực hiện sửa đổi Sau khi hoàn tất, hãy nhấn vào ký hiệu trên thanh công thức hoặc nhấn phím Enter để lưu lại thay đổi Nếu muốn hủy bỏ mọi sửa đổi, người dùng có thể chọn trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Esc.
Cách 1: Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn ô hoặc một khối ô cần xóa
Bước 2: Nhấn phím Delete hoặc Ctrl + Delete
Bước 1: Chọn ô hoặc một khối ô cần xoá
Bước 2: Nhấn chuột chọn tab Home, chọn nhóm Editing rồi chọn Clear
- Clear All: xoá tất cả dữ liệu, định dạng
- Clear Formats: xoá định dạng
- Clear Contents: xoá dữ liệu (xoá nội dung)
- Clear Comments: xoá ghi chú
- Clear Hyperlinks: xóa liên kết
- Remove Hyperlinks: loại bỏ liên kết
2.2 Tìm và thay thế nội dung ô trong trang tính a Tìm ô theo nội dung
To search for data in an Excel spreadsheet, first open the desired file Then, navigate to the Home tab on the Ribbon, click on Find & Select, and choose Find, or simply press Ctrl + F to initiate the search function.
Step 2: A Find and Replace dialog box will appear Select the Find tab and enter the data you wish to search for in the "Find What" field For instance, in this document, you may want to search for the character 30.
Chọn "Find Next" cho phép người dùng tìm kiếm từng số liệu trong bảng tính theo thứ tự từ trái qua phải và từ trên xuống dưới.
Chức năng "Find All" cho phép người dùng tìm kiếm từng số liệu trong bảng tính từ trái qua phải và từ trên xuống dưới, đồng thời cung cấp thông tin về vị trí dữ liệu của ô Ngoài ra, người dùng có thể thay thế nội dung của ô trong trang tính một cách dễ dàng.
To search for data in an Excel spreadsheet, first open the desired file Then, navigate to the Home tab on the Ribbon, click on Find & Select, and choose Replace, or simply press Ctrl + F to open the search function.
Để thay thế dữ liệu trong tài liệu, đầu tiên hãy mở hộp hội thoại Find and Replace Chọn tùy chọn Replace và nhập thông tin cần tìm vào ô “Find What”, ví dụ như thay thế số 30 bằng 50.
Nếu chọn Replace, người dùng có thể thay thế từng số liệu một cách tuần tự, bắt đầu từ trái sang phải và từ trên xuống dưới trong các ô của bảng tính Sheet.
- Nếu chọn Replace All: Thao tác này cho phép người dùng thực hiện thay tế toàn bộ số liệu trong bảng tính Sheets
2.3 Sắp xếp các ô theo một số tiêu chí
Để sắp xếp dữ liệu trong một cột theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, bạn cần thực hiện các bước cụ thể Trước tiên, xác định cột dữ liệu cần sắp xếp Sau đó, chọn phương thức sắp xếp phù hợp với yêu cầu của bạn, có thể là tăng dần hoặc giảm dần Cuối cùng, áp dụng lệnh sắp xếp để hoàn tất quá trình.
HUPH dần) hoặc nhấn chuột vào tab Data, chọn nhóm Sort & Filter rồi Sort
Excel cho phép người dùng sắp xếp bảng dữ liệu theo nhiều tiêu chí, tức là theo nhiều cột khác nhau, thông qua các bước thao tác đơn giản.
Bước 1: Chọn vùng ô chứa dữ liệu trong bảng tính cần sắp xếp
Để thực hiện sắp xếp dữ liệu, bạn cần nhấn vào tab Home, chọn nhóm Editing và sau đó chọn Custom Sort Hoặc bạn có thể nhấn vào tab Data, chọn nhóm Sort & Filter và chọn Sort Hộp thoại sẽ xuất hiện với ba thành phần chính mà người dùng cần chú ý: Column, Sort on và Order.
Trong Excel 2003 trở về trước, người dùng chỉ có thể lựa chọn tối đa 3 tiêu chí để sắp xếp dữ liệu Tuy nhiên, từ Excel 2007 và 2013 trở đi, tính năng này đã được cải thiện, cho phép lựa chọn nhiều hơn 3 tiêu chí Để thêm tiêu chí sắp xếp, người dùng chỉ cần nhấn nút và chọn cột cần sắp xếp, thiết lập mức độ ưu tiên từ trên xuống dưới.
- Sort on: Lựa chọn tiêu chí sắp xếp như: Values, Cell Color, Font Color, Cell Icon
- Order: Chọn kiểu sắp xếp tăng dần hay giảm dần
Bước 3: Nhấn chuột vào nút lệnh để hoàn thành.
Sao chép, di chuyển nội dung của ô
3.1 Sao chép, cắt, dán nội dung a Sao chép dữ liệu
Sao chép dữ liệu (Copy): Để sao chép dữ liệu bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép
Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:
+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Copy
+ Cách 2Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Copy
+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Lưu ý: Sau bước hai ô hay khối ô được sao chép sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh
HUPH b Sao chép dữ liệu kèm thông số đặc biệt
Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô cần thực hiện sao chép dữ liệu
Để sao chép dữ liệu, nhấn vào tab Home, chọn nhóm Clipboard và chọn Copy hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C, lúc này vùng dữ liệu được chọn sẽ xuất hiện nét chấm di chuyển xung quanh Để di chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác, bạn có thể thực hiện các bước hướng dẫn tiếp theo.
Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển dữ liệu
Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:
+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Cut
+ Cách 2Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Cut
+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Lưu ý: Sau bước hai ô hay khối ô được di chuyển dữ liệu sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh
Để di chuyển dữ liệu, bạn cần chọn ô hoặc khối dữ liệu, sau đó đưa con trỏ đến khung đậm bao quanh ô hoặc khối đó cho đến khi thấy con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn đầu Tiếp theo, giữ chuột và rê đến vị trí mong muốn, sau đó thả chuột ra để hoàn tất quá trình di chuyển.
Để dán dữ liệu đã được sao chép (Copy) hoặc cắt (Cut) đến vị trí mới, bạn cần thực hiện các bước đơn giản sau đây Kết quả cuối cùng của quá trình này là dữ liệu sẽ được chuyển đến nơi bạn mong muốn.
Bước 1: Nhấp chuột chọn tới vị trí cần dán dữ liệu (chỉ cần chọn ô đầu tiên)
Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:
+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Paste
Khi dán nội dung từ một ô hoặc nhóm ô đã sao chép hoặc cắt, bạn có thể muốn chỉ lấy giá trị, công thức hoặc định dạng mà không cần dán toàn bộ thành phần Để thực hiện điều này, bạn cần sử dụng tùy chọn Dán (Paste Options) và có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau.
Cách 1: Sử dụng các lệnh trên thanh công cụ Ribbon
- Từ thành công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home sau đó tìm tới nhóm Clipboard Nhấp chuột vào mũi tên phía dưới biểu tượng Paste
- Một danh sách các lựa chọn xuất hiện
+ Paste: Dán toàn bộ nội dung, định dạng, công thức,…
+ Fomulars: Chỉ chọn công thức
+ Fomulars & Number Formatting: Chọn công thức và định dạng + Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng gốc
+ No Border: Không có Border
+ Keep Source Column Widths: Giữ nguyên độ rộng của cột
+ Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại
+ Values: Chỉ chọn dữ liệu
+ Values & Number Formatting: Chọn dữ liệu và định dạng
+ Values & Source Formatting: Dữ liệu và định dạng gốc
Trong mục Other paste options
+ Paste link: Chọn các đường link
+ Picture: Chỉ chọn các hình ảnh
+ Linked picture: Chọn các liên kết hình ảnh
Nếu các tùy chọn trên không đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy chọn mục Paste Special Hộp thoại Paste Special sẽ xuất hiện như hình dưới đây: HUPH.
Để dán dữ liệu, bạn cần tích chọn các điều kiện cần thiết trong mục này và sau đó nhấn OK Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng menu popup bằng cách nhấp chuột phải tại vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu.
Trong mục Paste Options bạn có thể nhấp chọn một trong các tùy chọn sau đây:
+ Paste: Dán toàn bộ nội dung, định dạng, công thức,…
+ Values: Chỉ chọn dữ liệu
+ Fomulars: Chỉ chọn công thức
+ Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại
+ Paste link: Chọn các đường link
Ngoài ra bạn có thể di chuyển chuột tới mục Paste Special… Một menu khác xuất hiện bên trái HUPH
Nội dung các lệnh này giống như đã trình bày ở phần sử dụng thanh Ribbon c Cắt, dán nội dung của một ô
Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô cần cắt dữ liệu
Để cắt dữ liệu trong tài liệu, hãy nhấn vào tab Home, chọn nhóm Clipboard và sau đó chọn Cut hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+X Khi thực hiện, vùng dữ liệu được chọn sẽ hiển thị nét chấm di chuyển xung quanh.
Bước 3: Di chuyển con trỏ đến ô, vùng ô được di chuyển đến Nhấn chuột vào tab Home, chọn nhóm Clipboard rồi chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
3.2 Sử dụng công cụ tự động điền nội dung, công cụ sao chép tự động sinh một dãy số
Công cụ AutoFill trong Excel cho phép người dùng tự động điền dữ liệu theo các mẫu có sẵn, đồng thời hỗ trợ tạo thêm các mẫu tùy chỉnh để phục vụ nhu cầu công việc Dưới đây là danh sách một số mẫu AutoFill hữu ích.
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,
Text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
Ví dụ: Muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A thì làm như sau:
Bước 1: Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
Bước 2: Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3
Bước 3: Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen
Bước 4: Giữ chuột trái kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại HUPH
Câu hỏi tự lượng giá
Trong bảng tính Excel, địa chỉ ô được hiểu là cách xác định vị trí của một ô cụ thể trong bảng, thường được biểu thị bằng chữ cái và số Có hai loại địa chỉ ô: địa chỉ tuyệt đối, không thay đổi khi sao chép công thức, và địa chỉ tương đối, thay đổi theo vị trí mới khi sao chép Ngoài ra, Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, bao gồm số, văn bản, ngày tháng và công thức, giúp người dùng dễ dàng quản lý và phân tích thông tin.
Câu 4: Thực hiện thao tác chọn và nhập nội dung vào một ô trong bảng tính Excel
Câu 5: Trình bày cách sửa đổi nội dung một ô trong bảng tính Excel Câu 6: Trình bày cách xóa nội dung một ô trong bảng tính Excel
Câu 7: Thực hiện thao tác tìm kiếm nội dung ‘Thị’ có trong cột B
Câu 8: Thực hiện thao tác tìm kiếm nội dung ‘80’ có trong hàng 7
Câu 9: Thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế nội dung ‘NV’ thành
‘Nhân viên’ có trong trang tính
Câu 10: Thực hiện thao tác sắp xếp dữ liệu theo cột B3:H8 theo dữ liệu kiểu ký tự
Để sao chép toàn bộ dữ liệu sang bảng tính khác, bạn cần thực hiện thao tác sao chép dữ liệu Ngoài ra, bạn cũng có thể sao chép chỉ nội dung dữ liệu sang bảng tính khác.
Câu 13: Sử dụng công cụ tự động điền nội dung (autofill) cho các ô trong bảng tính sheet
Câu 14: Sử dụng công cụ sao chép (copy) để tự động sinh một dãy số cho các ô trong bảng tính sheet
Câu 15: Thực hiện thao tác di chuyển nội dung có trong trang bảng tính sheet
THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH
Dòng và cột
1.1 Các cách chọn dòng, cột a Chọn một cột
- Dùng phím: Đặt ô lựa chọn tại cột cần chọn nhấn phím Ctrl+Spacebar
- Dùng chuột: Nhấn chuột trái trên tiêu đề cột cần chọn để chọn cột đó
Để chọn nhiều cột không liền kề, bạn chỉ cần nhấn chuột trái vào tiêu đề cột mà bạn muốn chọn, sau đó giữ phím Ctrl và tiếp tục nhấn vào các tiêu đề cột khác mà bạn cần Đối với việc chọn một dòng, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tiêu đề dòng tương ứng.
- Dùng phím: Đặt ô lựa chọn tại dòng cần chọn Shift+Spacebar
- Dùng chuột: Nhấn chuột trái trên tiêu đề dòng cần chọn để chọn dòng đó
Để chọn nhiều dòng không liền kề, bạn chỉ cần nhấn chuột trái vào tiêu đề dòng cần chọn, sau đó giữ phím Ctrl và tiếp tục nhấn vào các tiêu đề dòng khác mà bạn muốn chọn.
1.2 Chèn, xóa dòng, cột trong trang tính
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc khoảng cách mà người dùng muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này
Bước 2: Nhấn chuột vào tab Home, chọn nhóm Cells chọn Insert, rồi
HUPH chọn Insert Sheet Rows
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục cần được chèn
Bước 2: Nhấn chuột vào tab Home, chọn nhóm Cells chọn Insert, rồi chọn Insert Sheet Columns
- Xoá ô: Để xóa một Cell vào vị trí ô AWQ15 bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Nhấp chuột chọn ô AWQ15 (là ô vừa thêm ở phần trước)
Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Delete…
Hoặc từ thanh công cụ Ribbon chọn Tab Home, tìm tới nhóm lệnh Cells nhấp chọn mũi tên bên phải lệnh Delete HUPH
Shift cells left: xoá ô hay những ô hiện tại và đẩy nội dung của ô kế tiếp bên phải sang trái
Shift cells up: xoá ô hay những ô hiện tại và đẩy nội dung của ô kế tiếp bên dưới lên trên
Entire row: xoá toàn bộ dòng chứa ô lựa chọn
Entire column: xoá toàn bộ cột chứa ô lựa chọn
Để xóa cột trong bảng tính Excel, người dùng cần chọn một hoặc nhiều cột muốn xóa Sau đó, vào tab Home, tìm nhóm Cells, nhấn Delete và chọn Delete Sheet Columns.
Để xóa hàng trong bảng tính Excel, người dùng cần chọn một hoặc nhiều hàng muốn xóa, sau đó vào tab Home, chọn nhóm Cells, nhấn Delete và chọn Delete Sheet Rows.
1.3 Sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng a Thay đổi chiều cao hàng (dòng)
Để điều chỉnh chiều cao hàng trong bảng, hãy di chuyển trỏ chuột đến đường phân cách dưới tiêu đề hàng cần thay đổi Khi thấy con trỏ chuyển thành hình mũi tên hai chiều, nhấn chuột trái và kéo lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao hàng.
Để thay đổi chiều cao của hàng trong Excel, đầu tiên, di chuyển ô lựa chọn đến hàng cần điều chỉnh Sau đó, nhấn vào tab Home, chọn nhóm Cells, tiếp theo chọn Format và cuối cùng là Row Height Hộp thoại Row Height sẽ xuất hiện, người dùng chỉ cần nhập giá trị chiều cao mong muốn (từ 0 đến 255).
Để điều chỉnh chiều cao của nhiều dòng trong HUPH, người dùng cần chọn các dòng muốn thay đổi, sau đó thực hiện các thao tác điều chỉnh chiều cao tương tự như trước Ngoài ra, người dùng cũng có thể thay đổi độ rộng của cột.
Để điều chỉnh độ rộng cột, hãy di chuyển trỏ chuột đến đường phân cách bên phải của tiêu đề cột Khi con trỏ biến thành hình mũi tên hai chiều, nhấn chuột trái và kéo sang trái hoặc phải để thay đổi chiều cao hàng.
Cách 2Di chuyển ô lựa chọn đến hàng (dòng) cần thay đổi chiều cao Sau đó, nhấn chuột vào chọn tab Home, chọn nhóm Cells chọn Format rồi chọn
Để điều chỉnh độ rộng cột trong bảng, người dùng cần mở hộp thoại "Column Width" và nhập giá trị từ 0 đến 255 Để thay đổi bề rộng cho nhiều cột cùng lúc, hãy chọn các cột cần điều chỉnh trước khi thực hiện thao tác thay đổi.
1.4 Ẩn/hiện, cố định / thôi cố định tiêu đề dòng, cột a Hiển thị cố định tiêu đề dòng, cột (freeze)
To keep the first row of your spreadsheet visible, go to the View tab, select Freeze Panes, and then choose Freeze Top Row.
- Cố định tiêu đề nhiều dòng: Cố định nhiều hơn một dòng tiêu đề cho bảng tính Sheet người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn các dòng dữ liệu phía dưới dòng cuối trong nhóm cần cố định Ví dụ: cần cố định từ dòng 1 đến dòng 3, bôi đen toàn bộ dòng 4
Bước 2: Nhấn chuột vào tab View, chọn Freeze Panes, chọn Freeze Panes
To freeze the header of the first column in a spreadsheet, click on the View tab, select Freeze Panes, and then choose Freeze Top Column.
- Cố định nhiều tiêu đề cột: Cố định nhiều hơn một tiêu đề cột cho bảng tính Sheet người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn các cột dữ liệu phía bên phải của nhóm cột cần cố định Ví dụ: cần cố định từ cột A, B, C, bôi đen toàn bộ cột D
Bước 2: Nhấn chuột vào tab View, chọn Freeze Panes, chọn Freeze Panes
Để cố định tiêu đề dòng và cột trong Excel, bạn cần di chuyển đến vị trí dưới dòng và bên phải cột mà bạn muốn cố định Sau đó, hãy nhấn vào tab "View", chọn "Freeze Panes" và tiếp tục chọn "Freeze Panes" để hoàn tất quá trình.
HUPH b Hủy bỏ cố định dòng, cột Để hủy bỏ cố định dòng, cột (unfreeze), nhấn chuột vào tab View, chọn
Freeze Panes, chọn Unfreeze Panes c Ẩn/hiện cột/hàng
Khi sử dụng một Sheet với nhiều cột, bạn có thể ẩn các cột không cần thiết để dễ dàng theo dõi và in ấn Để hiển thị lại các cột khi cần, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây.
Cách 1: Sử dụng thanh công cụ Ribbon
+ Nhấp chọn cột/hàng cần ẩn
+ Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home tìm tới nhóm lệnh Cells Tiếp theo nhấp biểu tượng mũi tên bên phải lệnh Format
Cách 2Nhấp phải chuột lên tiêu đề cột/hàng cần ẩn chọn Hide
Muốn hiện cột/hàng đã bị ẩn bằng cách này bạn chọn hai cột trước và sau cột bị ẩn, nhấp phải chuột lên phần tiêu đề chọn Unhide.
Trang tính
2.1 Thêm một trang tính mới, đóng lại, xóa trang tính đang mở a Chèn thêm trang bảng tính sheet
Có nhiều cách thực hiện:
Cách 1: Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
Cách 2Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành
Cách 3: Nhấn chuột vào tab Home tại nhóm Cells chọn Insert rồi chọn Insert sheet
Cách 4: Nhấn chuột phải lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại
Insert hiện ra, chèn Worksheet và nhấn nút Sheet mới sẽ chèn vào
HUPH b Xóa trang bảng tính sheet
Muốn xóa trang bảng tính, người dùng làm theo các cách sau:
Cách 1: Chọn sheet muốn xóa, sau đó nhấn chuột vào tab Home chọn nhóm Cells chọn Delete, rồi chọn Delete sheet
Cách 2Nhấn chuột phải lên tên sheet muốn xóa, sau đó chọn Delete, xác nhận xóa nhấn OK
2.2 Vai trò và cách đặt tên trang tính
Khi mở một file Excel mới, mặc định đã có 3 trang bảng tính có tên Sheet
Người dùng có thể dễ dàng thay đổi tên các trang bảng tính trong Excel bằng cách nhấn chuột phải lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab.
Để đổi tên sheet, hãy chọn Rename, nhập tên mới và nhấn phím Enter Tên sheet có thể dài tối đa 31 ký tự và cho phép sử dụng khoảng trắng, nhưng không được phép sử dụng các ký hiệu như: : / \ ? *.
2.3 Chuyển từ trang tính này sang trang tính khác Để chuyển từ trang bảng tính Sheet này sang trang bảng tính Sheet khác thực hiện:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Page up (chuyển sang sheet bên trái)
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Page Down (chuyển sang sheet bên phải)
2.4 Sao chép, di chuyển các trang tính bên trong bảng tính a Sao chép, di chuyển các trang tính sheet
Nhấn chuột phải lên sheet, chọn Move or Copy…, chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy rồi nhấn nút
Để sao chép nhanh một sheet trong Excel, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl, sau đó dùng chuột chọn tên sheet cần sao chép, kéo đến vị trí mong muốn trên thanh tab và thả chuột Nếu muốn sao chép nhiều sheet cùng lúc, hãy giữ phím Ctrl và chọn các sheet cần sao chép trước khi thực hiện lệnh Để chuyển một hoặc nhiều sheet sang một workbook khác, mở workbook đó và sử dụng lệnh "Move or Copy ", nhớ chọn tên workbook đích tại ô "To book" Nếu chọn "new book", các sheet sẽ được sao chép vào một workbook mới.
Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:
Cách 1: Nhấn chuột trái lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột
Khi có quá nhiều sheet trong Excel, bạn có thể sắp xếp chúng bằng cách nhấn chuột phải vào tên sheet cần di chuyển, sau đó chọn "Move or Copy…" Hộp thoại sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn vị trí mà bạn muốn di chuyển sheet đến Sau khi chọn xong, nhấn OK để hoàn tất Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn màu cho tab sheet để dễ dàng nhận diện.
Tô màu cho các sheet tab giúp quản lý bảng tính hiệu quả hơn Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tên sheet mà bạn muốn tô màu, sau đó chọn tùy chọn Tab.
Color và chọn màu thích hợp HUPH
Khi người dùng muốn ẩn một hoặc nhiều sheet trong workbook, họ chỉ cần nhấn chuột phải vào tên sheet cần ẩn và chọn Hide Lưu ý rằng ít nhất một sheet phải được giữ lại không bị ẩn.
Để hiển thị lại một sheet, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào thanh tab của sheet, chọn "Unhide ", sau đó chọn tên sheet mà bạn muốn hiển thị và nhấn nút OK.
Câu hỏi tự lượng giá
Câu 1: Tổ hợp phím nào sau đây cho phép thực hiện chọn một hàng (dòng) trong bảng tính Excel? a Ctrl + Spacebar b Alt + Spacebar c Shift + Spacebar d Tab + Spacebar
Câu 2: Tổ hợp phím nào sau đây cho phép thực hiện chọn một cột trong bảng tính Excel? a Ctrl + Spacebar b Alt + Spacebar c Shift + Spacebar d Tab + Spacebar
Câu 3: Trình bày cách chèn một ô vào trong bảng tính Excel
Câu 4: Trình bày cách xóa một ô vào trong bảng tính Excel
Câu 5: Thực hiện thao tác thay đổi chiều cao của một hàng (dòng) có kích thước là 5cm trong bảng tính Excel
Câu 6: Thực hiện thao tác thay đổi độ rộng của một cột F, G, H có kích thước là 3cm trong bảng tính Excel
Câu 7: Thực hiện thao tác cố định hiển thị vùng tiêu đề hàng (dòng) 1, 2,
Câu 8: Thực hiện thao tác cố định hiển thị vùng tiêu đề cột A, B trong bảng tính Excel
Câu 9: Thực hiện thao tác cố định hiển thị vùng tiêu đề hàng (dòng), cột trong bảng tính Excel
Câu 10: Trình bày cách thêm một trang tính sheet mới
Câu 11: Trình bày cách đổi tên cho trang tính sheet
Để chuyển từ trang tính này sang trang tính khác trong Excel, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Up hoặc Alt + Page Down.
Câu 15: Thực hiện thao tác ẩn/ hiện trang bảng tính sheet
