Báo cáo công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Bên cạnh đó, các cơ quan thuế, cơ quan đăng ký sang tên sở hữu cũng ngày càng ý thức một cách rõràng hơn tầm quan trọng của các quy định pháp luật liên quan đến phân chia di sảnthừa kế n

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP

Lĩnh vực: CÔNG CHỨNG CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN

Lĩnh vực: CÔNG CHỨNG CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN THỪA KẾ

Tên hồ sơ: VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hồ sơ 1

2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu 2

3 Cơ cấu của bài báo cáo 2

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 GHI CHÉP KẾT QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC VẤN ĐỀ CỦA HỒ SƠ, QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 3

1 Tóm tắt hồ sơ công chứng 3

2 Về tính xác thực, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu trong thành phần hồ sơ 3

2.1 Giấy tờ tùy thân 3

2.2 Sổ hộ khẩu 4

2.3 Biên bản niêm yết và Biên bản kết thúc niêm yết thông báo phân chia di sản thừa kế 4 3 Về tính đầy đủ của hồ sơ 6

4 Về chủ thể tiến hành thỏa thuận phân chia di sản 10

5 Về thẩm quyền công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản 10

6 Về văn bản công chứng 11

6.1 Về nội dung văn bản công chứng 11

4.1 Về hình thức văn bản công chứng 13

7 Về quy trình giải quyết việc công chứng 13

CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ 15

1 Giá trị pháp lý của thỏa thuận phân chia di sản thừa kế 16

1.1 Giá trị chứng cứ 16

1.2 Giá trị thi hành 16

2 Về văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế 16

2.1 Chủ thể của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế 16

2.1.1 Điều kiện về năng lực hành vi dân sự của người thừa kế 17

2.1.2 Điều kiện để cá nhân là người thừa kế 17

2.1.3 Điều kiện để tổ chức là người thừa kế 19

2.1.4 Người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung di chúc: 20

2.1.5 Người thừa kế theo pháp luật 20

2.2 Đối tượng của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế 22

2.2.1 Di sản thừa kế là tài sản thuộc sở hữu riêng của người chết 22

2.2.2 Di sản thừa kế là tài sản của người chết trong khối tài sản chung với người khác 23 2.2.3 Di sản thừa kế không thể thỏa thuận phân chia hoặc bị hạn chế phân chia 23

3 Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế 25

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 27

1 Một số hạn chế trong hoạt động công chứng văn bản văn bản thỏa thuận phân chia di sản 27 2 Một số kiến nghị giải pháp 28

KẾT LUẬN 30

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hồ sơ

Thực trạng giải quyết tranh chấp tại Tòa án cho thấy các tranh chấp về thừa kế

có xu hướng gia tăng về số lượng và tính phức tạp Các tranh chấp đó phần lớn là giữanhững thành viên trong gia đình với nhau, có quan hệ hôn nhân, hoặc nuôi dưỡng,hoặc huyết thống, hoặc quen biết nhau Điều này không chỉ gây mất đoàn kết trong giađình mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới truyền thống đạo đức tốt đẹp của dân tộc ta.Cách tối ưu nhất để giảm thiểu tình trạng trên đó là những người thừa kế tự tiến hànhthỏa thuận để đạt được sự thống nhất về việc phân chia di sản Việc thỏa thuận phânchia di sản thừa kế không chỉ giữ được sự đoàn kết, tinh thần tương trợ giữa các thànhviên trong gia đình, tiết kiệm được thời gian, chi phí mà còn duy trì được truyền thốngvăn hóa tốt đẹp của người Việt Nam

Có thể thấy pháp luật đã có những quy định tương đối chi tiết và tiến bộ hơnliên quan đến thỏa thuận phân chia di sản thừa kế so với trước đây Bên cạnh đó, các

cơ quan thuế, cơ quan đăng ký sang tên sở hữu cũng ngày càng ý thức một cách rõràng hơn tầm quan trọng của các quy định pháp luật liên quan đến phân chia di sảnthừa kế nên yêu cầu các văn bản về phân chia di sản thừa kế không chỉ được lập thànhvăn bản với những người thừa kế ký vào đơn thuần mà phải được công chứng, chứngthực để bảo đảm xác định đúng, đủ những người thừa kế, đảm bảo tính xác thực, hợppháp của nội dung thỏa thuận

Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của quan hệ thừa kế mà thực tiễn hoạt độngcông chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản vẫn còn những hạn chế Do vậy, việcnghiên cứu các quy định pháp luật về văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế vàthực tiễn áp dụng trong hoạt động công chứng, để phát hiện những bất cập trong việc

áp dụng và đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ápdụng các quy định pháp luật về thừa kế và thỏa thuận phân chia di sản trong hoạt độngcông chứng là rất cần thiết

Vì những lẽ trên, học viên đã lựa chọn hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuậnphân chia di sản để phân tích cơ sở lý luận, đánh giá hồ sơ và đánh giá thực tiễnchung Từ đó đề xuất những giải pháp nhằm làm cho việc công chứng văn bản thỏathuận phân chia di sản đảm bảo tuân thủ pháp luật về quy trình công chứng, đảm bảotính xác thực, hợp pháp của chủ thể, đối tượng, nội dung thỏa thuận, đảm bảo quyền vàlợi ích hợp pháp của các người thừa kế và những người có quyền và nghĩa vụ liênquan

2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu

* Mục đích của việc nghiên cứu đề tài

Dựa trên những quy định pháp luật về công chứng và thừa kế để đưa ra sự phântích, đánh giá một cách khách quan, toàn diện về hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuậnphân chia di sản Qua đó phân tích sâu những vấn đề pháp lý có liên quan đến côngchứng văn bản bản thỏa thuận phân chia di sản

Đồng thời tiến hành tìm hiểu thực tiễn công chứng văn bản thỏa thuận phânchia di sản, chỉ ra những bất cập còn tồn tại để khuyến nghị và nêu biện pháp hoànthiện pháp luật, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung vào các nhiệm vụ chính sau:

- Thông qua việc quan sát, tham gia hỗ trợ quy trình công chứng văn bản thỏathuận phân chia di sản tại văn phòng công chứng, ghi chép kết quả và đưa ra nhữngphân tích, đánh giá trên cơ sở những kiến thức và kỹ năng được tiếp thu tại học viện

- Làm sáng tỏ những vấn đề về kỹ năng công chứng văn bản thỏa thuận phânchia di sản

- Trên cơ sở tìm hiểu những bất cập còn tồn tại trong công chứng văn bản thỏathuận phân chia di sản, nêu ra phương hướng hoàn thiện pháp luật phù hợp với thực tế,đồng thời đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng

* Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề áp dụng pháp luật và kỹ năng trongviệc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

3 Cơ cấu của bài báo cáo

Báo cáo gồm có 6 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu thamkhảo, phụ lục

Phần nội dung chính của báo cáo được chia thành 03 chương:

- Chương 1 Ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và đánh giá cácvấn đề của hồ sơ, quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại vănphòng công chứng

- Chương 2 Kỹ năng công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế

- Chương 3 Một số hạn chế trong hoạt động công chứng văn bản thỏa thuậnphân chia di sản và kiến nghị giải pháp khắc phục

NỘI DUNG Chương 1 Ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và đánh giá các vấn đề của hồ sơ, quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia

di sản tại văn phòng công chứng

Di sản của ông Vũ Xuân Lập để lại là: Số tiết kiệm có số tài khoản:

5605205002 tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank)

- Chi nhánh tỉnh Bình Phước mang tên chủ sở hữu là ông Vũ Xuân Lập Những ngườithừa kế muốn thỏa thuận cho ông Vũ S được hưởng toàn bộ di sản

Thành phần hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản bao gồm:

- Giấy tờ tùy thân

- Sổ hộ khẩu

- Biên bản niêm yết

- Biên bản kết thúc niêm yết thông báo phân chia di sản thừa kế

Hồ sơ được thụ lý bởi công chứng viên Văn phòng công chứng H, trụ sở tại tỉnhbình Phước

Để thuận tiện cho thầy cô trong việc xem xét, bản photo thành phần hồ sơ ngườiyêu cầu công chứng cung cấp cùng với bản photo văn bản thỏa thuận phân chia di sảncông chứng được học viên đính kèm ở phần phụ lục

Để bảo mật thông tin của các chủ thể, học viên đã thay đổi một số thông tin vềtên người yêu cầu công chứng, tên văn phòng công chứng, tên công chứng viên vàthông tin về tài sản trên hồ sơ

2 Về tính xác thực, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu trong thành phần hồ sơ 2.1 Giấy tờ tùy thân

Theo Điều 1 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BCA về chứng minh nhân dân,Chứng minh nhân dân là một loại giấy tờ tùy thân của công dân do cơ quan Công an

có thẩm quyền chứng nhận về những đặc điểm riêng và nội dung cơ bản của mỗi côngdân trong độ tuổi do pháp luật quy định, nhằm bảo đảm thuận tiện việc thực hiệnquyền, nghĩa vụ của công dân trong đi lại và thực hiện các giao dịch trên lãnh thổ ViệtNam

Theo khoản 1 Điều 20 Luật Căn cước công dân 2014, thẻ Căn cước công dân làgiấy tờ tùy thân của công dân Việt Nam có giá trị chứng minh về căn cước công dâncủa người được cấp thẻ để thực hiện các giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam.

Trong việc công chứng trên, giấy chứng minh nhân dân của bà Vũ Thị L (mẹ),

bà Nguyễn Thị N, bà Vũ Thị H, ông Vũ S, bà Phạm Thị T và căn cước công dân củaÔng Vũ H đều còn hiệu lực theo quy định của pháp luật Đồng thời công chứng viên

đã xem xét các bản chính của giấy tùy thân cung cấp, xác định không có dấu hiệu giảmạo giấy tờ

2.2 Sổ hộ khẩu

Điều 18 Luật Cư trú 2006 quy định, công dân đăng ký nơi thường trú của mìnhvới cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng kýthường trú và được cấp sổ hộ khẩu Trong khi đó, Điều 24 làm rõ vai trò của Sổ hộkhẩu như sau: Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thườngtrú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân

Theo quy định tại thông tư 06/2015/TT quy định chi tiết và hướng dẫn thi hànhmột số điều của Luật Công chứng (thông tư còn hiệu lực tại thời điểm công chứng,hiện nay Thông tư 01/2021/TT-BTP thay thế Thông tư 06/2015/TT, có hiệu lực từngày 03/02/2021), trong mẫu lời chứng phải xác định địa chỉ thường trú của cá nhân

Do đó sổ hộ khẩu được xuất trình trong trường hợp này giá trị xác định nơi thường trúcủa người yêu cầu công chứng

2.3 Biên bản niêm yết và Biên bản kết thúc niêm yết thông báo phân chia di

sản thừa kế

Mục đích của việc niêm yết là công khai hóa những thông tin cần cho côngchúng biết về một sự kiện, sự việc, con người hoặc một vấn đề nhất định, qua đó, đểcông chúng kiểm tra về độ chính xác của các thông tin; phát hiện những gian dối, giảmạo, sai lệch của các thông tin, từ đó giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cơquan niêm yết) có được những quyết định đúng đắn Việc niêm yết văn bản thỏa thuậnphân chia di sản nhằm hạn chế tình trạng bỏ sót các đồng thừa kế, hạn chế tranh chấpphát sinh

Căn cứ vào Biên bản niêm yết và Biên bản kết thúc niêm yết thông báo phânchia di sản thừa kế, có thể thấy việc tiến hành thủ tục niêm yết thỏa thuận phân chia disản thừa kế của Văn phòng công chứng H đã được thực hiện theo quy định tại Điều 18Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ hướng dẫn thi hànhLuật Công chứng Cụ thể:

Thứ nhất: Địa điểm tiến hành niêm yết đảm bảo tuân thủ quy định tại khoản 1Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, cụ thể việc niêm yết được tiến hành tại trụ sở của

Ủy ban nhân phường Long Thủy, nơi thường trú cuối cùng của ông Vũ Xuân L

Thứ hai: Thủ tục tiến hành niêm yết

- Theo quy định tại Điều 57 Luật Công chứng 2014 và Điều 18 Nghị định số29/2015/NĐ-CP pháp luật chỉ ấn định duy nhất một cách thức thực hiện niêm yết thừa

kế “Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện” Văn phòng công

chứng H đã cử công chứng viên H đến thực hiện niêm yết thừa kế trực tiếp tại trụ sở

Ủy ban nhân dân

- Thời gian niêm yết là 15 ngày từ ngày 24 tháng 11 năm 2020 đến ngày 09tháng 12 năm 2020 đúng theo quy định tại nghị định

- Trong biên bản niêm yết nêu rõ: “Văn phòng công chứng H đã tiến hành thủ

tục niêm yết thông báo Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế của ông Vũ Xuân

L, sinh năm 1950, là bố đẻ của ông Vũ S đã chết vào ngày 15/7/2020, tại nhà riêng: khu 5, phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước theo Trích lục khai tử

số (bản sao): 122/TLKT-BS do UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước cấp ngày 24/7/2020 Ông Vũ Xuân L không để lại di chúc.

(Kèm theo thông báo về việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế số:

33/VPCC-TB ngày 17/11/2020 của Văn phòng công chứng H)”

Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, nội dungniêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏathuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuậnphân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục disản thừa kế Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấugiếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế khôngthuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đóđược gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết Tuy nhiêntrong thành phần hồ sơ lưu không có kèm theo thông báo về việc thỏa thuận phân chia

di sản thừa kế số: 33/VPCC-TB ngày 17/11/2020 của Văn phòng công chứng H nênkhông có căn cứ để đánh giá

Bên cạnh đó, theo Biên bản kết thúc niêm yết thông báo phân chia di sản thừa

kế, sau thời gian niêm yết không có tranh chấp, khiếu nại, tố cáo nào liên quan đếnngười thuộc hàng di sản thừa kế, liên quan đến di sản của ông Vũ Xuân L để lại Đây

là một trong những căn cứ để Công chứng viên có thể tiến hành chứng nhận việc phânchia di sản theo quy định pháp luật và theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng

3 Về tính đầy đủ của hồ sơ

Căn cứ vào quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 và các quyđịnh có liên quan đến thừa kế, phân chia di sản thừa kế, thành phần hồ sơ yêu cầu côngchứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản bao gồm những giấy tờ, tài liệu sau:

- Phiếu yêu cầu công chứng

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người được thừa kế (Căn cước công dân/Chứngminh nhân dân/Hộ chiếu)

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờthay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kýquyền sở hữu, quyền sử dụng

- Trường hợp thừa kế theo pháp luật, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải cógiấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theoquy định của pháp luật về thừa kế Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêucầu công chứng phải có bản sao di chúc

- Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định cần phải có:

Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung riêng:

+ Bản án/Quyết định của Tòa án về việc phân chia tài sản phân chia di sản thừakế/văn bản tặng cho tài sản ,

+ Thỏa thuận phân chia tài sản chung, riêng hoặc nhập tài sản riêng vào khối tàisản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng,

+ Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;

+ Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợpsống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);

+ Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân;

+ Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (chưa đăng ký kết hôn từ trước đếnnay);

+ Xác nhận về tình trạng hôn nhân từ khi ly hôn/từ khi vợ hoặc chồng chết đếnnay chưa đăng ký kết hôn lại với ai trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo lập tài sản

Giấy tờ về thẩm quyền đại diện:

+ Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên: Bản sao Giấy khaisinh; Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niênthực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật

+ Trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về việcđại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tàisản của con chưa thành niên.

+ Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền được lập đúnghình thức quy định

- Trong trường hợp mất/hạn chế năng lực hành vi: Tòa án tuyên bố mất nănglực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự; Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ,người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ; Văn bản cam kết về việc người giám hộgiao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ýcủa người giám sát giám hộ

- Trong trường hợp người thỏa thuận phân chia di sản là người Việt Nam định

cư ở nước ngoài: hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ chứng minh cónguồn gốc Việt Nam

- Trong trường hợp người thỏa thuận phân chia là pháp nhân: Giấy đăng kýkinh doanh; Con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng); Biên bảnhọp của pháp nhân (theo quy định của điều lệ doanh nghiệp và văn bản pháp luật );Kèm Điều lệ của pháp nhân

- Chứng minh nhân dân Hộ chiếu của người làm chứng người phiên dịch (trongtrường hợp cần phải có người làm chứng người phiên dịch)

Theo đó, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trongtrường hợp trên còn thiếu những giấy tờ sau:

(1) Phiếu yêu cầu công chứng:

Phiếu yêu cầu công chứng là một loại giấy tờ không thể thiếu được trong hồ sơcông chứng Phiếu yêu cầu công chứng cần có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêucầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chứchành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểmtiếp nhận hồ sơ Dựa vào phiếu yêu cầu công chứng, công chứng viên biết được cácthông tin, giấy tờ tài liệu khách hàng cung cấp, mục đích, yêu cầu của khách hàng để

có thể thực hiện việc công chứng theo đúng quy định của pháp luật Đồng thời, phiếuyêu cầu công chứng là một trong những căn cứ để xử lý khiếu nại của khách hàng liênquan đến quy trình công chứng cũng như các tranh chấp có liên quan đến văn bản côngchứng

(2) Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản:

Điều 57 Luật Công chứng 2014 quy định rõ: “Trường hợp thừa kế theo pháp

luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa

người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.”

Do đây là trường hợp thừa kế theo pháp luật (Ông Vũ Xuân L không để lại dichúc) nên người yêu cầu công chứng phải xuất trình các giấy tờ chứng minh mối quan

hệ hôn nhân, nuôi dưỡng, huyết thống của họ với người để lại di sản như giấy chứngnhận kết hôn, giấy khai sinh…

Đây là căn cứ để Công chứng viên xác định họ là người thừa kế theo pháp luậtthuộc hàng thừa kế thứ nhất của ông Vũ Xuân L, có đầy đủ tư cách chủ thể để thựchiện thỏa thuận phân chia di sản

(3) Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh ông Vũ Xuân L và cha của ông Vũ Xuân L (thuộc hàng thừa kế thứ nhất) đã chết.

Khi công chứng viên thực hiện bất kỳ thủ tục công chứng nào về thừa kế thìviệc đầu tiên công chứng viên cần xác định là phải có sự kiện chết của người để lại disản mà chỉ có giấy chứng tử mới xác định chính xác nhất sự kiện tử của một người.Trong thành phần hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thì giấychứng tử của người để lại di sản rất quan trọng Bởi đây là căn cứ để xác nhận nhânthân của một cá nhân có tài sản để lại sau khi chết Giấy chứng tử là một loại giấy tờ

hộ tịch của cá nhân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho gia đình, ngườithân, người đại diện hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan để xác định một người là đãchết, trong đó xác định các thông tin như thời gian chết, địa điểm chết và nguyên nhânchết…

Việc sử dụng giấy chứng tử trong hồ sơ yêu cầu công chứng có giá trị chứngminh sự kiện tử của người để lại di sản và dựa vào thông tin liên quan đến người chết

để xác định thời điểm mở thừa kế, xác định người thừa kế, thời điểm chấm dứt hiệulực của giao dịch, xác định những người có quyền hưởng di sản và xác định những disản mà người chết để lại Do đó, trong trường hợp trên những người thừa kế cần cungcấp giấy chứng tử của ông Vũ Xuân L

Đối với trường hợp người được quyền hưởng di sản chết, giấy chứng tử là căn

cứ giúp những người thừa kế còn lại chứng minh không còn người thừa kế nào khác(nếu người này đang không có quan hệ hôn nhân với ai và không có con), hoặc là căn

cứ để xác định thừa kế thế vị (nếu người này đã có con và chết trước người để lại disản) hay những người được hưởng thừa kế thay người này (nếu có vợ chồng, con vàchết sau người để lại di sản)

Xét việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trên, ông Vũ Xuân Lchết không để lại di chúc, do đó phần di sản sẽ được chia thừa kế theo pháp luật Theoquy định tại Điều 651 Bộ luật Dân sự năm 2015, hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ,chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết Những

người thừa kế tiến hành thỏa thuận phân chia di sản trong việc công chứng trên baogồm mẹ đẻ, các con đẻ và vợ của ông Vũ Xuân L Trong văn bản thỏa thuận có ghinhận cha đẻ của ông Vũ Xuân L đã chết thì nhưng lại không cung cấp giấy chứng tử

để làm căn cứ chứng minh

Trong trường hợp không thể cung cấp giấy chứng tử do chết đã quá lâu, chếttrong thời kỳ chiến tranh, loạn lạc hoặc thiên tai, lũ lụt, hay không rõ chết nơi nào…người yêu cầu công chứng có thể cung cấp các giấy tờ thay thế khác để chứng minh sựkiện chết của người đó như lý lịch đảng viên, giấy xác nhận sự kiện hộ tịch của Ủy bannhân dân có thẩm quyền, bản khai sơ yếu lý lịch đã được chứng thực chữ ký Tuynhiên, so với giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền cấp, việc sử dụng các giấy tờnày sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro

(4) Bản sao giấy tờ về di sản: sổ tiết kiệm, Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến sổ tiết kiệm

Giấy tờ về tài sản trong việc công chứng này là giấy tờ pháp lý chứng minhquyền sở hữu, sử dụng của người để lại di sản đối với tài sản, cũng là cơ sở để côngchứng viên xác định những tài sản nào là di sản mà những người thừa kế được phépthỏa thuận phân chia, trên cơ sở đó xác định tính xác thực, hợp pháp của đối tượng củavăn bản thỏa thuận

Theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 48/2018/TT-NHNN quy định về tiền gửi tiếtkiệm, sổ tiết kiệm chứng chỉ xác nhận quyền sở hữu tiền gửi tiết kiệm của người gửitiền tại tổ chức tín dụng, được áp dụng đối với trường hợp nhận tiền gửi tiết kiệm tạiđịa điểm giao dịch hợp pháp thuộc mạng lưới hoạt động của tổ chức tín dụng Do vậy,trong trường hợp này người yêu cầu công chứng cần xuất trình sổ tiết kiệm để chứngminh quyền sở hữu của ông Vũ Xuân L đối với số tiền gửi tại ngân hàng Agribank

Đồng thời, trong hồ sơ lưu, bên cạnh Biên bản niêm yết và Biên bản kết thúcniêm yết thông báo phân chia di sản thừa kế, Văn phòng công chứng còn cần lưu kèmthông báo về việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế số: 33/VPCC-TB ngày17/11/2020 vì đây là căn cứ để xác định nội dung niêm yết đã đảm bảo đầy đủ cácthông tin theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP cũng nhưđảm bảo việc niêm yết đã được thực hiện theo đúng quy định pháp luật

4 Về chủ thể tiến hành thỏa thuận phân chia di sản

Khác với những loại hợp đồng, giao dịch thông thường, việc thỏa thuận phânchia di sản là giao dịch thuộc sự điều chỉnh của pháp luật về thừa kế Theo đó, ngườitham gia thỏa thuận phải chứng minh họ có quyền thực hiện việc thỏa thuận phân chia

di sản Cụ thể họ phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách của người thừa kế Doông Vũ Xuân L không để lại di chúc nên những người thừa kế là mẹ ruột, con ruộtphải xuất trình giấy khai sinh (chứng minh quan hệ huyết thống) và vợ của ông Vũ

Xuân L là bà Nguyễn Thị N phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn (chứng minhquan hệ hôn nhân) để chứng minh họ thuộc hàng thừa kế thứ nhất của ông Vũ Xuân L.

Xuất phát từ tính đặc thù của quan hệ thừa kế, pháp luật không đặt ra điều kiện

về tư cách chủ thể đối với người thừa kế Tuy nhiên đối với người chưa thành niên hayngười mất năng lực hành vi dân sự thì việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế phảithực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật theo quy định của Bộ luật Dân sự

2015 Vì vậy, việc xem xét năng lực hành vi dân sự của những người thừa kế tham giathỏa thuận phân chia di sản là cần thiết

Thông qua giấy tờ tùy thân và trao đổi với những người tham gia thỏa thuận,công chứng viên xác định họ đều có đầy đủ năng lực hành vi dân sự Đồng thời họ đãthống nhất thỏa thuận cho ông Vũ S được hưởng toàn bộ phần di sản là sổ tiết kiệmông Vũ Xuân L để lại Đồng thời việc giao kết văn bản thỏa thuận hoàn toàn tựnguyện

Đối với trường hợp bà Vũ Thị L (mẹ của ông Vũ Xuân L) còn minh mẫn nhưng

do tuổi cao, sức yếu không thể đọc và ký vào văn bản công chứng Do đó theo quy

định tại khoản 2 Điều 47 Luật công chứng năm 2014: “Trường hợp người yêu cầu

công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng.”, những người yêu cầu công chứng đã mời bà Phạm Thị T là người làm chứng.

Bà Phạm Thị T đáp ứng đầy đủ các điều kiện của người làm chứng theo quyđịnh tại Khoản 2 Điều 47 (từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ vàkhông có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng)

5 Về thẩm quyền công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Điều 42 Luật Công chứng 2014 quy định như sau: “Công chứng viên của tổ

chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản” Theo đó, việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản với di sản là

động sản không bị phụ thuộc vào phạm vi địa hạt, tức người yêu cầu công chứng cóthể đến bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào trên lãnh thổ Việt Nam để thực hiệnviệc từ chối hưởng di sản thừa kế

Đồng thời, công chứng viên thụ lý và chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia

di sản đã đảm bảo không vi phạm quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 7 Luật Công

chứng 2014: “Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi

ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu,

con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;”

6 Về văn bản công chứng.

Về cơ bản, văn bản công chứng đã đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật vềnội dung hợp đồng, giao dịch dân sự nói chung cũng như đáp ứng các yêu cầu đối vớinội dung, hình thức văn bản công chứng theo quy định tại Luật Công chứng 2014

6.1 Về nội dung văn bản công chứng

(1) Phần văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Phần quốc ngữ, tiêu đề, địa điểm giao kết được thể hiện đầy đủ, tuy nhiên phầnthời gian ghi nhận không đúng thông tin Thời gian được ghi trong lời chứng là ngày

29 tháng 01 năm 2020, trong khi thời gian được ghi trong phần mở đầu văn bản thỏathuận phân chia di sản là ngày 29 tháng 01 năm 2020 Như vậy thông tin “năm 2020”

đã có sai sót nhưng không có sự điều chỉnh và điều này có thể gây ảnh hưởng đến tínhxác thực, hợp pháp và hiệu lực của văn bản công chứng,

Thông tin của những người thừa kế và người làm chứng: được ghi nhận một

cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác về họ tên, năm sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ cư trú,quan hệ với người để lại di sản, hàng thừa kế Đồng thời trong văn bản còn ghi nhận

thông tin về cha đẻ của ông Vũ Xuân L “là ông Vũ Văn Thiết, sinh năm 1920, chết

năm 1977 tại thôn Hà Đông, xã Thái Dương, huyện Bình Giang, tỉnh Hải Dương.”

Phần nội dung văn bản thể hiện đầy đủ thông tin về người để lại di sản (nămsinh, thời điểm mất, thông tin về giấy chứng tử), thông tin về di sản thừa kế (thông tin

về số sổ tiết kiệm, chi nhánh ngân hàng) và nghĩa vụ tài sản của người để lại di sản

Nội dung thỏa thuận”Nay bằng văn bản này chúng tôi thỏa thuận, đồng ý tặng cho

phần hưởng di sản thừa kế của mình để lại cho ông Vũ S, sinh năm 1977, CMND số

285 154 904 do CA Bình Phước cấp ngày 28/7/2015 Hộ khẩu thường trú: ấp 1, xã Tiên Hưng, thành phố Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước được hưởng toàn bộ” thể hiện một

cách rõ ràng, trung thực ý chí của những người tham gia thỏa thuận, phù hợp quy địnhpháp luật, không trái với đạo đức xã hội

Cũng như những hợp đồng, giao dịch khác, phần cam đoan của những ngườitham gia thỏa thuận là một trong những điều khoản pháp lý quan trọng, đảm bảo hiệulực của văn bản và tránh những tranh chấp có thể xảy ra Cụ thể nội dung cam đoanđược ghi nhận trong văn bản cam kết như sau:

“Những thông tin đã ghi trong văn bản phân chia di sản thừa kế này là đúng sự thật; Ngoài chúng tôi ra ông Võ Xuân L không còn người thừa kế nào khác;

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế ngày do chúng tôi tự nguyện lập,

và việc thỏa thuận phân chia không nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản đối với người khác.

- Nếu các thông tin về sổ tiết kiệm có thay đổi thì người nhận di sản thừa kế có quyền liên hệ Văn phòng công chứng H, tỉnh Bình Phước để điều chỉnh nội dung này.

- Chúng tôi cam đoan chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đã cung cấp, xuất trình liên quan tới việc công chứng văn bản.”

Những cam đoan này phù hợp với quy định về nghĩa vụ phải xuất trình đủ giấy

tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tínhhợp pháp của các giấy tờ đó được quy định tại khoản 1 Điều 47 Luật Công chứng

2014 Đồng thời đảm bảo tuân thủ nguyên tắc tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịchđược quy định tại khoản 2, Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015 và các quy định về thừa kếđược quy định tại phần thứ tư của Bộ luật Dân sự 2015

Tại phần những người thừa kế, những người tham gia thỏa thuận đã ký, điểm

chỉ vào văn bản Riêng bà Vũ Thị L chỉ điểm chỉ và có phần nội dung xác nhận “Bà

Vũ Thị L đã nghe, đọc và giải thích toàn bộ nội dung văn bản và đồng ý điểm chỉ vào từng trang văn bản trong tình trạng minh mẫn” cùng với chữ ký, điểm chỉ của người

làm chứng là chị Phạm Thị T Đồng thời tại trang 01 của văn bản có chữ ký của nhữngngười tham gia thỏa thuận, điểm chỉ của bà Vũ Thị L

(2) Phần lời chứng của công chứng viên

Theo quy định tại khoản 1 Điều 46 Luật Công chứng 2014: “Lời chứng của

công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức

xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.”

Bên cạnh đó, mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản thỏa thuậnphân chia di sản được ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (hiện nay là Thông tư01/2021/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 03/02/2021)

Lời chứng của công chứng viên đối với văn bản công chứng trên đã đảm bảocung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của Luật Công chứng 2014 và tuân thủ theo

mẫu 4 - Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản thỏa thuận phân chia disản được ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT.

4.1 Về hình thức văn bản công chứng

Hiệu lực của văn bản công chứng không chỉ phụ thuộc vào nội dung mà cònphụ thuộc rất nhiều vào hình thức của văn bản công chứng Theo quy định tại Điều 45Luật Công chứng 2014, Chữ viết trong văn bản công chứng rõ ràng, dễ đọc, không viếttắt hoặc viết bằng ký hiệu, không viết xen dòng, viết đè dòng, không tẩy xoá, không đểtrống Thời điểm công chứng được ghi cả ngày, tháng, năm Các con số phải được ghi

cả bằng số và chữ

Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng đã tuân thủ quy định tại Điều 49Luật Công chứng 2014 Văn bản công chứng có 03 trang, từng trang được đánh số thứ

tự, mỗi tờ đều có dấu giáp lai

7 Về quy trình giải quyết việc công chứng

Có thể thấy quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã không

tuân thủ quy định về quy trình công chứng tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014

và quy định về công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại Điều 57 Luật Côngchứng 2014

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 40 Luật Công chứng 2014, Công chứng viênkiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu côngchứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng

Vì thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng không đầy đủ, trong hồ sơ có nhiều vấn đềchưa rõ do đó không thể đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của văn bản thỏa thuận phânchia di sản Tuy nhiên công chứng viên không hướng dẫn người yêu cầu công chứngchuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật mà lạitiến hành thụ lý và chứng nhận

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 40 Luật Công chứng 2014, Trong trường hợp

có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kếthợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành

vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưađược mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặctheo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặcyêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng rõràng trong hồ sơ công chứng có nhiều vấn đề chưa rõ như sự kiện chết của cha đẻ ông

Vũ Xuân L không có giấy tờ chứng minh nhưng công chứng viên không làm rõ cácvấn đề này trước khi chứng nhận văn bản