Tình huống về thẩm quyền, trình tự thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Đề 1 Do cha mẹ qua đời không để lại di chúc nên ông Nguyễn Minh và Nguyễn Lan (là hai anh em ruột) cùng lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản của cha mẹ để lại gồm nhà trên diện tích đất 150m2 ở tỉn.

Đề 1:

Do cha mẹ qua đời không để lại di chúc nên ông Nguyễn Minh và Nguyễn Lan (là hai anh em ruột) cùng lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản của cha mẹ để lại gồm nhà trên diện tích đất 150m2 ở tỉnh Vĩnh Phúc và tài sản khác là tiền, vàng giá trị khoảng 500 triệu đồng Khi tiếp nhân yêu cầu công chứng, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội cho rằng

vụ việc không thuộc thẩm quyền nên từ chối công chứng

Ông Minh bà Lan đã yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và yêu cầu công chứng viên của tổ chức này thực hiện việc công chứng tại nhà của bà Lan (ở Hà Nội)

Hỏi:

1 Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội

từ chối công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh

và bà Lan có đúng với quy định của pháp luật hay không? Tại sao?

2 Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc có thể công chứng ngoài trụ sở (tại Hà Nội) theo yêu cầu của ông Minh và bà Lan hay không? Tại sao?

3 Khi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, công chứng viên cần kiểm tra, đánh giá các loại giấy tờ có liên quan gì của ông Minh

và bà Lan?

4 Phân tích thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản?

5 Nếu tổ chức hành nghề công chứng không niên yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện công chứng thì có vi phạm hành chính hay không? Tại sao?

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại

Hà Nội từ chối công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh và bà Lan có đúng với quy định của pháp luật hay không? Tại sao? 1

2 Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc có thể công chứng ngoài trụ sở (tại Hà Nội) theo yêu cầu của ông Minh và bà Lan hay không? Tại sao? 2

3 Khi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, công chứng viên cần kiểm tra, đánh giá các loại giấy tờ có liên quan gì của ông Minh và bà Lan? 3

4 Phân tích thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản? 5

5 Nếu tổ chức hành nghề công chứng không niên yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện công chứng thì có vi phạm hành chính hay không? Tại sao? 9

KẾT LUẬN 10 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CCV : Công chứng viên LCC : Luật Công chứng

1

MỞ ĐẦU

Trong điều kiện kinh tế - xã hội phát triển, hoạt động công chứng càng đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực đời sống xã hội, trong đó có các loại giao dịch dân sự Văn bản công chứng là một công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản là một trong những hoạt động thường xuyên diễn ra trong thực tiễn Tuy nhiên, sự hiểu biết của công dân về quy định này vẫn còn nhiều hạn chế Để hiểu rõ hơn những quy định của Luật Công chứng năm 2014 về thẩm quyền, trình tự thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, em xin chọn đề số 1 làm đề tài

để tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu

1 Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội từ chối công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh và bà Lan có đúng với quy định của pháp luật hay không? Tại sao?

Trả lời: Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại Hà

Nội từ chối công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh và bà Lan là đúng với quy định của pháp luật

 Căn cứ pháp lý: Điều 42 Luật Công chứng năm 2014

“Điều 42 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động

2

sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với

bất động sản.”

 Phân tích:

Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội từ chối công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh và bà Lan là đúng quy định bởi hai lí do sau:

- Thứ nhất, văn bản mà ông Minh và bà Lan yêu cầu công chứng là văn

bản thỏa thuận phân chia di sản, không thuộc trường hợp “công chứng

di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản hay văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”

- Thứ hai, tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở ở Hà Nội chỉ được

công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi thành phố Hà Nội Trường hợp trên, vì trong số di sản được thỏa thuận phân chia có bất động sản là ngôi nhà trên diện tích đất 150m2 nằm ở tỉnh Vĩnh Phúc nên theo quy định, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại Hà Nội không thể tiến hành công chứng theo yêu cầu của ông Minh và bà Lan

2 Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc có thể công chứng ngoài trụ sở (tại Hà Nội) theo yêu cầu của ông Minh và bà Lan hay không? Tại sao?

 Căn cứ pháp lý: Điều 44 Luật Công chứng năm 2014

 Giải thích:

Trường hợp thứ nhất: Công chứng viên của tổ chức hành nghề công

chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc có thể công chứng ngoài trụ sở (tại Hà Nội) theo yêu cầu của ông Minh và bà Lan

3

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng năm 2014, có 3 trường hợp việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng đó là:

- Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;

- Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

- Người có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

Nếu ông Minh hoặc bà Lan chứng minh mình thuộc một trong các trường hợp trên, CCV có thể tiến hành công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng ở Vĩnh Phúc

Trường hợp thứ hai: Nếu ông Minh và bà Lan không thuộc một trong

trường hợp pháp luật quy định có thể thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Vĩnh Phúc không thể công chứng ngoài trụ sở (tại Hà Nội) theo yêu cầu của người công chứng

3 Khi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, công chứng viên cần kiểm tra, đánh giá các loại giấy tờ có liên quan gì của ông Minh và bà Lan?

 Căn cứ pháp lý:

- Điều 40, khoản 2 Điều 57 Luật Công chứng 2014

- Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Các văn bản pháp luật liên quan như Luật Hôn nhân và gia đình 2014,

Bộ luật dân sự 2015, Luật đất đai 2013 và Luật nhà ở 2014

 Phân tích:

4

Cha mẹ khi mất không để lại di chúc nên di sản sẽ được phân chia theo pháp luật Hồ sơ yêu cầu công chứng được quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014, bao gồm:

- Phiếu yêu cầu công chứng;

- Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản;

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng còn giá trị sử dụng như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, (kèm bản chính để đối chiếu)

- Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết;

Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định cụ thể trong trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, CCV sẽ yêu cầu người được thừa kế cung cấp các giấy tờ liên quan đến đến nhân thân và tài sản của người để lại di sản Cụ thể:

- Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu,

- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản Trong trường hợp trên, di sản cha mẹ để lại gồm động sản và bất động sản Đối với di sản là bất động sản, người yêu cầu công chứng cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở gắn liền với đất của ngôi nhà nằm trên diện tích 150m2 ở Vĩnh Phúc;

- Bản sao giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung, tài sản riêng của người để lại di sản đối với tài sản đó (nếu có)

Lưu ý: Bản sao giấy tờ nêu trên được xuất trình kèm bản chính để CCV đối chiếu khi ký văn bản công chứng

5

Dựa vào những giấy tờ trên, công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền

sở hữu tài sản và người yêu cầu công chứng (ông Minh, bà Lan) đúng là người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật

4 Phân tích thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản?

 Căn cứ pháp lý:

- Điều 40, Điều 41, Điều 57 Luật Công chứng năm 2014;

- Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng

 Phân tích:

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng Hồ sơ yêu cầu công chứng được quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 và khoản 1 điều

36 quy định về hồ sơ yêu cầu chứng thực NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ Để gaiir quyết yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản của ông Minh và bà Lan, CCV cần tiến hành các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng và kiểm tra hồ sơ

Đây là bước mang tính tiền đề, tạo lập cơ sở cho những hoạt động nghiệp

vụ tiếp theo của công chứng viên Công chứng viên tiếp nhận, thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

6

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);

+ Trường hợp hồ sơ chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản

và hưởng di sản không đúng pháp luật: Công chứng viên giải thích rõ

lý do và từ chối công chứng Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị

từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;

Bước 2: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thủ tục niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Tổ chức hành nghề công chứng niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, trong thời hạn 15 ngày, tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó;

- Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP tại nơi như nêu trên

và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản;

- Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban

7

nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết;

Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết

Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

- Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng (Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 )

- Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch (điều 41 Luật Công chứng năm 2014)

8

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong

dự thảo văn bản, CCV hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản Về nguyên tắc, CCV chỉ đồng ý để các bên tiến hành việc ký vào hợp đồng, giao dịch khi họ hoàn toàn hiểu, năm rõ nội dung, quyền, nghĩa vụ hậu quả phát sinh khi ký và thực hiện văn bản thỏa thuận phân chia di sản đó

Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào các văn bản mà đương sự đã ký trước đó Sau đó CCV chuyển đến bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng

Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ

sơ cho người yêu cầu công chứng

Như vậy, để công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản cho ông Minh và bà Lan, CCV cần tiến hành theo trình tự, thủ tục trên do pháp luật quy định Đảm bảo trình tự, thủ tục công chứng không sẽ đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng đồng thời giúp hoạt động công chứng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả