Chương 2 Đại cương về quản trị

Khái niệm quản trị:Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi.. Hiệu quả và hiệu suất

ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ

Khái niệm quản trị:

Quản trị là tiến trình làm việc với con

người và thông qua con người nhằm đạt

được mục tiêu của tổ chức trong môi

trường luôn thay đổi.

Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng

hiệu quả nguồn lực có giới hạn .

HIỆU QUẢ-HIỆU SUẤT

Đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được chọn (đó có phải là mục tiêu đúng không?) và mức độ chúng được thực hiện.

Hiệu quả là gì?

HIỆU QUẢ= KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU

Hiệu quả là gì?

Hiệu suất là gì?

 Đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt đến một mục tiêu.

Hiệu suất là gì?

CHI PHÍ

Hiệu quả và hiệu suất:

• Cách thức thực hiện

• “làm đúng cách”

Điều gì xảy ra nếu

 Có hiệu suất, không có hiệu quả:

Làm theo cách tốt nhất nhưng lại không đúng việc, không đi đúng hướng, không đạt được mục tiêu công việc đặt ra.

Điều nào quan trọng hơn?

 Tổ chức/doanh nghiệp

cần hướng tới đạt cả

hiệu quả và hiệu suất

Trong quản trị vấn đề quan trọng hơn là đạt

được hiệu quả (làm đúng việc), giúp tổ chức đi

đúng hướng.

Làm đúng việc cho dù không phải bằng cách tốt

nhất vẫn hơn là làm không đúng việc cho dù bằng

cách tốt nhất.

Làm sao đạt được hiệu quả và hiệu suất?

Mục

tiêu

đúng

Phương tiện thích hợp

Hiệu Quả

Hiệu Suất

Phương thức đúng

Định hướng đúng

Các chức năng của quản trị:

Hoạch định

Kiểm soát

Tở

chức Điều

khiển

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Hoạch định:

Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được

và đề ra chương trình hành động để đạt mục

tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định –

chức năng hoạch định liên quan đến dự báo

và tiên liệu tương lai của tổ chức , đưa ra các

kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc

của môi trường.

 Xác định đúng mục tiêu hoạt động của Tổ

chức

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Tổ chức:

Chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ

thuận lợi để hoàn thành mục tiêu thông qua

việc xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập

thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo

sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của

tổ chức.

 Xây dựng bộ máy quản lý hữu hiệu và

phân chia quyền hợp lý

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Điều khiển:

Chức năng liên quan đến lãnh đạo, động

viên nhân viên, thông tin và giải quyết xung

đột nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề

ra.

 Phong cách lãnh đạo hiệu quả và động viên

đúng

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Kiểm soát:

Chức năng liên quan đến kiểm soát việc hoàn thành

mục tiêu thông qua đánh giá các kết quả thực hiện

mục tiêu, tìm các nguyên nhân gây sai lệch và giải

pháp khắc phục.

Cần phối hợp

 Kiểm soát lường trước

 Kiểm soát trong khi thực hiện

 Kiểm soát sau khi thực hiện

NHÀ QUẢN TRỊ Nhà quản trị là người nắm giữ những vị trí đặc

biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và

trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc

của những người khác nhằm hoàn thành mục

tiêu chung của tổ chức đó

* Tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt,

có những thành viên và có một cơ cấu chặt chẽ có

tính hệ thống, TC có thể là DN, bệnh viện, trường

học…

QTV Cấp Cao (Top Managers) QTV Cấp giữa(trung)

(Middle Managers)

QTV thấp(cơ sở) (First – Line Managers)

-Thực hiện quyết định

CẤP BẬC QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

NHÀ QUẢN TRỊ VỚI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ

Nhà quản trị ở mọi cấp bậc (cấp cao, cấp trung, cấp

thấp) đều phải tiến hành các công việc :

 Hoạch định

 Tổ chức

 Điều khiển

 Kiểm soát

Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện các

chức năng này là phạm vi và tính chất công việc liên

quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời gian dành cho

từng công việc đó.

( HENRY MINTZBERG – 1973 )

QUAN HỆ VỚI

CON NGƯỜI

- Người đại diện

- Người lãnh đạo

- Người liên hệ

THÔNG TIN

-Thu thập và xử lý thông tin

- Phổ biến thông tin

- Cung cấp thông tin

QUYẾT ĐỊNH

- Nhà kinh doanh

- Người giải quyết các xáo trộn

- Phân phối tài nguyên/nguồn lực

- Đàm phán

CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

-Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống,

KỸ THUẬT

(CHUYÊN

MÔN) - Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn

liên quan đến phạm vi mình phụ trách -Hiểu biết về nhu cầu, động cơ, thái độ, hành vi của con người

-Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên

- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả, có nghệä thuật giao tiếp tốt

- Quan tâm và chia sẻ đến người khác

QUAN HỆ

( NHÂN SỰ)

CẤP BẬC QUẢN TRỊ & CÁC KỸ NĂNG

CƠ BẢN CẦN CÓ CỦA NQT

KỸ NĂNG

CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT )

KỸ NĂNG NHÂN SỰ

KỸ NĂNG

Lý thuyết quản trị cổ điển:

Một số tác giả tiêu biểu:

F Taylor, H L Gantt, F

B Gilbreth, L M Gilbreth

H Fayol, M Weber, C

Barnard

• Cho rằng năng suất lao động sẽ tăng khi tổ chức được sắp đặt

hợp lý, phân công, phân quyền rõ ràng

• Đóng góp có giá trị cho sự phát triển tư tưởng quản trị, phát triển

kỹ năng quản trị qua phân công, chuyên môn hóa, nhìn ra tầm

quantrọng của tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ

để tăng năng suất lao động

• Tuy nhiên, xem con người như máy móc, gắn vào dây chuyền

sản xuất để quản trị và tăng năng suất

 Nhấn mạnh nhu cầu xã hội, được quý trọng và tự thể

hiện của NLĐ

 Bổ sung cho lý thuyết cổ điển khi cho rằng năng suất

không chỉ thuần túy là vấn đề kỹ thuật Cải tiến cách

thức và tác phong quản trị trong tổ chức, xác nhận mối

liên hệ giữa năng suất và tác phong hoạt động

Lý thuyết hành vi – tâm lý XH:

 Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong giải quyết vấn

đề quản trị

 Sử dụng mô hình toán học

 Định lượng hóa các yếu tố liên quan, sử dụng phương

pháp thống kê và toán học

 Quan tâm nhiều đến các yếu tố kinh tế kỹ thuật hơn tâm

lý - xã hội

Lý thuyết định lượng:

 Theo hướng quá trình: cho rằng quản trị là

một quá trình liên tục của các chức năng quản

trị.

 Theo hướng ngẫu nhiên: không thể có cách

thức quản trị chung cho tất cả các trường hợp,

tùy mỗi cty, hoàn cảnh, cá nhân,… mà có cách

quản trị riêng phù hợp.

 Theo hướng hệ thống: hệ thống nào cũng

bao gồm các hệ thống nhỏ hơn, giữa chúng có

tác động qua lại lẫn nhau và với bên ngoài,

thay đổi nhỏ ở hệ thống con ảnh hưởng hệ

thống lớn và ngược lại.

Lý thuyết quản trị hiện đại:

Quyết định quản trị:

 Quyết định quản trị: là hành vi sáng tạo của nhà

quản trị nhằm đưa ra chương trình và tính chất hoạt

động của tổ chức để giải quyết vấn đề trên cơ sở hiểu

rõ quy luật vận động khách quan của đối tượng quản

trị và thông tin đầy đủ, chính xác

 Ra quyết định

quản trị: là lựa

chọn 1 hoặc 1 số

trong vô số các

động

Các kiểu ra quyết định:

 Được lập chương trình: là các quyết định thường

ngày, lặp đi lặp lại Các cty thường có những nguyên tắc

chỉ đạo riêng để xử lý chúng

 Không được lập chương trình: là quyết định

không có tính lặp lại, ít được thực hiện và không mang tính

cấu trúc Thường được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo cấp

cao, có khi không kịp soạn thảo

Tiến trình ra quyết định:

Nhận thức nhu cầu, xác định mục tiêu, phân tích, chẩn đoán tình hình

Xây dựng các phương án

Đánh giá các phương án

Các công cụ hỗ trợ:

 Ma trận tỷ lệ (pay-off matrix)

Xác định những giá trị mong đợi của 2 hoặc

nhiều phương án và mỗi phương án được định vị

với một ước đoán về xác suất.

Vd: đầu tư 100$ với xác suất thu được 100$ là

50%, thu được 10$ là 25% và mất 50$ là 25%.

 Giá trị kỳ vọng đạt được:

100*50%+10*25%-50*25%= 40$

Các công cụ hỗ trợ:

 Ma trận tỷ lệ (pay-off matrix)

VD: Ông A đang xem xét mở mini shop hoặc cửa hàng

tạp hoá truyền thống Nguồn thu của cửa hàng phụ

thuộc vào số lượng khách hàng Nếu lượng kh tăng thì

thu được 50tr từ mini shop hoặc 30tr từ cửa hàng tạp

hoá Nếu lượng kh giảm thì mất 40tr từ mini shop hoặc

20tr từ cửa hàng tạp hoá Theo ước đoán 70% khả

năng lượng kh sẽ tăng và 30% sẽ giảm Vậy, nên chọn

phương án nào?

Các công cụ hỗ trợ:

 Ma trận tỷ lệ (pay-off matrix)

Xét 2 phương án:

 Mini shop:

Giá trị mong đợi = 50.000.000 x 70% - 40.000.000 x

30% = 23.000.000đ

 Cửa hang tạp hoá truyền thống:

Giá trị mong đợi = 30.000.000 x 70% - 20.000.000 x

30% = 15.000.000đ

 Mở mini shop mang lại lợi nhuận tốt hơn.

Bài tập áp dụng ma trận tỷ lệ:

Một trang trại đang dự định đầu tư nuôi thuỷ sản trên diện tích 4ha Có 3

phương án đang được xem xét như bảng số liệu bên dưới Bằng phương

pháp ma trận tỷ lệ, bạn hãy tính toán xem phương án nào khả thi nhất để

đầu tư

Sản lượng (kg/ha) Tỷ lệ

Giá (VNĐ/

Chi phí (VNĐ) Cua

Các công cụ hỗ trợ:

 Cây quyết định:

Phác hoạ các quyết định, các kết quả có thể xảy ra và các

xác suất có liên quan dưới dạng một cái cây

Các công cụ hỗ trợ:

Văn hóa doanh nghiệp:

 Văn hóa:

“Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác mất đi – cái đó là văn

hóa.” - E Heriot

“Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động

mọi mặt của cuộc sống đã diễn ra trong quá khứ, cũng như

đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao nhiêu thế kỷ nó đã

cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và

lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng

của mình” – UNESCO

Văn hóa doanh nghiệp:

Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây

dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một

doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán,

truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi

phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên

trong doanh nghiệp để theo đuổi và thực hiện các mục đích của

doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp:

 Hệ giá trị cốt lõi trong VHDN:

• Khẩu hiệu (slogan)

• Tầm nhìn

• Sứ mệnh

• Giá trị cốt lõi

• Triết lý kinh doanh

 Các quy ước văn hóa ứng xử:

• Văn hóa trong giao tiếp chào hỏi (cách chào hỏi, cách thức

bắt tay v.v.)

• Văn hóa trong làm việc (vệ sinh nơi làm việc, tác phong v.v.)

• Văn hóa xử lý, giải quyết công việc (ứng xử khi xử lý công

việc, thời hạn xử lý công việc v.v.)

• Văn hóa hội họp (nghi thức hội họp, chỗ ngồi trong hội họp

v.v.)

• Quy tắc đạo đức nghề nghiệp (chuẩn mực đạo đức nghề

nghiệp, quan hệ nội bộ, quan hệ bên ngoài v.v.)

Văn hóa doanh nghiệp:

Đạo đức kinh doanh

công việc , trong đời sống được nhiều người trong XH thừa

nhận và tuân thủ

Đạo đức kinh doanh

 Văn hóa doanh nghiệp

 Đạo đức với đối tác và đối thủ

 Giữ chữ tín trong cạnh tranh

 Trách nhiệm với người tiêu dùng

 Trách nhiệm đối với xã hội