2. Pmp-02-Quy Trình Kiểm Soát Tài Liệu.docx

TITLE OF DOCUMENT Gói thầu XL02 RM2 Kế hoạch quản lý chất lượng PMP 02 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI DỤNG PMP 02 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 1 1 MỤC ĐÍCH 2 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2 2 1 QMS ISO 9001[.]

PMP_02: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

NỘI DỤNG

PMP_02: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 1

1 MỤC ĐÍCH 2

2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

2.1 QMS ISO 9001: 2008 2

2.2 PMP – QAP: 2

3 ĐIỀU KIỆN CHUNG 2

3.1 ĐỊNH NGHĨA: 2

3.2 TÀI LIỆU/DỮ LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT LIÊN QUAN ĐẾN CHẤT LƯỢNG: 2

3.3 TRÁCH NHIỆM 2

4 SƠ ĐỒ DÒNG CHẨY 3

4.1 PHÁT HÀNH VÀ CHẤP THUẬN TÀI LIỆU 3

5 QUY TRÌNH 4

5.1 QUY ĐỊNH CHUNG 4

5.2 CHUẨN BỊ, RÀ SOÁT VÀ CHẤP THUẬN 4

5.3 TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT 4

5.4 HỦY VÀ LOẠI BỎ TÀI LIỆU 4

5.5 HỆ THỐNG SẮP XẾP 4

5.6 HỆ THỐNG ĐÁNH SỐ 5

5.7 HỒ SƠ (REOCRDS) 8

6 HỆ THỐNG DỮ LIỆU DỰ PHÒNG 9

SAO DỰ PHÒNG HÀNG NGÀY: 9

SAO DƯ PHÒNG HÀNG THÁNG 9

1 MỤC ĐÍCH

Mục đích của Quy trình quản lý dự án này là định rõ việc tổ chức sắp xếp chính cho công tác kiểm soát Tài liệu/Dữ liệu của Nhà thầu Để đảm bảo các tài liệu/Dữ liệu cập nhật và cho phép sử dụng được phân phát đúng cho các phòng liên quan và là các tài liệu mới nhất

Đảm bảo tài liệu và dữ liệu được duy trì và dự trữ ngăn nắp sử dụng cho gói thầu XL03B - Dự án cầu Mỹ Thuận 2

2 TÀI LIỆU THAM KHẢO

2.1 QMS ISO 9001: 2008

2.2 PMP – QAP:

3 ĐIỀU KIỆN CHUNG

3.1 ĐỊNH NGHĨA:

 Chỉnh sửa /Thay đổi,

 Tài liệu mới

 Tài liệu được kiểm soát (controlled documents)

Tài liệu được kiểm soát là những tài liệu được kiểm soát bằng bằng đăng ký chính hoặc bằng danh sách để đảm bảo rằng người sử dụng được cập nhật kịp thời những sửa đổi nâng cấp Tài liệu loại này bao gồm số liệu thiết kế, bản vẽ, không bao gồm thông tin xem xét không chính thức, chương trình, kế hoạc quản lý, quy trình quản lý, chỉ dẫn (specification), biện pháp thi công, Kế hoạch thí nghiệm kiểm tra, các báo cáo như báo cáo địa chất và các tài liệu khác…

Người thiết kế phải nộp tài liệu được kiểm soát cho dữ liệu thiết kế bằng phiếu chuyển tài liệu (transmittal sheet)

 Tài liệu không kiểm soát (uncontrolled document)

Tài liệu không kiểm soát là những tài liệu không phải kiểm soát sửa đổi và người sử dụng sẽ kiểm tra cùng với người phát hành xem hiện tại có sử dụng được hay không?

Sự triển khai thiết kế không chính thức trước khi đệ trình sẽ được xử lý như tài liệu không kiểm soát điều này đồng nghĩa người nhận có thể không nhận được bản cập nhật

3.2 TÀI LIỆU/DỮ LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT LIÊN QUAN ĐẾN CHẤT LƯỢNG:

 Kế hoạch quản lý chất lượng dự án,

 Kế hoạch kiểm tra và thí nghiệm,

 Yêu cầu vật liệu và lệnh mua bán,

 Các quy trình và kế hoạch dự án,

 Kế hoạch thi công, Quy trình và hướng dẫn công việc

 Chỉ tiêu kỹ thuật, Bảng tính và bản vẽ

Tài liệu không kiểm soát: Tất cả tài liệu này không đóng dấu “CONTROLLED”

Tài liệu không dùng: Đóng dấu các tài liệu này “OBSOLETE” Không kiểm soát việc cập nhật các tài liệu này

3.3 T RÁCH N HIỆM

1) Quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án (PQM) có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy trình này

Văn bản Nháp hoặc thay đổi, QP, ITP, HSEP, DS, v.v

HD/PM

Rà soát & chấp thuận

Kiểm soát TL viên Đánh số TL mới

Sao chép

“CONTROLLED”

đóng dấu

ORIGINAL Ghi trên đăng ký tổng thể

“ORIGINAL”

Đóng dấu

Chủ ĐT/TV

Ký trên phiếu chuyển giao Tài liệu”

Trả lại phiên bản tài liệu cũ

Kiểm soát TL viên Hủy bỏ tài liệu phiên bản cũ Phát hành

Đồng ý

Không

2) Văn thư

Văn thư có trách nhiệm nhận, giao nhận, phân phát và sắp xếp các tài liệu như quy định của quy trình này

4 SƠ ĐỒ DÒNG CHẨY

4.1 PHÁT HÀNH VÀ CHẤP THUẬN TÀI LIỆU

Quy trình áp dụng cho tài liệu mới và tài liệu đang sử dụng

5 QUY TRÌNH

5.1 Q UY ĐỊNH CHUNG

Văn thư sẽ theo dõi mọi giao nhận để nhận sự phản hồi là không nhận được tài liệu trong vòng 1 tuần kể từ khi phát hành Cuối mỗi tháng văn thư sẽ báo cáo cho PQM để xác định bất cứ một giao nhận nào không được xác nhận

Tất cả tài liệu dự án đến sẽ được văn thư đóng dấu nhận và đăng ký vào sổ đăng ký tài liệu kỹ thuật đến sau

đó được chuyển cho Giám đốc kỹ thuật

Phát hành lần đầu và tất cả các sửa đổi, nâng cấp của tất cả Kế hoạch quản lý dự án và Quy trình quản lý phải được Giám đốc kỹ thuật kiểm tra và Giám đốc dự án phê duyệt trước khi thực hiện

Phát hành lần đầu và tất cả các sửa đổi, nâng cấp của tất cả Biện pháp thi công và Kế hoạch kiểm tra nghiệm thu (ITP) phải được Giám đốc kỹ thuật kiểm tra và Giám đốc xây dựng phê duyệt hoặc Giám đốc dự án phê duyệt thay Giám đốc xây dựng trước khi thực hiện

Văn phòng dự án sẽ giữ 1 bản sao của tất cả các phiên bản thay thế và những bản đó sẽ được đóng dấu “ Thay thế” (superseded)

Các kế hoạch dự án, Quy trình quản lý, Kế hoạch kiểm tra nghiệm thu sẽ được Văn thư ghi vào sổ đăng ký tương ứng

Tất cả tài liệu phát hành bởi Liên danh sẽ được cùng với phiếu giao nhận tài liệu theo mẫu MP02-PF1 và được đăng ký vào Sổ tài liệu kỹ thuật đi (ongoing technical document regsister) bởi Văn thư

Tất cả các câu hỏi kỹ thuật (technical queries) sẽ được ghi vào Sổ câu hỏi kỹ thuật (technical query regsister)

và được văn thư cho số đăng ký duy nhất

Tất cả các Biên bản (records) sẽ được sắp xếp vào các binder tương ứng, được dán nhãn rõ rang, không nhầm lẫn trong nhận dạng, dễ dàng truy xuất và thu hồi

Kho chứa Biên bản phải được QPM kiểm tra và đánh giá định kỳ nhằm đáp ứng các yêu cầu quy định về nhận dạng, truy xuất, thu hồi và điều kiện môi trường kho chứa Tất cả Biên bản dự án sẽ được lưu trữ tại nhà kho phù hợp tại suốt thời gian dự án

5.2 CHUẨN BỊ, RÀ SOÁT VÀ CHẤP THUẬN

Văn bản: Văn bản các tài liệu có nguồn gốc từ Nhà thầu được thực hiện bởi người do Giám đốc dự án chỉ định, người thông thạo về các hoạt động

Chấp thuận: Giám đốc dự án chỉ định Người sẽ rà soát các tài liệu nháp, chấp thuận hoặc chỉnh sửa

Kiểm soát tài liệu viên: Duy trì, đánh số để giúp việc nhận dạng và kiểm soát dễ dàng

5.3 TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Tài liệu được phát hành cho các tổ chức bên ngoài tự động trở thành tài liệu không được kiểm soát,

Tất cả tài liệu đều có tiêu đề, mã số nhận dạng trạng thái phát hành, ngày tháng của phiên bản mới nhất và đánh dấu số trang

Có bản đăng ký tài liệu để giúp kiểm soát Tài liệu

5.4 HỦY VÀ LOẠI BỎ TÀI LIỆU

Sau khi thay thế các tài liệu đã lỗi thời, Kiểm soát tài liệu viên ngay lập tức loại bỏ chúng để tránh sử dụng nhầm Khi có yêu cầu giữ lại tài liệu cho pháp luật thì cần được nhận dạng với "For Historical" bởi người phát hành hoạch cơ sở nhận

Bản sao cứng

Mỗi phòng chức năng sẽ giữ các tài liệu được kiểm soát mà họ nhận được ví dụ như:

 Quy trình quản lý dự án

 Kế hoạch quản lý chất lượng

 Kế hoạch Sức khỏe và an toàn

 Kế hoạch môi trường

 Yêu cầu của Chủ Đầu tư và hướng dẫn

 Kế hoạch Kiểm tra và Thí nghiệm

 Hồ sơ kết quả

 Thiết kế

Kiểm soát tài liệu viên sẽ lưu các bản gốc trong các cặp tài liệu bao gồm danh sách phân phát

Bản sao mềm

Các tài liệu phải được lưu trữ trên máy chủ và lưu tại các tập tin theo từng chủ đề riêng

Các biểu mẫu sẽ được lưu theo đường dẫn QC\ form template

5.6 H Ệ T HỐNG Đ ÁNH SỐ

1 Hệ thống đánh số cho bản vẽ

Quy định dưới đây áp dụng đối với Bản vẽ Biện pháp thi công do nhà thầu thi công lập Hệ thống đánh số bản vẽ thi công do thầu phụ đặc biệt quy định

Bản vẽ sẽ được đánh số như sau:

Tất cả bản vẽ sẽ được cấp mã số nhận dạng gồm 12 chữ số/ký tự Mã số này sẽ cung cấp thông tin

mã số dự án, người khởi tạo (originator) của tài liệu, loại kết cấu hoặc loại công việc, giai đoạn thi công, số seria thiết kế và tình trạng phiên bản (revision status)

Mã nhận dạng được chia thành 6 vùng và có kết cấu như sau:

- Vùng 1: Mã rút gọn dự án

- Vùng 2: Người khởi tạo tài liệu

- Vùng 3: Giai đoạn dự án

- Vùng 4: hạng mục công việc

- Vùng 5: số serial

- Vùng 6: Số phiên bản

Vùng 1: (8 ký tự ) Mã số rút gọn dự án

RM2-XL02

RM2: Dự án xây dựng cầu Rạch Miễu 2

XL02: Tên gói thầu

Vùng 2: (2 ký tự ) Người khởi tạo tài liệu

JV TN: Trung Nam E&C TC: Trung Chính ĐP: Đạt Phương TN18: Trung Nam18 E&C; (tên thầu phụ khác lấy 2 ký tự đầu)

TV: Tư vấn

Vùng 3: (1 ký tự ) Giai đoạn triển khai dự án

P P: Chuẩn bị dự án (pre – construction )

C: thi công (construction )

B: hoàn công (as built)

Vùng 4: (2 ký tự ) Hạng mục công việc

AR AR: Kiến trúc (architectural)

TP: Test pile (cọc thí nghiệm)

PY: Pylon (Trụ tháp)

CA: Pile cap (bệ cọc)

ST: superstructure (phần trên)

EM: electric & mechanical work – cơ điện

RW: road work in cluding (street furniture, lighting, barrie etc) – công tác đường

EW: earth work (including stone retaining wall) – công tác đất

MR: marine work (including ship impact protection) – đảm bảo giao thông thủy (bao gồm cả bảo vệ chống va xô tàu)

TW: temporary work – công trình tạm

UT: ultilities – tiện ích

SI: site investigation – khảo sát hiện trường

GL: general – bản vẽ chung

Vùng 5: (3 chữ số ) Số bản vẽ

001

Số bản vẽ: Là những số tuần tự bắt đầu từ 001 đến 002 và tiếp tục

Vùng 6: (1 chữ số ) Số phiên bản

1

Số phiên bản: Là những số tuần tự bắt đầu từ 1 cho phiên bản thứ 1 đến số 2 cho phiên bản thư 2 và

tiếp tục Phiên bản lần đầu bắt đầu từ số 0.

2 Hệ thống đánh số cho tài liệu nói chung (Thuyết minh)

Tài liệu khác ngoài bản vẽ sẽ được đánh số như sau:

- Vùng 1: Mã rút gọn dự án

- Vùng 2: Người khởi tạo tài liệu

- Vùng 3: Loại tài liệu

- Vùng 4: Số chỉ định tài liệu

- Vùng 5: Số phiên bản

Vùng 1: (3 ký tự ) Mã số rút gọn dự án

RM2-XL02 Vùng 2: (2 ký tự ) Người khởi tạo tài liệu

CO TN: Trung Nam E&C

TC: Trung Chính

ĐP: Đạt Phương

TN18: Trung Nam 18 E&C

SC: Subcontractor/ supplier

Vùng 3: (2 ký tự ) Loại tài liệu

MS MS: Biện pháp thi công

ITP: test and inspection plan

MA: Material (Vật Liệu)

Vùng 4: (2 chữ số ) Số chỉ định tài liệu

01 01: Đào và đắp

02: công tác cọc

03: Bệ cọc

04: thân trụ chính

05: Khối đỉnh trụ K0

06: thân trụ neo và khối trên đà giáo

07: mặt cầu

08: cầu dẫn

09: công tác bê tông

10: sx cấu kiện đúc sẵn

11: trang thiết bị mặt cầu và hoàn thiện

12: lắp đặt cơ điện

Vùng 5: (1 chữ số ) Số phiên bản

1

Số phiên bản: Là những số tuần tự bắt đầu từ 1 cho phiên bản thứ 1 đến số 2 cho phiên bản thư 2 và tiếp tục Phiên bản lần đầu bắt đầu từ số 0

3 Hệ thống đánh số cho thư tín

Thực hiện theo Quy trình thư tín ở trên

5.7 H Ồ SƠ (R ECORDS )

Tất cả các Biên bản (records) phải được truy xuất nguồn gốc và phải được duy trì như một phần của Hệ thống quản lý chất lượng Hồ sơ sẽ được đưa vào các báo cáo phù hợp cho từng lot được

áp dụng và thực tế

6 HỆ THỐNG DỮ LIỆU DỰ PHÒNG

Dữ liệu trong bản sao mềm phải được dự phòng để tránh tai nạn làm mất mát dữ liệu

Chương trình như sau:

SAO DỰ PHÒNG HÀNG NGÀY:

 Vào máy chủ

 Tập tin máy chủ

SAO DƯ PHÒNG HÀNG THÁNG

 Vào máy chủ

Sao dư phòng hàng năm

 Vào máy chủ

7 CÁC PHỤ LỤC

Mẫu Phiếu giao tài liệu

PHIẾU GIAO NHẬN TÀI LIỆU

CC:PMU Mỹ Thuận Người nhận:

TÀI LIỆU GIAO NHẬN

□

□

□

Kết quả thí

nghiệm

□

Phê duyệt vật liệu

□

Tài liệu

□

liệu

□

Hồ sơ khác

liệu

Remarks:………

Mục đích tài

liệu 1 = để phê duyệt2 = xin ý kiến 3= cấp thong tin4= đấu thầu 5= thi công6= hành động 7= kiểm tra8= biên bản

Người phát hành:

Tên………

Ký tên:………

ngày:………

Người nhận

Tổ chức:………

Tên…………

Ký tên:……

Ngày:………

Người nhận (CC1)

Tổ chức:………

Tên …………

Ký tên:……

Ngày:………

Người nhận (CC2)

Tổ chức:……… Tên …………

Ký tên……

Ngày:………

Liên hệ với ông/bà để biết them thông tin:……… Tel:

Vui lòng xác nhận đã nhận bằng cách ký tên, ghi ngày tháng và gửi lại bản sao của phiếu giao nhận này

Trân trọng cảm ơn