QT-HT 01 Quy trinh kiem soat tai lieu

MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở GTVT tỉnh Ninh Bình...  Tài

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT- HT 01

Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu này là tài sản của Sở Giao thông vận tải tỉnh Ninh Bình - Không được sao chép, copy, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của lãnh đạo Sở Giao thông vận tải tỉnh Ninh Bình

TÌNH TR NG BAN H NH S A ẠNG BAN HÀNH SỬA ĐỔI TÀI LIỆU ÀNH SỬA ĐỔI TÀI LIỆU ỬA ĐỔI TÀI LIỆU ĐỔI TÀI LIỆU I T I LI U ÀNH SỬA ĐỔI TÀI LIỆU ỆU

Số ban

hành/Sử

a đổi

Ngày ban

Trang, mục sửa đổi

Ghi chú

Họ và

tên

Nguyễn Thị Thùy Dung

Nguyễn Phương Thanh

Lê Trọng Thành

Chức vụ Chuyên viên Chánh Văn phòng Phó Giám đốc Sở

Chữ ký

1 MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở GTVT tỉnh Ninh Bình

2 PHẠM VI

Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Sở GTVT tỉnh Ninh Bình

3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN

 Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

 Sổ tay chất lượng

4 ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

 Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của Sở GTVT tỉnh Ninh Bình liên quan đến HTQLCL

 Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các

tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL

 Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu Sở GTVT tỉnh Ninh Bình cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại Ban ISO/Văn phòng đơn vị được giao kiểm soát tài liệu

 Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Sở

 ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo

 HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ

5.1

1

Nhu

cầu

thiết

lập/

sửa đổi

tài liệu

Mọi cán bộ, công chức

Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành

Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc

BM-HT 01.04

5.1

2

Thiết

lập/

Sửa

đổi tài

liệu

Người được chỉ định

Thiết lập/sửa đổi tài liệu theo nhu cầu Đặt ký hiệu tài liệu

a) Các Thông tin nhận biết tài liệu

Tên tài liệu

Mã tài liệu

Lần ban hành/ Sửa đổi:

Trang/Tổng số trang

Con dấu đóng trên trang đầu tài liệu b) Cách đánh mã tài liệu BM-A.XX.YY

 A: Nếu là quy trình hệ thống là HT, Quy trình hỗ trợ là HTr; quy trình tác nghiệp

có ký hiệu GTB (giao thông đường bộ, GTT (giao thông thuỷ nội địa )

 XX Số thứ tự của quy trình của đơn vị (từ 01-99)

 YY Số thứ tự biểu mẫu của quy trình (từ 01-99)

Ví dụ:

 QT-HT01 là quy trình hệ thống số 01 do ban ISO biên soạn cho hệ thống quản lý chất lượng

 BM-HT.01.03 là: Biểu mẫu số 03 của Quy trình Hệ thống số 01

c) Phông chữ: Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn phông Times new Roman, cỡ chữ 13/14

d) Lề của trang (A4):

 Lề trên: 2cm- 2,5 cm;

 Lề dưới: 2cm- 2,5 cm

 Lề trái: 3cm- 3,5 cm;

 Lề phải: 1,5cm- 2cm;

đ) Dòng của trang:

 Line spacing: Single

 Spacing: before 3pt; after 3pt e) Hình thức của tài liệu:

 Trang bìa: Theo mẫu bìa quy trình này

 Trang hai: “Bảng theo dõi sửa đổi” theo mẫu của quy trình này

 Header và Footer: Từ trang hai trở đi

- Phần Header:

- Phần Footer: Trang số 4/7

Trang số/tổng số trang Ví dụ trang 6/12 nghĩa là trang thứ 6 trong số 12 trang tài liệu

5.1 Xem ĐDL ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có

3 xét và

phê

duyệt

tài liệu

Đ và/

hoặc Lãnh đạo

trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu

 Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo phê duyệt

 Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất

Trách nhi m xem xét v phê duy t t iệm xem xét và phê duyệt tài à phê duyệt tài ệm xem xét và phê duyệt tài à phê duyệt tài

li u ệm xem xét và phê duyệt tài được quy định như sau:c quy định như sau:nh nh sau:ư

xem xét

Thẩm quyền phê duyệt

1 Sổ tay chất lượng ĐDLĐ Giám đốc

2 Thủ tục, quy trình Người được chỉ định Phó Giám đốc

3 Thủ tục cấp phòng Người được chỉ định Phó Giám đốc

4 Các Hướng dẫn công việc

Người được chỉ định Phó Giám đốc 5.1

4 Lập danh

mục,

theo

dõi

tình

trạng

và

Phân

phối

tài liệu

Ban ISO duyệt theo BM-HT01.01 - Danh mục tài liệu nộiBan ISO cập nhật các tài liệu được phê

bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Sở và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo, các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo

BM - HT01.02 - Sổ phân phối tài liệu

BM-HT 01.01

BM-HT 01.02

5.1

5 Lưu giữ tài

liệu

Các đơn vị liên quan

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM -HT01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ

BM-HT 01.01

5.1

6 Thu hồi tài

liệu

Văn phòng sửa đổi/ ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo,Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được

Ban ISO thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả

BM -HT01.0 2

01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất

Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời

5.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài

5.2

1

Thu

thập

các tài

liệu

liên

quan

Mọi cán bộ, công chức

Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ

5.2

2

Lập

danh

mục,

theo

dõi

tình

trạng

và

Phân

phối

tài liệu

Các đơn vị thuộc Sở

ĐDLĐ xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát

ĐDLĐ chỉ đạo Ban ISO lập BM-HT 01.03 – Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài của

Sở đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan theo BM -HT01.02 - Sổ phân phối tài liệu

BM-HT 01.03 BM-HT 01.02

5.2

3

Lưu

giữ tài

liệu

Các đơn vị thuộc Sở

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM-HT 01.03 - Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình

5.2

4

Thu

hồi tài

liệu

Các đơn vị thuộc Sở

Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Ban ISO thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM-HT 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất

Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”

6 BIỂU MẪU

 BM- HT01.01: Danh mục tài liệu nội bộ

 BM- HT01.02: Sổ Phân phối tài liệu

 BM- HT01.03 Danh mục tài liệu bên ngoài

 BM- HT01.04: Phiếu yêu cầu sửa đổi, biên soạn tài liệu

7 HỒ SƠ CẦN LƯU

1 Danh mục tài liệu nội bộ BM-HT 01.01 BanISO 3 năm Bằng giấy

2 Sổ Phân phối tài liệu BM- HT01.02 ,, Cho đến khi

có tài liệu mới

,,

3 Danh mục tài liệu bên ngoài BM-HT 01.03 ,, có tài liệu mới Cho đến khi ,,

4 Phiếu yêu cầu sửa đổi, biên soạn tài liệu BM-HT 01.04 ,, ,, ,,