TITLE OF DOCUMENT Gói thầu XL02 RM2 Kế hoạch quản lý chất lượng PMP 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN Nội dung PMP 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN 1 1 MỤC ĐÍCH 2 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2 2 1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒ[.]
Trang 1PMP_01: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN
Nội dung
PMP_01: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN 1
1 MỤC ĐÍCH 2
2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2
2.1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒNG 2
2.2 HỆ THỐNG QLCL ISO 9001: 2008 2
3 ĐIỀU KIỆN CHUNG 2
4 NHẬN DẠNG 2
5 TRÌNH BÀY MẪU THƯ 2
5.1 THƯ ĐI 2
5.2 THƯ ĐẾN 2
5.3 THƯ ĐIỆN TỬ (E-MAIL) 2
6 KẾT CẤU ĐÁNH SỐ THƯ TÍN 3
6.1 HỆ THỐNG ĐÁNH SỐ THƯ TÍN 3
6.2 THƯ TÍN ĐIỆN TỬ 4
6.3 DỰ THẢO VÀ KIỂM TRA THƯ TÍN 4
6.4 SẮP XẾP 7
6.5 LƯU TRỮ (ARCHIVING) 8
6.6 TÀI LIỆU 9
Trang 21 MỤC ĐÍCH
Mục đích của Quy trình quản lý dự án này phải định rõ sự xắp đặt chính việc Nhà thầu kiểm soát thư tín, ban hành, nhận từ các đơn vị tham gia như Chủ Đầu tư, Tư vấn, Nhà thâu, Nhà thầu phụ và các cơ quan công quyền địa phương cho Dự án thành phần đầu tư xây dựng cầu Mỹ Thuận 2 và đường dẫn hai đầu cầu – Gói thầu XL.03B
2.1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒNG
2.2 HỆ THỐNG QLCL ISO 9001: 2008
Nhân viên kiểm soát Tài liệu duy trì lưu giữ và đăng ký thư tín gửi đi và đến theo thứ tư thời gian Đăng ký thư đến và đi săn có tại Văn phòng quản lý dự án
Tất cả Thư tín (Thư, fax, Thông báo, phiếu chuyển giao Tài liệu) được ký bởi Giám đốc dự án khi các thư tín này phát hành cho Chủ Đầu tư và Tư vấn
Trong trường hợp, Giám đốc dự án vắng mặt chính thức, Phó Giám đốc dự án sẽ được ủy quyền ký thư tín dùng thuật ngữ “Quyền Giám đốc”
Tất cả các mục của Thư tín phải được nhận biết bằng:
Thời gian (nhận hoặc đi),
Số đăng ký,
Tên (Đơn vị gửi và nhận),
Chủ đề
Sử dụng phông chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 11 cho phần thân bài
Thời gian trình bày dạng số phải được viết theo dạng sau: NN/TT/NNNN (ngày-tháng-năm, với gạch chéo giữa các nhóm,
5.1 THƯ ĐI
Bộ phận hành chính của Dự án:
Điền số thư tín gửi đi theo thứ tự thời gian của thư đi hoặc Fax,
Đệ trình thư hoặc fax cho Giám đốc dự án để xin chữ ký,
Lưu trữ các bản sao của thư đi khi có chữ ký của Giám đốc dự án trong hồ sơ thư đi chính,
Sao và phân phát thư cho các phòng ban
Quét ành các thư đi và lưu vào cơ sở dữ liệu bằng cách ghi rõ:
- Ngày tháng
- Người nhận
- Quan tâm chính
- Giải thích rõ
- Tham chiếu
Tất cả tư đến đều được chuyển đến phòng hành chính dự án và Kiểm soát tài liệu viên sẽ:
Đóng dấu lên trang bìa của các tài liệu đến,
Lấy số từ bản đăng ký thư đến,
Ghi số cho tài liệu đến,
Lưu bản gốc của các thư đến,
Phân phát bản sao của thư đến cho người lien quan,
Quét ảnh thư đến vào cơ sở dữ liệu bằng cách ghi rõ:
- Ngày tháng
- Người nhận
- Quan tâm chính
Giải thích rõ
Trang 3- Tham chiếu
5.3 THƯ ĐIỆN TỬ (E-MAIL)
Thư điện tử không được coi là văn bản chính thức trừ khi văn bản đó được Giám đốc dự án ký
6.1 HỆ THỐNG ĐÁNH SỐ THƯ TÍN
□□□ -□□ -□□ -□□□□
1 Năm/tháng/ngày 2 Loại thư tín 3 Người soạn/nơi nhận 4 Số thư (4 số)
1 Vùng 1: ghi năm, tháng: mã này được ghi 1 số cuối của năm và 2 chữ số của tháng và ngày, ví dụ 002 (2/2020)
2 Vùng 2: Ghi loại thư tín
OC đi chủ đầu tư IC Đến từ chủ đầu tư
OS đi thầu phụ IS Đến từ thầu phụ/nhà cung cấp
OA đi chính quyền/ cơ quan nhà
nước
IA Đến từ chính quyền/ cơ quan nhà
nước OTN đi TRUNG NAM E&C IV Đến từ TRUNG NAM E&C
OJ đi Liên danh IJ Đến từ liên danh
OD đi thầu phụ TK ID Đến từ TK
MM Biên Bản nội bộ
3 Vùng 3: Mã tác giả/người nhận
PM Giám đốc dự án QA Quản lý chất lượng
CM Giám đốc xây dựng SV Trắc đạc
EM Quản lý kỹ thuật FA Kế toán/tài chính
PC Quản lý khối lượng FC Văn thư/thư ký
CA Quản lý hợp đồng LB Phòng thí nghiệm
PL Quản lý thiết bị PU Phòng mua sắm
SF An toàn, sức khỏe, MT PS Cá nhân
Trang 4CO Hành chính SU Giám sát cao cấp
BM KS cầu ST Quản lý hiện trường tháp
FT Đốc công tháp SD Quản lý hiện trường dầm
FD Đốc công dầm SP Quản lý hiện trường cọc
4 Vùng 4 (4 chữ số) ghi số liên tục (0001 tới 9999) được ghi bởi văn thư
Lưu ý:
- đối với Biên bản nội bộ được đánh số thì người lập biên bản phải gửi 1 bản copy về văn thư lưu trữ
Vì dụ về đánh số thư: 105/OC/PM/1999 (tháng 5/2021, thư đi chủ đầu tư, người gửi là Giám đốc dự án, số thư đến 1999
6.2 THƯ TÍN ĐIỆN TỬ
Thư điện tử (email) công việc giữa Chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước, thầu phụ, nhà cung cấp… phải phát hành sử dụng mã số thư đi như quy định ở trên Tất cả mail gửi đi được đánh số code phải copy về hòm thư chung của dự án
Thư điện tử được gửi từ bất cứ thành viên nào của dự án cho cá nhân hay công ty nào mà có thể đưa TRUNG NAM E&C tới nghĩa vụ pháp lý kinh doanh thì phải là thư được ký chính thức (scan vào mail) dựa trên sơ đồ phê duyệt quy định tại quy trình này có thể được gửi bằng mail
Những thư đi yêu cầu tài liệu bản sao cứng sẽ được sản xuất theo quy hướng dẫn tại quy trình này, tài liệu gốc sau đó được gửi trực tiếp tới người nhận
6.3 DỰ THẢO VÀ KIỂM TRA THƯ TÍN
Người đánh máy của mỗi thư từ sẽ sử dụng hai ký tự đầu tiên tại cạnh trái dưới cùng của trang đánh máy Tác giả thư tín sẽ xem xét ban đầu tới bên trái chữ viết tắt của người đánh máy trước khi ký
Bộ phận tác giả tương ứng sẽ đánh 11 chữ số thư tín lên góc phải do văn thư cung cấp Văn thư sẽ lưu trữ tất cả thư tín
1 Ma trận phân cấp
Thư tín phát hành sẽ được ký theo phân cấp như sau:
Mục đích của ma trận phân cấp là một “bản ghi nhớ nhật ký” là bất kỳ một tài liệu nào mà
Trang 5được sử dụng phối hợp hàng ngày tại đó TRUNG NAM E&C sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý hợp đồng Thư là bất cứ tài liệu mà được sử dụng phối hợp hàng ngày mà tại đó TRUNG NAM E&C sẽ chịu trách nhiệm pháp lý hợp đồng
OC đi chủ đầu tư PM – giám đốc dự án
OE đi tư vấn, đại diện chủ đầu tư PM – giám đốc dự án
OS đi thầu phụ PM – giám đốc dự án
OA đi chính quyền/ cơ quan nhà
nước
PM – giám đốc dự án
OTN đi TRUNG NAM E&C PM – giám đốc dự án
OJ đi Liên danh PM – giám đốc dự án
OD đi thầu phụ TK PM – giám đốc dự án
MM Biên Bản nội bộ Mọi người tham gia
2 Giao nhiệm vụ thực hiện và phát hành
TRUNG NAM E&C Head of TRUNG NAM E&C
FILE
Project Management
EN
PC
Site Management
Viết tắt:
Trang 6C: Không lưu hành, bảo mật Ø: bản sao để biết (copy for information) AC: điều phối viên thực hiện (trưởng nhóm thực hiện) A: thực hiện (action)
Khoanh tròn tên: bản gốc dành cho nhân viên khoanh tên, bản sao để file lưu hành Mẫu sử dụng phiếu khi nhận mail bởi văn thư:
TRUNG NAM E&C – TRUNG CHINH – VNCN E&C
PM CO CM
Lưu ý: Văn thư ghi mã và ngày tháng, Giám đốc dự án ký phân phát và giao nhiệm
vụ thực hiện
3 File lưu hành nội bộ tại PMO (Văn phòng QLDA)
Mẫu Phiếu dưới đây được dung cho cả thư nội bộ và thư bên ngoài dùng để lưu hành
TRUNG NAM E&C – TRUNG CHINH – VNCN E&C CIRCULATION FILE (file lưu hành JV)
Ngày bắt đầu:………
Phân loại theo nguồn:…………
Trang 7Chữ ký Ngày PD
CO CM
Quay lại văn thư:………
Văn thư điền thông tin tập tin lưu hành và chuyển đến Giám đốc dự án, Giám đốc dự án sau khi xem sẽ ký chuyển đến người tiếp theo trong danh sách Những người còn lại trong danh sách sẽ làm tương tự, người cuối cùng chuyển lại cho thư ký, thư ký sẽ hủy bản sao của file lưu hành sau khi quản lý dự án đã đọc
6.4 SẮP XẾP
Văn thư sẽ lưu tất cả bản gốc của tài liệu đến và bản sao của thư đi, Nó sẽ được lưu trữ bằng các file trong các cặp file, được dán nhãn phù hợp để dễ nhận dạng và truy xuất
Các thư mục này sẽ được đánh mã màu, tài liệu đến được lư vào cặp file màu xanh, tài liệu
đi được lưu vào cặp file màu đen
Thư đến từ chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư, tư vấn, cơ quan nhà nước, thầu phụ, nhà cung cấp etc sẽ được lưu trong các file riêng
Thư đi sẽ được lưu theo mã người soạn được miêu tả trong phần trên Mỗi tác giả có một file lưu trữ riêng
Tất cả các cặp file cũng được dán nhãn số file và thời gian lưu thư đi và thư đến
Bản sao thư điện tử cũng được lưu trữ bằng các thư mục riêng trên drive và truy cập được hạn chế bởi thư ký Các thành viên khác của tổ chức có thể truy cập nếu được phép của Giám đốc dự án, Kiểm soát dự án (Project control manager) Quy trình lưu trữ bản sao điện
tử tương tự như đối với bản giấy Tên file được dùng tham chiếu số được thư ký cấp tuân theo cấu trúc đánh code như trên
6.5 LƯU TRỮ (ARCHIVING)
Tất cả tài liệu được đánh mã code theo Quy Văn thư
Trang 8trình này
Tất cả các bản vẽ được phát hành để thi
công và giám sát
Phòng kỹ thuật (EN) – bản gốc
Tất cả chỉ dẫn kỹ thuật (bao gồm cả vật liệu
được phê duyệt và thiết bị)
Phòng kỹ thuật (EN)
Tất cả bản vẽ hoàn công (bản gốc) Phòng kỹ thuật (EN)
Tất cả hợp đồng/tài liệu thầu phụ Phòng Hợp đồng (CO)
Tất cả biên bản thực hiện đảm bảo chất
lượng (bao gồm Kết quả thí nghiệm, NCR’s,
báo cáo kiểm tra etc
Phòng đảm bảo chất lượng (QA/QC)
Tất cả biên bản hiệu chỉnh thiết bị và giấy
chứng nhận
Phòng đảm bảo chất lượng (QA/QC)
Các tài liệu thương mại, thuế, nghĩa vụ Phòng Hợp đồng (CO)
Lưu ý: tất cả tài liệu được lưu trữ theo tiến độ và không được bỏ đi cho đến khi kết thúc dự án
Tài liệu chỉ có thể được lưu trữ tại một vị trí được xác định với một mã tác giả tương ứng tại quy trình này Bản gốc của tất cả thư đến được mã hóa và bản sao của tất cả các thư đi được
mã hóa được gửi tới văn thư Nếu cần thiết lưu trữ các tài liệu khác với danh sách trên thì người quản lý tương ứng đảm bảo rằng việc lưu trữ không trùng lắp với bộ phận khác
Sử dụng hộp kích thước tiêu chuẩn (340W, 320H, 800 L) có khả năng đụng được 10 ram A4
Mỗi vị trí tài liệu lưu trữ sẽ được duy trì việc đăng ký hộp và nội dung (cả bản cứng và DVD)
Một nhãn theo tiêu chuẩn sẽ được dán vào cạnh và mặt trước mỗi hộp
Vị trí lưu trữ: QA/EN/CO
Số hộp Tên/tiêu đề Nội dung (bao gồm
cả khoảng thời gian)
Ghi chú
Tất cả các tài liệu được lưu trữ tập trung tại phòng bảo đảm an ninh
Trang 96.6 TÀI LIỆU
Đăng ký thư đến theo mẫu: MP01-PF01
Đăng ký thư đi theo mẫu: MP01-PF02
MP01-PF01
INCOMING CORRESPONDENCE RESIGNER (Đăng ký thư đến)
Reference
Number/ Số tham
chiếu
Date/
ngày
Description/
nội dung
Sender/
người gửi
Receiver/
người nhận
Pages/ số trang
Remark/ ghi chú
MP01-PF02
OUTGOING CORRESPONDENCE RESIGNER (Đăng ký thư đến)
Reference
Number/ Số tham
chiếu
Date/
ngày
Description/
nội dung
Sender/
người gửi
Receiver/
người nhận
Pages/số trang
Remark/ ghi chú