4. Pmp-04-Quy Trình Kiểm Soát Cuộc Họp.docx

TITLE OF DOCUMENT Gói thầu XL03B – MT2 Kế hoạch quản lý chất lượng PMP 04 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CUỘC HỌP Nội dung PMP 04 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CUỘC HỌP 1 1 MỤC ĐÍCH 2 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2 2 1 QMS ISO 90[.]

Gói thầu XL03B – MT2 Kế hoạch quản lý chất lượng

PMP_04: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CUỘC HỌP

Nội dung

PMP_04: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CUỘC HỌP 1

1 MỤC ĐÍCH 2

2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

2.1 QMS ISO 9001: 2008 2

2.2 PMP –QAP 2

3 ĐỊNH NGHĨA 2

4 TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP 2

5 BIÊN BẢN CUỘC HỌP 2

6 LƯU HỒ SƠ 2

Gói thầu XL03B – MT2 Kế hoạch quản lý chất lượng

Mục đích của Quy trình quản lý dự án này là phải định rõ bố trí sắp xếp cho việc kiểm soát một cuộc họp do Nhà thầu tổ chức, dù đó là cuộc họp được tổ chức với các bên liên quan như Chủ Đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu phụ đối với gói thầu XL03B – dự án cầu Mỹ Thuận 2

2.1 QMS ISO 9001: 2008

Chương trình cuộc họp nào cũng cần chỉ rõ:

 Ngày và giờ

 Vị trí

 Người tham gia

 Chủ đề sẽ thảo luận

Tài liệu cần chuyển trước nếu muốn được kiểm tra trong cuộc họp

Biên bản cuộc họp sẽ được ghi lại và sẽ chuyển cho các bên tham gia 3 ngày sau cuộc họp

Người tổ chức họp sẽ điều khiển cuộc họp

Trước khi bắt đầu cuộc họp, chỉ định người viết biên bản cuộc họp

Yêu cầu mọi người tham gia cần đi họp đúng giờ Trong cuộc họp, mọi người cần tập trung thảo luận

về chủ đề cuộc họp Khi chủ đề yêu cầu thảo luận quá dài thì nên tổ chức cuộc họp riêng để giải quyết vấn đề

Cuộc họp phải chỉ rõ ra hành động cùng với người thực hiện và thời hạn xác định

Đối với các cuộc họp định kỳ, mỗi cuộc họp bắt đầu với:

 Chấp thuận biên bản cuộc họp kỳ trước, có thể có nhận xét hoặc không,

 Rà soát tiến độ từng hạng mục còn tồn tại từ cuộc họp lần trước

Xác định thời gian cho cuộc họp tới

Biên bản cuộc họp phải:

 Chính xác và cô đọng,

 Theo chương trình họp đã chuẩn bị,

 Nháp tài liệu tóm tắt và rõ ràng để có thể viết lại,

 Đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện được nhận biết rõ ràng,

 Đánh số hành động nối nhau giải quyết từng hạng mục để theo dõi kết quả

Biên bản cuộc họp bao gồm các đính kèm sau

 Trang bìa chỉ rõ người đã tham gia họp và người nhận bản sao,

 Phần chủ đề của biên bản với cột riêng để nhận biết số chủ đề và người thực hiện và thời hạn yêu cầu

 Bản nháp biên bản cuộc họp dùng để:

 Người tham gia cuộc họp có thể đọc vào cuối cuộc họp và kết luận,

 Bản sao có thể phát cho người họp tại cuối buổi họp

Kiểm soát hồ sơ viên sẽ giữ bản gốc trong suốt thời giant thi công công trình