CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA
2.2. TẠO LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO MÔI TRƯỜNG KINH DOANH
2.2.3. Thu thập và xử lý thông tin
Hệ thống thông tin là mạng lưới thu thập thông tin môi trường của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của hệ thống là tiến hành tìm kiếm các nguồn cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu về thông tin môi trường để thu thập các dữ liệu, tiến hành phân loại, xử lý và cung cấp cho các nhà quản trị có liên quan.
Để xây dựng hệ thống thông tin hữu hiệu, các nhà quản trị lần lƣợt thực hiện những công việc nhƣ sau:
- Xác định nhiệm vụ của hệ thống thông tin. Trong đó, xác định rõ nhiệm vụ tổng quát của bộ phận này trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng chuyên môn khác của doanh nghiệp, nhiệm vụ của từng nhóm và từng thành viên trong mạng lưới thu thập thông tin.
- Xác định những mục tiêu cần đạt đƣợc của hệ thống thông tin bao gồm các mục tiêu định lƣợng và định tính.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin. Cơ cấu này bao gồm các bộ phận trong mạng lưới thu thập thông tin ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như:
+ Mạng lưới thông tin nội bộ gồm: bộ phận chuyên trách và các cộng tác viên ở bộ phận khác của doanh nghiệp.
+ Mạng lưới thông tin cộng tác viên ở các tổ chức bên ngoài.
Trong đó, nhà quản trị hệ thống thông tin tiến hành lựa chọn các thành viên cụ thể để phân chia công việc, cung cấp các phương tiện hỗ trợ để họ có thể hoàn thành công việc, đồng thời, phổ biến các chính sách đãi ngộ rõ ràng để các thành viên trong cơ cấu tổ chức yên tâm làm việc.
- Hình thành các kế hoạch thu thập thông tin, bao gồm:
+ Kế hoạch thu thập thông tin thường xuyên: Đây là các chương trình thu thập thông tin về những diễn biến của các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài, tiến hành một cách liên tục nhằm giúp các nhà quản trị chấn chỉnh kịp thời những sai lệch trong quá trình hoạt động, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động dự báo hoặc phát hiện những tình huống bất thường của môi trường để có biện pháp đối phó hữu hiệu.
Việc thu thập thông tin thường xuyên thường do bộ phận chuyên trách trong hệ thống thực hiện thông qua việc nghiên cứu các nguồn thông tin thứ cấp. Ví dụ: Một số nhân viên chuyên trách đƣợc phân công đọc tất cả các tờ báo, các tạp chí phát hành ở trong và ngoài nước hàng ngày để tổng hợp những tin tức có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; hoặc một số người được phân công theo dõi các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các phát minh khoa học… trên các mạng Web …
+ Kế hoạch thu thập thông tin định kỳ: Kế hoạch này đƣợc tiến hành nhằm thu thập thông tin về các sự kiện có chọn lọc liên quan đến các chiến lược và các chương trình hành động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạch định các chương trình hành động ở giai đoạn sau hoặc điều chỉnh chiến lƣợc khi cần thiết. Những thông tin cần thu thập định kỳ như: kết quả bán hàng ở các khu vực thị trường (doanh số, lợi nhuận, thị phần), phản ứng của khách hàng đối với chính sách giá cả hoặc các chương trình quảng cáo, khuyến mãi, tỉ lệ hàng tồn kho, tỉ lệ dự trữ hàng hoá hoặc nguyên vật liệu,… Thông tin thu thập định kỳ thường do các bộ phận chuyên môn trong doanh nghiệp cung cấp và bộ phận chuyên trách của hệ thống thông tin có nhiệm vụ tổng hợp, xử lý, phân tích…
+ Kế hoạch thu thập thông tin đột xuất: Việc thu thập thông tin đột xuất đƣợc tiến hành khi hệ thống thông tin của doanh nghiệp phát hiện những sự kiện bất thường, có tác động mạnh đến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Sự kiện bất thường có thể là cơ hội hoặc nguy cơ đang hoặc sẽ diễn ra trong môi trường kinh doanh mà các nhà quản trị cần có thông tin để ra những quyết định phản ứng thích hợp. Ví dụ: Một đối thủ cạnh tranh bị vỡ nợ đang có kế hoạch bán lại một số đơn vị kinh doanh, đây là
một sự kiện có thể tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp như: cơ hội khai thác thị trường hiện tại của đối thủ cạnh tranh, cơ hội mua lại tài sản của đối thủ với giá rẻ…. Hoặc doanh số bán hàng của doanh nghiệp tại một khu vực thị trường sụt giảm bất thường vì một số lý do nhƣ: có đối thủ cạnh tranh mới, cơ quan y tế phát hiện một công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng gây nguy hại cho sức khoẻ người sử dụng,… đây là thông tin liên quan đến nguy cơ mà doanh nghiệp cần phải đối phó.
Bảng 2.1: Các hình thức thu thập thông tin Các hình thức thu thập thông tin
Không thường xuyên Định kỳ Liên tục
Lý do thu thập Bắt đầu khủng hoảng
Phục vụ các quyết định và chuyên đề
Phục vụ cho công tác quản trị
Phạm vi thu thập Sự kiện đặc biệt Sự kiện chọn lọc Rộng rãi Tính chất nghiên cứu Nghiên cứu đặc thù Cập nhật định
kỳ
Hệ thống thu thập và xử lý thông tin
Tính chất tác động Thụ động Chủ động Chủ động
Thời gian số liệu Quá khứ Chủ yếu là hiện
tại và quá khứ Dự báo Thời gian các quyết
định tác động
Hiện tại và tương lai
gần Tương lai gần Dài hạn
Tổ chức thực hiện Các cơ quan, nhân sự khác nhau
Các cơ quan, nhân sự khác nhau
Các cơ quan, bộ phận chuyên thu thập thông tin Sau khi đã chuẩn bị các kế hoạch thu thập thông tin, các thành viên trong hệ thống tiến hành thu thập thông tin từ các nguồn thích hợp. Tuỳ theo loại thông tin cần thu thập, công việc đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra ngân hàng dữ liệu để xem có loại thông tin nào phù hợp nhu cầu hay không. Nếu ngân hàng dữ liệu không cung cấp đủ thông tin cần thiết, các thành viên tiến hành tìm kiếm thông tin từ các nguồn khác ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhƣ: đọc, nghe, xem các nguồn thông tin thứ cấp hoặc quan sát, phỏng vấn, trò chuyện với các nguồn thông tin sơ cấp.
- Sau khi thu thập thông tin từ các nguồn cung cấp bên trong và bên ngoài, các thành viên của hệ thống tiến hành xử lý, phân tích và đánh giá các dữ liệu đã thu thập, sắp xếp thông tin theo danh mục phù hợp nhu cầu của các nhà quản trị liên quan.
- Tuỳ theo loại thông tin, hệ thống thông tin sẽ tiến hành phổ biến loại thông tin cần thiết cho các nhà quản trị có nhu cầu hoặc tích luỹ trong ngân hàng dữ liệu của
doanh nghiệp. Khi thực hiện công việc này, các thành viên trong hệ thống phải tuân thủ nguyên tắc bí mật thông tin của doanh nghiệp.
- Những thông tin có giá trị sử dụng lâu dài (dù đã đƣợc các nhà quản trị sử dụng) được lưu trữ để phục vụ nhu cầu ra quyết định ở giai đoạn sau.