CHƯƠNG 7. KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH CHIẾN LƯỢC
7.1. BẢN CHẤT CỦA VIỆC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ CHIẾN LƢỢC
7.1.1. Mục tiêu của công tác kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc
Trong phần quản trị doanh nghiệp ta đã nghiên cứu các chức năng trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp bao gồm: chức năng định hướng, chức năng tổ chức, chức năng phối hợp, chức năng điều khiển và chức năng kiểm tra. Kiểm tra đƣợc hiểu là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận bên trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đề ra vẫn đang đƣợc hoàn thành. Hoạt động quản trị sẽ không đƣợc nhƣ mong muốn nếu thiếu hoạt động kiểm tra. Trong quản trị kiểm tra được hiểu là việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận bên trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đề ra vẫn đang đƣợc hoàn thành.
Quản trị chiến lƣợc là một bộ phận của quản trị doanh nghiệp bao gồm các giai đoạn: (1) phân tích môi trường, (2) xác định chức năng nhiệm vụ mục tiêu, (3) phân tích và lựa chọn phương án, (4) thực hiện chiến lược, (5) đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh chiến lƣợc. Giai đoạn kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc là giai đoạn cuối cùng của quản trị chiến lược. Xét trên cả hai phương diện lý thuyết và thực tiễn thì việc phân định các giai đoạn của quản trị chiến lược chỉ mang tính chất tương đối, thực chất kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc phải thực hiện trong mọi giai đoạn của quản trị chiến lƣợc. Có hoạt động kiểm tra và đánh giá quá trình hình thành chiến lƣợc và cũng có hoạt động kiểm tra trong phần thực hiện. Hoạt động kiểm tra không tách rời mà gắn liền với chức năng quản trị khác. Chính sự gắn kết này làm cho chức năng kiểm tra đƣợc tiến hành một cách liên tục.
Quản trị chiến lƣợc kinh doanh là chức năng độc lập của quản trị doanh nghiệp.
Vì chiến lược kinh doanh luôn phải đối đầu với môi trường rất năng động, thay đổi nhanh chóng và khắc nghiệt, nên kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc kinh doanh luôn đƣợc coi là có tầm quan trọng rất lớn. Từ trước cho đến nay đã tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về mô hình quản trị chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp. Điểm chung nhất là mọi mô hình quản trị chiến lƣợc đều khẳng định công tác kiểm tra và đánh giá là một hoạt động không thể thiếu đƣợc. Tuy nhiên, trong nhiều mô hình các tác giả coi kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc kinh doanh là giai đoạn cuối cùng của quản trị chiến lược. Xét trên cả hai phương diện lý thuyết và thực tiễn thì việc phân định các giai đoạn quản trị chiến lược kinh doanh chỉ mang tính chất tương đối, thực chất kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc kinh doanh phải đƣợc thực hiện trong mọi giai đoạn quản trị chiến lƣợc; có hoạt động kiểm tra và đánh giá quá trình hình thành chiến
lƣợc và cũng có hoạt động kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện chiến lƣợc.
Kiểm tra tƣ cách một chức năng của hoạt động quản trị hoàn toàn không tách rời mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác. Chính sự gắn liền chức năng kiểm tra với các chức năng quản trị khác đã làm cho hoạt động kiểm tra tiến hành một cách liên tục. Suy cho cùng thì mục tiêu của hoạt động kiểm tra trong quản trị chiến lƣợc kinh doanh là đánh giá xem chiến lƣợc kinh doanh có đảm bảo tính đúng đắn hay không? (phương án chiến lược kinh doanh có phù hợp với hoàn cảnh môi trường hay không?) và việc triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh có diễn ra đúng nhƣ nó cần phải diễn ra hay không? Đồng thời không phải chỉ đánh giá mà điều quan trọng là đƣa ra đƣợc các giải pháp điều chỉnh khi thấy cần thiết.
Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh chiến lƣợc có mục đích chung là: Xác định các sai lệch về mục tiêu, biện pháp, về cách thức và kết quả triển khai các nội dung chiến lƣợc của doanh nghiệp so với dự kiến ban đầu để xác lập tình trạng hiện tại, xác định các nguyên nhân và dự kiến các biện pháp để điều chỉnh chiến lƣợc.
- Kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc nhằm xác lập:
+ Sự sai lệch về mục tiêu, cách thức, giải pháp...
+ Chiều hướng và mức độ của các sai lệch;
+ Xác định các tác nhân sai lệch;
+ Dự kiến các biện pháp để điều chỉnh hoạt động hoặc điều chỉnh chiến lƣợc.
- Kiểm tra đánh giá là khâu cuối cùng của quá trình thực hiện chiến lƣợc. Vị trí của công tác kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc nằm chủ yếu ở chức năng hoạch định và định hướng của các giai đoạn, các khâu của quản trị chiến lược.
7.1.2. Các yêu cầu đối với công tác kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc
Để thực hiện mục tiêu của mình, công tác kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc cần quán triệt các yêu cầu cơ bản sau đây:
7.1.2.1. Kiểm tra, đánh giá chiến lược phải phù hợp với đối tượng kiểm tra và phù hợp với mọi giai đoạn quản trị chiến lược kinh doanh
Hoạt động kiểm tra chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó đƣợc tiến hành phù hợp với đối tƣợng kiểm tra. Sự phù hợp phải thể hiện ở việc xác định nội dung, tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá trên cơ sở đòi hỏi của đối tượng đánh giá. Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau, hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, sẽ chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Cũng chính vì lẽ đó nội dung và phương pháp xây dựng chiến lược ở các doanh nghiệp cũng không giống nhau.
Doanh nghiệp có quy mô lớn, chịu ảnh hưởng lớn của rất nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh cả trong nước và ngoài nước sẽ phải thực hiện việc đánh giá và phán đoán môi trường phức tạp hơn nhiều so với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ yếu trong phạm vi một thị trường hẹp nào đó. Điều
đó cũng dẫn đến hoạt động kiểm tra, đánh giá ở các doanh nghiệp có quy mô khác nhau, ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau là không giống nhau.
Nếu xét ở phạm vi từng doanh nghiệp thì toàn bộ hoạt động quản trị chiến lƣợc kinh doanh bao hàm các công việc hết sức khác nhau: hình thành chiến lƣợc kinh doanh, tổ chức thực hiện chiến lƣợc đã xác định và do đó kiểm tra hoạt động chiến lược là kiểm tra các đối tượng khác nhau với nội dung, tiêu chuẩn và phương pháp thích hợp.
Trong giai đoạn hình thành chiến lƣợc kinh doanh phải trên cơ sở dự đoán môi trường kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp (xu thế phát triển, cơ hội, nguy cơ, thuận lợi và khó khăn,…) để soát xét lại các mục tiêu; trên cơ sở đó mà hình thành các mục tiêu chiến lược, các phương án chiến lược tối ưu. Trong giai đoạn này, đối tượng kiểm tra và đánh giá là môi trường kinh doanh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp với các nhân tố có giá trị định hướng vận động trong khoảng thời gian dài, các mục tiêu chiến lược thích ứng với những nhân tố ấy thường là các mục tiêu dài hạn. Thích ứng với đối tƣợng kiểm tra và đánh giá mang đặc tính nhƣ vậy phải sử dụng hình thức kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc kinh doanh. Kiểm tra và đánh giá chiến lƣợc nhằm đánh giá các mục tiêu cũng nhƣ các giải pháp chiến lƣợc có đảm bảo tính đúng đắn hay không? Khi chiến lƣợc kinh doanh xây dựng trong khoảng thời gian dài dựa trên cơ sở dự đoán môi trường đầy biến động (đặc biệt là với môi trường bên ngoài) thì trong nhiều trường hợp sự biến động của môi trường nằm ngoài dự đoán làm cơ sở của chiến lƣợc kinh doanh, cho nên phải kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc để có đƣợc những điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lƣợc kinh doanh luôn thích ứng với môi trường kinh doanh.
Trong giai đoạn tổ chức thực hiện phải xây dựng các kế hoạch triển khai chiến lƣợc kinh doanh cũng nhƣ hình thành các chính sách, giải pháp tổ chức thực hiện chiến lược đã xác định. Trước hết, doanh nghiệp phải xây dựng các chương trình sản xuất, các kế hoạch hoặc dự án với khoảng thời gian ngắn hạn hơn .
Thông qua hoạt động kiểm tra doanh nghiệp đánh giá vị trí xem mình đang đứng ở đâu? đang hướng tới đâu theo các chương trình hiện tại? các mục tiêu của doanh nghiệp cần phải nhƣ thế nào? để đạt các mục tiêu đó doanh nghiệp có cần điều chỉnh các giải pháp hay không và nếu cần thì điều chỉnh nhƣ thế nào? hình thức kiểm tra và đánh giá các chương trình sản xuất cũng như các kế hoạch ngắn hạn hơn được đặt ra. Trên cơ sở các chương trình sản xuất, các dự án, kế hoạch ngắn hạn hơn đã được đánh giá và thừa nhận tính phù hợp, doanh nghiệp xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tác nghiệp như các kế hoạch quý, tháng… Đương nhiên kiểm tra, đánh giá cũng phải đƣợc đặt ra phù hợp với việc kiểm tra các hoạt động cụ thể. Hình thức kiểm tra này đƣợc gọi là kiểm tra tác nghiệp. Các kế hoạch triển khai chiến lƣợc kinh doanh
càng ngắn hạn bao nhiêu thì càng ít chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài, song lại càng phụ thuộc nhiều vào các nhân tố bên trong doanh nghiệp bấy nhiêu. Cho nên nếu không có sự biến động chiến lƣợc kinh doanh thì kiểm tra, đánh giá các kế hoạch này càng phải chú trọng tìm giải pháp thực hiện mục tiêu đã xác định.
Để đánh giá chính xác phải dựa trên quan điểm đánh giá đối tƣợng ở trạng thái động, xác định xu thế phát triển của đối tƣợng đánh giá có tính đến những biến động có thể của môi trường kinh doanh. Điều này là đặc biệt quan trọng đối với đánh giá chiến lược kinh doanh vì đánh giá chiến lược kinh doanh thường gắn với khoảng thời gian dài. Các số liệu phản ánh thời điểm không thể có giá trị đại diện đƣợc cho cả quá trình phát triển của đối tƣợng.
7.1.2.2. Hoạt động kiểm tra và đánh giá phải đảm bảo tính linh hoạt
Trong điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động, tính linh hoạt là điều kiện đảm bảo kết quả và hiệu quả của công tác kiểm tra. Để đảm bảo tính linh hoạt doanh nghiệp phải biết kết hợp ngay trong kế hoạch kiểm tra của mình hình thức kiểm tra định kỳ và kiểm tra bất thường; đồng thời, điều này phải được triển khai trong thực tiễn.
Kiểm tra định kỳ được xác định trước về thời điểm tiến hành kiểm tra trong đó quy định rõ khoảng cách thời gian kiểm tra cho từng loại đối tƣợng với nội dung kiểm tra, phương pháp và các công cụ cụ thể xác định. Đây là việc làm không khó trong hoạch định cũng nhƣ trong tổ chức thực hiện.
Kiểm tra bất thường được đặt ra khi xuất hiện những thay đổi liên quan đến đối tƣợng kiểm tra dẫn đến nếu doanh nghiệp không thay đổi kịp thời thì những mục tiêu đặt trước có nguy cơ không thực hiện được. Đặc biệt trong kiểm tra chiến lược kinh doanh nếu các điều kiện môi trường bên ngoài và bên trong đã thay đổi thì việc đặt ra kiểm tra bất thường là rất cần thiết. Chỉ có thông qua kiểm tra bất thường doanh nghiệp mới xem xét lại những xu thế mới và những bối cảnh mới xuất hiện là gì? Vị trí mới của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng như thế nào đến triển vọng phát triển của doanh nghiệp? Có cần điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh không và nếu cần thì điều chỉnh nhƣ thế nào về mục tiêu và các giải pháp?
Trong kế hoạch kiểm tra, hình thức kiểm tra bất thường không xác định được cụ thể về số lần, đối tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm tra cụ thể mà chỉ xác định các tiêu chuẩn “giới hạn” cho từng đối tƣợng. Nếu trong tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn đã vƣợt qua các “giới hạn” xác định sẽ phải tiến hành kiểm tra với đối tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm tra cụ thể phù hợp.
7.1.2.3. Kiểm tra, đánh giá chiến lược phải đảm bảo tính lường trước
Đảm bảo tính lường trước của kiểm tra chính là việc hướng các đánh giá kiểm tra vào tương lai. Điều quan trọng mà các nhà quản trị doanh nghiệp mong muốn là có
đƣợc hệ thống kiểm tra có thể cho biết sẽ có những vấn đề mới nảy sinh nếu ngay từ lúc kiểm tra họ không tiến hành những điều chỉnh cần thiết. Để đảm bảo tính lường trước của kiểm tra phải biết sử dụng những phương pháp thu thập, xử lý và sử dụng số liệu hiện đại. Nếu chỉ dựa vào phương pháp đánh giá truyền thống trên cơ sở các số liệu thống kê hạch toán dễ dẫn đến các đánh giá theo xu hướng phát triển tĩnh, không thích hợp với sự biến động nhanh của môi trường kinh doanh hiện nay. Để đảm bảo hệ thống kiểm tra lường trước hoạt động kinh doanh cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Thực hiện phân tích toàn bộ và kỹ càng về hệ thống hình thành chiến lƣợc kinh doanh, hệ thống xây dựng kế hoạch cũng nhƣ hệ thống kiểm tra.
- Đƣa ra một mô hình của hệ thống.
- Quan sát đều đặn mô hình.
- Thường xuyên thu thập dữ liệu liên quan đến mô hình.
- Đánh giá sự khác biệt giữa các số liệu mới thu thập và các dữ liệu kế hoạch, đánh giá sự ảnh hưởng của những thay đổi đó tới mục tiêu.
- Giải pháp tác động đến các bộ phận có liên quan.
7.1.2.4. Kiểm tra, đánh giá chiến lược phải tập trung vào những điểm thiết yếu Kiểm tra tập trung vào những điểm thiết yếu có nghĩa là không tiến hành kiểm tra nhƣ nhau đối với mọi đối tƣợng cũng nhƣ đối với mọi nhân tố tác động đến đối tƣợng. Kiểm tra tập trung vào những điểm thiết yếu cũng có nghĩa là biết tập trung hoạt động kiểm tra vào những vấn đề quan trọng nhất, có ý nghĩa nhất đối với chiến lƣợc kinh doanh cũng nhƣ các kế hoạch triển khai thực hiện chiến lƣợc kinh doanh.
Trong quá trình vận động, các yếu tố khác nhau của cả môi trường bên ngoài và môi trường bên trong đều biến đổi không ngừng, đặc biệt là sự thay đổi của các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài. Sự biến động của các yếu tố đó hoàn toàn không giống nhau về cả xu thế, tốc độ cho nên công tác dự đoán không phải lúc nào cũng đem lại kết quả đúng nhƣ sự vận động của các nhân tố đó. Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá chiến lược kinh doanh hoặc các kế hoạch triển khai chiến lược, người làm công tác kiểm tra, đánh giá chiến lược phải biết hướng sự tập trung vào những nhân tố có tác động mạnh mẽ đến chiến lƣợc kinh doanh (kế hoạch triển khai chiến lƣợc) cũng nhƣ những nhân tố có sự biến động chệch khỏi xu thế đã dự đoán đáng kể. Người làm công tác kiểm tra có thể sử dụng phương pháp loại trừ để xác định cần tập trung vào những nhân tố, những mục tiêu hoặc chỉ tiêu nào có khác biệt lớn.
Tuy nhiên, việc xác định những điểm yếu cần tập trung không phải lúc nào cũng đơn giản. Có những nhân tố tuy sự thay đổi không nhiều so với dự đoán chiến lƣợc kinh doanh nhƣng vì những nhân tố này có tác động lớn đến các mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh hoặc chiến thuật nên lại không đƣợc phép bỏ qua khi tiến hành kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc kinh doanh và phát triển doanh nghiệp .
Thực hiện tập trung vào những điểm yếu khi kiểm tra, đánh giá chiến lƣợc kinh doanh là hoàn toàn cần thiết bởi làm đƣợc điều đó không chỉ giảm nhẹ khối lƣợng công việc kiểm tra, đánh giá mà còn tập trung vào những nỗ lực vào giải quyết những vấn đề cần thiết nên đem lại hiệu quả và kết quả cao đối với công việc.