LẬP SỔ NHẬT KÝ
1. LẬP SÓ NIIẬT KÝ THU TIÈN
Sổ Nhật ký thu tiền là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp (Phát sinh bên Nợ tài khoản tiền). Sô nầy được mờ riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng noi thu tiền (Ngân hàng A, ngân hàng B ...)
Kết cấu của sổ Nhật ký thu tiền tương tự như sổ Nhật ký chung Cột B, C: Ghi ngày và số hiệu của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ.
Cột 1 : Ghi số tiền thu được vào bên nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên so nay như: Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng . .
Cột 2, 3,4 . . . : Ghi số tiền phát sinh bên có của các tài khoản đối ửn£.
Cột E: Ghi số hiệu của tài khoản đối ứng bên Có khác, ngoài những tài khoản đã được liệt kê.
Dữ liệu dùng để lập sổ được lấy từ Sheet CT.
Chú v: Khi lập phải quan tâm đến trường họp dữ liệu biến động trong Sheet CT.
158 Chương VI: Lập Sô Nhát Ký
N H Á T K Ý T H U T I Ề N
Tài khoản: 111
Ten tài khoán Tiển Một Từ ngày 01/01/2011 dcn ngày 31/01/2011
Chứng từ Dicn giai Ghi NựTK
111 Ghi Có các tài klioãn
Ngày Số 511 131
Tài khoan khác SHTK Số tien
B c D 1 2 3 n 4
01/01/201] PTH/01 Thu hoàn irng N V Tư 100,000 - 141 100.000
05/01/2011 PF11/02 Doanli thu hàng GI 80,000,000 80,000,000 - - -
05/01/2011 GI03/335 Thuế GTGT dâu ra 8,000.000 - - 333 8.000,000
11/01/2011 PTH/03 Doanh thu SP A 14,000.000 14,000.000 - - -
11/01/2011 GI03/336 Thuế GTGT dầu ra 1,400,000 - - 333 1.400,000
16/01/2011 PTH/04 KM 112 thanh toán 15,000,000 15,000,000 - -
17/01/2011 PIT1/05 Doanh thu bán lùtng G1 20,000,000 20,000,000 - - -
17/01/2011 G103/341 'lliue GTGT dầu ra 2,000.000 - 333 2.000,000
19/01/2011 Pm/06 Rút Iicn nhập quỹ 20.000.000 - - 112 20,000,000
19/01/201 1 ITH/07 Rút tien nhàp quỳ 8,110,000 - 112 8.110,000
20/01/201 1 prn/08 Doanh thu bán liàng G3 4,000.000 4.000.000 -
20/01/2011 GI03/342 Time CÌTGT dầu ra 400,000 - - 333 400,000
21/01/201 1 pn-ỉ/09 Nhượng bán máy vi tính 4.000.000 - 711 4,000,000
27 CỘNG 195.380.000 118.000,000 23,000,000 54,380.000
Mau sổ nhật ký thu tiền có thể được xây dựng như sau:
Chương VI: Lập Sô Nhật Ký 159
1.2. So’ đồ lâp
Dưới đây là sơ đồ vị trí tương đối của các ô cần nhập liệu hoặc thiết lập công thức lúc ban đầu. Các ô thuộc dòng chi tiết sẽ được sao chép xuống các dòng bên dưới sau này. Các ô còn lại chỉ có duy nhât một ô (không phải sao chép). Các ô được tô màu là các ô cần lập công thức. Ô in dậm Vcà có gạch dưới răng cưa dùng để nhập giá trị.
A 1 B 1 c 1 D 1 E F G II I 1 J 1
*)
N I I À T k ý t h u t i ê n
3 ' l a i k h o a n :
T ê n T K T ù n g à y d e n n g à y
S H T K
4 T E N S H T K
5 N G A Y 1
(ì N C .A Y 2
7
8 C h ứ n g lìr
D ie n g iã i G h i N ợ T K 111
Cìhi C ó c á c tà i k h o ă n 9
N g à y ^ SỐ T K C 1 T K C 2
T à i k h o a n k h á c
10 A N K I T S 1 1 T K S ố tiề n
11 V IT R I T K C N G A Y socr DIÍL N G 1A 1 S T N s-rci S 'F C 2 T K K S T K
14 C B C Ộ N C . I V V I
1.3. Cách lâp
s Tạo Shect mới dặt tên NKTT
s Thiết lập sơ dồ trên Sheet trống mới vừa tạo
s Nhập số hiệu tài khoản tiền vào ô SHTK. Chẳng hạn tài khoản 111
Ví du: Giá trị nhập liệu vào ô G3
‘ 111
Kết quả: 111
s Thiết lập công thức lấy ten tài khoản: ô TENSHTK
Số 2 trong công thức ám chỉ lấy thông tin ờ cột TENTK1 trong bảng Hệ thống tài khoản cấp 1
=Vlookup(ô SHTK, Indircct(H TTK l! ô D C JIT T K 1 ), 2, 0) Ví du: Công thức trone ô G4
=VLOOKƯP(G3,INDIRECT(HTTK 1 !D2),2,0) Kốt quả: Tiền mặt
160 Chương VI: Lập Sô Nhật Kỷ
V Thiết lập công thức lấy ngày xác định khoảng thời gian báo cáo:
o ô NGAY1:
=NGAYD . . .
Ví du: Công thức trong ô G5
=NGAYD Kết quả: 01/01/11
o ô NGAY2:
= NGAYC
Ví du: Công thức trong ô G6
=NGAYC Kết quả: 31/01/11
'C Thiết lập công thức cho ô NKTT tạo ra giá trị mới phục vụ cho việc lập công thức sau này
=” N” &Ô SHTK
Ví du: Công thức trong ô B 10
=”N”&G3 Kết QUầ: NI 11
V Thiết lập công thức cho ô A: Xác định vị trí dòng của mẩu tin đầu NGAYD trong Sheet CT trừ đi 1 '
=CT_DAU-1
Ví du: Công thức trong ô A10
=CT_DAU-1 Kết quả: 9
V Nhập số hiệu tài khoản vào các ô TKC1, TKC2. Chẳng hạn tài khoan 511,131
Ví du: Giá trị nhập liệu vào ồ G9 '511
Kct quả: 511
Ví du: Giá trị nhập liệu vào ô H9
‘131
Kết quà: 131
Chương VI: Lập s ổ Nhật Ký 161
■S Thiết lâp các công thức cho dòng chi tiết đầu tiên:
o ô VITRI: Xác .định vị trí dòng cùa mẩu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trong Sheet CT. số 9 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột NK trong Sheet CT
=M atch(o NKTT. Indirect(“CT!” & Address(ô A +1,9) & &
Address(CT_CUOI, 9)), 0) + ô A
Ví du: Công thức trong ô Al 1
=MATCH($B$ 10,INDIRECT(“CT !”& ADDRESS(A 10+1,9)&”:
ADDRESS(CT_CUOI,9)),0)+A 10 Kết quả: 12
V Thiết lập công thức cho ô TKC: Lấy số hiệu tài khoản bên Có
•tương ứng trong Sheet CT. số 5 trong công thức ám chỉ thử tụ cùa cột TKC trong Sheet CT
=Left(Index(CT, ô VITRI, 5), 3)
Ví du: Công thức trong ô B 11
=LEFT(INDEX(CT,A11,5),3) Kết quà: 141
o ô NGAY: Lấy ngày tương ứng trong Sheet CT. số 1 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột NGAY trong Sheet CT
=Index(CT, ô V1TRI, 1)
Ví du: Công thức trong ô c 11
=INDEX(CT, A 11,1) Kết quà: 01/01/11
o ô SOCT: Lây sô chứng từ tương ứng trong Sheet CT.
Số 2 trong công thức ám chi thứ tụ- cùa cột SOCT trong Sheet CT
=Index(CT, ô VITRI, 2)
Vf du: Công thức trong ô Dl 1
=INDEX(CT,A1 1,2) Két ciuà: PTH/01
. 162 Chương Vỉ: Lập s ổ Nhật Ký
o ô DIENGIAI: Lấy diễn giải tương ứng trong Sheet CT.
Số 3 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột DBENGIAI ' trong Sheet CT
=Index(CT, ô VITRlj 3)
Ví du: Công thức trong ô El 1
=INDEX(CT,A11,3)
Kết quả: Thu hoàn ứng NV Tư
o ô STN: Lấy số tiền tương ứng trong Sheet CT đưa vào cột sô tiên ghi Nợ. số 7 trong công thức ám chỉ thứ tự cùa cột ST trong Sheet CT
=Index(CT, ô VITRI, 7)
Ví du: Công thức trong ô Fl 1
=INDEX(CT,A11,7) Kết quà: 100,000
o ô STC1: Lập công thức xét số tiền có đưa vào cột số tiên ghi Có 1 hay không
=If(ô TKC=Ô TKC1. ô STN, 0)
Vf du: Công thức trong ô Gl 1
=IF(B11=$G$9,F11,0) Kết quả: 0
o ô STC2. Lập công thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền ghi Có 2 hay không
=If(ô TKC=Ô TK C2, ô STN, 0)
Ví du: Công thức trong ô H 11
=IF(B 11 =$H$9.F 11,0) Kết quá: 0
o ô TKK: Lập công thức xét số hiệu tài khoản Có có đưa vào cột số hiệu khác hay không
=If(Sum(ô STC1 : ô STC2)=0, ô TKC, “”) Ví du: Công thức trong ô II 1
=IF(SUM(G 1 LH 11 )=0,B 11 Kết quả: 141
Chương VI: Lập Sô Nhật Ký 163
o ô STK: Lập công thức xét sổ tiền có đưa vào cột số tiền khác hay không
=If(Sum(ô STC1 : ô STC2)=0, ô STN, 0) Ví du: Công thức trong ô J 11
=IF(SUM(G11:H11)=0,F11,0) Kết quả: 100,000
s Sao chép các công thức vừa lập xuống một vài đòng đê kiêm tra kết quả
Ví du: Chép công thức của dòng 11 cho các dòng 12, 13
s Thiết lập công thức cho ô CB (cảnh báo): Xác định vị trí dòng phải dặt dòng “Cộng”
o Công thức:
=Countỉf(ĩndirect(CT! ô DC NK2). ỏ NKTT) +Rovv(ô VITRI) Ví du: Công thức trong ô D I4
=COUNTIF(INDIRECT(CT!$I$5),$B$ 10)+ROW($ A$ 11) Kết quà: 27
o Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp vói màu nền) để dừng thấy con số hiên thị lúc bình thường.
o Chọn lệnh Format\Conditional Formatting để định dạng chữ màu đỏ vói điêu kiện:
Cell Value Is not equal to =Row()
(con số trong ô sẽ hiển thị màu đỏ khi dòng “Cộng” không được đặt đúng vị trí dòng)
s Thiết lập các công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụne hàm SUM Vcà địa chỉ hỗn hợp cho địa chỉ ô đầu khối.
=Suin( ô đầu : ô cuối)
$dòng
Ví du: CÔI1£ thức trong ô F14
=SUM(F$11:F13) Kết quà: 88,100,000
Ví du: Công thức trong ỏ J14
=SUM(J$11:J13) Kết quả: 8,100,000
164 Chương VI: Lập s ỗ Nhật Ký
s Trang trí báo biểu:
o Nhập tiểu đề thực sự cho báo biểu và các cột.
o Giấu eác cột, dòng chứa các cồng thức trung gian o Định dậng dữ liệu số và kẻ khung.
1.4. Thao tác khỉ con số trong ô CB hiến thi màu đỏ
1.4.1. Nếu con số ừong ô CB lớn hom vị trí dòng của dòng “Cộng”:
o Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ÔCB.
o Sao chép dòng chi tiết bất kỳ cho các dòng bên dưới đến ngay sát trên dòng “Cộng” vừa sao chép.
1.4.2. Nếu con số trong ô CB nhỏ hon vị trí dòng của dòng “Cộng”:
o Xóa tất cả dòng bao gồm dòng có vị trí theo con số trong ô CB đến dòng ngay sát trên dòng “Cộng”.
(Nếu thao tác đúng, con số trong ô CB sẽ biến mất) 1.5. Thay đồi tài khoán, thòi gian khác
s Nhập sô hiệu tài khoản cần xem sô vào ô SITTK hoặc thay dôi thời gian khai thác sổ trong Sheet KT.
s Thao tác theo hướng dẫn ở trên khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ.