2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH TỎ CHỨC DỮ LIỆU
2.1. Phân tích yêu cầu dữ liêu và xây dưng biếu đồ EER
Bước .1.1 : Xác định các tâp thưc thể và các thuộc tính.
Bước 1.2: Xác định các mối liên kết và các thuộc tính.
Bước 1.1:
- Nếu có thông tin mô tả về một đối tượng thì đối tượng này được xem là một thực thể.
Ví du: Vì có thông tin mô tả về SỌH1EU, TEN thì TAIKHOAN nên được xem là một thực thể tài khoản có số hiệu tài khoản, tên tài khoản, và hình thành tập thực thể TAIKHOAN(SOHIEli, TEN).
- Nếu có nhiều hơn một giá trị của thuộc tính mô tả (không là thuộc tính khóa) tương ứng với giá trị của danh hiệu (khóa) thì thuộc tính mô tả này thì được xem là một thực thể vì là một thuộc tính.
Ví du: Nếu CửaHàng có thể được đặt ờ nhiều thành phố, thì thành phố nên xem là một thực thể, ngay cả khi thành phố chỉ có một thuộc tính khóa là MASCLTP.
- Nếu một thực thể mô tả (không là khóa) trong một thực thổ có một mối liên kết nhiều-một với một thực thể khác, thì thuộc tính mô tả nên dược xem là một thực thể, ngay cả khi nó không có thuộc tính mô tả riêng.
Ví du: Nếu hai thực thể đã được định nghĩa là:
QuầyHàngt MASO, TênQuầyHàng, TrưởngQuầy, TênCửahàng).
ThànhPhố
Ta có mối liên kết nhiều-một giữa ThànhPhố và CừaHàng, do đó ThànhPhố nên được xem là một tập thực thể.
ThànhPhố(MASO_TP,Tên)
- Gắn các thuộc tính cho các thực thể mà chúng mô tả trực tiếp nhất.
Ví du: Thuộc tính là TrụSỠ nên là thuộc tính của thực thể PhòngBanO hơn là thuộc tính của thực thể NhânViênO
- Tránh các danh hiệu (khóa) phức hợp- composite identifier- nếu có thể được:
Bưó'c 1.2:
Xác định các mối liên kết và các thuộc tính cùa nó:
Nên loại bỏ các mối liên kết dư thừa (redundant relation): hai hoặc nhiều mối liên kết dược dùng để biểu diễn cùng một quan niệm. Một trường
Chtcơng II: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 53
hợp quan trọng cùa mối liên kết dư thừa là tính phụ thuộc bắc cầu hay phụ thuộc chuyển tiếp (transitive dependency).
Ví du:
ThamGiaO là một mối liên kết nhiều-một từ SINHVIEN vào CLB(Nhiều sinh viên tham gia vào một câu lạc bộ).
Thuộcvềo là mối liên kết nhiều-một từ CLB vào Trường (nhiều câu lạc bộ đặt trong một trường).
TheoHọcO là mối liên kết nhiều - một từ SINHVIEN vào Trường Thì TheoHọc là dư thừa và nên bị loại bỏ - Biểu đồ EER của nó như sau:
ThuộcVồ
Ta có thể xác định TheoHọc thông qua việc xét ThamGia và Thuộcvề.
- Các mối liên kết ba ngôi phải được định nghĩa một cách cẩn thận.
Ta định nghĩa một mối liên kết ba ngôi ệiữa ba tập thực thể chì khi nào sự liên kết không thể được biểu diễn bởi nhiều mối liên kết hai ngôi giữa chúng.
Ví du: Nếu mồi sinh viên có thể tham gia vào nhiều đề án và nếu mỗi giáo viên có thể hướng dẫn nhiều sinh viên thuộc một đề án bất kỳ, thì ta sir dụng hai môi liên kết hai ngôi thay vì một môi liên kêt ba ngôi.
GiáoViên HướngDàn
Smhvien I I ĐềẢn
--- 1 ThamGia
Tuy nhiên, nếu mỗi sinh viên có thể tham gia nhiều đề án và làm việc dưới sự hướng dẫn của nhiều giáo viên. Đối với mọi đề án, sinh viên chì làm việc dưới sự hướng dẫn của một giáo viên duy nhất thì mối liên kết ba ngôi phải được định nghĩa:
54 Chương //: Tồ Chức Dữ Liệu Trong Điểu Kiện ứng Dụng Máy Tính
Biết sinh viên nào tham gia đề án nào, ta xác định được giáo viên hướng dẫn
2.2. Biến đồi EER thành quan hê Các quy tắc biến đổi:
Khi biến đổi EER thành các quan hệ, ta có hai loại quan hệ:
Quan hệ thực thể: là tập thực thể được biến đổi thành quan hệ.
Quan hệ liên kết: chính là mối liên kết được biến đổi thành quan hệ.
* Mỏt tâp thưc thể - môt mối liên kết môt ngôi:
Có ba trường hợp: 1:1, 1 :n, n:m
1:1 Một kỳ kế toán chỉ có một kỳ kế toán khác là kỳ sau tiếp nó KỳKeToán
L < v J
Biến đổi thành quan hệ: KyKcToán(MSKy, TenKv,...,MSKỳSau).
Sự phụ thuộc hàm:
Nếu biết MSKy ta biết được MSKỳSau và ngược lại 1 :n
- Mọi người tập sự hướng dẫn một trons những người tập sự khác NgườiTậpSự
- Một người tập sự có thể được hướng dẫn bỏi nhiều người tập sự khác.
Biến đỏi thanh quan hệ:
NgưòiTậpSự (MS, Tên... MSngườidượchướngdẫn).
Sụ’ phụ thuộc hàm:
\
Chương //: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 55
Nếu biết MS ta biết được người mang MS hướng dẫn ai, nhưng ngược lại, nếu biết Msngườiđượchướngdẫn ta không biết hết' những người hướng dẫn cho người tập sự này.
n:m
TàiKhoản
- Mọi tài khoản có thể đòi hỏi một sự liên quan đặc biệt với nhiều tài khoản khác
Biến đổi thành quan hệ: TàiKhoảníSHTK, TênTK,...)
LiênQuanĐặcB iẽưSHTK.SHTKLO ) Sự phụ thuộc hàm: không có sự phụ thuộc hàm nào.
* Hai tâp thưc thề mỏt mối liên kết hai ngôi:
Có ba trường hợp: 1:1, 1 :n, n:m
L i
Một tài sản cố định có một tài khoản chi tiết để theo dõi
TàiSảnCốĐịnh o TàiKhoảnChiTiết
Một tài khoản chi tiết được mỏ cho một tài sản cố định Biến đổi thành quan hệ: TàiKhoảnChiTiết(McãTK,...,MãTS)
TàiSànCốĐịnh(MãTS,...)
MãTS xuất hiện trong quan hệ TàiKhoảnChiTiết như ỉcà khóa ngoại lai Ln
Mỗi chứng tù chỉ thuộc một loại chứng từ, một loại chứng tử cổ nhiều chửng từ phát sinh thuộc loại đó trong kỷ.
ChírngT ừ o [ LoạiChứngTừ j
Biến đồi thtành quan hệ ChímgTừ(MãGỪ,...,MtãLoạiCTỪ) LoạiChímgTír(MãLoạiCTù, ..)
Khúa ngoại lai cựa “phớa một” phỏi xuất liiộn trong quan hệ cu;ô
phía nhiều
56 Chương II: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ửng Dụng Máy Tính
n.n
Một tiết khoản có thể xuất hiện ờ nhiều kỳ, trong một kỳ có thể có nhiều tiếrkhoản
♦
Biến đổi thành quan hệ: KvKeToántMSKỲ. T ênK ỳ,...).
TàiKhoànChiTiểưMãTK....)
SốDưĐầuKvtMSKv. MãTK. sốdư,...) Mối liên kết nhiều-nhiều giữa hai tập thực thể KỳKeToán và TàiKhoảnChiTiết được biến đổi thành một quan hệ (quan hệ liên kết)
* Ba tập thưc thể môt mối liên kết ba ngôi:
Có bốn trường hợp: 1:1:1, 1:1 :n, l:n:m, n:n:n. Trong bất kỳ trường họp nào, mối liên kết ba ngôi đều phải được biến đổi thành quan hệ, khóa của quan hệ mới là tổ hợp khóa cùa các quan hệ cấu tạo nên nó.
3. TỎNG QUAN VÈ HỆ QUẢN TRỊ c ơ SỞ D ữ LIỆU ACCESS
Access là một hệ quản trị cơ sờ dữ liệu của công ty Microsoft (MS), là một sàn phẩm trong bộ Microsoft Office, cung cấp khả năng quản trị dữ liệu ghi chép trong máy tính. Theo dòng thời gian, MS Access được nâng cấp từ phiên bản 2.0 ban đầu đến phiên bản 95, 97, 2000, X P... Ngay từ ban đầu, MS Access được đón nhận một cách nồng nhiệt do khả năng quản trị dữ liệu tốt, giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Càng về sau, MS Access càng có thêm những tính năng hỗ trợ người dùng mạnh mẽ, linh hoạt như bảo mật, xử lý tự động các dữ liệu cho nhiều người sử dụng, cho phép truy cập Internet, dễ dàng giao tiêp với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, Power Point, các tính năng hỗ trợ phát triển ứng dụng nhanh chóng và lập trình với ngôn ngữ Visual Basic.
Tài liệu này trình bày về Access phiên bản 2002, khi nghiên cứu các phiên bản sau, ta xem nhanh các tính năng mới trong phần “W hat‘s New”.
Để phục vụ cho việc tiếp cận vói môn học ở mức độ ban đầu, những lý thuyết xây dựng hệ thống và kỹ thuật phát triển ứng dụng sẽ được trình bày ó' mức độ đơn giàn. Có nhiều cách khác nhau để thực hiện một thao tác, các cách thực hiện cũng sẽ được trình bày từ cách thức đơn giản đến các phương pháp nâng cao.
TàiKhoảnChiTiết KỳKeToán
Chương II: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Mấy Tính 57
3.1. Khỏi đông và kct thúc Access 3.1.1. Khỏi động
Khởi động là quá trình gọi Access thi hành để sử dụng. Tập tin chính để gọi thi hành có tên MSACCESS.EXE và khi được cài đặt trên máy đơn với các giá trị mặc nhiên, thông thường tập tin này đặt trong thư mục có đường dẫn là “C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. Ta cho thi hành tập tin này để khởi động Access, hoặc chọn các
“shortcut” đi đến tập tin này.
Ờ mức độ ban đầu, khi chưa có những cài đặt về phân quyền sử dụng hoặc bảo mật, Access sẽ xuất hiện bảng công việc (Task Pane) như Hình 1.
Thông thường, ta sẽ chọn những mục trên bảng công việc này để làm việc trên một tập tin cơ sở dữ liệu. Các vấn đề về cơ sở dữ liệu sẽ được trình bày ngay phần dưới đây.
Cúc thành phần căn bàn trên màn hình Access:
Vì là thành viên của bộ MS-Office, MS Access cũng có giao diện và các thành phần căn bản như các ứng dụng quen thuộc Word, Excel...
như Hình 2. Trong cửa sổ ứng dụng gồm thanh tiêu đề, các thanh công cụ, thanh trạng thái...
Iiình 2
New File Open a file____
AISSME FIS FIS
ns
<¿7 More files...
IMov/
>j | Blank Database S] Blank Data Access Page 1*0 Project (Existing Data)
Project (New Data) Now from existing file
¡>Q Choose file...
Now from template
® General Templates...
f l Templates on Mtrosoft.co!
Cl, Add Network Place...
(3 Microsoft Access Help v Show at startup
Hình 1
3.1.2. Kctthúc
Kết thúc làm việc và thóat ra MS Access cũng thực hiện các thao tác như chọn nút “Close” hoặc Menu.File, Exit hoặc gõ AU+F4, ...