BẢMG DỮ LIỆU, VẤN TIN
1. CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN CẤU TRÚC BANG DỬ LIỆU
Microsoft Access cho phép tạo một table bằng hai cách. Ta có thỏ tạo một bảng trống (empty table) để nhập dữ liệu, hoặc tạo ra một bảng mới từ một nguồn dữ liệu có sẵn từ bên ngoài như các bảng có dạng Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro, hoặc Paradox. Ta cũng có thể lấy vào hoặc liên kết với các bảng/danh sách dạng Ngôn ngữ dánh dấu siêu văn bản (HyperText Markup Language - HTML) trên máy đon, máy mạng hoặc tren mạng toàn cầu (Internet)
1.1 T ao m ôt bảng Irống
Có một cách nhanh chóng tạo ra toàn bộ các dối tượng thiết yếu cho một ứng dụng, kể cả các bảng dừ liệu, trên Access là dùng Database Wizard như dã trình bày trong mục trước. Phần sau đây trình bcày cách tạo một bàng theo yẽu cầu dữ liệu đã dược thiết kế.
New Table
Creóte a new table in Datasheet view.
Design View Ĩ able Wizard Import Table Link Table
Từ cửa sổ “Database”
chọn trang “Tables”, chọn nút lệnh “New” hoặc vào Menu.Insert chọn “Table", hoặc dùng nút lệnh “New Object” trên thanh cộng cụ
“Database”, hộp thoại “New Table” xuất hiện như Hình 5
OK Cancel
Hình 5
Nếu ta chọn
“Datasheet View”, một cửa sổ như Hình 6 sẽ xuất hiện dê ta nhập một số dữ liệu “ví dụ” vào, căn cứ vào dữ liệu “ví dụ” này, Access sẽ tự động gán kieu dữ liệu và một số thuộc tính căn bản de tạo ra một bảng dữ liệu.
H Tablel : Table ■ ■ ■ ^ T õ T x i
Fieldl ị Ưield2 1 Field3 1 Fiel44 1 Fields 1 Fleld61 Ficld7 1 Fields 1 Field9 1
ự
11 1 TiỂhi inăt 112
i f 1 ị Record: H Ị * 1Ị 2 > 1 H M l of 30 < 1 ____1
Hình 6
Nếu chọn “Datasheet View”, chác clìẳn sau đó ta sẽ phai chinh sữa cấu trúc cho bảng vì cấc ten trường, thuộc tính khóa, các địnlì dạng khác...
không the định nghĩa ỏ dạng này. Vì thô ta nen chọn “Design View" đê tao
Chương III: Bàng Dữ Liệu, vấn Tin ' 66
hiện với tên mặc nhiên là “Tablel” để ta định nghĩa cấu trúc bảng dữ liệu Đồng thời, thanh công cụ “Table Design” sẽ xuất hiện có dạng như Hình 7
— — rxl?
n ~ H ; 'C i <£ SBi ^ ^ 1 ? Ẽ> I Eg* : ¿Đ - Ị I Hình 7
m SŨDU : Table
Field N am e 1 D a ta Type | D escription 1 A. 1
M ^ T A IK H Number Bang SHTK tron g TA IK H O A N " j
M ATIEUKH Number Bang MATIEUK tro n g TIEUKHOAIN,—
M ATIETK H Number Bang MATIETK tro n g TIETKHO AN
SoTien Number SO DU DAU KY I
DuNo Yes/N o = T ru e neu la du No i
Field P roperties __... . i
G en eral ] Loolajp Field Size Fo rm at Decimal Places In p u t M ask C ap tion D e fa u lt Value Validation Rule Validation T e x t R eq uired In d e x e d
In te g e r
G en eral Num ber A uto
Yes
Yes (D uplicates OK)
i A field I nam e can I . b e up to 64
ch aracte rs |
long, ,
including |
spaces. .
Press F I fo r !
■ help on field I
. nam es. 1
Hình 8
Hình 8 gồm hai phần, phần lưới (grid) dể ta định nghĩa các tên trường (Field Name) và kiêu dữ liệu (Data Type) của trường - phần mô tả (Description) có hay không tùy ý, nếu có chúng sỗ xuất hiện trên thanh trạng thái khi bang ỏ- dạng “Datasheet View”. Tên cua một đỏi tượng trong Access có thể dài dến 64 ký tự, gồm dấu _, chữ, số, khoảng trống, các ký tự khác, trừ dấu chấm (.). dấu chấm cảm (!), dấu nháy, và dấu ngoặc (I |). Ta có thể dùng các ký tự có mà ASCII từ 0 đến 31. Tránh dùng khoang trống trong ten, đặt ten quá dài, bất dầu bàng số..., nen đặt ten gợi nhỏ, viêt dưới dạng tên rieng (Title) là những diều cần thiết khi đặt ten một đối tượng. Kiểu dữ liệu chọn trong hộp kết hợp - combo box, ở cột “Data Type”
Tính chầl cua các kiêu dữ liệu xem trong phân Phụ lục của chương.
Phần ben dưới cua Hình 8 dùng đ ổ đ cật thuộc tính cho trường tương ứng ờ phàn lưới. Phần nàv gồm 2 trang, và tùy vào kiêu dữ liẹu cua field sẽ có những thuộc tính khác nhau xuất hiện. Trong trang “General”, ý nghĩa các vùng dược mô tả như sau:
Chương III: Bảng Dữ Liệu, vấn Tin 67
Thuộc tín h ,,. Dùng để qui định... Gỉá trị có thé chọn Field Size Độ lớn của số cho phép nhập
Đô dài tối da cùa chuồi text
Các kiểu số New Values Cách tạo ra giá trị mói tchi có
trong kiêu AutoNumoer)
Tărig dần (increment;
/ neầu nhiên ' (random) Formal Dinh dạng hiển thị dữ liệu 1 Tuy kièu dữ liệu Decimal Places Quy định số thập phân tối da Tụ dộng (auto) hoặc
tùy định
Input Ma.sk Dạng thức hiền thị só kýu nhập Chi cho dữ liệự kiêu
; Text hoặc Date Caption Nhan sè xuẩt hiên thay cho
ten inrơng
1 Tùy (lịnh Default Value Giá trị mặc nhiân duvv gán cho
vùng khi chờ nhập só liỳu
Tùy dịnh
Validation Rule Ị B iộtt ihiR idem s ằcỉl dừi \ ú'i Bien ihỳv hop lộ dừ li vu nhập vào (dièu kiện
hợp le)
Validation Text 1Thòng hiĩo lói cho Kiiiil híẹn ra khi dù liộu không tlìỏn diều kiệu hợp ỉê
I ùy V
Required 1 Dù liệu hát buộc có ho\ khoiii; Bat buộc
<\ esi/Klion./. b it buộc. (V -
Allow Zero C ho plìép 1 li lận chuồi k\ III Cho ( Ycs)/ N hũ.g Length ! không cỏ ky u.r nao ha> không c ho t N0 )
Indexed Sắp xềp dừ lieu hay khụng ẻ No: khụng cần s:ìfì\ềp
Yes (Duplicates OK) í no sap \cp, Utup nhộn gift 11 ị u ùng VvN ( No bupiií Mes 1 cho sẮp xép klìdng
c h . J p nhau gia (rj trùng
Chicơnẹ ỉỉỉ: Bum* Dữ Liệu, vắn Tin ox
Các thuộc tính" này dược Access tự động thiết lập nếu ta chọn "Lookup Wizard...” trong phần Data Type (Hình 9). " V '
Trang “Look up” dể ta quy định các thuộc tính cho các diều khiên sẽ hiẹn ra ở dạng bảng dữ liộu
1.2 Xác dinh vùng khỏa cho báng
Một hay nhiều field dê nhận dạng duy nhất time record trong bảng gọi ỉà khóa chính - primary key - cúa bàng (vimg này không chấp nhạn giá trị “Null”)
Data Type I AutoNumber
Memo Number Date/Time Currency AutoNumber
Yes/No j
OLE Object 1 Hyperlink
Lookup Wizard...
Có ba dạng khóa chính:
Khỏa chính do có giá trị tự dộng - AutoNumber
primary keys - là cách don gián nhất dồ thiết lập khóa chính. Ncu ta không xác định vùng khóa cho báng trước khi lưu, một thông báo xuất hiện hỏi ta muốn Access tự dộng tcỊO khóa chính không; nếu ta trá lòi “Yes” vùng này sẽ tự dộng tạo ra. Một vùng có kiêu dừ liệu “AutoNumber” thường dưọc chọn là vùng khóa. Dạng khóa chính câu tạo từ chi một vùng gọi là khóa dơn (Single-field primary key). Giá trị trong vùng khóa chính của các record trong bang không thô trùng nhau. Trong một số trường họp, ta cần tạo một khỏa lổ họp (Multiple-field primary key) từ nhiều vùng.
Ta chọn vùng xác định khóa bằng cách bấm chọn nút chọn dòng, . muốn chọn nhiều dòng dô làm khóa tô họp, nhấn giừ phím Ctrl trong khi bấm chọn, rồi chọn “Primary Key” (Trong Menu.Edit hoặc trên thực dơn tắt hoặc trẽn thanh công cụ), khi đó sẽ xuất hiộn bieu tượng chiếc chìa khóa trên nút chọn dòng của (các) vùng đâ chọn. Muốn hủy bỏ khoá, ta thực hiộn thao tác tương tự.
llình 9
Cấc vùng trong khóa tồ họp dược sắp xếp theo trật lự xuất hiện ciia chúng trong “Design view”. Muốn thay dôi trật tự này, ta dùng nút
"Indexes” trcn thanh công cụ. Khi hộp thoại “Indexes” xuất hiện (Mình 10), ta thực hiện các thay dồi. Chọn “Ascending” nếu muốn sắp xếp theo trật tự tăng dần, muốn ngược lại, chọn “Descending”.
Hình 10
f Indexes: TIEUK.HỮ A 1
Index Name 1 Field Name 1 Sort Order
Pr iíTiõí y hey MATẠKH Ascending
S L MATIEUKH Ascending
— TenTKCi' TENTIEUKH Ascending
Primary Yes
Unique Yes
Ignore Nulls No
Index Properties
The name for this index. Each index can use UP to 10 fields.
Chương III: Bàng Dữ Liệu. Van Tin 69
1.3. Các thao tác tren báng dữ liêu Lưu bảng dữ liệu: thực hiện lệnh “Save”
Thay dôi cấu trúc bảng: Chọn ten bàng cần thay đôi, bấm nút lộnh
“Design”, cửa sổ như ITinh 8 xuất hiện để ta chỉnh sửa.
Sao chép, di chuyển, xoá bỏ, dôi tên bảng:
Các thao tác sao chép, di chuyển một bảng có thổ dùng “clipboard” - thực hiện “Copy”/”Cut” rồi “Paste” - hay bàng cách kéo và thả. Vói cách keo và thả, ta có thể thực hiện các thao tấc tren giữa hai tập tin .MDB, hoặc từ tập tin .MDB sane tập tin .XLS một cách trực quan. Neu tập tin nguồn có mật khấu, ta se dược yêu cầu nhập mật khâu tnróc khi Access thực hiện. Neu sao chép dùng “clipboard”, ta có thê chỉ sao chép cấu trúc, hoặc vừa cấu trúc vừa dừ liệu, hoặc chỉ sao chép them dữ liệu vào cho bang - diều kiện cà hai bảng phải cùng cấu trúc.
Sao chép một bảng có thể hiểu rộng ra bằng cách “Expon” cho những dạng dữ liệu của các ửne dụng khác như MS Word, MS Excel, MS Exchange, dạng HTML, cho một FTP hoặc một HTTP Internet server, cho FoxPro, Paradox, dBASE,...
Xóa bỏ và dổi ten bảng là những thao tác quen thuộc, dành cho bạn dọc tụ- thực hiện. Ta không nen dối ten một table khi dà tạo nhưng form, query, ... vì sè phải rà soát, chinh sưa tren tat ca các dôi tượng có lien quan den table bị sửa tên