LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN,
1. LẬP BẢNG CÂN ĐÓI TÀI KHOẢN CÁP 3
Bảng cân đối tài khoản còn được gọi là “Bảng cân đối số phát sinh”
dùnậ đê phản ảnh tông quát tình hình tăng giảm và sô hiện có vê tài sản và nguồn von của đon vị trong kỳ báo cáo, là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp qua tính cân đối của tài khoản, đồng thời đối chiếu và kiêm soát số liệu ghi trên các báo cáo tài chính.
Bảng cân đối tài khoản bao gồm các cột sau:
Cột Số hiệu và Tên tài khoản lấy từ Sheet SDD
Cột Số dư đầu kỳ bên Nợ, bên Có của từng tài khoản, lấy từ số dư đầu kỳ trên sổ cái, hoặc số dư cuối kỳ trên bảng cân đối của kỳ trước, trong phần mềm nầy lấy từ Sheet SDD và Sheet CT '
Cột Số phát sinh bên Nợ và bên Có của các tài khoản trong kỳ báo cáo, lấy từ các so'cai hoặc trên Sheet CT
Cột Số dư cuối kỳ bên Nợ, bên Có của từng tài khoản, tính từ số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ
Dòng cuối bảng: Tính tổng cộng số dư và số phát sinh, phải dâm bảo tính cân đối: Bên nợ Vcà bên c ó phải bằng nhau theo từng cặp số dư dầu, số dư cuối và số phát sinh.
Dữ liệu dùng để lập bảng được lấy từ Sheet SDD và Sheet CT.
Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp dữ liệu biến động trong hai Sheet SDD va Sheet CT.
Mầu bàng Cân đối tài khoản cấp 3 như sau:
BÀNG CÂN DÓI TÀI KHOẢN CHI TILT Từ ngày 01 All/2 0 II đến ngày 3 1fl) 1/2011
TK le n lài khoán Đằu kỳ Phát sinh Cuối kỳ
Nợ Có Nự Có Nợ Có
1111 Tiền mật Viel Nam 30.ÍKK).(KK) 195,380.000 190.9ÍXUKX) 34,480,000
1112 Tiền mãt ngoại tộ
1121 Ticn giíi ngân hàng
băng đồng VN ]7(M)oo.ono 221.480.000 348.630.1XX) 42.850.tXX)
SU Chi phí kháo 6.(X)0,(XM) 6.(XM).(XX)
S21 1 Chi phí thuc TNDN'
hiên hành 8,(XX),000 S.tXX).(XK)
S212 Chi phí thuc TNDN hoãn lại 91 1 Xác dinh kcl qua
kinh doanh 2 4 7 . 9 5 0 . 0 0 0 2 4 7 .O S 0 .0 0 0
CÓNG 1.21 1.000.0CH) 1.211.000.000 2.320.172.251 2.326.1 ^2.25 1 1.374.963.549 1.374.963.549
138 Chương V: Lập Bảng Cân Đổi Tài Khoản, Bảng Tổng Hợp Chi Tiẻl
1.2. Sơ đồ lâp
Dưới đây là sơ đồ vị trí tương đối của các ô cần nhập liệu hoặc thiết ỉập công thức lúc bán đầũ. Các ô thuộc dòng chi tiết sẽ được sao chép xuống các dòng bên dưói sau này. Các ô còn lại chỉ có duy nhất một ô (không phải sao chép). Các ô được tô màu là các ô cần lập công thức.
E F II
BÂNG CẨN ĐÓI TÀI KIIOẢN CIII TI ÉT
I ' I J I K r
Tư ngày dcn ngày NGAY2 9
TK Tên tài Dầu kỹ Phát sinh Ctiôi kỹ
10 A khoán Nơ Có Nợ Có Nợ Có
11 VITRI TK TENTK SDDK PSNLK PSCLK DKN DKC PSN PSC CKN CKC
14 CI1 TONG
CÒNG Y V T I ỵ Y z V I
1.3. Cách lâp
s Tạo Sheet mới dặt tên CDTK3
s Thiết lập sơ đồ trên Sheet trống mói vừa tạo
S Thiết lập công thức lấy ngày xác định khoảng thời gian báo cáo:
o ô NGAYl:
=NGAYD
Ví du: Công thức trong ô H6
=NGAYD Kct quá: 01/01/11
o ô NGAY2:
= NGAYC
Ví du: Công thức trong ô H7
=NGAYC Kết quả: 31/01/11
s Thiết lập công thức cho ô A: Xác định vị trí dòng của mẩu tin đầu trong Sheet SDD trừ đi 1.
=SDI)_MTD-1
Ví du: Công thức trong ô AI 0
=SDD_MTD-1 Kết quả: 6
Chương V: Lập Bảng Cân Đối Tài Khoản, Bảng Tong Hợp Chi Tiết 139
s Thiết Iâp các công thức cho dòng chi tiết dầu tiên:
o ô VITRI: Xác định vị trí dòng cùa mẩu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trong Sheet SDD
=ô A + 1
Ví du: Công thức trong ô AI 1
=A 10+1 Kết quả: 7
o ô TK: Lấy số hiệu tài khoản tương ứng trong Sheet SDD. Số 1 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột TK3 trong Sheet SDD
=Indcx(SDD, ô VITRI, 1)
Ví du: „Công thức trong ô B 11
=INDEX(SDD, A 11,1) Kết quà: 1111
o ô TENTK: Lấy tên tài khoản tương ứng trong Sheet SDD. Số 2 trong công thức ám chi thứ tự cùa cột TENTK3 trong Sheet SDD
=Index(SDD, ô VITRI, 2)
Ví du: Công thức trong ô C 11
=INDEX(SDD,A11,2) Kết quà: Tiền mặt Việt Nam
o ô SDDK: Tính Số dư đầu quí. số 3 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột SDDK trong Sheet SDD
=Indcx(SDD, ô VITRI, 3)
Ví du: Công thức trong ô DI 1
=INDEX(SDD,A11,3) Kết quà: 30,000,000
o ô PSNLK: Tính số phát sinh Nọ lũy kế từ đàu quí dến trước ngày NGAY1
=Sum if(Indircct(CT! ỏ DC TKN1), ô TK, IndirccKCT! ô DC ST1))
140 Chương V: Lập Bảng Cân Đối Tài Khoán, Bàng Tổng Hợp Chi Tiết
Ví du: Công thức trong ô E 11
=SUMIF(INDIRECT(CT!$D$4),B 11 ,INDIRECT(CT!$G$4)) Kết qúả:'.0
o ô PSCLK: Tính số phát sinh Có lũy kế từ đầu quí đến trước ngày NGAY1
=Sum if(Indirect(CT! ỏ DC TKC1), ô TK, IndirccựCT! ô DC ST1)) Ví du: Công thức trong ô F11
=SUMIF(INDIRECT(CT!$E$4),B 11 ,INDIRECT(CT!$G$4)) Kết quả: 0
o ô DKN: Tính số dư bên Nợ đầu ngày NGAY 1
=Max(ô SDDK + ô PSNLK - ô PSCLK, 0) Ví du: Công thức trong ô GI 1
=MAX(D11+E11-F11,0) Kết quả: 30,000,000
o ô DKC: Tính số dư bên Có đầu ngày NGAY1
=Max(ô PSCLK - ô SDDK - ô PSNLK, 0) Ví du: Công thức trong ô HI 1
=MAX(F 11 -D11 -E11,0) Kết quà: 0
o ô PSN: Tính số phát sinh Nợ từ ngày NGAY 1 dến ngày NGAY2
=Sum iftĩndỉrect(CT! ô DC TKN2), ô TK, IndircctCCT! ô DC ST20 Ví du: Công thức trong ô 111
=SƯMIF(INDIRECT(CT!$D$5),B11,INDIRECT(CT!$G$5)) Kết quá: 195,380,000
o ô PSC: Tính số phát sinh Có từ ngày NGAY 1 đến ngày NGAY2
=Sumif(Indirect(C r! ô DC TKC2), ô TK, IndircctlCT! ỏ DC ST2)) Ví du: Công thức trong ô J 11
-SƯM1F(INDIRECT (CT! $E$5 ),B 11 ,INDIRECT(CT!$G$5)) Kết quả: 190,900,000
Chương V: Lập Bảng Cân Đối Tài Khoản, Bảng Tông Hợp Chi Tiết 141
o ô CKN: Tính số dư bên Nợ cuối ngày NGAY2
=Max(ô DKN + ô PSN - ô DKC - ô PSC, 0) Ví du: Công thức trong ô KI 1
=MAX(G11+111-H11-J11,0) Kết quả: 34,480,000
o ô CKC: Tính số dư bên Có cuối ngày NGAY2
=Max(ô DKC + ô PSC - ô DKN - ô PSN, 0) Ví du: Công thức trong ô Ll 1
=MAX(H11+J11-GI 1-111,0) Kết quả: 0
s Sao chép các cône thức vừa lập xuông một Vcài dòng đê kiêm tra kết quậ
Ví du: Chép công thức cùa dòng 11 cho các dòng 12, 13
S Thiết lập công thức cho ô cảnh báo (CB): Xác định vị trí dòng phải đặt dòng “Cộng”
o Công thức:
=SDD_SLMT + Row(ô VĨTRĨ)
Ví du: Cônơ thức trong ô B 14
=SDD_SLMT+ROW($A$l 1) Kốl quả: 204
o Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp vói màu nền) đồ đừng thấy con số hiên thị lúc bình thường.
o Chọn lệnh FormatXConditional Formatting để định dạnơ chữ mcàu dỏ vói điều kiện:
Cell Value Is not equal to =Row()
(con số trong ô sè hiển thị màu đò khi dòng “Cộng” khônc được đặt đúnơ vị trí dòng)
v' Thiết lộp các công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụng hàm SUM và dịa chỉ hỗn họp cho địa chi ô đầu khối.
=Sum( ô đầu : ô cuối)
$dong
Ví du: Công thức trong ô G 14
=SUM(G$11 :Ọ 13) Két qua: 200,000,000
Ví du: Cổng thức trong ô H I4
=SUM(H$11 :H13) Kết quả: 0
•S Trang trí báo biểu:
o Nhập ticu đề thực sự cho báo biểu và các cột.
o Giấu các cột, dòng chứa các công thức trung gian o Định dạng dữ liệu số và kẻ khung.
1.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiến thi màu đỏ
1.4.1. Nếu con số trong ô CB lớn hơn vị trí dòng của dòng “Cộng”:
o Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ÔCB.
o Sao chép dòng chi tiết bất kỳ cho các dòng bên dưới đến ngay sát trôn dòng “Cộng” vừa sao chép. "
1.4.2. Nếu con số trong ô CB nhỏ hơn vị trí dòng cùa dòng “Cộng”:
o Xóa tất cả dòng bao gồm dòng có vị trí theo con số trong ô CB den dòng ngay sát trên dòng “Cộng”.