LẬP SỔ NHẬT KÝ
3. LẬP SÓ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ nhật ký chun? là sổ kế toán tồn? hợp dùng đê ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phất sinh theo trình tự thời gian dồng thòi phản ảnh quan hệ đối ứng tcài khoản (Định khoản kế toấn) làm cơ sỏ- cho viộc ghi sổ cái tài khoản. Những nghiệp vụ ?hi vào sổ Nhạt ký đặc biệt thì không được ghi vào sổ Nhật ký chun?
172 Chương VI: Lập Sô Nhật Ký
NHẬT KÝ CHUNG
‘N ăm ....
Đơn vị tính. . . .
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
STT dòng
Sổ hiệu TK dồi ứng
Số tiền phát sinh
Ngày Số Nợ Có
A B c D E G H 1 2
Sổ trang trước chuyên sang
Cộng chuyển sang trang sau
Sổ nầy có . . . trang, đánh số từ trang số 01 đến trang . . . Ngày mở sổ: . . .
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Ngày . . . tháng .. . năm . . . Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kết cấu sổ Nhật ký chung bao gồm các cột:
Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi ngày và số hiệu của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ.
Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ đã ghi vào sổ cái.
Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật Ký chung.
Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản cùa nghiệp vụ trên hai dòng. Dòng đầu ghi tài khoản Nợ, dòng thứ hai ghi tài khoản Có
Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ (Dòng đầu) Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có (Dòng thứ 2) Cuối trang sồ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Trong tài liệu nầy, chúng tôi hướng dẩn cách thiết lập công thức một số cột chủ yếu của sổ Nhật ký chung, còn các cột khác bạn đọc tự nghiên cứu.
Chương Vỉ: Lập sỏ Nhật Ký 173
NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 01/01/11 đến ngày 31/01/11
Chứng từ Diễn giải Tài
khoản Số tiền
Ngày Số Nợ Có
01/01/2011 PNK/01 Nhập kho VL phụ 152 5,400,000 -
01/01/2011 PNK/01 Nhập kho VL phụ 141 - 5,400,000
01/01/2011 G K 01/112 Thuế GTGT đầu vào 133 500,000 -
01/01/2011 GK01/112 Thué GTGT đầu vào 141 - 500,000
04/01/2011 PXK/01 Xuất kho MI cho SP A 621 15,000,000 • - 04/01/2011 PXK/01 „ Xuất kho MI cho SP A 152 - 15,000,000 04/01/2011 PXK/01 Xuất kho M2 cho SP A 621 10,500,000 - 04/01/2011 PXK/01 Xuất kho M2 cho SP A 152 - 10,500,000 04/01/2011 PXK/01 Xuất kho M 1 cho SP B 621 10,000,000 - 04/01/2011 PXK/01 Xuất kho MI cho SP B 152 - 10,000,000
211 CỘNG 1,132,347,251 1,132,347,251
Dữ liệu dùng để lập sổ được lấy từ Sheet CT.
Chú v: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp dữ liệu biến động trong Sheet CT.
3.2. So’ dồ lâp
Dưới đây là sơ dồ vị trí tương đối của các ô cần nhập liệu hoặc thiết lập công thức lííc ban cỉầu. Các ô thuộc dòng chi tiết sẽ được sao chép xuống các dòng bên dưói sau này. Các ô còn lại chỉ có duy nhất một ô (không phải sao chép). Các ô được tô màu lcà các ô cần lập công thức.
174 Chương VI: Lập sỏ Nhật K ị
A B c D E F G
1 2
• • . NHẬT KÝ CHUNG
3 Từ ngày NGAY1
4 đến ngày NGAY2
5 NKC
6 CODE Chứng từ
Diễn giải Tài Số tiền
7 A Ngày số khoản Nợ Có
8 VITRI NGAY SOCT DEENGIAI TK STN STC
...
12 CB Tổng cộng I I
3.3. Cách lâp
s Tạo Sheet mói đặt tên NKC
s Thiết lập sơ đồ trên Sheet trống mói vừa tạo
s Thiết lập công thức lấy ngày xác định khoảng thời gian báo cáo:
o ÔNGAY1:
=NGAYD
Ví du: Công thức trong ô E3
=NGAYD Kết quả: 01/01/11
o ô NGAY2:
= NGAYC
Ví du: Công thức trong ô E4
=NGAYC Kết quà: 31/01/11
s Nhập chuỗi “NKC” vào ô trống theo vị trí trong sơ đồ phục vụ cho việc lập công thức (tạm gọi là ô NKC)
Ví du: Giá trị nhập liệu vào ô A5 NKC
Kết quả: NKC
Chương Vỉ: Lập Sô Nhật Ký 175
V' Thiết lập công thức cho ô CODE: Xác định dòng chi tiết đầu tiên là dòng chẵn hay lẻ.
=Mod(Row(ô VITRI), 2)
Ví du: Công thức trong ô A6
=MOD(ROW(A8),2) Kết quả: 0
Kết quà công thức cho biết:
o . 0: Dòng chẵn, o 1: Dòng lẻ.
S' Thiết lập công thức cho ô A: Xấc định vị trí dòng của mẩu tin đầu NGAYD trong Sheet CT trừ đi 1.
=CT_DAU - 1
Ví du:Công thức trong ô A7
=CT_DAU-1 Kết quà: 9
s Thiết lập các công thức cho dòng chi tiết đầu tiên:
o ô VITRI: Xác định vị trí dòng cùa mẩu tin tương ứng cần lấy dữ liệu trong Sheet CT. số 9 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột NK trong Sheet CT
=If(Mod(Row(), 2)=ỏ CODE, M atchíỏ NKC, Indỉrect(“ CT!” &
Address(ô A +ì, 9) &’Y ’&Address(CT_CUOI, 9)), 0)+ ô A, ô A) Ví du: Công thức trong ô A8
=IF(MOD(ROW(),2)=$A$6,MATCH($A$5,INDIRECTCCT!”
&
ADDRESS(A7+1,9)&”:”&ADDRESS(CT_CƯOI,9)),0)+A7,A7) Kết quả: 10
o ô NGAY: Lấy ngày tương ứng trong Sheet CT. số 1 trong công thức ám chỉ thứ tụ cùa cột NGAY trong Shect CT
=Index(CT, ô VITRI, 1)
Ví du: Công thức trong ô B8
=INDEX(CT, A8,1) Kết quả: 01/01/11
176 Chương VI: Lập s ổ Nhật Ký
o ô SOCT: Lấy số chứng từ tương ứng trong Sheet CT.
Số 2 trong công thức ám chi thứ tự cùa cột SOCT trong Sheet CT
=Index(CT, ô VITRĨ, 2)
Ví du: Công thức trong ô C8
=INDEX(CT,A8,2) Kết quả: PNK/01
o ô DIENGIAI: Lấy diễn giải tương ứng trong Sheet CT.
Số 3 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột DIENGIAI trong Sheet CT
=Index(CT, ô VITRI, 3)
Ví du: Công thức trong ô D8
=INDEX(CT,A8,3) Két quà: Nhập kho VL phụ
o ô TK: Lấy số hiệu tài khoăn Nợ/Có tưong ứng trong Sheet CT. số 4 trong công thức ám chi thứ tự cùa cột TKN trong Sheet CT. số 5 trong công thức ám chỉ thứ tự cùa cột TKC trong Sheet CT
=Lefl(Index(CT, ụ VITRI, If(Mod(Row0.2ỡ=ụ CODE. 4 ,5ằ, 3) Ví du: Công thức trong ô E8
=LEFT(INDEX(CT,A8,IF(MOD(ROW(),2)=$A$6,4,5)),3) Kết quá: 152
o ô STN: Lấy số tiền tương ứng trong Sheet CT đưa vào cột bên Nợ. số 7 trong công thức ám chỉ thứ tự của cột ST trong Sheet CT
=If(Mod(Row(),2)=ỏ C O PE . Index(CT, ô VITRI, 7), 0) VÍ du: Công thức trong ô F8
=IF(MOD(ROW(),2)=$A$6,INDEX(CT,A8,7),0) Kết quà: 5,400,000
o ô STC: Lấy số tiền tương ứng trong Sheet CT đưa vào cột bên Có. Số 7 trong công thức ám chỉ thử tự cùa cột ST trong Sheet CT
=lf(Mod(Row(),2)=ô CODE. 0, IndexíCT, ô VITRI, 7))
Chirơng VI: Lập s ổ Nhật Ký M l
Ví du: Công thức trong ô G8
=IF(MOD(ROW(),2)=$A$6,0,INDEX(CT,A8,7)) Kết quả: 0
V Sao chép các công thức vừa lập xuống một vài dòng đê kiểm tra kết quả
Ví du: Chép công thức cùa dòng 8 cho các dòng 9, 10, 11
S Thiết lập công thức cho ô CB (cảnh báo): Xác định vị trí dòng phải đặt dòng “Cộng”
o Công thức:
=Countif(Indirect(CT! ỏ DC NK2). ô NKC)*2 +Row(ỏ VITRĨ) Ví du: Công thức trong ô C12
=COUNTIF(INDIRECT(CT!$I$5),$A$5)*2+ROW($A$8) Kết quả: 230
o Định dạng chữ trong ô màu trắng (tiệp với màu nền) dể . đừng thây con sô hiên thị lúc bình thường.
o Chọn lệnh Format\Conditional Formatting dể định dạng chữ màu đỏ vói điêu kiện:
Cell Value Is not equal to =Row()
(con so trong ô sẽ hiển thị màu đỏ khi dòng “Cộng” không được đặt đúng vị trí dòng)
V Thiết lập các công thức tính tổng cho dòng “Tổng cộng” : Sừ dụng hàm SUM và địa chỉ hỗn họp cho địa chi ô đầu khối.
=Sum( ộ đầu : ô cuối)
$dòng
Ví du: Công thức trong ô F12
=SUM(F$8:F11) Kết quá: 5,900,000
Ví du: Công thức trong ô GI 2
=SUM(G$8:G11) Kết quà: 5,900,000 'S Trang trí báo biểu:
178 Chương Vỉ: Lập s ổ Nhật Kỷ
o Lập tiêu .đề.thực sự cho báo biểu và các cột.
o ờiẳu các cột, dòng chứa các công thức trung gian o Địrih dạng dữ liệu số và kẻ khung.
3.4. Thao tác khỉ con số trong ô CB hiển thi vói màu đò
3.4.1. Nếu con số trong ô CB ¡ớn hơn vị trí dòng của dòng
“Tồng cộng":
o Sao chép dòng ‘Tổng cộng” đến vị trí dòng theo con số trong ô CB.
o Sao chép dòng chi tiết bất kỳ cho các dòng bcn dưới dến ngay sát trên dòng “Tổng cộng” vừa sao chép.
3.4.2. Nếu con số trong ô CB nhỏ hơn vị trí dòng của dòng
“Tổng cộng”:
o Xóa tất cả dòng bao gồm dòng có vị trí theo con số trong ô CB dén dòng ngay sát tren dòng “Tông cộng”.
(Neu thao tác đúng, con số trong ô CB sẽ biên mât) 3.5. Thay doi thòi gian khác
V' Thay đổi thòi gian khai thác số trong Sheet KT.
v' Thao tác theo hướng dẫn ỏ' trôn khi con sổ trong ô CB hiền thị màu đỏ.
■Chương Vỉ: Lập s ổ Nhật Ký 179