3. TÒ CHỨC HỆ THÓNG THÔNG TIN KÉ TOÁN
3.4. Nhân sư tham gia quá trình tồ chức hề thống thông tin kế toán
Các đối tượng nên được lựa chọn tham gia vào quá trình phát triển bao gồm:
• Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp
Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Các mục tiêu, chiến lược này sẽ được thể hiện trong các yêu câu thông tin của hệ thống kê toán. Mặt khác, sự tham gia của các nhà quản lý câp cao sẽ hô trợ Vcà khuyến khích quá trình phát triên hệ thông, giữ vai trò điêu phôi hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Một vai trò không kém phần quan trọng của nhóm đối tượng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
• Các kế toán viêny kiểm toán viên nội bộ
Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ đóng vai trò là người sử dụng và đánh giá trực tiêp hệ thông kê toán. Họ sẽ là người trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đưa ra cac yêu cầu khác cân thỏa mãn và đánh giá hệ thông kế toán dưới góc độ là
Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 29
người trực tiếp sử dụng. Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào thiết kế hệ thống kiêm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán.
• Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
Các thành viên này tham gia các quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tư cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống. Họ chính là trưởng các bộ phận kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến hệ thống thông tin kế toán. Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các chính sách Vcà
kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thục hiện, báo cáo kết quả và trình các phưong án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
• Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống
Là những người có khả năng phân tích hộ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mói và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính. Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là những ngưcrì bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như các chuyên gia lập trình, tu van kế toấn, các kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn triển khai các phan mỏm ke toán. Họ là những người có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liẽn quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt dộng quản lý doanh nghiệp. Đối vói những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không thê thiếu tham gia vào quá trình này.
4. CÁC MÚC Đ ộ ỦNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THÓNG THÔNG TỈN k é t o á n
4.1. Ảnh hưởng của công nghê thông tỉn đối vói he thống thông tin kẻ toán
Có thể thấy rõ công nghộ thông tin tác động đến mọi mặt trong cuộc sổng hiện nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lọi ích nhưng cũng phải thấy rằng bên cạnh đó còn có những bất lọi cần phải hạn chế bớt. Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ thông tin ành hường trong một số vấn đề sau:
• Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán
Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thục và dáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hon so với xử lý thủ công. Tuy nhiên, vẫn tiêm ẩn nhiêu rủi ro trong môi trường này:
30 Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
w Sai sót và gian lận trong môi trường kế toán máy tính: do sự thiếu hiểu biết về kiến thức tin học hoặc có ý đồ xấu mà rigười sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về nhập ' riêu/ xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lưu trữ và bảo
mật thông tin.
w Rủi ro đối với thông tin kế toán: hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán để tạo ra thông tin kế toán đã khá phổ biến, tuy nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải như là:
■ Phần mềm được lập trình sai.
■ Phần mềm không phù hợp với chế độ kể toán.
■ Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi người dùng.
■ Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật.
■ Hệ thống bị phá hủy.
w Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiếm soát, độ ổn định của hệ thống và năng lực của người sử dụng hệ thong.
w Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kê toàn trong môi trường máy tính thường gặp nhiều khó khăn.
w Nhận thức, kỹ năng và các hiếu biết về công nghệ thông tin của người sử dụng rất quan trọng.
• Tính kịp thòi trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin w Kha năng tính toán, tốc độ xừ lý, khả năng truy cập, chia sè,
truyên tải dữ liệu trên mạng múv tính giúp cho việc xứ lý dữ liệu và cung câp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
w Các giới hạn vè thời gian, khối lượng nẹhìệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tồ chức cổng túc kế toán.
• Tổ chức dữ liệu-thu thập-xử lý và lim trữ dữ liệu kế toán w Sự thay đôi vai trỏ của sổ kế toán và hình thức kế toán.
w Sự biên mắt dần cùa các tài liệu kê toán giấy.
w Sựxuảt hiện cúc khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bcmg dữ liệu, ...
** Dữ liệu kế toán được thu thập và xử /v không chỉ bằng việc lập chúng từ và ghi sô kế toán.
\
Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 31
w Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện.
w Mối quan hệ giữa kế toán tổng họp, kế toán chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi số Cái.
w Kiểm tra, đoi chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thế không theo các phương pháp truyền thống.
w Một số các phương pháp, nguyên tắc kế toán có thể bị vi phạm.
w Dữ liệu kế toán của cả một niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khỉ đáp ứng yêu cầu.
w Kiếm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu-thu thập-xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán có thể thực hiện được trong môi tnrờng mấy tính.
• Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán
w Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.
w Tính pháp lý của thông tin kế toán vẩn dựa trên quan diêỉỉi truyền thong: In trên giấy, ký tên và đóng dẩu.
Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng, tuy nhiên một vấn để đặt ra là thông tin ké toán trên giấy và dữ liệu kế toán trên máy cố thống nhất với nhau hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiếm soát tốt.
4.2. Các mức đỏ ứng dung công nghc thong tin trong hê thống thông tin kê toán
Một trong những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các doanh nghiệp rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kể toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý. Có thể chia thành ba mức độ chính:
• Xử lý bán thủ công
Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính như Excel. Trong trường hợp này, hầu hết chirnỗ từ gốc đều là chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ đê hỗ trọ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, lệnh của Excel để hô trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tòi chính, các báo cáo thuế. Mộ.t số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thổ tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kề từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo cần thiết. Mô hình
32 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Ké Toán
này thường hữưhiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ rrĩáy“kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa cas'pHan hành kế toán không lớn.
• Tự động hóa công tác kế toán
Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong*hệ thông máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kê toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán được lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viêt. Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú vê chùng loại.
• Tự động hóa công tác quản lý
Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp. Trong mô hình này, doanh nghiệp tô chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thê là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đêu có thê khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phân mêm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đâu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thê là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dũ’ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hóa công tấc quàn lý thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning System- Hệ thống quản trị các nguôn lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sàn xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp.
Trong các chuông sau cùa tcập sách ncày sẽ nói đến mức độ xừ lý bán thu công, các mức độ còn lại sẽ đưọc đề cập trong các Tập sách 2 và 3.
Chương II
Tổ CHỨC DỮ LIỆU