Tiểu luận quản trị nguồn nhân lực

quản trị nguồn nhân lực là một bộ môn quan trọng trong chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh. đây là bài tiểu luận cuối khó nhằm giúp các học viên nắm vững và hệ thống lại được các kiến thức về lĩnh vực này.

LỜI NÓI ĐẦU

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cóthể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh Vai trò trọng tâm này xuất phát từ vaitrò của con người: con người là yếu tố cấu thành doanh nghiệp; bản thân con người vậnhành doanh nghiệp và con người quyết định sự thắng bại của doanh nghiệp Chính vìvai trò quan trọng của nguồn nhân lực nên quản trị nguồn nhân lực là một lĩnh vựcquản trị quan trọng trong mọi doanh nghiệp

Trong môi trường quản lý hành chính nhà nước thì điều đó ngày càng được quantâm, đặt lên hàng đầu Việc hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực, việctuyển dụng, đào tạo quy hoạch các chức vụ luôn luôn được chú trọng làm sao xây dựngđược một đội ngũ cán bộ công nhân viên có chất lượng; làm sao tuyển dụng, thu hútcũng như giữ được người tài giỏi, tránh tình trạng “chảy máu chất xám”

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện chotốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân

sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sựnhư: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí laođộng, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhânlực, an toàn lao động Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trịnhân sự

Do đó, trong khuôn khổ môn học Quản trị nguồn nhân lực, nhóm thực hiện chọntiểu luận: “Phân tích vị trí công việc của TrưởngPhòng Nội vụ cấp huyện ”

Nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy Nguyễn Phúc Nguyên đã nhiệttình giúp đỡ để nhóm hoàn thiện bài tiểu luận này Tuy nhiên do kinh nghiệm và trình

độ chuyên môn còn hạn chế nên bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót, nhóm rất mong nhậnđược sự đánh giá và góp ý của Thầy để được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn !

Nhóm thực hiện

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN ĐĂK GLEI

1.1 Thông tin chung:

Phòng Nội vụ huyện Đăk Glei là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

Địa chỉ: Thôn Đăk Xanh - Thị trấn Đăk Glei - Huyện Đăk Glei - Tỉnh Kon Tum.Điện thoại: (060) 3833.105

Fax: 060) 3833.105

1.2 Tổ chức bộ máy và biên chế:

Biên chế của phòng: Là 08 Biên chế; Trong đó 02 Biên chế sự nghiệp

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức:

1.3.1 Vị trí và chức năng

- Phòng Nội vụ huyện Đăk Glei là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dânhuyện là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; Hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

- Phòng Nội vụ huyện Đăk Glei chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểmtra, thanh tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ

- Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

Chuyên viên

Chuyên viên

Chuyên viên

Kế toán

Cán sự Chuyên

viên

c Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch saukhi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý được giao.

d Về tổ chức, bộ máy:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dântỉnh;

- Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện trìnhcấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên mônthuộc Ủy ban nhân dân huyện

c) Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp cóthẩm quyền quyết định

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật

e Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp hàng năm;

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biênchế hành chính, sự nghiệp;

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệpcấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

f Về công tác xây dựng chính quyền:

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiệnviệc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy bannhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy bannhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyếtđịnh Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính củahuyện;

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, tổ dân phố trên địa bànhuyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, tổ dân phố

g Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện

h Về cán bộ, công chức, viên chức:

- Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theophân cấp

i Về cải cách hành chính:

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyênmôn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địaphương;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cảicách hành chính trên địa bàn huyện;

- Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dâncấp huyện và Ủy ban nhân dân tỉnh

j Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạtđộng của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

k Về công tác văn thư, lưu trữ:

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ,quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu nhập, bảo vệ, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và lưu trữhuyện

l Về công tác tôn giáo:

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công táctôn giáo trên địa bàn huyện;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của Ủy ban nhân dântỉnh và theo quy định của pháp luật

m Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua

và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện;b) Hướng dẫn, kiểm tra , đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khenthưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởngtheo quy định của pháp luật

n. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tổ cáo và xử lý các vi phạm vềcông tác nội vụ theo thẩm quyền.

o Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện và Giám đốc Sơ Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địabàn

p Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn

q Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, côngchức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

r Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật vàtheo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện

s Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác đượcgiao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

t Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân huyện.1.3.3 Tổ chức và biên chế

u Tổ chức:

Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 03 Phó trưởng phòng và một số cán

bộ chuyên môn nghiệp vụ giúp việc

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhândân cấp huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác,chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ đước phân công.Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệmđiều hành các hoạt động của Phòng

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1 Khái niệm:

- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, tráchnhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trịnhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất

- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc,làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiệncông việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc,trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiệncông việc

- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cánhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sởthích của người thực hiện công việc

- Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin

cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện côngviệc và trả công lao động

2.2 Thông tin để thực hiện phân tích công việc:

Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thôngtin dưới đây:

2.2.1 Thông tin về tình hình thực hiện công việc:

Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc,như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thànhphần công việc

2.2.2 Thông tin về yêu cầu nhân sự:

Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình

độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, cácthuộc tính cá nhân

2.2.3 Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủngloại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng côngviệc

2.2.4 Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:

Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng củasản phẩm hay công việc Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện côngviệc của nhân viên

2.2.5 Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:

Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cốgắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động,của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục

2.3 Trình tự và ý nghĩa của trình tự thực hiện phân tích công việc

2.3.1 Trình tự thực hiện phân tích công việc

2.3.2 Ý nghĩa của trình tự thực hiện phân tích công việc.

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác

định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về

mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồquy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân

tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc,nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích

công việc Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập.Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiềuphương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn,bảng câu hỏi

Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin Những thông tin thu

thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác,đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giámsát tình hình thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

2.4 Các phương pháp phân tích công việc

2.4.1 Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiệncác chức năng

- Phương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vậtdụng Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau:

+ Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên

Dữ liệu Con người Vật dụng

1 Tổng hợp 1 Cố vấn 1 Xếp đặt, bố trí

2 Phối hợp 2 Đàm phán 2 Làm việc chính xác

3 Phân tích 3 Chỉ dẫn 3 Thao tác kiểm tra

4 Sưu tập, biên soạn 4 Thanh tra, giám sát 4 Điều khiển

5 Tính toán 5 Tiêu khiển, giải trí 5 Thực hiện thao tác bằng tay

6 Sao chép 6 Thuyết phục 6 Chăm nom, giữ gìn

7 So sánh 7 Nói ra hiệu 7 Nuối nấng

8 Phục vụ 8 Giao nhận

9 Giúp đỡ theo chỉ dẫn

- Các số thứ tự chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chứcnăng khi thực hiện công việc

2.4.2 Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ

Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lượng, đánh giá mức

độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau Người phân tích côngviệc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi,mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại

2 - Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao.

3 - Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực

4 - Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị

5 - Xử lý thông tin

Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việcnày với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên

2.4.3 Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật:

Áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấpbậc hay mức độ phức tạp của công việc

1 - Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thường,

có thể phân loại được

2 - Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặcđiểm khi thực hiện công việc, từ đó xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng Chứcnăng thực hiện công việc được đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất sovới tất cả các chức năng khác trong thực hiện công việc

Mỗi chức năng lại chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp

đó người ta cho điểm tối thiểu đến tối đa

3 - Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc được tínhbằng tổng số diểm cho tất cả các chức năng của công việc

4 - Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc đểchuyển từ điểm sang bậc Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khácnhau sẽ được xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinhthần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao

* Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nước thống nhất quản lý trong phạm vi toànquốc Các doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật

* Số lượng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứngvới số bậc lương của công nhân nghề đó.

* Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề đượcxác định tương ứng với hệ số lương của công nhân nghề đó

2.5 Bảng mô tả công việc và nội dung chính của bản mô tả công việc

2.5.1 Thế nào là bản mô tả công việc?

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quantới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản

mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các côngviệc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó

2.5.2 Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc ?

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

- Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc

vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc

2.5.3 Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có

Không có một mẫu chuẩn bào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiềucông việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đềugồm các thông tin sau:

a Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức,nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v

b Công việc cần thực hiện:

Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành

ra sao và tại sao lại làm công việc đó Xác định phạm vi và mục đích công việc Nhữnghướng dẫn chi tiết bao gốm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi tráchnhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiệnlàm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc lozic

c Chỉ dẫn chi tiết về công việc:

Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệmcông việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọngtrong bản mô tả công việc Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng củachúng có thể mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việcthực hiện nhiệm vụ

d Tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêucầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thựchiện công việc đã loạI bỏ được yếu tố không rõ ràng này Chẳng hạn như tiêu chuẩn cóthể là: Trong một ngày phải lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàngnhất định là trong một tháng

2.5.4 Cần phải chuẩn bị bản mô tả công việc như thế nào?

Bản thảo của bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thuthập thông tin, viết lại và phê chuẩn

• Bước 1: Lập kế hoạch:

Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định cáctrách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)

Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)

Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

• Bước 2: Thu thập thông tin:

Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh

có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan

hệ có liên quan Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ

Những yếu tố cơ bản tạo thành công việc là: Trách nhiệm, thông tin, kết quả vàđiều kiện kinh tế

• Trách nhiệm gồm 2 yếu tố: Giao phó và cân nhắc Về cân nhắc, bạn cần biết liệungười đảm đương công việc đó sẽ tiến hành theo sự suy xét riêng của bản thân, haythực hiện sau khi đã xin phép trước, hay người đó giao quyền thực hiện đó cho ngườikhác Chẳng hạn, tìm hiểu xem quyền hạn về tài chính của người quản lý ở mức độ nào

là một điều quan trọng Có thể anh ta chỉ định các nhân viên khác hoặc một người quản

lý khác và kiểm soát công việc của họ, xác định phương pháp làm việc và trật tự ưutiên công việc, hoặc liệu anh ta có khả năng cấp vốn và những chi phí hiện tại haykhông?

• Những yêu cầu về Trao đổi thông tin chính là muốn đề cập tới loại thông tin dongười làm công việc đó nhận và cung cấp Thông tin được truyền đạt hay ghi bằng vănbản Thông tin đó quan trọng và phức tạp tới mức nào ? Người đảm nhận công việc đóphải thường tiếp xúc với những ai? Vị trí của họ ? Họ là những người trong hay ngoàicông ty?

• Kết quả công việc: Cuối cùng, điều cần thiết là xem người nhận công việc đó đãđạt được kết quả gì ? Kết quả đạt được dưới hình thức chỉ dẫn, đề xuất, tư vấn hay dịch

vụ Nếu đó là kết quả tổng hợp thì nó dùng để làm gì ? Đó có phải là đầu vào cho côngviệc của ai đó khác không ?

• Điều kiện về kinh tế: Mức lương và những lợi ích khác

• Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc:

Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việcnhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng

một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc Bản mô tả công việc cóthể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bảnthảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.

Những chi tiết sau cần thiết khi soạn thảo các thông tin và chuyển chúng thànhbản mô tả công việc

Mục đích công việc:

Tại sao lại cần công việc này? Mục đích công việc cần được xác định trước khiphác thảo những vấn đề còn lại của một bản mô tả công việc Tuy vậy có thể quay lạithay đổi mục đích công việc sao cho phù hợp sau khi đã hoàn thành bản mô tả côngviệc

Nhiệm vụ chính\Trách nhiệm:

Nếu công việc bao gồm những chi tiết chính của một hoạt động thì phải được chỉ

rõ trong mục những điểm căn bản của văn bản Trong trường hợp cụ thể, cấu trúc tiêubiểu và phạm vi công việc phảI nổi bật trong văn bản Một văn bản mô tả thành công làvăn bản chỉ rõ phạm vi công việc, phác họa được nội dung công việc nhưng đồng thờiphải rút ngắn những thông tin quá chi tiết về những thủ tục hàng ngày Những thông tinquan trọng khác cần bao gồm là :

Trách nhiệm báo cáo: công việc đó cần báo cáo với ai ?

Kết quả đạt được: Công việc hoàn thành được xác định như thế nào ?

Điều kiện kinh tế:

Mức lương và những quyền lợi khác

• Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc:

Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí vềvăn bản mô tả công việc Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản

lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đógặp phải những vấn đề cần giải quyết Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho

cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi màkhông có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

2.5.5 Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc:

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phongphú Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:

- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua

- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủyếu và tốt nghiệp

- Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết

- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được

- Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG

PHÒNG CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC

3.1 Xác định công việc cần phân tích

* Công việc cần phân tích:

- Tên công việc : Trưởng phòng

- Bộ phận: Phòng nội vụ huyện Đăk Glei

- Số người thực hiện công việc: 1

- Người đang đảm nhận công việc: Ông: A Thanh Sắc

- Điện thoại: (060) 3834 191

3.2 Các phương pháp thu thập thông tin:

3.2.1 Thu thập thông tin thứ cấp:

Phòng Nội vụ huyện Đăk Glei là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dânhuyện Đăk Glei Đây là cơ quan nhà nước nên có nhiều văn bản được ban hành Hơnnữa đây là phương pháp đầu tiên và dễ dàng để thu thập thông tin từ những tài liệu đã

có Dùng phương pháp này sẽ tránh được những nguồn thông tin sai lệch vì các thôngtin được thu thập từ các văn bản có tính pháp lí, đã được ban hành và áp dụng Các vănbản có thể thu thập như:

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các bộ phận trực thuộc + Bản phân công nhiệm vụ của các phòng, ban, tổ đội

+ Các văn bản quy định tiêu chuẩn chức danh viên chức

+ Các văn bản liên quan đến đánh giá thực hiện công việc của các phòng ban + Văn bản quy định định mức lao động

+ Các bản mô tả công việc đã có hoặc văn bản tương tự ở đơn vị

+ Những bộ tiêu chuẩn về điều kiện lao động, định mức trang thiết bị

+ Các văn bản thể hiện nội dung quy trình công nghệ, quy trình thực hiện thaotác, tài liệu về hợp lý hoá phương pháp thao tác

3.2.2 Phỏng vấn:

Đây là công việc liên quan tới lĩnh vực quản lí, không phải là công việc sản xuấtkinh doanh vì vậy dùng phương pháp quan sát, ghi chép sự kiện quan trọng sẽ khôngđạt hiệu quả cao Khi sử dụng phương pháp phỏng vấn có thể thu thập thông tin từchính đố tượng thực hiện công việc nên các thông tin thu được sẽ cụ thể hơn, có độ tincậy tương đối cao

3.2.3 Sử dụng bản câu hỏi:

Sử dụng phương pháp này có thể thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức

và chi phí Các thông tin thu được không bị phân tán mà tập trung vào 1 trọng tâm.Người cần hỏi sẽ dễ dàng trả lời các câu hỏi

w Xác định đối tượng cần thu thập

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chính của Phòng Nội vụ huyện là giúp Uỷ bannhân dân huyện thực hiện chức năng quán lý nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức; biênchế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước chính quyền địa phương; địa giớihành chính; cán bộ công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội,

tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; Cải cách hành chính; Côngtác thanh niên; thi đua – khen thưởng., nên đối tượng lấy ý kiến khảo sát là các Trưởngphòng nội vụ, Trưởng, phó phòng thuộc Sở, ban, ngành trực thuộc UBND Huyện (đây

là đối tượng Phòng Nội Vụ chức trực tiếp quản lý, tham mưu) Đồng thời nhóm gởiphiếu khảo sát đến các chức danh tương đương nhằm thu thập nhiều thông tin phục vụcho việc phân tích

Số mẫu đã được thu thập: 100 mẫu

x Kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc và chi phí phát sinh:

STT Ngày thực

hiện Tên công việc Nguồn thông tin

Chi phí phát sinh (đồng)

1 Thu thập thông tin giới

- Giáo trình Quản trị nhânlực

- Slide bài giảng Quản trịnhân lực

- Internet

3

Thu thập các thông tin,văn bản liên quan tớichức năng, nhiệm vụcủa Trưởng phòngCông chức Viên chức

- 1 Trưởng phòng Nội vụhuyện

5

Phỏng vấn người trựctiếp làm công việc cần

mô tả

- 1 Trưởng phòng Nội vụhuyện

6 Phát bản câu hỏi

- Trưởng phòng nội vụcác huyện

- Trưởng phó phòng ở các

cơ quan, đơn vị thuộcHuyện khác

- Các cán bộ chức danhtương đương

Chi phí gửi bản vànhận bản câu hỏixuống và ngược lại:75.000đ/lần * 2 lần

= 150.000 đồngChi phí xăng xe:50.000 đ/người * 5người = 250.000đồng

Chi phí điện thoại:50.000 đ/người * 5người = 250.000đồng

- Từ các thông tin thuthập

- Từ kết quả phân tíchSPSS

- Các văn bản quy địnhliên quan

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

aa Trình độ quản lý nhà nước