Các bài giảng quản trị kinh doanh quốc tế dễ hiễu dành cho mọi đối tượng được trình bày dưới dạng slide, tóm tắt các kiến thức về môn học kinh doanh quốc tế. Giúp cá bạn học sinh sinh viên hệ thống lại được nội dung về kinh doanh quốc tế, hoàn thành các bài tiểu luận cuối khóa...
Trang 1PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, hơn lúc nào hết, sự thành công của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệpphụ thuộc một cách quyết định vào việc có tận dụng được công nghệ thông tin vàoviệc quản lí cũng như để phát triển mọi năng lực trong tổ chức hay cơ quan Trong
đó thì thông tin lại có thể coi như huyết mạch của mọi tổ chức, thông qua việcnghiên cứu thông tin kinh tế chúng ta có thể đánh giá chính xác nhịp sống kinh tế
và quy mô phát triển của các doanh nghiệp, các nguy cơ tiềm ẩn và triển vọng pháttriển Có thể nói không quá rằng, trong nền kinh tế thị trường, nơi diễn ra hàng ngàycuộc cạnh tranh quyết liệt để giành giật thị trường thì thông tin kinh tế là một nhucầu cấp thiết Thông tin kinh tế có thể quyết định đến thành bại của doanh nghiệp
Mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông tin nhanh, chính xác, kịp thời thì việc ứng dụngtin học vào doanh nghiệp là vấn đề cần thiết đặc biệt là trong quá trình quản lí.Ngày nay các đã có khá nhiều phần mềm được xây dựng để phục vụ cho quá trìnhquản lí của doanh nghiệp trong đó có các phần mềm dùng để quản lí bán hàng tạicác đơn vị kinh doanh
Chi nhánh túi xách LeeAndTee Gia Lai cũng không nằm ngoài xu thế đó, tuy nhiênvẫn còn nhiều vấn đề chưa được hoàn thiện vì vậy nhóm quyết định chọn đề tài : “ Phântích hệ thống thông tin về quản lý bán hàng tại chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai”nhằm mục đích tìm hiểu và phân tích nhưng ưu nhược điểm và hoàn thiện hơn nữa hệthống thông tin hiện tại
Kết cấu của đề án gồm:
Phần I: Mở đầu
Phần II: Nội Dung
Chương 1: Giới thiệu cơ cấu hoạt động tại chi nhánh Lee and Tee Gia Lai
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tinquản lý
Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin về quản lý bán hàng tại chi nhánh túi xáchLee and Tee Gia Lai
Phần III: Kết luận
Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy và bạn bè để bài tậpđược hoàn thiện hơn nữa
Nhóm xin chân thành cảm ơn
Phần II: NỘI DUNG
Trang 2Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng
1.1 Đại cương về hệ thống thông tin quản lý
1.1.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạtmọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin Các thành phần của hệ thốngthông tin quản lý:
- Con người: Là những người phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin,viết chương trình, điều khiển phần cứng, phần mềm
- Dữ liệu: Đầu vào của quá trình tạo thông tin
- Phần cứng: Máy tính và những thiết bị ngoại vi
- Phần mềm: Dãy các chỉ thị mà máy tính nhận, xử lý, thể hiện và lưu trữ dữ liệu vàthông tin
- Thủ tục: Những qui tắc để đạt được tính tối ưu và an toàn trong xử lý dữ liệu
- Truyền thông: Phần cứng và phần mềm nhằm truyền thông dữ liệu theo dạng điệntử
Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu (đầu vào của
hệ thống) và thông tin (đầu ra của hệ thống)
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống quyết định và hệthống tác nghiệp Nhiệm vụ chung của hệ thống thông tin là thu thập, lưu trữ, chế biến,phát tán và truyền dẫn các thông tin kinh doanh để đảm bảo 02 nhiệm vụ sau:
- Nhiệm vụ đối ngoại:
+ Thu thập thông tin từ ngoài đến
+ Đưa các thông báo ra ngoài
- Nhiệm vụ đối nội:
+ Làm liên lạc giữa các bộ phận
+ Cung cấp các thông tin kinh doanh ngang dọc giữa các hệ tác nghiệp vàquyết định
1.1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinhdoanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyểnchúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợphơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạnghiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh baogồm các hệ sau:
Trang 3 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như làcác vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra,phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí côngtác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thựchiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ýtới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữliệu khác nhau xảy ra
Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìncủa người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liênquan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ vàtốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của cácchương trình và ngôn ngữ thể hiện
1.1.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin
Trang 4Khi đã có hệ thống thông tin rồi thì vấn đề quan trọng là làm sao hệ thống đó hoạtđộng có hiệu quả, hiệu quả của nó chính là chất lượng của thông tin đầu ra Và có thể dễdàng thấy được rằng nếu hệ thống hoạt động xấu nó cũng chính là nguồn gốc sinh ranhững hậu quả nghiêm trọng khác Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin đượcđánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng củathông tin như sau:
- Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định
- Luôn luôn cập nhật thông tin một cách liên tục và thường xuyên, đảm bảo cho rađược các báo cáo tại mọi thời điểm
- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hòa, thân thiện
1.2 Các mô hình hệ thống thông tin
1.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD): Tăng cường cách tiếp cận lô gíctới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổchức, giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích
Một BFD đầy đủ gồm:
- Tên chức năng
- Mô tả có tính chất tường thuật
- Đầu vào của chức năng
- Đầu ra của chức năng
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ởđây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cảcác chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùngmột cấu trúc
1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là trợ giúp cho 04 hoạt động chính của nhàphân tích
- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng
Trang 5- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố đơn giảnviệc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng
- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phântích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới
1.2.3 Mô hình dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho
hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhaugiữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trongtoàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiềungười sử dụng khác nhau
a Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng
- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống
b Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :
Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của
nhà quản lý
Có hai loại thực thể:
+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch
Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia)
+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch
Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)
+ Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin
chứ không phải bản thân thông tin
+ Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể,
còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3 loại thuộc tính như:+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xácđịnh duy nhất một thực thể
+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính
mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng
Trang 6Ví dụ:
Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì:
- Thuộc tính Mahang là khoá
- Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả
+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thựcthể này với một thực thể khác
Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể
có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nàođó
+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều
Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiềumỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B
d Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:
Xác định các thuộc tính: Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân về công việc đangnghiên cứu, những người sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụngthường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu
- Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoánhằm mục đích:
+ Tối thiểu việc lặp lại
+ Tránh dư thừa thông tin
- Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kếtnày phải ở dạng quan hệ một - nhiều
e Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.
Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệunhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơntrong việc bảo quản
Một số quy tắc về chuẩn hoá:
+ Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộctính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sáchcon, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý
Trang 7+ Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phảikhoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụthuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới
+ Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):
Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kiathì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau
Các bước xây dựng mô hình quan hệ:
- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng
- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép vàtránh dư thừa
Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trựcgiác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc sosánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai
1.3 Các giai đoạn phát triển của hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của nó cũng phải quacác công đoạn cụ thể nhất định Đó chính là các bước các công việc phải làm trong quátrình phát triển một hệ thống thông tin Sản phẩm của công đoạn trước chính là đầu vàocủa công đoạn sau, vì thế nếu có sự cố xảy ra ở giai đoạn nào thì cũng làm ảnh hưởng đếntoàn bộ dự án và nó làm chậm dự án
Phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn:
- Đánh giá yêu cầu
- Phân tích chi tiết
1.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có được những thông tinđầy đủ chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án Khảthi ở đây ngoài tính khả thi về mặt kỹ thuật còn là tính khả thi về mặt tài chính Đối với
Trang 8một dự án phát triển hệ thống thông tin rất tốn kém về nhân lực, tiền bạc, thời gian vàchất xám Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyết định xem dự án có được tiếp tụchay là bị huỷ bỏ.
Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án Bất
cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổn thất khôn lường chocông ty Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầu của khách hàng, từ đóxác định được quy mô của dự án, xác định những thay đổi có thể có trong tương lai, xácđịnh xem dự án chịu tác động của những yếu tố nào Để từ đó có thể đưa ra được nhữngthông tin hỗ trợ cho người ra quyết định Tuy vậy giai đoạn này phải tiến hành tương đốinhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực và tiền của
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạnnày cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thờigian thực hiện
- Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định được chính xác yêu cầu của kháchhàng, cũng như yêu cầu của hệ thống, môi trường của hệ thống những ràng buộc của hệthống
- Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giátính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
1.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán chi tiết
về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyênnhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề rađược các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phảilập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện
- Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại: Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thốnghiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệthống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràngbuộc của môi trường
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Cho biết lý do tồn tại của hệ thống; các mối liên hệcủa nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những người sử dụng; các bộ phận cấuthành; các phương thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận;khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin,hiệu quả xử lý dữ liệu
- Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn đề: Nhiệm vụ của công đoạn này làđưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mớicần phải đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp
Trang 9- Đánh giá lại tính khả thi: Được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin màthu thập được từ những công đoạn trước với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tàichính và thời hạn đã được xác định trước đây.
- Sửa đổi đề xuất của dự án
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
1.3.3 Giai đoạn thiết kế logic
Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì
mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạnphân tích chi tiết
Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ
đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệthống
Các công đoạn chính của giai đoạn này bao gồm các bước sau
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hoá mô hình logic
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống,đây là công việc tương đối phức tạp Phân tích viên ngoài việc gặp gỡ những người sửdụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đanglàm Tuy nhiên công việc hỏi như vậy thường gặp khó khăn Để công việc được diễn ramột cách thuận lợi thì phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệthống Tuỳ theo yêu cầu của công việc và từng tình huống cụ thể phân tích viên có nhữngphương pháp thu thập dữ liệu cho phù hợp Tuy nhiên, phân tích viên có thể áp dụng mộttrong các phương pháp sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra
- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá
1.3.4 Đề xuất các phương án của giải pháp
Ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào,những xử lý, những tệp cơ sở dữ liệu và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn nhữngvấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt được những mục tiêu đề ra của người sửdụng Tuy nhiên những khía cạnh như: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Cách thức xử
lý nào được sử dụng cho mỗi xử lý? Phương tiện xử lý nào được dùng? chưa được làmsáng tỏ Chính vì vậy mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hìnhvật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũngnhư sự tác động của chúng và lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang làm việc tại hệ thống vàđưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất Các công đoạnchính của giai đoạn này là:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức
- Xây dựng các phương án giải pháp
Trang 10- Đánh giá các phương án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Đánh giá phương án của giải pháp là một công việc quan trọng nhất của giai đoạnnày Thực chất của hoạt động này là phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn.Ngoài ra phân tích viên còn có thể trình bày thêm các phương pháp phân tích khác nhưphương pháp chuyên gia, phương pháp so sánh Đối với hệ thống thông tin của các doanhnghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu quả kinh tế Sự thuyết phục về mặt tài chính và tínhkhả thi tài chính của dự án quyết định xem dự án có tiếp tục được đi tiếp không hay là sẽđược thay đổi theo phương pháp khác
1.3.5 Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này ngoài mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giaiđoạn trước Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnhhưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng, mỗi lỗi củathiết kế vật lý như biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát sẽ là nguyên nhân gâynên một trong những thất bại của hệ thống Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệubao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, tài liệudành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với nhữngphần tin học hoá Các công đoạn chính của giai đoạn này:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)
- Thiết kế các cách thức giao tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo
1.3.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống
Nhiệm vụ của giai đoạn này đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọncông cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý CSDL, cách thức truy nhập tới bản ghi của cáctệp và những chương trình khác cấu thành nên hệ thống Mục tiêu chính của giai đoạnnày là xây dựng hệ thống hoạt động tốt Kết quả của giai đoạn này là phần mềm tin họchoá, hoàn thành tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng Những công đoạnchính của giai đoạn này:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm kiểm tra
- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
- Đào tạo người sử dụng
Trong giai đoạn này có một số khái niệm cơ sở:
Sự kiện (Evenement): Là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một
hay nhiều xử lý nào đó Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức, có những
sự kiện từ ngoài và chỉ thể hiện trên sơ đồ xử lý những sự kiện ngoài này
Trang 11Công việc (Operation): Là một dãy xử lý có chung sự kiện khởi sinh.
Tiến trình (Process): Là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm
trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành nhữnglĩnh vực nhỏ hơn
Nhiệm vụ: Là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: Ai? ở đâu? Khi
nào thì thực hiện nó?
Pha xử lý: Là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực
hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiệnkhởi sinh ban đầu
Mô đun xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác
với số lượng tương đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử lý, yêu cầu xử lý ít số liệuchỉ mang tính tương đối và nó tuỳ thuộc vào một số tiêu chuẩn khác
Trong giai đoạn này thì công đoạn lập trình là quan trọng nhất, đây là quá trìnhchuyển đổi các thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lậptrình viên đảm nhận
1.3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống
Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mục tiêu của giaiđoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít
va vấp nhất, đồng thời đáp ứng được những thay đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sửdụng Công việc của giai đoạn này là chuyển đổi về mặt kỹ thuật, chuyển đổi về mặt conngười
Các công đoạn của giai đoạn này:
Trang 12CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH LEE AND TEE GIA LAI 2.1 Tổng quan về thương hiệu Lee and Tee và chi nhánh Gia lai
2.1.1Tổng quan về nhãn hiệu LeeandTee
LeeandTee là nhãn hiệu về các sản phẩm thời trang bằng da do công ty tráchnhiệm hữu hạn một thành viên Liêm Thư sở hữu
Công ty được thành lập vào năm 2012, tuy chỉ mới hoạt động được hơn 03 nămnhưng đã gặt hái được nhiều thành tích như “Top 10 thương hiệu nổi tiếng” do Trungương hội sở hữu trí tuệ Việt Nam bình chọn hay
Chi nhánh LeeAndTee Tân Bình: 956 CMT8, P.5, Q.Tân Bình, HCM
Chi nhánh LeeAndTee Quận 3: 17B Tú Xương, P.7, Q.3, HCM
Chi nhánh LeeAndTee Bình Thạnh: 154 Vạn Kiếp, P.3, Q.Bình Thạnh, HCMChi nhánh LeeAndTee Gò Vấp: 59A Quang Trung, P.10, Q Gò Vấp, HCM
Chi nhánh LeeAndTee Quận 5: 182 Nguyễn Trãi, P.3, Q.5 HCM
Chi nhánh LeeAndTee Tân Phú: 247 Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, HCM
Chi nhánh LeeAndTee 42 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh LeeAndTee 280 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Chi nhánh LeeAndTee 82 Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nộ
Chi nhánh LeeAndTee Đà Nẵng: 40 Phạm Văn Nghị, Q.Thanh Khê, ĐN
Chi nhánh LeeAndTee Gia Lai: 76B Phan Bội Châu, Tp Pleiku, Gia Lai
Chi nhánh LeeAndTee Đà lạt: 18 Trương Công Định, Tp Đà Lạt, Lâm ĐồngChi nhánh LeeAndTee Nha Trang: 17 Lý Thánh Tôn, Tp.Nha Trang
Chi nhánh LeeAndTee Cần Thơ: 243B Nguyễn Văn Cừ, Q.Ninh Kiều, Cần ThơChi nhánh LeeAndTee Kiên Giang: 354 Nguyễn Trung Trực, P Vĩnh Lạc, TP.Rạch Giá, Kiên Giang
2.1.2 Giới thiệu về Chi nhánh LeeAndTee Gia Lai
Được thành lập vào đầu năm 2013 theo hình thức nhượng quyền, tại địa chỉ 76BPhan Bội Châu, Tp Pleiku, Gia Lai
LeeandTee Gia Lai chịu trách nhiệm kinh doanh và phân phối độc quyền các sảnphẩm, phụ kiện thời trang bằng da tại hai tỉnh Gia Lai và Kon Tum
Trang 13Sơ đồ tổ chức tại chi nhánh
2.2 Khảo sát và phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại chi nhánh Lee and Tee GiaLai
2.2.1 Mô tả hệ thống hiện tại
Hiện nay hệ thống thông tin về quản lý bán hàng tại chi nhánh Lee and Tee là mộtchương trình được lập trình sẵn với nhiều chức năng quản lý, kinh doanh với nhiều phânquyền cho từng bộ phận chức năng
Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:
Chủ cửa hàng:
Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèmtheo các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham giatrực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhậphàng
Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm trathông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thểthay đổi mọi thông tin
Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển
Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng Ngườichủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0
Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệthống
Nhân viên bán hàng:
Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theodõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất xứ,loại, mã hàng )
Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa)trên hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm