Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức

Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức1.1 Vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức 1.1.1 Quản trị nhân l

Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức

1.1 Vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức

1.1.1 Quản trị nhân lực

Từ trước đến nay có rất nhiều người quan niệm rằng quản lý nhân sự chỉ đơnthuần là hoạt động tuyển dụng, đào tạo và chi trả tiền lương, nhưng thực chất khôngphải vậy Khi xã hội càng phát triển, người ta đã dần có cái nhìn toàn diện và chínhxác hơn về quản trị nhân lực theo quan điểm:

“Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng,phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp vớiyêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”1

Thực chất quản trị nhân lực là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổchức, là sự đối xử của tổ chức với người lao động

Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp, củng cố và duy trì cho tổ chứcmột lực lượng lao động đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, để người lao động đónggóp được nhiều nhất cho doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp vàcũng đồng thời tạo các cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người laođộng

1.1.2 Các hoạt động của quản trị nhân lực

Trongquản trị nhân lực có rất nhiều các hoạt động nhân sự khác nhau nhưng có thể được phân chia thành 3 nhóm chức năng như sau:

Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chấtlượng Vì vậy, để thực hiện chức năng này tổ chức phải có các hoạt động như kếhoạch hoá nguồn nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ,tuyển chọn, bố trí nhân lực

1 Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên, NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 8

“ Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu về nguồnnhânlực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động đểđáp ứng các nhu cầu đó”2

“ Thiết kế và phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét, khảo sát nhữngnhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể Thiết kế và phân tíchcông việc thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình

độ kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thùlao…”3

“ Biên chế nhân lực là quá trình thu hút người có trình độ vào tổ chức, lựa chọnngười có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc trong những ứng viên xin việc rồi sắpxếp hợp lý nhân viên vào các vị trí khác nhau trong tổ chức”4

Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này quan tâm đến các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhânviên, đảmbảo cho nhân viên có các kỹ năng, trình độ cần thiếtđể hoàn thành công việcđược giao và tạo điều kiện chonhân viên phát huy được tối đa năng lực cá nhân Hoạtđộng này phân chia làm 3 hoạt động nhỏ là: giáo dục, đào tạo, phát triển

“ Giáo dục là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người vào một nghề nghiệphoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai”5

“ Đào tạo là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện cóhiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình”6

“ Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt

của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở địnhhướng tương lai của tổ chức”7

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực

Sau khi thu hút được người lao động vào doanh nghiệp, để tồn tại và phát triểndoanh nghiệp cũng cần phải tìm cách để duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.Nhóm chức năng này làm việc đó theo các hoạt động sau: đánh giá thực hiện công

2 , Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên, NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang161

việc, thù lao lao động, duy trì và phát triển cácmối quan hệ lao động tốt đẹp trongdoanh nghiệp.

“ Theo nghĩa hẹp thì thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhậnđược thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức ”8 Trong phần này sẽ cócác vấn đề về xây dựng và quản lý hệ thống thù lao, thiết lập và áp dụng các chínhsách phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội,…

Duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp là tạo ra bầu không khí tâm lý xã hộitập thể lành mạnh và giúp cho nhân viên thoả mãn với công việc Các hoạt động nhỏhơn bao gồmviệc ký kết hợp đồng lao động, thoả ước lao động, giải quyết tranh chấpbất bình, an toàn lao động,…

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân lực

Tầm quan trọng của quản trị nhân lực thực chất xuất phát từ vai trò to lớn của conngười Con người góp sức lao động của mình vào trong các hoạt động của xã hội cũngnhư các tổ chức mà con người là thành viên Chính vì thế việc quản lý nguồn nhân lực

là yếu tố mà các nhà kinh doanh đều phải quan tâm để đảm bảo cho sự tồn tại và pháttriển bền vững của doanh nghiệp mình

Trong quản trị kinh doanh, các nhà kinh doanh đã coi quản trị nhân lực làmộttrong bốn nhánh của quản trị kinh doanh tồn tại song song với nhau bao gồm có tàichính, tác nghiệp, marketing, quản trị nhân lực Mà quản trị nhân lực thực chất là quản

lý con người trong nội bộ một tổ chức Vì vậy quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành

và không thể thiếucủa quản trị kinh doanh, có con người là cần đến quản trị

Quản trị nhân lực là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự thành công hay thấtbạicủa các hoạt động sản xuất kinh doanh nên khi mà sự cạnh tranh trên thị trườngngày càng gay gắt thì tổ chức càng phải quan tâm nhiều hơn nữa đến hoạt động này

Và khi khoa học tiến bộ, việc sử dụng các tiến bộ này vào sản xuất tăng lên, hoạt độnglao động của con người được mở rộng ra bằng cả các hoạt động lao động trí óc, khôngđơn thuần là hoạt động chân tay như trước thì cách thức quản lý con người cũng cầnphải thay đổi, phải chú trọng nhiều hơn đến tính nhân văn, tăng khả năng kích thích sựsáng tạo hay nói ngắn gọn là các nhà quản trị phải nhận thức và đối xử với quảnlýnguồnnhân lực trên một tầm cao chiến lược mới

8 Sđd, trang 180

1.2 Phân tích công việc và lợi ích của phân tích công việc

1.2.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nhânsựkhác được thực hiện Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là có tầm nhìn chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực

“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cáchcó hệthống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chứcnhằm làm rõ bản chất của từng công việc”9

Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý

và người lao động Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các côngviệc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết những ngườinhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọngcủa mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó Người lao động mộtmặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ,quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức Ngoài ra tất cảcác hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xâydựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc

* Nội dung của phân tích công việc

Phân tích công việc có nội dụng như sau:

- Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quanđến công tác phân tích công việc

- Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đótiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bảnyêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

 Bản mô tả công việc :

Người phân tích công việc viết bản mô tả công việc để giải thích về trách nhiệm,nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thểvới những nội dung chính sau:

9 Sdd, trang50

1 Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc nhưtên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số người lãnhđạo dưới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng quát về bất cứ một công việcnào mà không chỉ người trong lĩnh vực chuyên môn mới có thể hiểu được.

2 Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: các vấn đề này

sẽ được trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả rõ xemngười lao động phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao

3 Các điều kiện làm việc là các yếu tố thuộc môi trường lao động trong đó côngviệc được thực hiện, tác động đến như các điều kiện về môi trường vật chất, thời gianlàm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thường tuân theo các quyđịnh của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật…

 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người thựchiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cầnthiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối với từngcông việc cụ thể

Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có yêu cầu về chuyên môn có liên quan

rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối vớingười laođộng về các vấn đề thuộc về riêng tư như giới tính, dân tộc, tôn giáo,…và các yêu cầu

đó cũng không được quá cao mà lại không cần thiết

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

“ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánhcác yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy địnhtrong bản mô tả công việc ”10

Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sựgiao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể được xây dựng bằngcác chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng chomỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh nghiệp

đề ra Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ thường được

10 Sdd, trang 53

xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản xuất khi có sửdụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.

- Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thìcông việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản xuất

và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự

- Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu trữ

và cập nhật thường xuyên các văn bản này

1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc

1.2.2.1 Phân tích công việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của người lao động

Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công việcthì sự thực hiện công việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều Đơn giản bởi vì khiphân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể hiện ranên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ ý thứcđược nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phâncông và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xentrong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình đồng thời cũng

có trách nhiệm với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình Ngoài

ra người quản lý trực tiếp cũng góp phần làm sự thực hiện công việc của nhân viênmình tốt lên khi đóng vai trò quản lý, hướng dẫn, giúp đỡ đúng người đúng lúc vàđúng chỗ

1.2.2.2 Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự khác

* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực

Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực Hoạtđộng này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác Khi có kếtquả của phân tích công việc, công ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu laođộng, mỗi công việc sẽ cần lao động như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp lýchưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trí lạingười bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hoá nhân lực trở

nên chính xác hơn Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hoá nhân lực tốt thì tất yếucần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện.

* Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự

Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển dụng vì haibản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với người thực hiện đóng vai trò quantrọng trong quá trình này Hiện nay hầu hết các công ty khi đăng mục thông báo tuyểnngười đều soạn thảo ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy ra từ bản mô tả côngviệc và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển Xuyên suốt quá trình tuyển chọn,các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêuchí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn tuyểnchọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọnđược người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm Hai bản kết quả của phân tíchcông việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn do cán bộtuyển dụng đã xác định được rõ ràng họ cần gì ở người ứng viên, luôn đứng ở phíachủ động trong quá trình tìm kiếm và có cái nhìn sáng suốt

trong tuyển lựa lao động

Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến côngviệc và những yêu cầu của công việc đó đối với người thực hiện công việc Vì vậy khi

có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm được những ngườiphù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện công việccủa người đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng thời giúp chongười lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình Đó thực chất chính là công tác

bố trí lao động Như vậy phân tích công việc là một công cụ hữu hiệu để bố trí laođộng hợp lý, phù hợp vơí người lao động và doanh nghiệp

* Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Doanh nghiệp sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc vớingười thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các côngviệc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu nhữngyếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không bằng cácchương trình đào tạo khác nhau, nên được tiến hành như thế nào, cho những ai, thờigian tiến hành ra sao Cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng

chương trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người lao động và với yêu cầu củacông ty, dưới sự giúp đỡ của những người lao động có trình độ chuyên môn cao, cónhiều kinh nghiệm Như vậy phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào tạo vàphát triển nhân lực được thực hiện thành công.

* Với công tác thù lao lao động

Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương cho người lao động phùhợp với nănglực của họ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển Sau khi xây dựng và

sử dụng chương trình phân tích công việc, hai bản kết quả của phân tích công việc làbản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện sẽ góp phầnxác địnhđược giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so với các côngviệc kháctrong tổ chức Căn cứ trên bản mô tả công việc của mỗi công việc để thấyđược mức độ phức tạp của công việc, kết hợp với bản yêu cầu công việc với ngườithực hiện, tổ chức sẽ xác định được giá trị của từng công việc, với mục đích chính làxác định cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó làm cơ sở để xác định cấu trúc tiềncông, tiền lương của các công việc trong doanh nghiệp Từ đó xây dựng nên chế độ trảcông tương ứng với những giá trị công việc của công việc đó.Điều này tránh được sựthắc mắc nghi hoặc của người lao động vì có sự trả công công bằng, tương xứng vớitừng công việc

* Với quan hệ lao động

Hiện nay trong các doanh nghiệp vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnh đạo,người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm Các quy định trong bản mô

tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến cácmối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện làmviệc, kỷ luật lao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần Về mặt pháp luật, kếtquả của phân tích công việc được coi như là bằng chứng cho các vụ tranh chấp, kiệntụng trước toà

1.2.3 Các bước tiến hành phân tích công việc

Để tiến hành phân tích công việc, các bước cần thực hiện như sau:

Bước 1:Xác định mục đích và lên danh mục các công việc cần phân tích

 Xác định các công việc cần phân tích

Việc xác định này gắn chặt với mục đính của phân tích công việc, vì khi chútrọng vào những mục đích khác nhau như tuyển dụng, đào tạo…thì các công việc cầnphân tích sẽ được xác định khác nhau, mức độ cũng khác nhau Công việc này sẽ docác cán bộ làm công việc phân tích công việc cùng bàn luận để thực hiện Khi phântích các công việc nên được phân ra thành từng bộ phận để thuận lợi hơn cho việcphân tích và quản lý sau này

 Thiết kế hình mẫu các văn bản phân tích công việc

Sau khi công ty đã xác định được các công việc cần phải phân tích thì các cán bộphân tích cũng sẽ là người tiến hành xây dựng các bản hình mẫu của phân tích côngviệc Vì sự quan trọng đó đôi khi các cán bộ phân tích nên tham khảo ý kiến của cácchuyên gia về vấn đề này để có thể xây dựng được các văn bản một cách hoàn thiện

và thoả mãn được mục đích của phân tích công việc

Bước 2: Thu thập thông tin

 Xác định các thông tin cần thu thập

Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác cácthông tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan

hệ thuộc công việc…; thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…; thôngtin về điều kiện làm việc, an toàn lao động…; thông tin về đòi hỏi của

 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin

Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công việcnhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân tíchcông việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất Sau đây là một sốphương pháp được đưa ra:

Phương pháp quan sát: Làphương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành quan sát

một ngườihoặc một nhómngười thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các thông tinnhư ngườiđó thực hiệnnhư thế nào, ở đâu…

Công việc này không nên thực hiện ở các côngviệc không dễquan sát,

hoạt động trí óc vàkết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan củangười quan sát và người được quan sát

Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người

nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm

việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phânloại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.

Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt trongthực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau Tuy nhiên sử dụng phương phápnày khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng các hành vitrung bình để thực hiện công việc

Phương pháp này rất thích hợp cho việc mô tả công việc và xây dựng các tiêuchuẩn thực hiện công việc

Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động tự

ghi chép lai các hoạt động của mình để thực hiện được công việc

Ưu điểm phương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế Tuy nhiênnhược điểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người laođộng cũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công việc.Ngoài ra các thông tin dễ bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên saonhãng việc ghi chép và các thông tin cũng dễ không nhất quán

Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận được

một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó Trongbản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở

Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin từmột số lượng lớn người và nó được thực hiện khá dễ dàng Tuy nhiên cần lưu ý rằngcác câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây khókhăn cho người trả lời

Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó

quan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này Cácthông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vẫntheo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhaukhi cùng làm một công việc Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp này đòi hỏikhá nhiều thời gian

Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyêngia

sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìmhiểu.Các ýkiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết Các chuyên gia có thể là côngnhân lành nghề, ngưòi am hiểu về công việc, quản lý trực tiếp…

Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đíchphân tích công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc,…Tuy nhiênphương pháp này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ nhữngcông việc có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được

sử dụng đến

 Tiến hành thu thập thông tin :

Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộphân tíchcông việc sẽ tiến hành thu thập thông tin Quá trình thu thập nên được dự

tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao

Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc

 Xử lý thông tin

Thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý sơ qua, loại những thông tin khôngđúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại

 Thẩm định thông tin thu thập được

Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu, điềuchỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công việc

về những thông tin và kết luận của phân tích

 Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc

Đó là ba bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêuchuẩn thực hiện công việc Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý vềnhân sự có thể viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực hiệntrong sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực tiếp

sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách viết bảntiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng Tuy nhiên người cán bộ quản lý trựctiếp cũng có thể là người viết cả ba bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào tạo vềcách viết cả ba bản này sao cho đúng và chuẩn mực và đây là côngviệc của phòngquản lý nhân sự và cán bộ đào tạo nhân sự

Bước 4:Đưa các văn bản phân tích công việc vào sử dụng và lưu trữ thông tin

Sau khi có kết quả của phân tích công việc là ba bản trên áp dụng cho tất cả các côngviệc cầnphân tích trong doanh nghiệp thì các cán bộ phòng nhân sự sẽ gửi các bảnnày đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu người cán bộ